Informatiememo e250029642

Informatiememo

Datum: 15 mei 2025 Onderwerp: Eerste halfjaarlijkse rapportage participatietrajecten

Documentnr: 02330000283366 Zaaknr.: 02330000077405 Mandaatnr. Portefeuillehouder: S. Hamstra Ambtenaar/projectleider: J. Noorlander

Datum

27 mei 2025

Collegebesluit

Kennisnemen van de eerste halfjaarlijkse rapportage participatietrajecten.

☒ ter informatie voorleggen aan het college ☒ ter informatie voorleggen aan de raad ☐ ter bespreking voorleggen aan de raad Kennisnemen van De eerste halfjaarlijkse rapportage participatietrajecten, met daarin: · Een overzicht van de participatietrajecten in de periode november 2024 – april 2025. · De belangrijkste bevindingen en uitkomsten. Kernboodschap Om de gemeenteraad van actuele informatie te voorzien over participatietrajecten binnen de gemeente Ermelo, is ervoor gekozen om een halfjaarlijkse rapportage aan te bieden. Deze rapportages worden in mei/juni en november/december met de raad gedeeld. Dit is de eerste rapportage binnen deze systematiek en biedt inzicht in de opzet, voortgang en resultaten van lopende en afgeronde participatietrajecten. Daarnaast worden relevante leerpunten benoemd, met het oog op verbetering van toekomstige participatieprocessen.

1. Overzicht participatietrajecten Sinds najaar 2024 worden projectleiders actief herinnerd aan de verplichting om participatietrajecten vast te leggen in participatieformulieren. Voor verschillende typen projecten zijn specifieke formulieren beschikbaar, zoals voor kleine, grote en middelgrote projecten binnen de ruimtelijke ordening (RO), die beter aansluiten bij de praktijk. In de periode november 2024 - april 2025 zijn er drie trajecten geregistreerd met behulp van deze formulieren. Deze worden hieronder samengevat in paragraaf 1.1 tot en met 1.3. De overige participatietrajecten van het afgelopen halfjaar zijn vastgelegd op basis van korte gesprekken met betrokken projectmedewerkers en staan in paragraaf 1.4 en 1.5. 1.1 Visie Stedenbouwkundige uitwerking Hart van Horst Looptijd: 3 maart 2021 - juli 2025 Doel en betrokkenen: Het doel van het participatietraject was het ophalen van wensen, zorgen en aandachtspunten van belanghebbenden voor het opstellen van de stedenbouwkundige visie voor de clusterlocatie Hart van Horst en bijbehorende uitplaatsingslocaties. Daarbij is ingezet op het vergroten van draagvlak en het verkrijgen van inzicht in verschillende belangen. Betrokken partijen waren onder andere grondeigenaren,

pagina

2 van 6

omwonenden, maatschappelijke organisaties (waaronder School De Goede Herder en Ons Huis), CPOinitiatieven, bedrijven, woningcorporatie Uwoon en de buurtvereniging. Ook zijn provincie en waterschap betrokken geweest bij de planvorming. Vorm en intensiteit: Gedurende het traject zijn verschillende participatievormen ingezet, passend bij de fase van het project en de doelgroep. Vanwege coronamaatregelen is in de verkenningsfase gestart met telefonische gesprekken met grondeigenaren. In latere fases is gebruik gemaakt van digitale bijeenkomsten, fysieke bijeenkomsten, spreekuren en één-op-één-gesprekken. Daarnaast is gecommuniceerd via brieven, e-mail en een projectpagina. Formele participatie vond plaats via een inloopbijeenkomst, inspraakmogelijkheden tijdens beeldvormende tafels en het indienen van zienswijzen. De mate van invloed betrof hoofdzakelijk het raadplegen van belanghebbenden. Voortgang en resultaten: Het participatietraject is doorlopen van de verkenningsfase tot en met de vaststelling van de stedenbouwkundige visie. In elke fase is input opgehaald bij relevante stakeholders. Tijdens het traject zijn knelpunten en kansen voor de planvorming inzichtelijk gemaakt, waaronder aandachtspunten ten aanzien van woningbouwlocaties, gebruik van het sportveld en belangen van grondeigenaren.

