CV oplegger DBV 3. Informatie & Automatisering, e250072839

Advies ombuigingen Meerinzicht Aan:

Burgemeester en Wethouders

Gemeente

Steller:

Accounthouder Meerinzicht J. van der CIngel

Portefeuilehouder

Afdeling: Datum voorstel: Raadsvoorstel bijgevoegd: Bundel Bevat voorstellen:

Medewerker Meerinzicht: Erik Luijer Informatisering en Automatisering, Meerinzicht 2 juli 2025 Ja

DBV 3. Informatie en Automatisering 1. 61. Een device per medewerker 2. 63. Verlengen levensduur telefonie 3. 64. Niet invullen vacature beheer 4. 66. Efficiënter zaakgericht werken 5. 69. Harmonisatie tekensoftware 6. 72. Niet invullen vacature I-adviseur 7. 74. Saneren mailadressen

Ermelo Harderwijk Zeewolde Arap-John Tigchelaar Wilco Mazier Steven Scheffer

Openbaar Stuk(ken) bijgevoegd: Te volgen route:

Ja Ja 3

Datum vergadering:

9 december 2025

Onderwerp Bundel ombuigingsvoorstellen - DBV 3. Informatie en Automatisering Het college van B&W besluit: 1. In te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 1.1. 61. Een device per medewerker 1.2. 63. Verlengen levensduur telefonie 1.3. 64. Niet invullen vacature beheer 1.4. 66. Efficiënter zaakgericht werken 1.5. 69. Harmonisatie tekensoftware 1.6. 74. Saneren mailadressen 2. Niet in te stemmen met ombuigingsvoorstel: 2.1. 72. Niet invullen vacature I-adviseur

3.

de raad voor te stellen de budgettaire gevolgen te verwerken in de begroting conform bijgevoegd raadsvoorstel.

Definitief besluit 1.

2. 3.

In te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 1.1. 61. Een device per medewerker 1.2. 63. Verlengen levensduur telefonie 1.3. 64. Niet invullen vacature beheer 1.4. 66. Efficiënter zaakgericht werken 1.5. 69. Harmonisatie tekensoftware 1.6. 74. Saneren mailadressen Niet in te stemmen met ombuigingsvoorstel: 2.1. 72. Niet invullen vacature I-adviseur de raad voor te stellen de budgettaire gevolgen te verwerken in de begroting conform bijgevoegd raadsvoorstel.

Pagina 2/8 Zaaknummer /

Inleiding Er zijn mogelijkheden voor ombuigingen binnen de bundel Meerinzicht Domein Bedrijfsvoering, Informatie & Automatisering. De gestelde ombuigingsvoorstellen zijn binnen het licht dat er voor de werkbudgetten de nullijn in 2024 werd gehanteerd. Dit is al een uitdaging op zich, omdat in de meerjarige overeenkomsten met de leveranciers vaak al een indexering was afgesproken. De afgesproken indexering is in lijn met de gemeentelijke standaard Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). Benchmark Meerinzicht I&A doet jaarlijks mee aan een landelijke gemeentelijke ICT benchmark (uitgevoerd door M&I/Partners) waarmee we ons op het gebied van kosten en volwassenheid vergelijken met vergelijkbare gemeentelijke organisaties. Meerjarig zien we hierin hetzelfde beeld: vergeleken met de benchmark faciliteert I&A de drie gemeenten vanuit financieel oogpunt al jaren onder de benchmark. Meer specifiek geeft de benchmark het beeld dat we te maken hebben met hoge softwarekosten, lage personeelskosten en lage infrastructuur kosten. Daar waar dit er financieel positief uitziet, is er een keerzijde. Die zien we terug in het volwassenheidsniveau van onze organisaties. De organisaties scoren over het algemeen lager dan het benchmark gemiddelde.

Op het gebied van volwassenheid is groei nodig om de ontwikkelingen die in dit digitale tijdperk op ons afkomen (zowel wettelijk als op het gebied van technische mogelijkheden) te blijven volgen (slimme volger). i-visie Begin 2025 is de informatievisie door de 3 colleges en het bestuur Meerinzicht vastgesteld. Geconstateerd is dat we in technisch opzicht onze informatiehuishouding op orde hebben: de techniek functioneert stabiel en de technische veiligheid heeft continu aandacht. Een van de aandachtspunten is dat de vindbaarheid en de status van de informatie niet altijd optimaal zijn, dat medewerkers niet altijd op de hoogte zijn van welke processen ze in welke applicatie moeten uitvoeren en zich niet altijd bewust zijn van hun rol en verantwoordelijkheden als het gaat om informatieveiligheid. Op basis hiervan is afgesproken dat we aan de hand van de volgende kernboodschap gaan inzetten op onze informatiehuishouding. De juiste informatie is voor de medewerkers, leidinggevenden, bestuurders en/of inwoners in de juiste vorm beschikbaar. Zo zijn we onze inwoners nóg beter van dienst en vinden we onze informatie sneller terug. We doen dit door onze informatiehuishouding actueel te houden, het professioneel in te richten en duidelijke afspraken te maken.

