Informatiememo e220004239

Informatiememo

Datum: 1 februari 2022 Onderwerp: Update opvolging aanbevelingen onderzoek Necker van Naem

Documentnr: 02330000114609 Zaaknr.: 02330000037161 Mandaatnr. Portefeuillehouder: dra. Th.A.J. Burmanje Ambtenaar/projectleider: J.C. Snippe

Datum

8 februari 2022

Collegebesluit

1. 2.

Kennis te nemen van de voortgang aangaande de aanbevelingen uit het Necker van Naem rapport over het raadsonderzoek langlopende dossiers. Ter informatie aan te bieden aan de raad.

☐ ter informatie voorleggen aan het college ☒ ter informatie voorleggen aan de raad ☐ ter bespreking voorleggen aan de raad Kennisnemen van De voortgang aangaande de aanbevelingen uit het Necker van Naem-rapport over het Raadsonderzoek Langlopende dossiers – Interne en externe communicatie en samenwerking. Kernboodschap Op 13 oktober 2020 publiceerde de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) de resultaten van een verkenning van de politiek-bestuurlijke conflicten en onvrede in de gemeente Ermelo. Naar aanleiding van deze verkenning heeft de raad uitgesproken, dat er een verdiepend onderzoek naar het handelen van de gemeente nodig was. Daarom heeft de gemeenteraad op 11 november 2020 een motie aangenomen getiteld ‘Onderzoek langlopende dossiers’. Hiermee heeft hij een commissie opgericht, bestaande uit vertegenwoordigers van de zes fracties. Deze commissie is aan de slag gegaan met een plan van aanpak voor het door de raad gewenste onderzoek naar enkele langlopende dossiers. Dit plan van aanpak heeft de raad op 3 maart 2021 vastgesteld. Onderzoeksbureau Necker van Naem heeft in opdracht van de commissie langlopende dossiers het onderzoek uitgevoerd. Na consultatie van de Ermelose samenleving is er een drietal langlopende dossiers geselecteerd voor het onderzoek: Bar Twinns, Pallet- en Timmerfabriek Ten Hove, Tomassen Duck-To.

De resultaten en aanbevelingen van dit onderzoek zijn in de raadsvergadering van 1 september 2021 beeldvormend besproken. Vervolgens is in de raadsvergadering van 8 september 2021 door de raad besloten de intentie uit te spreken om met de aanbevelingen uit het rapport van Necker van Naem over de langlopende dossiers aan de slag te gaan. In het raadsbesluit is de sturing op de opvolging van de aanbevelingen uit het onderzoek belegd bij de driehoek (Burgemeester-raadsgriffier-gemeentesecretaris). Ook is hierbij het verzoek opgenomen om binnen een jaar na besluitvorming de raad te informeren over de voortgang.

pagina

2 van 4

Door middel van dit informatiememo wil de driehoek de raad graag op hoofdlijnen op de hoogte stellen wat er in de tussentijd is gedaan om aan deze aanbevelingen tegemoet te komen. Per aanbeveling wordt hiervoor een korte toelichting gegeven. Hierbij is het goed te vermelden dat er voor veel van de aanbevelingen al processen lopen waarin raad, college en ambtelijke organisatie al stappen hebben gezet die invulling geven aan deze aanbevelingen. Aanbevelingen en opvolging 1. Breng als gemeente een gesprek op gang met een brede afvaardiging van de Ermelose bevolking over de inrichting, gebruik en beheer van de fysieke leefomgeving. Ook in Ermelo is de ruimte schaars en moeten er keuzes gemaakt worden. Het gesprek met onze inwoners over de inrichting, gebruik en beheer van de fysieke leefomgeving is een van de onderwerpen waarin eind 2021 stappen in gezet zijn. Concrete voorbeelden hiervan zijn de totstandkoming van de mobiliteitsvisie en het grote raadstraject rondom het nieuwe bestemmingsplan recreatieterreinen. Bij de mobiliteitsvisie is een uitgebreid participatietraject ingezet waarin de betrokken thema’s besproken zijn met o.a. inwoners, de Fietsersbond, belangenverenigingen, bedrijven, buurgemeentes en provincies. De input uit deze betrokken partijen is vervolgens gebruikt als basis voor de visie.