Ook zijn reacties verzameld op de ontwerpvisie, zowel schriftelijk als via inspraakmomenten. Deze input is meegenomen in de verdere uitwerking van de visie. Het traject is daarmee afgerond; bij het opstellen van het omgevingsplan wordt opnieuw participatie ingezet. Leerpunten / verbeterpunten: – Bij dit participatietraject is gebleken dat de verwachtingen van inwoners over hun invloed op de besluitvorming niet altijd overeen kwam met de geboden ruimte. Dit onderstreept het belang van het vooraf helder communiceren van de participatiedoelen en het daarbij behorende participatieniveau. Door de participatieladder consistent toe te passen en toe te lichten, kunnen verwachtingen beter worden gemanaged. – Betere afstemming en communicatie met partners over hun rol in het proces is wenselijk. Er werd bijvoorbeeld een separate bijeenkomst zelfstandig georganiseerd door een andere partij. Daar hebben wij vanuit de gemeente niet voldoende zicht op gehad. – Het gebruik van aanmelding vooraf voor de participatiebijeenkomst werd door sommigen als drempel ervaren. Hoewel dit bedoeld is om capaciteit efficiënt in te zetten, kan de reden voor deze werkwijze beter worden uitgelegd richting de deelnemers. 1.2 Dashboard Duurzaamheid Looptijd: 1 april 2025 - 30 juni 2025 Doel en betrokkenen: Het doel van de participatie is het ophalen van input voor de ontwikkeling van het Dashboard Duurzaamheid.

Dit dashboard ondersteunt de monitoring en communicatie van de voortgang op de duurzaamheidsdoelen zoals opgenomen in de gemeentelijke visie en het uitvoeringsprogramma duurzaamheid 2024–2028. Omdat het dashboard nauw aansluit bij deze documenten, zijn dezelfde stakeholders benaderd die eerder hebben geparticipeerd bij de totstandkoming van de visie en het uitvoeringsprogramma. Vorm en intensiteit: Het participatietraject wordt uitgevoerd in fase 3 van het project: het verzamelen van behoeften voor het duurzaamheidsdashboard 2.0 (Q2–Q3 2025). In deze fase worden belanghebbenden geraadpleegd via een vragenlijst, waarin zij ideeën kunnen aanleveren voor de ontwikkeling van het dashboard. De input wordt getoetst aan de kaders van het vastgestelde beleidskader en wordt – waar passend en haalbaar – verwerkt in het dashboard. De mate van invloed is daarmee beperkt tot raadpleging. Bij publicatie van het dashboard volgt een terugkoppeling aan de respondenten over de verwerking van hun bijdragen.

pagina

3 van 6

Voortgang en resultaten: Het participatietraject is op het moment van schrijven nog in uitvoering. Resultaten en eventuele leerpunten kunnen daarom nog niet worden gedeeld. We nemen dit traject toch op in deze rapportage vanwege de relevantie en actualiteit. In de volgende halfjaarlijkse rapportage worden de uitkomsten en de evaluatie van dit participatietraject opgenomen. 1.3 Cultuuraanpak 2025 - 2028 Looptijd: 1 augustus 2024 – 1 juli 2025 Doel en betrokkenen: Het doel van dit participatietraject was het ophalen van wensen, ervaringen en ideeën van inwoners en cultuurpartners om zo te komen tot een breed gedragen Cultuuraanpak 2025–2028 voor de gemeente Ermelo. Betrokken partijen waren inwoners van Ermelo, Cultuurkust, de Bibliotheek, museum ’t Pakhuis en andere culturele instellingen verenigd in het Cultuurplatform. Door deze partijen te raadplegen werd inzicht verkregen in zowel de tevredenheid over het bestaande cultuuraanbod als de gewenste verbeterpunten. Vorm en intensiteit: Het participatietraject kende meerdere fasen. Eerst is input opgehaald bij het Cultuurplatform en cultuurpartners via gesprekken en een bijeenkomst. Vervolgens is een online vragenlijst gepubliceerd op het participatieplatform ‘Online Dorpsgesprek’, waarbij inwoners is gevraagd welke onderwerpen zij belangrijk vinden in het gemeentelijk cultuurbeleid.