We hebben daarbij 3 speerpunten: Uitstekende dienstverlening aan inwoners; Duurzame en robuuste organisatie; Faciliteren samenwerking. Omdat speerpunt 2 randvoorwaardelijk is voor de andere 2 speerpunten richten we ons de eerste jaren hierop. Concluderend Bij de inventarisatie van de ombuigingsvoorstellen is rekening gehouden met de resultaten van de benchmark M&I en de ingezette koers vanuit de i-visie. De ombuigingsvoorstellen sluiten aan bij de oorspronkelijke behoefte aan samenwerking waarbij efficiëntie, continuïteit en het bundelen van expertise niet wordt aangetast. Elk voorstel is beoordeeld op haalbaarheid en realisme. Op basis van de benchmark M&I, en de ingezette koers vanuit de i-visie zijn de ombuigingsvoorstellen ingezet op basis van de volgende punten: ● Ombuigingen kunnen gezocht moeten worden in de softwarekosten (harmoniseren van processen, applicatierationalisatie en meer gebruik van generieke applicaties). Dit zal niet alleen een positief

Pagina 3/8 Zaaknummer /

● ●

effect hebben op de softwarekosten, maar mogelijk gevolgen hebben voor personele kosten (minder beheer). Een aandachtspunt is de digitale volwassenheid binnen onze 4 organisaties: I-advies zou hier een meer nadrukkelijke rol in moeten gaan pakken. Ten opzichte van de benchmark beschikken wij over relatief weinig formatie / functies op het gebied van informatiemanagement (bijvoorbeeld op het gebied van gegevensmanagement en procesmanagement).

Meerinzicht afdeling I&A heeft 18 ombuigingsvoorstellen geïnventariseerd. Hiervan zijn 9 voorstellen concreet uitgewerkt en liggen voor ter besluitvorming. De andere 9 ombuigingsvoorstellen zijn denkrichtingen en worden nog nader uitgewerkt. Voor een aantal van deze voorstellen worden middelen aangevraagd via de kadernota 2026.

Pagina 4/8 Zaaknummer /

Argumenten 1.1 61. Een device per medewerker is voldoende Ter voorkoming van minder meer kosten en om binnen de begroting te blijven is het noodzakelijk dat het aantal mobiele apparaten wordt teruggedrongen. I&A adviseert om over te gaan naar één mobiel apparaat per medewerker. Daarnaast adviseert I&A om de vaste thuiswerkplekken niet langer te voorzien van apparatuur, maar wel de mogelijkheid bieden voor een extra scherm en toetsenbord, voor het aansluiten van een mobiel apparaat om op deze wijze de thuiswerkplek te faciliteren. 1.2 63. Verlengen levensduur telefonie voorstel draagt bij aan verduurzaming en is haalbaar De levensduur van mobiele telefoons kan worden verlengd van 3 naar 4 jaar. Het merendeel van de toestellen (circa 80%) functioneert na drie jaar nog goed en kan ook een vierde jaar ingezet worden. Een aanvullend effect is een bijdrage aan verduurzaming: het minder vaak vervangen van apparaten leidt tot minder e-waste en lagere milieubelasting, wat aansluit bij bredere duurzaamheidsdoelstellingen. 1.3 64. Niet invullen vacature beheer: updates kunnen tijdens kantoortijden worden doorgevoerd Digitalisering (en automatisering) van gemeentelijke organisaties beperkt zich daarmee niet meer tot kantoortijden: het maakt een steeds groter deel uit van onze dienstverlening.

Om de dienstverlening zo min mogelijk te verstoren is formatie toegekend om het updates en werkzaamheden aan "gouden" applicaties buiten de reguliere kantoortijden te laten plaatsvinden. Voorstel is om de formatie niet in te zetten en terug te geven, waarbij de updates en werkzaamheden aan applicaties blijven plaatsvinden binnen de reguliere kantoortijden en maandagavond. 1.4 66. Er is ruimte om efficiënter zaakgericht te werken Onze 4 organisaties werken zaakgericht. Zaakgericht werken doen we om de dienstverlening aan onze inwoners eenduidig te organiseren. Het team Zaakgericht werken beheert verschillende zaakapplicaties (Corsa, Liber, i-Navigator, SmartDocuments en Datamask) en adviseert over zaakgericht werken binnen alle beleidsvelden van de 4 organisaties. Op dit moment zitten er verschillen in de werkwijze van de 4 organisaties, waardoor het beheer veel capaciteit vraagt. Zo heeft iedere organisatie een eigen set aan sjablonen in SmartDocuments en een verschillende inrichting in Corsa en Liber. Door meer eenduidig te werken binnen de 4 organisaties (dat tevens voorbereiding betreft voor de collectieve digitalisering vanuit de VNG) kan bij het team Zaakgericht werken efficiënter gewerkt gaan worden binnen. 1.5 69.

