Informatiememo e260006880

Informatiememo

Datum: 3 februari 2026

Documentnr: 02330015097789 Zaaknr.: 02330000085463 Mandaatnr.

Onderwerp: Memo vervolg JKZ

Portefeuillehouder: C.A.J. Tigchelaar Ambtenaar/projectleider: S. van Oene / W.W. Meijer Datum

10 februari 2026, Nr. 12.

Collegebesluit

1. 2.

3.

De raad te informeren over de stand van zaken juridische kwaliteitszorg door middel van het bijgevoegde informatiememo (02330015097789); Het budget voor een juridisch controller voor 18 uur per week over te hevelen naar Meerinzicht voor het aanstellen van een privaatrechtelijk jurist voor gemeente Ermelo; De directeur organisatie & bedrijfsvoering van de gemeente Ermelo hierover nadere afspraken te laten maken met Meerinzicht, zodat de juridische kwaliteitszorg en de inzet van de jurist privaatrecht geborgd is voor de gemeente Ermelo.

☐ ter informatie voorleggen aan het college ☒ ter informatie voorleggen aan de raad ☐ ter bespreking voorleggen aan de raad Kennisnemen van De voortgang rondom het plan van aanpak Juridische Kwaliteitszorg voor de gemeente Ermelo en het besluit van het college om een functie in het verlengde hiervan onder te brengen bij Meerinzicht. Kernboodschap Dit memo is bedoeld als een voortgangsbericht met betrekking tot het plan van aanpak Juridische Kwaliteitszorg (JKZ) voor de gemeente Ermelo. Eerder heeft uw raad ingestemd met dit plan van aanpak. Tevens is op basis van een amendement van de raad van Ermelo besloten om de functie van juridisch controller te positioneren binnen de gemeente Ermelo. Aanleiding van dit memo De Rekenkamercommissie Ermelo-Harderwijk (hierna te noemen: de rekenkamercommissie) heeft in 2021 besloten een onderzoek uit te voeren naar de juridische kwaliteitszorg binnen de gemeente Ermelo. Er waren meerdere aanleidingen voor dit onderzoek. Enerzijds is dit onderwerp aangedragen voor een inwoner, maar ook de externe commissie voor bezwaarschriften van de gemeente vraagt aandacht voor een zorgvuldige onderbouwing en motivering van beslissingen. Daarnaast concludeerde de rekenkamercommissie dat het onderzoek goed aansluit bij de wens van de raad van Ermelo om te kijken naar het bredere onderwerp ‘dienstverlening en communicatie’.

Onder juridische kwaliteitszorg verstaan we dat juridische kwaliteit wordt geleverd op basis van doeltreffendheid, doelmatigheid en het rechtmatig optreden van de gemeente. Juridische kwaliteitszorg vraagt om een systeem met werkwijzen en processen waarin correct invulling wordt gegeven aan uitvoering van wet- en regelgeving en het voorkomen en beheersen van (juridische) risico’s.

pagina

2 van 7

In het rekenkamercommissie onderzoek is een aantal aanbevelingen gedaan. Het onderzoeksrapport van de rekenkamercommissie en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen zijn besproken in de raadsvergadering van 12 januari 2022. Naar aanleiding hiervan (referentie e210030218), is het plan van aanpak met betrekking tot de verbetering van de juridische kwaliteitszorg voor de gemeente Ermelo opgesteld. Hiermee is door de raad ingestemd, alleen is het voorstel met betrekking tot de juridisch controlefunctie geamendeerd:

