Informatiememo e250032583

Informatiememo

Datum: 28 mei 2025 Onderwerp: Tweede evaluatie Participatieplatform Online Dorpsgesprek

Documentnr: 02330000286197 Zaaknr.: 02330000078078 Mandaatnr. Portefeuillehouder: S. Hamstra Ambtenaar/projectleider: J. Noorlander

Datum

1 juli 2025, Nr. 23.

Collegebesluit

Kennisnemen van de tweede evaluatie van het participatieplatform Online Dorpsgesprek.

☒ ter informatie voorleggen aan het college ☒ ter informatie voorleggen aan de raad ☐ ter bespreking voorleggen aan de raad Kennisnemen van De tweede evaluatie van het participatieplatform Online Dorpsgesprek, gebaseerd op de doelstellingen en aanbevelingen beschreven in e233000062761 (15 mei 2024). Kernboodschap Het Online Dorpsgesprek is sinds september 2022 in gebruik als digitaal participatieplatform van de gemeente Ermelo. In mei 2024 is een eerste evaluatie uitgevoerd, waarin onder andere het bereik, het gebruik en het beheer van het platform zijn besproken. Op basis daarvan zijn concrete doelstellingen en meetbare indicatoren vastgesteld. Met deze memo informeren wij u over de voortgang op deze onderdelen en de vervolgstappen die in gang zijn gezet om het platform verder te ontwikkelen en structureel te versterken binnen onze participatieaanpak. We zijn tevreden over de werking van het platform en zien dat het bijdraagt aan het betrekken van inwoners bij beleid en projecten. Tegelijkertijd constateren we dat de volledige potentie van het platform op dit moment nog niet wordt benut. De volledige potentie van het platform kan worden benut als er structureel meer capaciteit beschikbaar is om het actief te beheren en in te zetten.

Voor nu kiezen we er echter bewust voor om de participatie via het platform organisch te laten groeien, in het tempo dat past bij de huidige inzet en ontwikkelruimte binnen de organisatie.

1. Stand van zaken ten opzichte van doelstellingen 2024 1.1 Inwonersbetrokkenheid en bereik - Doelstelling: Verhoog de participatie van inwoners in beleids- en besluitvormingsprocessen door middel van een toegankelijk en gebruiksvriendelijk online platform. - Indicator: Het aantal unieke gebruikers dat zich aanmeldt en actief deelneemt op het platform. - Resultaat: In de periode mei 2024 tot mei 2025 is het totaal aantal geregistreerde gebruikers op het platform gestegen van 447 naar 570. Ook het aantal deelnemers – gedefinieerd als gebruikers of bezoekers die

pagina

2 van 5

actief hebben deelgenomen aan een project, een voorstel hebben gepost of hierop hebben gereageerd, of een evenement hebben bijgewoond – is toegenomen: van 282 naar 343. Deze stijging wijst op een lichte groei in zowel het bereik als de daadwerkelijke betrokkenheid van inwoners bij de participatietrajecten op het platform. Hoewel de toename beperkt is, laat het wel zien dat het platform zich geleidelijk ontwikkelt als een aanvullend kanaal voor inwonerparticipatie binnen de gemeente Ermelo. 1.2 Transparantie en communicatie - Doelstelling: Versterk de transparantie en communicatie tussen de gemeente en haar inwoners door regelmatig updates, rapporten en feedback te delen via het participatieplatform. - Indicator: Het aantal updates en feedback dat via het platform wordt gepubliceerd. - Resultaat: In het afgelopen jaar is het aandeel projecten waarop via het platform feedback is gegeven of een officiële update is geplaatst, nagenoeg gelijk gebleven. In mei 2025 is bij 32% van de afgeronde of lopende participatietrajecten via het Online Dorpsgesprek feedback gegeven aan inwoners, tegenover 35% in mei 2024. Het aantal projecten waarbij de status zichtbaar is aangepast, steeg licht van 5 naar 6. Ook het aantal officiële updates bleef stabiel (8 in beide jaren). De gemiddelde reactietijd op bijdragen daalde iets: van 14 naar 13 dagen.

