Infomemo e240049968

Informatiememo

Datum: 12 mei 2025 Onderwerp: Ruimtecoach Ermelo

Documentnr: 02330000245301 Zaaknr.: 02330000068563 Mandaatnr. Portefeuillehouder: H.R. van Veen Ambtenaar/projectleider: L.D.E. Raadsheer-Blom

Datum

27 mei 2025, Nr. 16

Collegebesluit

Kennisnemen van: onder de Omgevingswet is een procesoptimalisatie voor alle ruimtelijke initiatieven gestart. Bij dit proces is een nieuwe taak in het leven geroepen, namelijk: de ruimtecoach van Ermelo.

☒ ter informatie voorleggen aan het college ☒ ter informatie voorleggen aan de raad ☐ ter bespreking voorleggen aan de raad

Kennisnemen van Onder de Omgevingswet is een procesoptimalisatie voor alle ruimtelijke initiatieven gestart. Bij dit proces is een nieuwe taak in het leven geroepen, namelijk: de ruimtecoach van Ermelo. Deze ruimtecoach ondersteunt inwoners aan het begin van het proces van een initiatief, bij het vinden van de juiste informatie. Op deze manier raken inwoners ook beter bekend met de nieuwe werkwijze van de gemeente onder de Omgevingswet. Kernboodschap Wat doet een ruimtecoach? De ruimtecoach is bedacht omdat inwoners met een ruimtelijk plan, vaak niet goed weten waar ze moeten beginnen. Bijvoorbeeld de eigenaar van een veebedrijf die wil stoppen en zijn opstallen wil slopen. Om dit te doen is er een functieverandering nodig. Om te toetsen of dit wenselijk en haalbaar is, begint de procedure met een conceptverzoek. Voordat dit conceptverzoek ingediend kan worden is enige uitwerking en toetsing nodig. De ruimtecoach deelt informatie over het proces van conceptverzoeken en omgevingsvergunningen, de plek waar alle benodigde informatie terug te vinden is en deelt ook alvast de mogelijke kosten die verbonden zijn aan de procedures. Hoe wordt informatie gedeeld? De belangrijkste bron van informatie is het Omgevingsplein, waarop alle informatie te vinden is via de website van de gemeente.

Anderzijds vinden we het ook belangrijk om inwoners persoonlijk te ondersteunen en dat kan dus goed middels de ruimtecoach. De ruimtecoach kan bij inwoners thuis of op het gemeentehuis het gesprek aangaan. In dit gesprek wordt naast het delen van informatie ook een luisterend oor aangeboden, want soms is dat ook erg prettig.

pagina

2 van 2

Wat draagt de ruimtecoach bij? De voordelen van de ruimtecoach zijn dat de gemeente meer ‘een gezicht’ krijgt naar inwoners toe en dat processen op een goede manier van start kunnen gaan. Door aan de voorkant inwoners de juiste handvatten aan te bieden, kan het proces vanaf conceptverzoek naar vergunning verbeteren en versnellen. Tot voorkort was het lastiger voor inwoners om deze informatie zelf te vinden, de ruimtecoach zal hier een belangrijke rol in spelen waardoor inwoners sneller en beter aan de juiste informatie kunnen komen. Wie wordt ruimtecoach? De ruimtecoach rol wordt ingevuld door 15 collega’s uit de gehele organisatie EHZM. Er behoeft geen achterliggende vakkennis, de ruimtecoach deelt namelijk alleen feitelijke informatie. In de gesprekken wordt geen inhoudelijke beoordeling gedaan. Daar is het conceptverzoek namelijk voor, met een collegebesluit als antwoord op de vraag. Communicatie Het concept ruimtecoach is in oktober 2024 gedeeld in de weekstart van Ermelo en daarna op het intranet voor alle vier de organisaties. Daarna zijn 15 collega’s in training gegaan om zich voor te bereiden op deze rol. Per 6 mei 2025 zijn de ruimtecoaches beschikbaar voor gesprekken. Inwoners kunnen een gespreksverzoek doen via https://www.ermelo.nl/omgevingsplein/heeft-u-een-vergunningnodig/ruimtecoach.

Dit is op 30 april bekendgemaakt in het Gemeenteblad en in die week ook gedeeld in de gemeentelijke weekstart. Daarnaast zijn er folders ontwikkeld voor inwoners die de informatie bevatten van de procedures en waarin ook de ruimtecoaches worden uitgelicht. In de bijlage van deze memo is deze folder opgenomen. Vervolg De ruimtecoaches zijn 3 dagen per week beschikbaar voor gesprekken. Er zullen maandelijkse updates gedeeld worden in de organisatie en met de coaches zelf wordt maandelijks geëvalueerd. In september 2025 wordt een uitgebreide intervisie gehouden met de trainer die de coaches heeft opgeleid. De ruimtecoach is een ondersteunende functie binnen het implementeren van de Omgevingswet. Het is dan ook geen blijvende functie. Andere gemeenten hebben een soortgelijke functie in werking (gehad) en daarbij is de ervaring dat de behoefte vanuit inwoners voor een ruimtecoach gesprek, af zal nemen. De verwachting is dat over 2 a 3 jaar de informatievoorziening volledig op orde is en inwoners ook zodanig bekend zijn met de nieuwe wet- en regelgeving, dat de ruimtecoach niet langer nodig is. Interne afstemming Deze informatiememo is afgestemd met de volgende collega’s: Saskia van Oene (opdrachtgever projectleider omgevingswet) Annly van Valkengoed (RO adviseur en ruimtecoach) Martijn Juffer (communicatie)

Bijlage(n) Folder Inwoners A5V5 (e250029347)