pagina

3 van 7

Het amendement van de fractie CDA, één Ermelo en HEE22 waarmee de raad besluit: Beslispunt 1 aan te vullen met: “Met dien verstande dat de juridische controlfunctie meer is dan alleen een aanjaagfunctie binnen het team Juridische zaken en derhalve staffunctie - gelijk de gemeentecontroller- gepositioneerd dient te worden in de gemeente Ermelo - onder rechtstreekse aansturing en verantwoordelijkheid van het college van B en W van Ermelo. Na twee jaar wordt deze aanpak geëvalueerd.” Aanbevelingen rekenkameronderzoek JKZ en stand van zaken Hieronder volgt - voor de volledigheid - een puntsgewijze weergave van de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek JKZ: a. Draag het college op om de juridische kwaliteitszorg en de controlstructuur te versterken; b. Neem in het besluitvormingskader de juridische risico’s expliciet op als afwegingskader; c. Benut het werk van de commissie bezwaarschriften; d. Ontwikkel de juridische controlfunctie; e. Implementeer juridische kwaliteitszorg op een meer planmatige wijze en geef juridische kwaliteit een plek in de controlcyclus; f. Verbeter de kwaliteit van overeenkomsten; g. Organiseer kennissessies over o.a. in rapport genoemde kwetsbare thema’s; h. Voer pre-mediation ook in andere domeinen dan het sociaal domein in. Ter uitvoering van de aanbeveling onder a moet er een plan van aanpak opgesteld worden met expliciete aandacht voor: a.

Een expliciete opdracht aan Meerinzicht voor het invullen van de juridische controltaak voor Ermelo; b. Het inventariseren van de juridische risico’s; c. Het vaststellen van criteria om over te gaan tot inhuur van expertise; d. Het opstellen/vernieuwen van de eerstelijns processen waarin de tweedelijns juristen een rol spelen; e. Een vernieuwde rapportagevorm, naar voorbeeld van de brede kwaliteitsrapportage over het sociaal domein; f. Sturing op competenties en vaardigheden, zowel qua opleidingen als in het wervingen selectiebeleid; g. Verbeterplan in de toepassing van privacy voor het sociaal domein; h. Bevorderen van integraal werken, waardoor de juridische aspecten beter geborgd zijn. In het hierboven genoemde plan van aanpak is dit destijds verwerkt. Hieronder volgt een korte update per bovenstaand punt. a. Een expliciete opdracht aan Meerinzicht voor het invullen van de juridische controltaak De opdracht van de raad om juridische kwaliteitszorg te intensiveren sluit aan bij de huidige koers van JZ Meerinzicht. Er wordt al gewerkt aan kwaliteitsborging, bijvoorbeeld via de juridische basiscursus voor elke medewerker, en via het juridisch toetsen van verordeningen en (beleids)regels. Aanvankelijk was het plan om de aanjagende rol voor juridische control te beleggen bij de senior-juristen van Meerinzicht.

De raad koos via een amendement echter voor een aparte juridisch controller (18 uur). Deze vacature bleek onvervulbaar: door de geringe omvang en de solistische positie was er geen geschikte belangstelling. Ook is intern ontwikkeld: de nieuwe concerncontroller van de gemeente Ermelo richt zich nu breder op ‘control’ (inclusief juridisch), en de afdeling JZ is gegroeid. Daarom wil het college nu de volgende koers varen: • De controltaak alsnog bij Meerinzicht te beleggen: de juridische controlfunctie alsnog verdelen over de senioren van JZ Meerinzicht in nauwe afstemming met de concerncontroller van Ermelo. Dit borgt de continuïteit en is budgetneutraal. • Vacatureruimte vrij te maken voor een privaatrechtelijk jurist: de grootste financiële risico’s (o.a. aanbestedingen en contracten) liggen op het gebied van privaatrecht. De vrijgekomen 18 uur van de vacature 'juridisch controller' wordt op deze manier ingezet voor een privaatrechtelijk jurist. Hiermee wordt zowel aan de behoefte aan control als aan de noodzakelijke specialistische juridische kennis voldaan. b. Het inventariseren van de juridische risico’s In het onderzoeksrapport wordt onder andere stilgestaan bij het privaatrechtelijk kader (hoofdstuk 2.2). Gesignaleerd wordt in het onderzoeksrapport dat de basiskennis met betrekking tot privaatrechtelijke stukken niet bij iedereen gelijk is.

