Informatiememo e250000971

Informatiememo

Datum: 8 januari 2025 Onderwerp: Memo Managementletter 2024 Ermelo

Documentnr: 02330000255705 Zaaknr.: 02330000071410 Mandaatnr. Portefeuillehouder: C.A.J. Tigchelaar Ambtenaar/projectleider: E.R. Verhoef

Datum

21 januari 2025, nr. 12

Collegebesluit

1. 2.

Kennis te nemen van de informatie uit de door Eshuis Registeraccountants uitgebrachte Boardletter 2024 en Managementletter 2024 Ermelo. De raad hierover te informeren middels bijgevoegde informatiememo.

☒ ter informatie voorleggen aan het auditcommissie ☒ ter informatie voorleggen aan de ondernemingsraad ☐ ter bespreking voorleggen aan de raad Kennisnemen van De informatie uit de door Eshuis Registeraccountants uitgebrachte Boardletter 2024 en Managementletter 2024 Ermelo. Volgens de bestaande planning staat dit onderwerp geagendeerd voor de auditcie van 5 februari 2025. Kernboodschap De gemeenteraad van Ermelo heeft Eshuis Registeraccountants opdracht gegeven om de Jaarrekening 2024 van de gemeente Ermelo te controleren. Ter voorbereiding daarop heeft de accountant in het 4 e kwartaal 2024 de interimcontrole uitgevoerd. Bij deze interimcontrole zijn de processen van Ermelo, welke deels door Meerinzicht worden uitgevoerd, gecontroleerd. Daarbij zijn ook betrokken de uitkomsten van de interne controle 2024, uitgevoerd door de VIC-groep van Meerinzicht. Tevens is gekeken naar de aanbevelingen uit de Managementletter 2023 Ermelo. De accountant heeft haar bevindingen verwoord in de Boardletter 2024 Ermelo en de Managementletter 2024 Ermelo. De managementletter is bedoeld voor de organisatie, directie en het college van b&w. De boardletter is een korte samenvatting van de managementletter en is bedoeld voor de raad. In Ermelo is het gebruikelijk dat ook de managementletter ter informatie wordt aangeboden aan de auditcie.

Een managementletter is van nature een kritisch document, omdat met name wordt gerapporteerd over zaken die beter kunnen. Wat goed gaat, wordt niet genoemd. De concept Boardletter 2024 en Managementletter 2024 Ermelo zijn ambtelijk voorbesproken met de accountant. In deze afstemming is er een aantal zaken wederzijds verduidelijkt en vervolgens zijn er door de accountant enkele aanpassingen doorgevoerd. Er is ook gekeken naar welke onderwerpen thuis horen in de managementletter van Ermelo en welke onderwerpen thuishoren in de managementletter van Meerinzicht. Zo zijn de uitkomsten van de IT-audit opgenomen in de managementletter van Meerinzicht. In de Managementletter 2024 Ermelo heeft de accountant verwoord:

pagina

2 van 2

1.

De vijf belangrijkste risico’s, te weten: • Doorbreken interne beheersing door management • Onjuiste waardering grondexploitatie • De rechtmatigheidsverantwoording geeft geen getrouw beeld • Het voldoen aan de Wet Normering Topinkomens • Ongeautoriseerde betalingen als gevolg van (beperkte) zelfstandige betaalbevoegdheden

2.

Een totaaloverzicht met betrekking tot de procesbeheersing. Van de 9 beoordeelde processen zijn er 7 toereikend en zijn er bij 4 processen verbetermogelijkheden. Dit zijn de processen: • Inkopen en aanbestedingen • Administratie & verslaglegging • Digitale factuurverwerkingssysteem • Memorialen Een vijftal aanbevelingen, te weten: • Inkopen en aanbestedingen • Memorialen • Prestatielevering • Anti-fraude en -corruptieprogramma • betalingsproces Actualiteiten en vooruitblik.

3.

4.

Communicatie De boardletter en managementletter zijn op Hi5 aan de organisatie ter kennisgeving aangeboden. Ook zijn de stukken aangeboden aan de OR. Vervolg De opvolging van de aanbevelingen van de accountant wordt gemonitord door de concerncontroller Ermelo in samenwerking met de VIC-groep Meerinzicht. De volgende stap is het controleverslag bij de Jaarstukken 2024 Ermelo. Interne afstemming Deze informatiememo is afgestemd met de volgende collega’s: Directeur Bedrijfsvoering Ermelo; VIC-groep Meerinzicht; Controllersoverleg EHZM. Bijlage(n) Boardletter 2024 Ermelo e250001030; Managementletter 2024 Ermelo e250001027.