Evaluatie e250032694

Informatiememo

Datum: 15 mei 2024

Documentnr: 02330000220025

Onderwerp: Evaluatie Participatieplatform Online Dorpsgesprek

Zaaknr.: 02330000062761 Mandaatnr. Portefeuillehouder: S. Hamstra Ambtenaar/projectleider: M.A. Hekman

Datum

11 juni 2024

Collegebesluit

1.

De memo ‘Evaluatie Online Dorpsgesprek’ aan te bieden aan de gemeenteraad;

2.

In te stemmen met de doelstellingen zoals geformuleerd in deze memo;

3.

Het contract met Citizenlab, aanbieder van het participatieplatform Online Dorpsgesprek, met 2 jaar te verlengen;

4.

De kosten van €12.000 per jaar, voor een periode van twee jaar, te dekken uit de post ICT / Dienstverlening.

☒ ter informatie voorleggen aan het college ☒ ter informatie voorleggen aan de raad ☐ ter bespreking voorleggen aan de raad Kennisnemen van De evaluatie van het participatieplatform: Online Dorpsgesprek. Kernboodschap Begin 2022 is door de gemeenteraad het participatiebeleid vastgesteld. Hierin is vastgelegd hoe we vanuit de gemeente Ermelo inwoners laten participeren bij het voorbereiden en opstellen van beleid en welke stappen we hierin volgen. Het Online Dorpsgesprek is een online instrument waarmee uitvoering wordt gegeven aan het participatiebeleid. Het platform is vanaf september 2022 in het leven geroepen om participatie structureel meer onder de aandacht te brengen van zowel de organisatie als de inwoners. Deze memo dient als evaluatie van het Online Dorpsgesprek. Bij de start van het online dorpsgesprek zijn geen harde doelstellingen geformuleerd.

Bereik & representativiteit Het Online Dorpgesprek is de afgelopen 2 jaar ingezet om meer inwoners te betrekken bij de plannen en planvorming van de gemeente Ermelo. Daarbij was de hypothese dat het gebruik van het

pagina

2 van 4

platform ook leidt tot een toename in de representativiteit binnen participatie. Zichtbaar is dat er op moment van schrijven (mei 2024) 456 inwoners van Ermelo zich hebben geregistreerd. Er zijn 1647 unieke bezoekers op het platform geweest vanaf de start. Actieve deelname ligt lager en houdt sterk verband met de beschikbare projecten op het platform.

Bij de start van het platform is ervoor gekozen om geen geslacht of leeftijd op te vragen. Deze keuze is inmiddels teruggedraaid om inzicht te kunnen krijgen in de representativiteit van het platform. Omdat het grootste gedeelte van de geregistreerde gebruikers deze gegevens nog niet hebben afgegeven, is het onmogelijk om een conclusie te trekken over de representativiteit. Wel is zichtbaar in de beschikbare data dat de leeftijdsgroepen 50-59 en 60-69 sterk vertegenwoordigd zijn.

Gebruikerservaringen Aan de hand van het Rekenkameronderzoek participatie is een enquête uitgezet over de ervaringen van inwoners met het platform. Hierop zijn helaas geen reacties ontvangen.

Strategie Er is gekozen voor een strategie gericht op organische groei van het platform. Zo zijn er geen aparte campagnes opgestart om het platform onder de aandacht te brengen, maar is ervoor gekozen om te groeien aan de hand van de aanwezige participatietrajecten. De hypothese hierbij is dat inwoners van Ermelo het platform weten te vinden aan de hand van inhoud die de desbetreffende inwoner interesseert, raakt of waar de inwoner een belang bij heeft. Zichtbaar is echter dat registraties achter blijven, in vergelijking met andere gemeenten die gebruik maken van een online participatieplatform. Het relatief lage aantal bezoekers en registraties kan voortkomen uit de gekozen strategie en/of de participatietrajecten die wel of niet worden geplaatst op het platform. Er zijn geen cijfers beschikbaar over het totaal aantal (offline) participatietrajecten die geschikt zijn voor het Online Dorpsgesprek en de participatietrajecten die zijn geplaatst op het Online Dorpsgesprek, maar waarschijnlijk is dat hier sprake is van een discrepantie.