Privaatrechtelijk en op het gebied van contracten speelt er veel binnen de gemeente Ermelo. Bij sub a. hebben we hier al aandacht aan besteed.

pagina

4 van 7

Hieronder volgt een korte stand van zaken voor de acties onder deze aanbeveling: • Het uitvoeren van legal audits op grote schaal: Met het onderzoeksrapport is een eerste legal audit uitgevoerd. Daarna heeft er geen legal audit meer plaatsgevonden. Dit heeft ook te maken met het feit dat het niet gelukt is om de functie van juridische controller in te vullen. Wel wordt er op ander vlak gemonitord: op het gebied van rechtmatigheid, bij het jaarverslag bezwaarschriften en ook in het kader van de AVG. • Het opnemen van juridische risico’s in het besluitvormingsproces: in het plan van aanpak is aangegeven om dit punt op te pakken met de griffie van Ermelo. Hiermee zou tegelijk uitvoering gegeven worden aan het derde punt dat is opgenomen in het raadsbesluit van 12 januari 2022: de griffie te verzoeken, in samenspraak met de agendacommissie, het format voor raadsvoorstellen en eventueel ook de formats voor informatiememo’s en discussienota’s te herzien, waardoor de juridische consequenties van besluitvorming beter naar voren komen. Door de juridische gevolgen van besluitvorming beter voor het voetlicht te brengen worden de juridische risico ́s hierbij tevens geïnventariseerd.

• Verbeteringen in het besluitvormingsproces: er is in de college- en raadsvoorstellen een gedwongen vraag opgenomen, waarin de schrijver van het voorstel gedwongen wordt een check te doen op de juridische risico’s. De medewerker dient aan te tonen dat het voorstel is besproken met juridische zaken, of wanneer dat niet aan de orde is, waarom niet (of waarom het niet van toepassing is). • Bewustwording en meer contact: Verder zien we dat er bewustwording is gecreëerd om de medewerkers van Juridische zaken te benaderen bij het schrijven van een college- of raadsvoorstel. Ook de cursussen via het Leerplein!, zoals de juridische basiscursus, de juridische verdiepingscursus en de Woo-cursus dragen hieraan bij. • Check op besluitenlijsten: ook worden door Juridische Zaken van Meerinzicht de conceptbesluitenlijsten van het college gecheckt op de vraag of die besluiten bekendgemaakt moeten worden. Dit is een belangrijke signalerende functie, omdat beleidsregels en verordeningen zonder bekendmaking niet in werking treden. Op dat moment worden de voorstellen voor zover mogelijk ook inhoudelijk gecheckt.

c. Het vaststellen van criteria om over te gaan tot inhuur van expertise Binnen het werkveld van JZ Meerinzicht is een flexibele schil opgenomen. Deze flexibele schil wordt gebruikt om te kunnen inspringen op allerlei juridische ontwikkelingen. Op dit moment wordt op beperkte schaal deskundigheid ingehuurd op het gebied van het sociaal domein en het omgevingsrecht. Deze deskundigen werken ook ten behoeve van Ermelo. De Rekenkamer signaleert echter dat er geen criteria zijn op basis waarvan overgegaan wordt tot de inhuur van expertise. Eveneens zouden er geen criteria zijn die aangeven waaraan de expertise zou moeten voldoen. Dit punt zal meegenomen worden in de uitvoeringsagenda JKZ voor Ermelo. Verder zijn de volgende acties uitgezet: • Aanbesteding via raamovereenkomst: In het plan van aanpak JKZ is onder meer voorgesteld om via een aanbesteding een raamovereenkomst te sluiten met een groter advocatenkantoor (welke dan geldt als huisadvocaat voor de gemeente Ermelo). Dit leidt vaak tot scherpere tarieven dan het los inschakelen van een advocatenkantoor.Dit is inmiddels gerealiseerd. Hierbij komen we ook tegemoet aan andere recentelijke uitdagingen: bijvoorbeeld de stikstof problematiek, grote gemeente overstijgende zaken of technische (milieurechtelijke) aspecten die verder reiken dan de expertise die we nu in huis hebben.