Bij het traject rondom recreatieterreinen hebben inwoners, omwonenden, recreatieondernemers, horecaondernemers, en belangenorganisaties allemaal meegewerkt aan de totstandkoming van kaders die uiteindelijk door de gemeenteraad zijn bepaald en door het college in een informatiememo zijn verwoord. Dit Debat- en dialoogtraject is als zeer positief ervaren door de betrokken partijen en biedt ook goede inzichten in hoe we verder kunnen ontwikkelen in het toepassen van participatie, zelfs op complexe ruimtelijke dossiers en in goede samenwerking met de raad. 2. Zet hierbij instrumenten in die passen bij het perspectief van de netwerkende overheid. De gemeente Ermelo ontwikkelt zich sinds 2018 tot een netwerkorganisatie. In de bovenstaande aanbeveling wordt aangespoord op het inzetten van instrumenten die passend zijn bij een netwerkorganisatie of netwerkende overheid. Enkele voorbeelden van deze instrumenten zijn het vastgestelde participatiebeleid, het ontwikkelen van opgavengericht werken en het anders werken onder de nieuwe Omgevingswet. Op 8 december 2021 is het Participatiebeleid gemeente Ermelo door de gemeenteraad vastgesteld. Het Participatiebeleid geeft weer wat participatie inhoudt, wanneer het wordt toegepast en omschrijft een stappenplan om te komen tot een passende participatie aanpak voor de gemeentelijke organisatie en voor initiatiefnemers.

Het beleid moet leiden tot een structurele aanpak van participatie, die een vanzelfsprekende manier van werken wordt. Binnen de organisatie worden participatiecoaches ingezet, die bijdragen aan dit proces. Ook de gemeenteraad zelf is de afgelopen raadsperiode aan de slag geweest met participatie. Het werken met maatschappelijke raadsprogramma’s (‘Groen in de leefomgeving’, ‘Wonen in Ermelo’ en ‘Verkeer en Vervoer’) is goed bevallen en wordt naar verwachting de komende raadsperiode voortgezet. Ook de werkgroep Raadscommunicatie heeft bijeenkomsten georganiseerd met o.a. basisschooldirecteuren en ondernemers van Veldwijk. Een goede definitie en afstemming van de (maatschappelijke) opgaven binnen Ermelo zorgt er voor dat we gericht aan de slag kunnen voor onze inwoners. Op dit moment wordt er gewerkt aan het implementeren van opgavegericht werken. Hierin is het belangrijk dat medewerkers weten wat de definitie van een opgave is, er gevoel bij hebben en begrijpen wat de verhouding is met andere zaken zoals programmatisch werken, projecten en prioriteiten. Op een aantal plekken in de organisatie is ervaring opgedaan met de nieuwe manier van werken. De organisatieontwikkeling van Ermelo naar een flexibele netwerkorganisatie lijkt op het eerste gezicht wellicht een intern proces.

Echter heeft dit proces uiteraard ook gevolgen voor de werkwijze van de gemeente in relatie tot haar inwoners, bestuurders en raadsleden. Het definiëren van

pagina

3 van 4

opgaven onder opgavengericht werken is een onderwerp dat we samen met de raad willen gaan oppakken in 2022. Integraal denken en werken, zoals ook bij het perspectief van een netwerkende overheid hoort, is één van de doelstellingen van de Omgevingswet. Het instrument wat hiervoor gebruikt wordt is de Omgevingsvisie. Deze zorgt voor een samenhangende visie voor ontwikkeling en het onderhoud van de gehele leefomgeving voor de lange termijn. Deze Omgevingsvisie is inmiddels ook op 26 januari 2022 behandeld in de gemeenteraad. 3. Zet hierbij in op inclusieve participatie. Werk met een doelgroepgerichte aanpak waardoor je als gemeente in gesprek raakt met een diverse groep inwoners in plaats van steeds hetzelfde clubje inwoners. In het participatiebeleid zijn praktische handvaten opgenomen om tot brede participatie te komen. Zo wordt er in dit beleid een stappenplan gehanteerd waarin de kernwaarden van onze ambtelijke organisatie samen, bevlogen, wendbaar en betrouwbaar onderdeel zijn voor houding en gedrag in *het participatieproces. Hierin moeten alle belanghebbenden de gelegenheid geboden worden om input te leveren, en is het van belang dat niet alleen de ‘usual suspects’ participeren. Daarbij werken we in de regel van buiten naar binnen.