Harmonisatie tekensoftware is beheersbaarder en financieel gunstiger Voor de verwerking van mutaties in de openbare ruimte (BOR) en grootschalige topografie (BGT) wordt in de huidige situatie gebruikgemaakt van verschillende werkwijzen. Vanuit de historie van de EHZ gemeenten zijn er werkwijzen die de applicatie IGOS gebruiken en werkwijzen die AutoCAD en GISIB gebruiken. Een harmonisatie van deze werkwijze en de daarbij te gebruiken applicaties is beheersbaarder en financieel gunstiger. 1.6 74. Minder mailadressen zorgt voor meer duidelijkheid, betere vindbaarheid en beheersbaarheid Binnen EHZM zijn 232 (gedeelde) e-mailadressen in gebruik naast persoonlijke adressen. Uit inventarisaties door de adviseurs Dienstverlening blijkt dat circa 150 hiervan niet voldoen aan de met hen afgestemde conceptcriteria. Het voorstel is om deze adressen definitief op te heffen. Minder e-mailadressen zorgen voor meer duidelijkheid, betere vindbaarheid en snellere doorgeleiding van berichten. Door het aantal emailingangen te beperken en de e-mailstromen via centrale adressen te laten verlopen, wordt beter

Pagina 5/8 Zaaknummer /

voldaan aan wettelijke eisen zoals de Woo, Archiefwet en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. 2.1 72. Nieuwe ontwikkelingen komen sneller op ons af en de behoefte van de vier organisaties groeit I-adviseurs bedienen alle beleidsvelden van de EHZM organisaties met i-advisering. Een goed werkende informatiehuishouding (efficiënt, juist, volledig, aansluitend bij de actuele informatiebehoefte en wettelijke eisen) is een randvoorwaarde om onze doelen te realiseren. Colleges (en raden) kunnen hun werk alleen goed doen als ze tijdig over de juiste informatie beschikken. Na het vaststellen van de i-visie, zien we dat nieuwe ontwikkelingen steeds sneller op ons afkomen. Zo nemen AI (Artificial Intelligence) en RPA (Robotic Process Automation) een vlucht en groeit de behoefte van de 4 organisaties om hier op in te zetten. De capaciteit afdeling I&A is erop gericht om de bestaande situatie te handhaven. Kanttekeningen 1.1 61. Een device per medewerker kan tot bezwaren leiden Door het terugdringen van het aantal mobiele apparaten onder medewerkers, met name de medewerkers die beschikken over meer dan één mobiel apparaat, kunnen bezwaren ontstaan. Communicatie over de voor- en nadelen van elk apparaat is daarom essentieel. Ondersteunend hieraan kunnen persona's worden opgesteld om medewerkers te ondersteunen om een weloverwogen keuze te maken.

Het afschaffen van de vaste thuiswerkplek kan leiden tot vragen en bezwaren van medewerkers die gewend zijn aan dergelijke voorzieningen. Duidelijke communicatie over de redenen en alternatieven is essentieel. 1.2 63. Verlengen levensduur telefonie voorstel vraagt duidelijke communicatie Voor de organisatie betekent dit dat medewerkers hun mobiele telefoon één jaar langer in gebruik houden dan voorheen. Dit vraagt om duidelijke communicatie en bewustwording over het zorgvuldig omgaan met apparatuur. Vanuit ICT worden bij aanschaf standaard hoogwaardige toestellen geleverd, zodat een langere gebruiksduur technisch haalbaar is. 1.3 64. Niet invullen vacature beheer vraagt acceptatie bij verstoringen Consequentie voor het ombuigingsvoorstel is dat updates binnen het applicatielandschap primair binnen de reguliere kantoortijden gaan plaatsvinden. Dit impliceert verstoringen: verstoringen in de productie, maar mogelijk ook verstoringen in de dienstverlening. Deze zullen we dan moeten accepteren. Voorbeeld: een update van het zaaksysteem binnen de reguliere kantooruren betekent dat de medewerkers van het KCC niet kunnen zien wat de status van de lopende zaken van klanten, beleidsmedewerkers geen college-adviezen kunnen aanmaken en/of inrouten, maar ook dat klanten op dat moment geen digitale aanvragen kunnen indienen (bijvoorbeeld een omgevingsvergunning of uitkeringsaanvraag).