Op deze manier zijn de voorwaarden aan de voorkant van het inhuren helder. En wordt hiermee ook voldaan aan de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. • Meer stilstaan bij de juridische gevolgen vooraf: bij grotere en complexere projecten heeft het zin om vooraf stil te staan bij een budget om eventuele expertise in te huren. Dit zou dan in overleg met JZ Meerinzicht moeten. Hierin moet ook rekening gehouden worden met de complexiteit van bijvoorbeeld de Woo: de ervaring leert dat het behandelen van verzoeken onder deze wet veel tijd in beslag neemt. • Nauwe samenwerking met team inkoop: JZ Meerinzicht heeft afspraken met het team Inkoop van Meerinzicht over het al dan niet inhuren van expertise op het gebied van aanbestedingsrecht. Beide teams werken ook nadrukkelijk ten behoeve van Ermelo. Inkoop stelt de vragen over het aanbestedingsrecht eerst aan JZ Meerinzicht. Gaat dit de expertise van JZ Meerinzicht te buiten of redt zij het niet om de vraag op korte termijn te beantwoorden, dan wordt de vraag voorgelegd aan een (externe) aanbestedingsjurist, waarmee een raamovereenkomst is gesloten. • Scherper via de DAS: tot slot wordt via de DAS (dynamisch aanbestedingssysteem) gekeken naar expliciete ervaring en vereisten waar kandidaten aan moeten voldoen. Op basis van vooraf

pagina

5 van 7

gestelde criteria en een prijs/kwaliteit verhouding, wordt de kandidaat de opdracht gegund die op basis van de gestelde eisen het voordeligste tarief heeft.

d. Het opstellen/vernieuwen van eerstelijns processen waarin de tweedelijns juristen een rol spelen In het plan van aanpak is voorgesteld om met elkaar te bezien welke processen daarvoor in aanmerking komen. Met deze aanbeveling zijn diverse stappen gemaakt. • Met Inkoop van Meerinzicht is gekeken hoe we het proces rondom het sluiten van contracten nog beter kunnen inbedden. Dit was ook een aanbeveling van de rekenkamercommissie. Om de kwaliteit van contracten structureel te verbeteren, adviseert de rekenkamercommissie om een werkprocesbeschrijving voor het opstellen van overeenkomsten te hanteren. Een dergelijk kader biedt een handvat om de juridische kwaliteit van overeenkomsten te borgen. Verder hebben we de afspraak met Inkoop dat zij een juridisch vraagstuk eerst aan het team JZ voorleggen. Als dan de expertise ontbreekt, wordt de aanbestedingsjurist ingeschakeld. Dit proces verloopt naar tevredenheid van beide partijen. • Verder is team JZ verantwoordelijk geworden voor de elektronische bekendmaking van verordeningen en beleidsregels. Dit is een belangrijk proces. Zonder geldige bekendmaking werken verordeningen en beleidsregels immers niet. JZ Meerinzicht probeert hierbij ook de toetsing van de juridische kwaliteit van verordeningen en beleidsregels mee te nemen. Ook door hier steeds aandacht voor te vragen.

Het herzien van de formats voor college- en raadsvoorstellen, zoals hierboven bedoeld, kan hierbij ook helpen • Tenslotte wordt hier opgemerkt dat integraal (of meer integraal) werken al op bredere schaal wordt ingezet. Er zijn diverse overlegstructuren in het leven geroepen om JZ Meerinzicht meer te betrekken in een beginstadium van de besluitvorming. Gedacht kan worden aan structureel overleg tussen de handhavingsjuristen van de gemeente Ermelo en JZ Meerinzicht. Daarnaast wordt er ook breder overleg gevoerd over verschillende (grotere) dossiers, zodat meerdere afdelingen aangehaakt zijn en op deze manier integraal werken wordt bevorderd. • Daarnaast zijn er periodieke overleggen ten aanzien van de juridische kwaliteitszorg tussen de Directeur Organisatie & Bedrijfsvoering en de gemeentesecretaris en de strategisch beleidsadviseurs (de senioren) van Juridische zaken Meerinzicht.

