CV oplegger DBV 5. Facilitair, Gebouwen & Inkoop, e250072838

Advies ombuigingen Meerinzicht Aan:

Burgemeester en Wethouders

Gemeente

Steller:

Accounthouder Meerinzicht J. van der CIngel

Portefeuilehouder

Afdeling: Datum voorstel: Raadsvoorstel bijgevoegd: Bundel Bevat voorstellen:

Medewerker Meerinzicht R. Broekman Facilitair, gebouwen & inkoop 2 juli 2025 Ja DBV 5. Facilitair, Gebouwen & Inkoop 1. 34. Sluiting gemeentekantoren op vrijdag voor personeel 2. 39. Verkoop vastgoed geen gemeentelijk bestemming 3. 40. Werken met preferred suppliers bij onderhoud vastgoed

Ermelo Harderwijk Zeewolde Arap-John Tigchelaar Wilco Mazier Steven Scheffer

Openbaar Stuk(ken) bijgevoegd: Te volgen route:

Ja Ja Route 2

Datum vergadering:

9 december 2025

Onderwerp Ombuigingen Meerinzicht bundel DBV 5. Facilitair, Gebouwen & Inkoop

Het college van B&W besluit:

1.

2.

3. 4.

Voor te nemen om in te stemmen met ombuigingsvoorstel: 1.1. 34. Sluiting gemeentekantoren op vrijdag voor Personeel In te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 2.1. 39. Verkoop vastgoed geen gemeentelijk bestemming 2.2. 40 Werken met preferred suppliers bij onderhoud vastgoed Het voorgenomen besluit over voorstel 34 definitief te maken zodra de BOR instemt met het voorgenomen besluit. de raad voor te stellen de budgettaire gevolgen te verwerken in de begroting conform bijgevoegd raadsvoorstel.

Definitief besluit 1. Voor te nemen om in te stemmen met ombuigingsvoorstel: 1.1. 34. Sluiting gemeentekantoren op vrijdag voor Personeel 2. In te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 2.1. 39. Verkoop vastgoed geen gemeentelijk bestemming 2.2. 40 Werken met preferred suppliers bij onderhoud vastgoed 3. Het voorgenomen besluit over voorstel 34 definitief te maken zodra de BOR instemt met het voorgenomen besluit. 4. de raad voor te stellen de budgettaire gevolgen te verwerken in de begroting conform bijgevoegd raadsvoorstel.

Inleiding De afdeling Facilitair, Gebouwen & Inkoop heeft, net als andere teams / afdelingen van Meerinzicht, voorstellen gedaan om te bezuinigen op de kosten van bedrijfsvoering. De voorstellen die geïnventariseerd zijn, zijn reëel en uitvoerbaar. Vanuit Meerinzicht wordt geadviseerd om in te stemmen met alle voorstellen in deze bundel. Argumenten 1.1. 34: het overgrote deel van de medewerkers werkt op vrijdag thuis of is vrij Het sluiten van de gemeentehuizen (met uitzondering van de publieksruimten) op vrijdag kan naast het opleveren van directe besparingen ook leiden tot een slimmere inzet van de bestaande capaciteit en mogelijke verlaging van inhuur. Dit kan op termijn bijdragen aan een meer efficiënte en kosteneffectieve bedrijfsvoering voor de gemeente. Medewerkers beschikken reeds over thuiswerkmiddelen dus er is geen extra investering nodig

Pagina 2/5 Zaaknummer /

2.2. 39: minder woningen in eigendom leidt tot minder onderhoud en lagere lasten Elke gemeente bezit een aantal panden waarbij je de vraag kunt stellen of dit vastgoed in bezit van de gemeente dient te zijn, we hebben het in dit voorstel vooral over woningen. Minder woningen in eigendom leidt tot minder onderhoud en tot lagere kosten. Het MJOP (meerjaren onderhoudsplan) voor alle panden is opgebouwd uit een drietal componenten waarbij in dit voorstel het dagelijks en contractueel onderhoud is meegenomen, gepland groot onderhoud is buiten beschouwing gelaten. Het overnemen van dit voorstel, verkoop van vastgoed dat geen gemeentelijk belang dient, zorgt voor een daling van de onderhoudskosten van het gemeentelijk vastgoed. 2.3. 40: het aanbesteden van allerlei kleine klussen zorgt voor extra (onnodige) administratieve lasten Denk hierbij aan facturatie, het maken van een veelvoud aan offertes, het inboeken hiervan etc.. Het bundelen van opdrachten van de drie gemeenten per type onderhoud / onderdeel bij een (lokale) preferred supplier per gemeente kan een kostenbesparing opleveren. We stellen voor om te starten met het aanbesteden van de onderwerpen vastgoedreiniging, electrawerk, timmerwerk en schilderwerk.Het overnemen van dit voorstel leidt tot een structurele lastenvermindering. 3..