Beheer Bij de start van het platform is uitgegaan van 0,3 FTE voor het beheer van het platform. Dit lijkt overeen te komen met de benodigde uren voor het beheer van het platform. Mocht het gebruik van het platform in de toekomst groeien, dan is de kans aanwezig dat er meer FTE benodigd is. Op dit moment wordt het beheer versnipperd opgepakt door een adviseur directie en bestuur en twee communicatieadviseurs vanuit Meerinzicht.

pagina

3 van 4

Conclusies Omdat er aan de voorkant geen harde doelstellingen zijn geformuleerd is het onmogelijk om concreet te maken wat de meerwaarde van het platform is geweest. Deze evaluatie heeft gepoogd in elk geval beperkt antwoord te geven op deze vraag. Inwoners van Ermelo worden bereikt via het Online Dorpsgesprek. Het is echter niet met zekerheid te zeggen of het bereik ten opzichte van vóór het gebruik van het platform is gestegen, redelijkheid halve kunnen we er voorzichtig vanuit gaan dat in elk geval een klein percentage ‘extra’ inwoners is bereikt, of eenvoudiger is bereikt. Er kunnen geen harde conclusies worden getrokken over de representativiteit van het platform. Wel lijken de leeftijdsgroepen 50-59 en 60-69 sterk vertegenwoordigd zijn. Door een gebrek aan respons kan er geen antwoord worden gegeven op de ervaring van inwoners met betrekking tot het platform. De gekozen strategie gericht op ‘organische groei’ kan hebben geresulteerd in een relatief laag aantal bezoekers en registraties. Dit kan echter ook voortkomen uit de discrepantie tussen het aantal geschikte participatietrajecten en trajecten die worden geplaatst op het platform. Tot slot lijkt de ingeschatte hoeveelheid FTE voor het beheer van het platform overeen te komen met de werkelijkheid. Dit kan in de toekomst echter veranderen.

Aanbevelingen Er kunnen verschillende (kleinere) aanbevelingen worden geformuleerd. Alles valt en staat echter met heldere, meetbare doelstellingen. Met deze doelstellingen is het mogelijk om de meerwaarde van het platform concreet te maken of tot andere conclusies te komen. Zodoende wordt aanbevolen om een beperkt aantal doelstellingen te formuleren, inclusief meetbare indicatoren. Hieronder worden de (mogelijke) doelstellingen alvast geformuleerd. 1.

Inwonersbetrokkenheid en bereik

Doelstelling: Verhoog de participatie van inwoners in beleids- en besluitvormingsprocessen door middel van een toegankelijk en gebruiksvriendelijk online platform. Indicator: Het aantal unieke gebruikers dat zich aanmeldt en actief deelneemt op het platform. 2.

Transparantie en communicatie

Doelstelling: Versterk de transparantie en communicatie tussen de gemeente en haar inwoners door regelmatig updates, rapporten en feedback te delen via het participatieplatform. Indicator: Het aantal updates en feedback dat via het platform wordt gepubliceerd. 3.

Inclusiviteit en representativiteit

Doelstelling: draag bij aan een inclusieve en representatieve participatie vanuit de gemeente. Indicator: De totale gebruikerspopulatie van het platform komt overeen met de samenstelling van de gemeente. 4.

Sociale cohesie en samenwerking

Doelstelling: Gebruik het platform om sociale cohesie te bevorderen en samenwerking tussen verschillende gemeenschappen en belanghebbenden te stimuleren. Indicator: Het aantal georganiseerde virtuele ontmoetingen, discussiefora en samenwerkingsprojecten, en de actieve deelname hieraan.

Vervolgstappen •

Bovenstaande doelstellingen zijn geformuleerd om de meerwaarde van het platform over een jaar concreet te kunnen maken.

pagina

4 van 4

•

Om inzicht te krijgen in de representativiteit van het platform worden bestaande gebruikers gevraagd om hun gegevens in te vullen. Dit wordt niet verplicht gesteld, maar de verwachting is dat er hierdoor meer gegevens beschikbaar worden gesteld ten goede van de inzichten in de representativiteit.

•

Volgend jaar rond deze tijd wordt opnieuw een enquête uitgezet over de ervaringen met het

•

Dezelfde strategie als voorgaande jaren wordt gehanteerd. Echter wordt het platform intern

platform. Hierbij wordt een mediacampagne opgestart om meer aandacht te generen.

sterker onder de aandacht gebracht. Op deze manier verwachten wij meer trajecten te kunnen plaatsen op het platform, om zo uiteindelijk meer inwoners te kunnen bereiken. •

Er wordt gekeken naar mogelijkheden tot centraal beheer van het platform. Hierbij wordt ook gekeken naar samenwerking met de gemeente Harderwijk. Harderwijk heeft immers met het “Online Stadsgesprek” een vergelijkbaar platform en daarmee beheer.

Communicatie In het kader van het Rekenkameronderzoek participatie is een enquête uitgezet over de ervaringen van inwoners met het platform. Hierop zijn geen reacties binnen gekomen. Verder vindt er geen communicatie of participatie plaats over deze evaluatie.

Vervolg Volgend jaar rond deze tijd bieden wij een nieuwe evaluatie aan, gebaseerd op de beschreven doelstellingen en vervolgstappen. Interne afstemming Deze informatiememo is afgestemd met de volgende collega’s: -

Team beheer Online Dorpsgesprek

Bijlage(n) Geen.