1.3 Inclusiviteit en representativiteit - Doelstelling: draag bij aan een inclusieve en representatieve participatie vanuit de gemeente. - Indicator: De totale gebruikerspopulatie van het platform komt overeen met de samenstelling van de gemeente. - Resultaat: Om inzicht te krijgen in de representativiteit van het platform zijn bestaande gebruikers gevraagd om hun gegevens in te vullen. Inmiddels heeft 84% van de gebruikers het geslacht ingevuld, 80% de leeftijdsgroep en 81% de woonplek. Deze data bieden een bruikbare basis om de representativiteit van het platform te beoordelen. Uit onderstaande grafieken (figuur 1-3) blijkt dat de gebruikers van het platform grotendeels representatief zijn voor de bevolking van Ermelo, maar er zijn enkele opvallende afwijkingen. Jongeren onder de 30 jaar en ouderen boven de 80 jaar zijn duidelijk ondervertegenwoordigd. Ook inwoners uit de wijken Horst/Telgt, Ermelo-West, Ermelo-Noord en Ermelo-Zuid zijn relatief minder vertegenwoordigd ten opzichte van hun aandeel in de totale bevolking. Daarentegen zijn gebruikers uit het centrum van Ermelo juist oververtegenwoordigd. Opvallend is dat een derde van de gebruikers buiten Ermelo woont. De verdeling naar geslacht is grotendeels representatief, met een lichte oververtegenwoordiging van vrouwen en een lichte ondervertegenwoordiging van mannen.

Fig. 1: Verdeling van gebruikers naar geslacht (donkerblauw) in vergelijking met de bevolking van Ermelo (lichtblauw).

pagina

3 van 5

Fig. 2: Verdeling van gebruikers naar leeftijd (donkerblauw) in vergelijking met de bevolking van Ermelo (lichtblauw).

Fig. 3: Verdeling van gebruikers naar woonplek (donkerblauw) in vergelijking met de bevolking van Ermelo (lichtblauw). 1.4 Sociale cohesie en samenwerking - Doelstelling: Gebruik het platform om sociale cohesie te bevorderen en samenwerking tussen verschillende gemeenschappen en belanghebbenden te stimuleren. - Indicator: Het aantal georganiseerde virtuele ontmoetingen, discussiefora en samenwerkingsprojecten, en de actieve deelname hieraan. - Resultaat: In de afgelopen periode zijn intern gesprekken gevoerd over het opzetten van groepspagina’s op het platform, gericht op inwoners van specifieke wijken of buurtschappen. Het doel hiervan is om online ontmoeting en samenwerking op lokaal niveau te stimuleren. Tot op heden zijn deze plannen nog niet in de praktijk gebracht, voornamelijk omdat er (nog) onvoldoende participatietrajecten zijn die zich goed lenen voor deze opzet. Daarnaast blijkt het organiseren van virtuele ontmoetingen en het beheren van discussiefora of samenwerkingsprojecten arbeidsintensief. Gezien de huidige personele capaciteit is het lastig om deze vorm van participatie structureel te ondersteunen. De doelstelling om sociale cohesie via het platform te bevorderen blijft daarmee grotendeels onbenut, al biedt het platform hiervoor in potentie wel mogelijkheden.

2. Resultaten enquête gebruikerservaring Begin 2025 is een enquête uitgezet onder medewerkers van de gemeente Ermelo die gebruik hebben gemaakt van het participatieplatform. In totaal zijn er acht reacties ontvangen. Hoewel het aantal reacties beperkt is, geven de uitkomsten een indicatief beeld van de gebruikerservaring binnen de organisatie. Over het algemeen worden de mogelijkheden van het platform positief beoordeeld. Medewerkers noemen het een laagdrempelige en stimulerende manier om inwoners bij beleid en projecten te betrekken. Met name de functionaliteiten voor het uitzetten van enquêtes en het ophalen van ideeën worden vaak gebruikt en gewaardeerd. Tegelijkertijd zien medewerkers ruimte voor verbetering. Zo wordt het platform als gebruiksvriendelijk ervaren, maar geven meerdere medewerkers aan dat het soms zoeken is naar de juiste instellingen en functies. Ook blijkt dat het platform niet altijd intuïtief werkt, zeker wanneer men het slechts incidenteel gebruikt. Dit leidt ertoe dat medewerkers vaak zelf veel moeten uitzoeken.