e. Een vernieuwde rapportagevorm, naar voorbeeld van de brede kwaliteitsrapportage over het sociaal domein Een vernieuwde rapportage is niet tot stand gekomen. Dit heeft ook te maken met het feit dat de juridische controlfunctie niet is ingevuld. De vraag is of deze rapportagevorm ook nog wel gewenst is, gelet op de andere rapportages die er zijn: bestuursrapportage Meerinzicht (in het kader van de P&C-cyclus); jaarverslag klachten Ermelo en Meerinzicht; jaarverslag commissie voor bezwaarschriften; jaarverslag van de Woo-coördinator; Goed om hierbij het jaarverslag van de commissie voor bezwaarschriften te benadrukken. Bij het jaarverslag van de commissie voor bezwaarschriften wordt ook een signaleringsfunctie vervuld over de kwaliteit van besluitvorming. In het onderzoeksrapport wordt voorgesteld de commissie voor bezwaarschriften te verzoeken een diepgaande analyse te doen naar de primaire processen in het jaarverslag of dat zelf te doen naar aanleiding van het jaarverslag van de commissie voor bezwaarschriften. Hierdoor kan naar het oordeel van de Rekenkamercommissie de analyse- en verbeterkracht worden versterkt. Gelet op het feit dat de commissie voor bezwaarschriften een onafhankelijke commissie is en in het leven is geroepen om (onafhankelijk) te adviseren over bezwaarschriften, wordt voorgesteld deze commissie niet te belasten met een dergelijke diepgaande analyse.

Wel speelt de commissie voor bezwaarschriften een belangrijke rol spelen bij het uitbrengen van een jaarverslag en het op die manier meekijken naar de primaire processen, maar dan meer vanuit de aangedragen bezwaarschriften. In het jaarverslag worden dan ook aanbevelingen gedaan die bedoeld zijn om de juridische kwaliteit te verbeteren. Verder gaat de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie samen met de senior van het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie jaarlijks in gesprek met de burgemeester en de gemeentesecretaris over de bevindingen van het jaarverslag. Daarnaast worden diverse gesprekken gevoerd met de commissieleden en de ambtenaren van de vakafdeling, die als vertegenwoordiger van het college komen. Dit om te kijken hoe de samenwerking - zonder inhoudelijk op casus in te gaan - loopt. Ook die gesprekken dragen bij aan de verbetering van de juridische kwaliteit.

pagina

6 van 7

f. Sturing op competenties en vaardigheden, zowel qua opleidingen als in het werving- en selectiebeleid. De afgelopen jaren is er ingezet op de brede verankering van de juridische kennis bij de diverse ambtenaren binnen de organisatie(s). Er worden door JZ Meerinzicht diverse cursussen aangeboden aan de organisaties (Meerinzicht zelf, gemeente Ermelo, Zeewolde en Harderwijk). Op deze manier hebben alle medewerkers van de verschillende gemeenten dezelfde (juridische) basiskennis. Kennis dat naar het oordeel van de directie bij elke medewerker aanwezig moet zijn die werkzaam is bij een bestuursorgaan. Met de gemeentesecretaris van de gemeente Ermelo is afgesproken dat deze basiscursus verplicht wordt gesteld bij verwelkoming van nieuwe medewerkers binnen het inwerkprogramma. De regisseurs binnen de gemeente Ermelo zijn op de hoogte van het aanwezig zijn van deze cursussen en kunnen medewerkers doorverwijzen voor het aanmelden van de juridische cursus. Voor de al iets juridisch geschoolde medewerkers is er ook de verdiepende cursus. Ook van deze cursus zijn de regisseurs op de hoogte. Deze cursus zoomt ook in op de specifieke belangen van de deelnemers. Het is een interactieve cursus waarin je alle vragen kunt stellen die je wilt binnen jouw vakgebied, maar waarbinnen ook de kaders worden uitgelegd waar je mee te maken krijgt als je bij een overheidsorgaan werkt.

