Infomemo e260039096

Informatiememo

Datum: 25 juni 2026 Onderwerp: Toelichting bestemmingsreserve organisatieontwikkeling jaarrekening 2025

Documentnr: 02330015128901 Zaaknr.: 02330000096548 Mandaatnr. Portefeuillehouder: C.A.J. Tigchelaar Ambtenaar/projectleider: S. van Oene

Datum

30 juni 2026, Nr. 6.

Collegebesluit

Kennisnemen van de informatiememo aan de raad over de achterliggende vraag, knelpunten en de bestedingsmogelijkheden van de bestemmingsreserve voor de organisatieontwikkeling van de gemeente Ermelo voor de komende drie jaar.

☒ ter informatie voorleggen aan het college ☒ ter informatie voorleggen aan de raad ☐ ter bespreking voorleggen aan de raad Kennisnemen van De raad wordt geïnformeerd over de achterliggende vraag, knelpunten en de bestedingsmogelijkheden van de bestemmingsreserve voor de organisatieontwikkeling van de gemeente Ermelo voor de komende drie jaar. Kernboodschap Dit memo voorziet in de toegezegde toelichting op de driejarige inzet van de bestemmingsreserve organisatieontwikkeling, die is beoogd voor een al langer lopend intern organisatieontwikkeltraject. Tijdens de behandeling van de jaarrekening is toegezegd de raad nader te informeren over de besteding van deze middelen. Dit memo beantwoordt de specifieke vragen van de raad over de interne knelpunten en de bestemming van het budget. De geplande organisatieontwikkeling laat zich door haar omvang en integrale karakter niet vangen in een regulier, afgebakend projectplan. Wel ligt er een helder fundament onder in de vorm van het Organisatieplan Ermelo. Dit plan is de concretisering van een langlopend intern analyse- en ontwikkeltraject. Het Organisatieplan Ermelo is een kompas dat de afgelopen twee jaar op eigen kracht, via interne evaluaties en binnen de bestaande middelen is opgebouwd. De transformatie naar een netwerkorganisatie is ingezet vanaf 2018.

In 2025 is de eerste versie van het Organisatieplan Ermelo met de organisatie en het management opgesteld en vastgesteld na meerdere interne evaluatierondes. Op 14 januari 2026 is de raad tijdens een informatieavond (diversenavond) meegenomen in de inhoud van dit plan. Kort daarna is de geactualiseerde versie (1.1.) formeel vastgesteld. Voor dit traject is niet eerder budget gevraagd. Tot op heden hebben we het binnen de eigen middelen en met behulp van externe financiering via de provinciale subsidieregeling ‘Vitaal Openbaar Bestuur’ kunnen opvangen. De organisatie heeft hiermee eerst zelf maximaal geïnvesteerd alvorens deze specifieke bestemmingsreserve aan de raad voor te leggen. De bestemmingsreserve is een noodzakelijke investering in het onderhouden en verbeteren van de ambtelijke basis en faciliteert geen nieuwe politieke plannen of capaciteitsuitbreiding.

pagina

2 van 2

De bestemmingsreserve is uitdrukkelijk geen budget voor capaciteitsuitbreiding, maar een gerichte investering in het kwalitatief verbeteren van onze huidige organisatie. De complexe opgaven waar gemeente Ermelo voor staat, vragen om een hoge mate van professionaliteit in onze werkwijzen. Op dit moment leidt de reflex om vraagstukken ad-hoc op te lossen nog te vaak tot inefficiëntie en onduidelijkheid over wat prioriteit heeft. Om de kwaliteit en snelheid van onze dienstverlening te verhogen, willen we helder portfoliomanagement implementeren, scherpe keuzes aan de voorkant en geoptimaliseerde werkprocessen. Dit budget stelt ons in staat om de reeds opgebouwde basisteams de juiste instrumenten en vaardigheden te bieden om slimmer samen te werken, regie te pakken op de werkstroom en zo de kwaliteit van ons werk structureel te verhogen. Het werkbudget wordt functioneel aangewend op vijf concrete ontwikkellijnen die de ambtelijke effectiviteit verhogen en de dienstverlening naar de samenleving verbeteren. Het budget wordt ingezet voor: • Kwalitatieve doorontwikkeling van teams: Tijdelijke inzet van expertisebureaus voor procesverbetering en teamontwikkeling (geen uitvoerende inhuur), zodat teams zelfstandig kunnen functioneren. Gewenst resultaat: Kortere lijnen en snellere beantwoording van vragen van inwoners en ondernemers.

• Scherpere inhoudelijke regie en prioritering: Efficiëntere inrichting van interne overleggen en de implementatie van portfoliomanagement via een adviesbureau. Er wordt gestuurd op basis van wenselijkheid, capaciteit en prioriteit. Gewenst resultaat: Voorkomen dat de organisatie 'alles tegelijk' doet; dit verhoogt de kwaliteit en doorloopsnelheid. • Professionalisering van werkwijzen: Het inbedden van vaste 'toolboxen' voor project-, programmaen procesmatig werken via organisatiebrede trainingen en extern advies. Gewenst resultaat: Het vergroten van de voorspelbaarheid, betrouwbaarheid en transparante communicatie richting inwoners, ondernemers en partners. • Rollen van adviseurs scherper neerzetten: Kwalitatieve doorontwikkeling van bestuursadviserende rollen. Na de extern gesubsidieerde eerste fase wordt het vervolg nu intern georganiseerd. Gewenst resultaat: Hogere navolgbaarheid en kwaliteit van besluiten voor college en raad. • Optimale inzet van mankracht: Toepassing van een methodiek om talenten en competenties van medewerkers in kaart te brengen voor een slimmere taakverdeling binnen rollen (nadrukkelijk geen beoordelingsinstrument). Gewenst resultaat: Effectievere teamwerking en directe kwaliteitswinst voor de samenleving. Communicatie N.v.t.

Vervolg We informeren de raad al via de reguliere P&C documenten, maar kunnen uiteraard ook door middel van periodieke informatiememo’s de komende tijd de raad meenemen in de stappen die in de organisatieontwikkeling worden gezet. Uiteraard komen we met een uitgebreid raadsvoorstel als we geld uit het bestemmingsreserve willen onttrekken. Interne afstemming Deze informatiememo is afgestemd met de volgende collega’s: • Jelle Snippe • Wouter van Rees • Marcel Jacobs Bijlage(n) • Organisatieplan Ermelo versie 1.1. e260039717