pagina

4 van 5

De ondersteuning wordt over het algemeen als voldoende ervaren wanneer actief hulp wordt gezocht. Wel is er behoefte aan aanvullende hulpmiddelen, zoals duidelijke handleidingen, stappenplannen en praktische participatieadviezen. Een handboek met best practices wordt door meerdere medewerkers genoemd als wenselijk. Tot slot komt uit de enquête naar voren dat het gebruik van het platform binnen de organisatie nog verder gestimuleerd kan worden. Vrijwel alle medewerkers zouden het platform aanbevelen aan collega’s, maar benadrukken ook het belang van heldere instructie en structurele ondersteuning bij het inzetten van online participatie.

3. Strategie en beheer 3.1 Strategie De gehanteerde strategie voor het Online Dorpsgesprek is, net als voorgaande jaren, gericht op organische groei. Er is geen aparte publiekscampagne gevoerd om het platform breed onder de aandacht te brengen. In plaats daarvan is ingezet op zichtbaarheid via de participatietrajecten die op het platform worden gepubliceerd. De onderliggende aanname is dat inwoners het platform weten te vinden wanneer een onderwerp hen direct raakt of aanspreekt. Daarnaast is in het afgelopen jaar meer ingezet op interne bekendheid van het platform. Projectleiders zijn actief benaderd met de boodschap dat zij het Online Dorpsgesprek kunnen gebruiken als volwaardig participatie-instrument. Daarbij is ook gewezen op de mogelijkheid om online participatie onderdeel te maken van een hybride aanpak, waarin zowel offline als online middelen worden gecombineerd. Deze inspanning lijkt bij te dragen aan het (iets) grotere aantal geplaatste trajecten en de toename in geregistreerde gebruikers (van 447 naar 570). Toch blijft het absolute gebruikersaantal relatief laag in vergelijking met andere gemeenten met vergelijkbare platforms. Zoals in de vorige evaluatie benoemd, is het aantal geplaatste trajecten bepalend voor de zichtbaarheid en het bereik van het platform.

De volledige potentie van het platform kan worden benut als er structureel meer capaciteit beschikbaar is om het actief te beheren en in te zetten. Voor nu kiezen we er echter bewust voor om de participatie via het platform organisch te laten groeien, in het tempo dat past bij de huidige inzet en ontwikkelruimte binnen de organisatie. 3.2 Beheer Het beheer van het Online Dorpsgesprek wordt op dit moment gezamenlijk opgepakt door twee communicatieadviseurs, een adviseur bestuur en directie en een trainee. Deze inzet is vergelijkbaar met de situatie ten tijde van de vorige evaluatie (mei 2024), toen werd uitgegaan van circa 0,3 fte aan beheercapaciteit. De ervaring leert dat deze inzet op dit moment toereikend is voor het dagelijks beheer, zoals het plaatsen van projecten, het beantwoorden van vragen en het verzorgen van de technische ondersteuning richting collega’s. In de vorige evaluatie is geadviseerd om te verkennen of centralisatie van het beheer wenselijk is, eventueel in samenwerking met gemeenten in de regio die gebruikmaken van een vergelijkbaar platform (zoals Harderwijk). Deze verkenning heeft vooralsnog niet tot concrete aanpassingen geleid, maar blijft actueel met het oog op mogelijke intensivering van het gebruik van het platform richting 2026.

4. Conclusie De tweede evaluatie van het Online Dorpsgesprek laat zien dat het platform zich verder ontwikkelt als aanvullend middel binnen de participatieaanpak van de gemeente Ermelo. Het aantal geregistreerde gebruikers en actieve deelnemers is toegenomen, en ook binnen de organisatie groeit het gebruik en de waardering van het platform. Communicatie Over deze evaluatie vindt geen communicatie of participatie plaats.

pagina

5 van 5

Vervolg De volgende evaluatie van het Online Dorpsgesprek staat gepland voor april 2026. Op basis van de uitkomsten van die evaluatie wordt een voorstel voorgelegd aan het college en de gemeenteraad over het al dan niet voortzetten van de licentie. Interne afstemming Deze memo is afgestemd met: • Team beheer Online Dorpsgesprek Bijlage(n) 1.

Evaluatie Participatieplatform Online Dorpsgesprek (233000062761/e250032694)