De vragenlijst is actief onder de aandacht gebracht via fysieke verspreiding van flyers (o.a. bij scholen, bibliotheken, jongerencentra en welzijnsorganisaties) en via gemeentelijke socialmediakanalen. De conceptversie van de Cultuuraanpak is vervolgens gedeeld met het Cultuurplatform voor feedback, waarna het stuk is voorgelegd aan de gemeenteraad. De mate van invloed van de deelnemers betrof raadpleging: de input is meegenomen in de beleidsvorming, maar was niet bindend. Voortgang en resultaten: Inwoners en cultuurpartners hebben waardevolle input geleverd, die aantoonbaar is verwerkt in de definitieve Cultuuraanpak. De conceptversie van het document is meerdere keren gedeeld met zowel het brede Cultuurplatform als de kerngroep daarvan. De ontvangen feedback vanuit deze consultaties is zorgvuldig meegenomen bij het opstellen van de definitieve versie. Leerpunten / verbeterpunten: De respons op de online vragenlijst onder inwoners bleef achter bij de verwachtingen. Voor toekomstige trajecten is het wenselijk om sterker in te zetten op een gecombineerde online- en offline benadering. Denk hierbij aan directe werving op locaties zoals de weekmarkt, in combinatie met het actief uitdelen van uitnodigingen voor deelname aan de (online) vragenlijst. Dit biedt tevens de mogelijkheid om inwoners ter plekke alvast enkele vragen te stellen en de betrokkenheid te vergroten.

In de online vragenlijst zelf kan dan dieper worden ingegaan op specifieke beleidsvragen. 1.4 Speelvisie 2025 – 2035 In het kader van de nieuwe Speelvisie zijn op verschillende momenten en locaties inwoners betrokken bij het nadenken over speelruimte in Ermelo. Zo zijn er in speeltuinen borden geplaatst met QR-codes, waarmee bewoners konden stemmen op drie varianten voor de herinrichting. Ook gingen medewerkers van de gemeente actief in gesprek met aanwezige ouders en kinderen om hun ideeën op te halen. Die input is vervolgens verwerkt in de ontwerpopties. Daarnaast zijn er op vier locaties in Ermelo zogeheten participatietenten neergezet, waar bewoners hun wensen voor spelen konden delen. Ter inspiratie werden daarbij drie moodboards getoond. Participatie is met name ingezet op locaties waar sprake was van een herinrichting of vervanging van meerdere speeltoestellen. Bij één-op-één vervanging van een toestel wordt doorgaans geen participatie ingezet, omdat er dan sprake is van technisch noodzakelijke vervanging zonder wijziging van de inrichting.

pagina

4 van 6

Ook in de Ermelose Jongerenraad (EJR) heeft een inhoudelijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van de Speelvisie. Zij onderstrepen het belang van speelvoorzieningen die ontmoeting stimuleren, zodat bewegen en buiten zijn als vanzelf volgen. Volgens de EJR vraagt dit om een doordacht plan om jongeren ook daadwerkelijk naar deze nieuwe plekken toe te trekken, bijvoorbeeld via pleinprogrammering. Wat betreft inwonerparticipatie heeft de jongerenraad aangegeven het positief te vinden dat input is opgehaald in de wijken voor het opstellen van de visie. Zij benadrukken het belang om inwoners ook in de uitvoeringsfase actief te blijven betrekken, onder meer voorafgaand aan het doen van investeringen. Volgens de EJR draagt dit bij aan het daadwerkelijk gebruik van de gerealiseerde speelvoorzieningen. Hoewel er dus duidelijk werk is gemaakt van participatie, is de evaluatie van dit traject onvoldoende schriftelijk vastgelegd. Hierdoor kunnen we op dit moment beperkt rapporteren over de uitkomsten en effecten van de participatie. Dit onderstreept het belang van het vooraf en achteraf goed documenteren van participatietrajecten, zodat de opbrengsten structureel geborgd worden en er lering uit kan worden getrokken voor toekomstige trajecten.

1.5 Jongerenontmoetingsplekken In samenwerking met het Groevenbeek College (vmbo klas 3) is een participatietraject uitgevoerd rondom de herinrichting van jongerenontmoetingsplekken (JOP’s). Voor de leerlingen maakte dit onderdeel uit van een leerproject waarin zij in contact kwamen met de gemeente en leerden hoe je gezamenlijk tot plannen komt. Aansluitend bij de nieuwe Speelvisie, waarin vier plekken in Ermelo zijn aangemerkt als JOP’s, werkten leerlingen samen met de gemeente aan het ontwerp van een ideale ontmoetingsplek. Het traject startte met een bezoek aan het gemeentehuis, waar de beleidsadviseur sport en spelen, de trainee sociaal domein en de leerlingen met elkaar in gesprek gingen over de speelvisie. Aan de hand van stellingen werd gediscussieerd over wat een goede JOP maakt: moet je er alleen kunnen “hangen”, of moet er ook gesport kunnen worden? Vervolgens deden de leerlingen zelfstandig onderzoek onder jongeren (ruim 80 respondenten), waaronder ook andere scholieren. Op locatie werd een gastles gegeven om inzicht te geven in de fysieke en financiële mogelijkheden. Hierbij was ook een medewerker van de wijkservice aanwezig, die vanuit zijn ervaring met het onderhoud van speelplekken uitleg gaf over waar leerlingen op moesten letten bij hun ontwerpen.