Het voorgenomen besluit over voorstel 34 is vooruitlopend op de besluitvorming ter instemming voorgelegd aan de BOR. Vanwege een vertraging in de planning van de besluitvorming is ervoor gekozen de BOR vooruitlopend op de besluitvorming te betrekken. Indien de BOR in december instemt met het voorstel, dan wordt het voorgenomen besluit meteen een definitief besluit.

Kanttekeningen 1.1. 34: sluiten van gemeentehuis op vrijdag vraagt de nodige flexibiliteit Het anders inrichten van werkzaamheden voor medewerkers en het opstellen van roosters gaat wat vragen van de flexibiliteit van onze mensen en dit behoeft wel zorgvuldigheid. Mogelijk zijn er aanpassingen (bouwkundig / ICT) noodzakelijk voor de medewerkers die momenteel op vrijdag in het gemeentehuis verplicht werken (Publieksbalie, Receptie, Facilitair, DIV en Reprodienst). Dit is nog niet onderzocht / financieel in kaart gebracht. Het aanpassen van de schoonmaakcontracten zal verder een behoorlijke impact hebben, nu moeten deze komend jaar opnieuw worden aan- of inbesteed, dus een uitstekend moment om eventuele wijzigingen door te voeren. Het contract met de beveiliging zal ook anders moeten worden ingericht, hiervoor is tevens goed overleg nodig met de Bibliotheken in Ermelo en Harderwijk (Zeewolde heeft pas in de toekomst een bibliotheek in huis). 1.2. 34: Er zijn alternatieve mogelijkheden waarbij een deel van de besparing gerealiseerd wordt Alternatief 1: één van de gemeentehuizen blijft op vrijdag open voor personeel. Het advies is om dit te rouleren tussen Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. Hiermee wordt tweederde van de weergegeven besparing gerealiseerd (€39.000). Alternatief 2: de kantoorgedeelten van de gemeentehuizen worden alleen op vrijdagmiddag gesloten voor het personeel.

Dit levert de helft op van de weergegeven besparing in de begroting van Meerinzicht

Pagina 3/5 Zaaknummer /

(€29.000). De besparing op stroom- en verwarmingskosten bedraagt lokaal minder dan de helft, vanwege efficiëntieverlies doordat de kantoorgedeelten in de ochtenden alsnog verwarmd moeten worden. 2.2. 39: Huurders van dit vastgoed zullen moeten worden geïnformeerd over de verkoop en zullen hiervoor de tijd en hulp moeten krijgen De positie van de gemeente t.a.v. de huurders (waarom bestaat deze situatie huurder/verhuurder) is bij Meerinzicht niet bekend en zal wel moeten worden onderzocht door de verhuurder. 2.3. 40: Deze werkwijze kan iets betekenen voor de relatie met lokale ondernemers. Uitgangspunt is de opdrachten zoveel mogelijk lokaal weg te zetten. Gezien de waarde van de bundeling van opdrachten is Europese aanbesteding aan de orde. Deze werkwijze kan iets betekenen voor de relatie met lokale ondernemers. Het werken met 1 of 2 grotere leveranciers kan vooral bij de wat kleinere bedrijven in de gemeente zorgen voor omzetdaling en onrust. Uitsluiting van lokale leveranciers na aanbesteding kan leiden tot vragen vanuit de gemeenteraad. De huidige situatie, het werken met meerdere (lokale) leveranciers heeft een aantal voordelen zoals direct contact, langdurige en uitgebreide kennis van het vastgoed en de omgeving, korte lijnen, lokale werkgelegenheid.

Financiële toelichting De besparingen voor zover het gaat om minder fte zijn berekend aan de hand van een achterhaalde verwachte CAO index. De huidige CAO index is lager uitgevallen, waardoor de besparingen (marginaal) lager worden. Dit wordt verwerkt in de uiteindelijke begrotingswijziging na besluitvorming door het college. Te realiseren besparing Ermelo Harderwijk Zeewolde Totaal

2026 32 56 30 118

2027 36 61 33 130

2028 36 61 33 130

2029 36 61 33 130

Bedragen x 1000 euro

Planning/process In de individuele uitwerkingen per voorstel is een nadere planning en vervolgproces na besluitvorming uitgewerkt.

Overige ondersteunende diensten en OR De voorstellen zijn op 10 september 2025 besproken met de BOR/LO. Ze hadden geen inhoudelijke vragen over de voorstellen/adviezen. Het voorgenomen besluit over voorstel 34 is vooruitlopend op de besluitvorming ter instemming voorgelegd aan de BOR. Integraal afgestemd met Coördinator ombuigingen Meerinzicht, Job Zandvoort Financieel adviseur Meerinzicht, Bryan Lokhorst Directeur Meerinzicht Domein Bedrijfsvoering, Cindy Schlosser

Pagina 4/5 Zaaknummer /

Bijlage(n) Uitwerking voorstel 34. Sluiting gemeentekantoren op vrijdag voor personeel Uitwerking voorstel 39. Verkoop vastgoed geen gemeentelijk bestemming Uitwerking voorstel 40. Werken met preferred suppliers bij onderhoud vastgoed

Pagina 5/5 Zaaknummer /