De cursussen zijn opgenomen binnen het Leerplein! van de gezamenlijke gemeenten en Meerinzicht. Ook wordt er een cursus met betrekking tot de Woo verzorgd voor dezelfde organisaties. Aangezien alle medewerkers te maken kunnen hebben met een verzoek op basis van de Woo. Ook zijn er diverse kennissessies belegd binnen de organisaties op diverse thema’s. Zo zijn ten aanzien van onder andere het Didam-arrest, de Wmo en de Omgevingswet diverse kennissessies gegeven door specialisten. g. Verbeterplan in de toepassing van privacy voor het sociaal domein In het rekenkamerrapport is ook aandacht gevraagd voor de privacy in het sociaal domein. Binnen het sociaal domein wordt er met uitstek gewerkt met gevoelige persoonsgegevens. Dit heeft destijds uitgemond in twee concrete voorstellen in het plan van aanpak: Een projectplan voor de autorisaties en toepassing van privacy binnen het sociaal domein; Periodiek overleg met directeur domein sociaal en de functionaris gegevensbescherming (FG) en de privacy officer (PO); Aan beide voorstellen is uitvoering gegeven. Het project voor de autorisaties en toepassing binnen het sociaal domein is afgerond. Verder vindt er inderdaad periodiek overleg plaats tussen de directeur domein Sociaal Meerinzicht en de FG. h. Bevorderen van integraal werken, waardoor de juridische aspecten beter geborgd zijn.

Er zijn diverse overlegvormen opgestart om de integraliteit tussen de vakafdeling en de centrale juristen te bevorderen. Het is zijdelings hierboven al aan de orde geweest. Er zijn overleggen gestart met de eerstelijns juristen binnen de gemeente Ermelo. Er vindt een gestructureerd handhavings/juridische zaken overleg plaats waarbij bouwplantoetsing ook aanschuift. Hier kunnen diverse casussen worden besproken, maar kan ook de nieuwste jurisprudentie worden gedeeld. Er worden daarnaast kennissessies gehouden waarbij een neveneffect is dat de zichtbaarheid van JZ Meerinzicht wordt vergroot. Op die manier weten collega’s de gang naar de juridische collega’s beter te vinden, mochten er zich juridische vragen voordoen. Daarnaast is er met betrekking tot grotere dossiers of grote projecten een terugkerende cyclus van vergaderingen gepland, waarin de voortgang van dossiers wordt besproken en de juridische knelpunten. Communicatie Omdat Juridische kwaliteitszorg een continu proces is, wordt de raad hier voortaan over geïnformeerd door de daartoe bestemde P&C-producten. Vervolg De senioren van het team Juridische Zaken Meerinzicht hebben periodiek overleg met de gemeentesecretaris en de directeur bedrijfsvoering van de gemeente Ermelo.

Daarin zal ook geregeld stilgestaan worden bij de tevredenheid over de invulling en uitvoering van de genoemde functie (privaatrechtelijke jurist) en bij de voortgang van de juridische kwaliteitszorg. De directeur organisatie & bedrijfsvoering stemt met de afdelingsmanager van team Juridische Zaken af hoe de invulling van de functie er uit zal komen te zien. Daarna kan er geworven worden voor de vacature. Als de vacature ingevuld wordt, zal de betrokken medewerker worden voorgesteld in Ermelo. Zodat de medewerkers van Ermelo diegene ook leren kennen als degene aan wie privaatrechtelijke vragen kunnen worden gesteld.

pagina

7 van 7

Interne afstemming Dit voorstel is afgestemd met de betrokken medewerkers uit Ermelo en Meerinzicht: • directeur bedrijfsvoering Ermelo, • controller van Ermelo, • afdelingsmanager Belastingen, Gegevensbeheer en Juridische Zaken en de directeur domein Bedrijfsvoering • senioren team JZ, • financieel adviseur Ermelo en Meerinzicht, • Adviseur Bestuur en Directie Ermelo. Bijlage(n) Geen.