CV oplegger DBV 2. Maatwerkopdrachten, e250072836

Advies ombuigingen Meerinzicht Aan: Steller: Afdeling: Datum voorstel:

Burgemeester en Wethouders Matthijs Hekman

Raadsvoorstel bijgevoegd: Bundel

Nee

Bevat voorstellen:

12 september 2025

DBV 2. Maatwerkopdrachten 1. 2. 3.

54. Budget proceskostenvergoedingen Ermelo 68. Geen inkoop met extra diensten Ermelo I&A 87. Geen inkoop van extra diensten van HRM (a) en Communicatie (b) Ermelo

Onderwerp Bundel ombuigingsvoorstellen - 2. Maatwerkopdrachten Het college van B&W besluit:

Gemeente Portefeuilehouder Openbaar Stuk(ken) bijgevoegd: Te volgen route:

Ermelo Arap-John Tigchelaar Ja Ja

Datum vergadering:

9 december 2025

Route 1

1.

2.

In te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 1.1. 54. Budget proceskostenvergoedingen Ermelo 1.2. 87a. Geen inkoop van extra diensten van HRM (per 01-01-27) Niet in te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 2.1. 68. Geen extra diensten Ermelo I&A 2.2. 87b. Geen inkoop van extra diensten van Communicatie Ermelo 2.3. de raad voor te stellen de budgettaire gevolgen te verwerken in de begroting conform bijgevoegd raadsvoorstel.

Definitief besluit 1.

2.

In te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 1.1. 54. Budget proceskostenvergoedingen Ermelo 1.2. 87a. Geen inkoop van extra diensten van HRM (per 01-01-27) Niet in te stemmen met ombuigingsvoorstellen: 2.1. 68. Geen extra diensten Ermelo I&A 2.2. 87b. Geen inkoop van extra diensten van Communicatie Ermelo 2.3. de raad voor te stellen de budgettaire gevolgen te verwerken in de begroting conform bijgevoegd raadsvoorstel.

Inleiding De voorstellen in deze bundel betreffen maatwerkopdrachten die van de gemeente aan Meerinzicht zijn verstrekt. Deze bundel verschilt dan ook per gemeente. Het advies bevat per gemeente de voorstellen over de maatwerkopdrachten. Hoewel voor een aantal maatwerkopdrachten tussen de gemeenten onderlinge samenhang bestaat, is het niet noodzakelijk om gelijkluidende collegebesluiten te nemen om de weergegeven besparingen te realiseren.

Argumenten 1.1 Voorstel 54: 1. Het is logischer om het budget ook neer te leggen bij het bestuursorgaan (gemeente) dat daar over gaat. JZ merkt dat er de laatste jaren bij bepaalde procedures steeds vaker een politiek bestuurlijke keuze wordt gemaakt. Bij dergelijke procedures zien we dat niet alleen juridische, maar ook bestuurlijke aspecten een rol spelen. In dat kader is het meer voor de hand liggend om ook het budget met betrekking tot de proceskosten bij die beroepsprocedures ook bij de betreffende gemeente neer te leggen.

Pagina 2/7 Zaaknummer /

2.

Dit budget terug laten vloeien naar de gemeente Ermelo betekent een directe link met de gemeente voor de keuze die is gemaakt en maakt inzichtelijk welke juridische consequenties er aan bepaalde (politieke) besluiten vastzitten. Het gaat met name om omgevingsvergunningen en handhavingsbesluiten.

3.

De overheveling van het budget heeft geen gevolgen voor de dienstverlening door team JZ aan Ermelo. Er verandert niets in de rol die JZ heeft in de vertegenwoordiging van de gemeente Ermelo bij beroepsprocedures.

2.1 Voorstel 68: 1. Harmonisatie niet altijd mogelijk De samenwerkende gemeenten hebben ondanks veel overeenkomende processen op een aantal terreinen verschillen. Deze verschillen zijn het gevolg van politieke keuzes, maar soms ook het gevolg van de geografische ligging. Het is daarom onvermijdelijk dat er gemeente-specifieke zaken moeten worden ingeregeld. 2.

Inzet I&A (ICT) onontkoombaar Inzet van I&A Service is noodzakelijk om software beschikbaar te stellen. Dit betreft reguliere IT beheerwerkzaamheden. Centrale registratie is daarbij wenselijk vanwege de mogelijke relaties met interne systemen of toegang.

3.