De leerlingen ontwierpen in groepjes een JOP met een budget van €25.000 en presenteerden hun plannen, inclusief maquettes, in een eindpresentatie. De resultaten van dit traject zijn vastgelegd in verslagen, die fysiek beschikbaar zijn op kantoor. Deze bevatten onder andere ontwerpvoorstellen en voorkeuren voor locaties. De input zal worden meegenomen bij de verdere uitwerking van de JOP’s. Er zijn daarbij geen toezeggingen gedaan dat de ontwerpen van de leerlingen daadwerkelijk worden uitgevoerd, maar het project bood waardevolle inzichten in de wensen van jongeren. Hoewel het traject waardevol was – zowel voor de gemeente als voor de school – is ook hier de evaluatie niet volledig opgenomen in het participatieformulier. Hierdoor kunnen we er nu slechts beperkt over rapporteren. Dit onderstreept het belang van het vooraf én achteraf goed vastleggen van participatietrajecten.

2. Overheidsparticipatie Naast de participatietrajecten die zijn opgezet vanuit de gemeentelijke organisatie (inwonerparticipatie), heeft er ook overheidsparticipatie plaatsgevonden. Bij overheidsparticipatie ligt het initiatief juist bij inwoners. De gemeente ondersteunt dan een plan of idee dat vanuit de samenleving komt, bijvoorbeeld een bewonersinitiatief voor de openbare ruimte of sociale cohesie in de wijk. De rol van de gemeente verschuift hierbij van regisseur naar ondersteuner. In Ermelo worden bewonersinitiatieven begeleid door het leefbaarheidsteam. Dit team beoordeelt of een initiatief past binnen het bestaande beleid, denkt mee over de haalbaarheid, en begeleidt het proces richting de ambtelijke organisatie. Wanneer voldoende draagvlak is in de buurt, blijft het leefbaarheidsteam betrokken als aanspreekpunt en procesbegeleider.

pagina

5 van 6

In het afgelopen halfjaar is in Ermelo geen gebruikgemaakt van het Right to Challenge. Dit is het recht van inwoners om gemeentelijke taken over te nemen als zij denken deze beter, slimmer of efficiënter te kunnen uitvoeren. Hoewel hiervan nog geen gebruik is gemaakt, biedt het instrument interessante mogelijkheden voor samenwerking tussen inwoners en gemeente. In bijlage 2 bij deze memo is meer achtergrondinformatie over het Right to Challenge opgenomen. 2.1 Verschil met inwonersparticipatie Inwonerparticipatie gaat uit van een project of beleidsinitiatief van de gemeente waarbij inwoners worden betrokken. Overheidsparticipatie daarentegen begint bij inwoners die zelf een plan hebben en hiervoor samenwerking zoeken met de gemeente. De rolverdeling is dus fundamenteel anders: bij inwonerparticipatie consulteert de gemeente inwoners over haar plannen, bij overheidsparticipatie sluit de gemeente aan bij ideeën vanuit de samenleving. Voorbeelden van overheidsparticipatie in de afgelopen periode zijn: · In twee gevallen deden bewoners via het leefbaarheidsteam een verzoek voor de plaatsing van een picknicktafel om de sociale cohesie in de buurt te versterken.

De gemeente stemde hiermee in, onder de voorwaarde dat de hele buurt akkoord ging, de bewoners zelf het gras zouden onderhouden en dat bij vertrek van de actieve bewoner alles teruggebracht zou worden in de oorspronkelijke staat. · Een bewoonster meldde een onveilige verkeerssituatie bij haar woning, waar geen stoep was en auto's hard reden. Na contact met de gemeente zijn in overleg met haar paaltjes geplaatst om de situatie veiliger te maken. · Een andere bewoonster ervaarde overlast van bramen en bomen op een stukje gemeentegrond naast haar woning. Zij stelde voor om de plek om te vormen tot een pluktuin. In overleg met buurtbewoners zijn de bramen verwijderd en zijn nieuwe bomen met bessen geplant. De gemeente schakelde meerdere keren experts in om dit goed te begeleiden. · In een wijk gaven bewoners aan behoefte te hebben aan een klimaatvriendelijke parkeeroplossing, zoals zij die elders in de gemeente hadden gezien. De gemeente had hier zelf al plannen voor en besloot van deze locatie een pilot te maken. De bewoners maakten zelf een ontwerp, waarna de gemeente en een extern bureau samen de haalbaarheid zijn gaan onderzoeken.