1.4 66. Efficiënter zaakgericht werken vraagt eenduidigheid Voorwaarde voor meer efficiëntie is meer eenduidigheid bij de 4 organisaties. Hierdoor kunnen medewerkers elkaar (beter) vervangen en zijn er minder wijzigingen (1 in plaats van 4) door te voeren. 1.6 Ad 74. Saneren mailadressen kan tijdelijk werkprocessen verstoren Het opheffen van e-mailadressen kan tijdelijk werkprocessen verstoren, vooral als ze diep in het primaire proces zitten. Het opheffen van e-mailadressen vraagt in de overgangsfase extra inzet van medewerkers,

Pagina 6/8 Zaaknummer /

onder meer voor het archiveren van mailboxen, het inregelen van nieuwe werkafspraken en het wennen aan alternatieve kanalen. Dit kan tijdelijk leiden tot meer benodigde capaciteit of vertraging in de werkprocessen. 2.1 Ad 72. Niet invullen vacature I-adviseur is mogelijk, maar verhoogt capaciteitsdruk elders in de organisatie(s) Doseren van de invulling geven aan de Informatievisie en daarmee aan de kwaliteit van dienstverlening (klantbeleving) is mogelijk. Daarmee verlagen we het vastgestelde ambitieniveau. Het team I-advies / Ibeleid kan bijdragen aan de ombuigingen door scherp te zijn op de inzet. Door taken te beleggen waar ze feitelijk horen te liggen kan de inzet van de I-adviseur beperkt worden. Betekent wel dat de capaciteitsdruk elders in de organisatie zal toenemen.

Financiële toelichting De totale te realiseren besparing van de in te stemmen ombuigingsvoorstellen is als volgt. Te realiseren besparing 2026 2027 2028 2029 Ermelo 33 61 92 92 Harderwijk 37 69 104 104 Zeewolde 25 45 68 68 Totaal 95 175 264 264 Bedragen x 1000 euro

In bovenliggende besparing is het voorstel rondom de vacature i-adviseur niet meegenomen, dit omdat het voorstel is om hier niet mee in te stemmen. De besparingen voor zover het gaat om minder fte zijn berekend aan de hand van een achterhaalde verwachte CAO index. De huidige CAO index is lager uitgevallen, waardoor de besparingen (marginaal) lager worden. Dit wordt verwerkt in de uiteindelijke begrotingswijziging na besluitvorming door het college. Planning/proces In de individuele uitwerkingen per voorstel is een nadere planning en vervolgproces na besluitvorming uitgewerkt.

Meerinzicht afdeling I&A heeft 18 ombuigingsvoorstellen geïnventariseerd. Hiervan zijn 9 voorstellen concreet uitgewerkt en liggen voor ter besluitvorming. De andere 9 ombuigingsvoorstellen zijn allen denkrichtingen en worden nog nader uitgewerkt, hierbij wordt de volgende planning aangehouden: ● 58. Onderzoek inzet BI ipv externe bureaus, Q4 2026, projectkaart in het kernteam i-visie ● 59. Breder inzet BI met efficiency voordelen, aanmelding kadernota 2026 voor inzet middelen voor externe inhuur ● 60. Geen grafische werkplekken meer faciliteren, Q2 2026, projectkaart in het kernteam i-visie ● 62. Bring your own device, Q1 2026, projectkaart in het kernteam i-visie ● 65. Harmonisatie zaakgericht werken, aanmelding kadernota 2026 voor inzet middelen voor externe inhuur ● 70. Onderzoek professionalisering en verbetering applicatiebeheer, aanmelding kadernota 2026 voor inzet middelen voor externe inhuur

Pagina 7/8 Zaaknummer /

● ● ●

71. Harmonisatie van applicaties, Q1 2026, projectkaart in het kernteam i-visie 73. Inzetten op robotisering, Q1 2026, projectkaart in het kernteam i-visie 75. Centrale postverzending, , Q2 2026, projectkaart in het kernteam i-visie

Overige ondersteunende diensten en OR N.v.t. Integraal afgestemd met Coördinator ombuigingen Meerinzicht, Job Zandvoort Financieel adviseur Meerinzicht, Bryan Lokhorst Directeur Meerinzicht Domein Bedrijfsvoering, Cindy Schlosser Bijlage(n) ● 61. Een device per medewerker ● 63. Verlengen levensduur telefonie ● 64. Niet invullen vacature beheer ● 66. Efficiënter zaakgericht werken ● 69. Harmonisatie tekensoftware ● 72. Niet invullen vacature I-adviseur ● 74. Saneren mailadressen

Pagina 8/8 Zaaknummer /