Ook wordt in het participatiebeleid gewezen op de mogelijkheid van het gebruiken van een krachtenveldanalyse, zeker als dit complexe of gevoelige dossiers betreft. Dit geeft ons inzicht in de belangen, belanghebbenden, posities en zorgt voor een betere participatieaanpak. 4. Denk één handelingsperspectief uit dat alle conclusies, lessen en aanbevelingen van de commissies Langlopende dossiers en Zelfreflectie in samenhang beziet. De raad kan hierin het initiatief nemen maar het is een opgave voor zowel raad, als college en organisatie. In mei en november van 2021 heeft de raad een tweetal themasessies georganiseerd over de motie ‘Zelfreflectie’. In de eerste (digitale) themabijeenkomst is stil gestaan bij de onderscheiden rollen en werd gediscussieerd over eigen gedrag in relatie tot eigen rol in het politieke werk: wat kan ik veranderen, waar willen we samen aan werken in de politieke besluitvorming en wat kunnen we verbeteren in en om de politieke arena. Tijdens de tweede (fysieke) themabijeenkomst zijn raad, college en ambtelijke organisatie écht met elkaar in gesprek gegaan in groepen om dit verder uit te bouwen: hoe zien we elkaars rol, hoe gaan we met elkaar om.

De resultaten van beide themabijeenkomsten zijn vervolgens vertaald naar een werkcode die helpen bij het verbeteren en (duurzaam) in stand houden van een goede werkrelatie tussen raad, college en de ambtelijke organisatie. De raad heeft de werkcode vastgesteld als leidraad voor het gedrag van de raad zelf en voor de samenwerking met het college van B&W en de ambtelijke organisatie. De raad heeft het college voorgesteld hetzelfde besluit te nemen en de ambtelijke organisatie ook daartoe te bewegen. Inmiddels hebben zowel college als directie conform besloten. 5. Ontwikkel op de korte termijn een gezamenlijk begrippenkader, stel een participatieverordening op en maak afspraken over taken en rollen van de drie gremia. Hierin zijn recent wel stappen gezet, maar dit proces is nog niet afgerond en krijgt onvoldoende sturing. Op 8 december 2021 heeft de raad het participatiebeleid vastgesteld. Het Participatiebeleid geeft meer duidelijkheid over participatie in de gemeente Ermelo en leidt tot een structurele participatie aanpak voor inwoners, initiatiefnemers en medewerkers van de gemeente zelf.

Het beleid brengt structuur aan in het toepassen van participatie: wanneer doen we aan participatie, hoe zetten we dit op en hoe voeren we dit uit? Dit participatiebeleid biedt praktische handvaten voor participatie, zowel voor de raad, het college, de ambtelijke organisatie of partijen uit de samenleving in de breedste zin. Binnen de ambtelijke organisatie zijn participatiecoaches aangesteld die met de medewerkers van de ambtelijke organisatie mee kunnen denken bij de opzet van nieuwe participatietrajecten. Door de werkwijze rondom participatie in een beleidsstuk te zetten, ontstaan er een eenduidige taal voor de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Daarnaast is er voor de implementatie van het Participatiebeleid een kleine woordenlijst opgesteld met enkele termen die ook in het beleidsstuk staan omschreven. Vanuit het wetsvoorstel versterking participatie op decentraal niveau wordt een participatieverordening mogelijk verplicht gesteld.

pagina

4 van 4

Zodra het wetsvoorstel is aangenomen en duidelijk is wat de eisen zijn vanuit het wetsvoorstel, kan de participatieverordening als vervolg op het Participatiebeleid worden opgesteld.

Communicatie Door middel van deze informatiememo wordt een update over de aanbevelingen aan de raad gegeven. Verder zal de communicatie over de bovenstaande onderwerpen via de gebruikelijke communicatieprocessen lopen. Vervolg Conform het verzoek van de raad zal er in het najaar van 2022 opnieuw een update over de sturing van de driehoek op de aanbevelingen van het Necker van Naem rapport volgen. De raad wordt in de tussentijd ook bij het verloop van de verschillende trajecten (o.a. ontwikkeling opgavengericht werken, participatieverordening, Omgevingswet) betrokken en op de hoogte gehouden worden.