3. Conclusie De rapportage laat zien dat participatieprocessen binnen projecten aandacht krijgen en worden vastgelegd in participatie formulieren. Het gebruik van deze formulieren draagt bij aan de zichtbaarheid en navolgbaarheid van participatietrajecten. Tegelijkertijd blijkt dat het aantal geregistreerde trajecten nog beperkt is en dat er winst te behalen valt in tijdige registratie en evaluatie van leerpunten.

4.

Aanbevelingen / Vervolgstappen

Om de kwaliteit, zichtbaarheid en effectiviteit van participatietrajecten verder te verbeteren, wordt voorgesteld om op een aantal punten vervolgstappen te zetten. Allereerst is het belangrijk dat projectleiders actief ondersteund blijven worden bij het opzetten, uitvoeren en vastleggen van participatie. Dit wordt opgepakt door de participatiecoaches. Dit kan onder andere door het delen van reminders via interne kanalen zoals Hi5, het agenderen van participatie in de weekstart en het persoonlijk benaderen van projectleiders bij relevante projecten. Op deze manier blijft participatie onder de aandacht en wordt het participatieformulier structureel gebruikt. Daarnaast is het aan te bevelen om de registratie en evaluatie van participatietrajecten verder te versterken. Door projectleiders standaard te vragen naar de belangrijkste leerpunten en verbeterpunten bij afronding van een traject, kan deze informatie worden opgenomen in toekomstige rapportages. Deze terugkoppeling wordt vastgelegd in participatieformulieren, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen het algemene formulier en de RO-specifieke formulieren voor kleine, middelgrote en grote projecten. Dit bevordert niet alleen kennisdeling, maar draagt ook bij aan een betere aanpak van nieuwe trajecten. Een ander belangrijk aandachtspunt is het managen van verwachtingen.

Inwoners en andere belanghebbenden gaan er regelmatig van uit dat participatie automatisch betekent dat zij mogen

pagina

6 van 6

meebeslissen. Dit leidt soms tot teleurstelling of onbegrip. Heldere communicatie over het doel van de participatie en de mate van invloed is daarom essentieel. Het toevoegen van een korte toelichting of het opnemen van een participatieladder in uitnodigingen, informatiebrieven of vragenlijsten kan bijdragen aan betere duidelijkheid vooraf. Daarnaast is het waardevol om deelnemers na afloop actief te bevragen over hun ervaring met het participatieproces. Door hen te vragen hoe zij de participatie hebben beleefd en in hoeverre zij hun inbreng herkennen in het uiteindelijke resultaat, ontstaat waardevolle input voor verbetering. Dit helpt niet alleen om inzicht te krijgen in de tevredenheid van deelnemers, maar draagt ook bij aan het versterken van vertrouwen in het participatieproces. Tot slot verdient het aanbeveling om bij participatietrajecten bewust in te zetten op een combinatie van online en offline vormen. Door digitale middelen te combineren met fysieke bijeenkomsten, wordt een bredere en meer diverse groep inwoners bereikt. Dit vergroot de inclusiviteit van het participatieproces en zorgt ervoor dat verschillende voorkeuren en mogelijkheden van inwoners worden meegenomen. Deze aanbevelingen worden waar mogelijk al meegenomen in de aanloop naar de volgende rapportage, die gepland staat voor november/december 2025.

Communicatie Vervolg De volgende rapportage wordt aan de raad aangeboden in november/december 2025. Interne afstemming Deze informatiememo is afgestemd met de volgende collega’s. Kim Dijkgraaf Tom Leijenaar Demi Stadens Grietje van der Hoek Matthijs Hekman Stefan Ramaker Bijlage(n) 1. Participatiebeleid Gemeente Ermelo (e250029677) 2. Notitie Right to challenge (e250029679) 3. Notitie wijkgericht werken leefbaarheidsteam en samenredzaamheid (e250029680) 4. Invulformulier participatietraject (e250029693)