Proceskennis ligt centraal bij I&A I&A beleid voert nu diverse processen uit rondom inkoop en beheer van software. Dit omvat onder andere inkoop, contractmanagement, bewaken van informatiebeveiliging en privacybescherming, architectuur. Het is onwenselijk / onrealistisch om deze kennis ook decentraal te moeten beleggen (voor slechts enkele toepassingen). Daarnaast is het voor het bepalen van de (kosten)efficiëntie van de totale informatievoorziening noodzakelijk om alle kosten van alle voorzieningen in kaart te hebben.

4.

Geen besparing voor Ermelo De kosten voor de genoemde software zullen met dit voorstel niet langer inzichtelijk zijn voor I&A, maar nog wel door gemeente Ermelo moeten worden opgebracht. Netto veranderen de kosten voor de gemeente niet, alleen de manier waarop de kosten in rekening worden gebracht.

5.

Actualiteit en samenhang administratie De wereld van informatievoorziening is voortdurend in beweging. Het is voor alle betrokken partijen (o.a. contractbeheer, financiën, I&A) een enorme uitdaging om de administraties actueel en gelijk te houden. De informatie waarop dit voorstel is gebaseerd blijkt in de praktijk niet geheel actueel/accuraat. Binnen I&A lopen diverse initiatieven om de administratie op peil te houden. Dat pleit er ook voor om gezamenlijk (over afdelingen heen) een proces te bepalen om dit beter te organiseren. Een eerste gesprek hierover is al ingepland.

1.2 Voorstel 87a: HRM

Pagina 3/7 Zaaknummer /

1.

Vanaf 01-01-27 kan de extra inkoop van diensten van HRM worden afgeschaald HRM heeft op dit moment nog aanvullende rol in de organisatieontwikkeling van Ermelo. Na 2026 kan dit worden afgeschaald.

2.2 Voorstel 87b: Communicatie 1. Met 1,98 fte minder projectcommunicatie advies daalt de gemeente Ermelo verder onder de benchmark Het is niet eenvoudig om de bezetting van een gemeentelijk communicatieteam objectief te benchmarken. Een deel van de communicatiecapaciteit van de gemeente Ermelo zit in het centraal ingerichte Mediateam van Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht (EHZM). Bij andere gemeenten is dit niet centraal ingericht en zit deze capaciteit in het ‘eigen’ team. Uit een benchmark (Verloop & Paardekooper) uit 2024, blijkt dat gemeenten tot 25.000 inwoners gemiddeld beschikken over 4 fte communicatieadvies. Tussen de 25.000 en 50.000 inwoners is dat gemiddeld 7,3 fte. Tussen de 50.000 en 100.000 inwoners is dat gemiddeld 12,6 fte. De gemeente Ermelo beschikt in 2025 over 4,64 fte ‘eigen’ communicatieadvies. Zonder de extra ingekochte uren is dat 2,66 fte. Als de gemeente Ermelo stopt met de inkoop van 1,98 fte extra project communicatie advies, levert de gemeente dus 43% van haar communicatiecapaciteit in. In oktober 2026 daalt de beschikbare capaciteit voor de gemeente Ermelo (inclusief de extra ingekochte uren), als gevolg van het vervallen van tijdelijke uren (kadernota 2023), naar 4,39 fte. Bij bovenstaande is geen rekening gehouden met het centrale EHZM Mediateam (6,7 fte).

Dit team is onder meer verantwoordelijk voor de gemeentepagina’s, inzet en beheer van de websites en de social media kanalen van de drie gemeenten, beheer en inzet van de beeldbank, omgevingsanalyses en eerstelijns webcare. Mede als gevolg van het steeds intensievere gebruik van website en de social media kanalen, inclusief een toenemende behoefte aan gefilmde in plaats van geschreven content, is de werkdruk in dit team hoog. Meer over de benchmark van Verloop en Paardekooper (Communiceren met Focus) is te lezen op deze webpagina. 2.

Het beroep op ondersteuning door team Communicatie wordt groter De taakstelling van gemeenten is, onder meer door decentralisatie van taken door de landelijke overheid, de afgelopen jaren steeds complexer geworden. Inwoners zijn mondig en kritisch en willen door gemeenten bij besluitvorming worden betrokken. Dit stelt hoge eisen aan de capaciteit (kwantiteit) en vaardigheden (kwaliteit) van een gemeentelijk communicatieteam.

3.

Communiceren met Focus leidt niet tot een besparing Om die keuzes en prioriteiten scherper te maken, neemt het volledige MIZ communicatieteam in 2025 deel aan het leertraject ‘Communiceren met focus’. Dit traject zorgt voor effectieve(re) communicatie naar inwoners, door de communicatie dáár in te zetten waar het de meeste impact

Pagina 4/7 Zaaknummer /

heeft. Dit traject zorgt voor een effectieve inzet van uren (met als resultaat meer impact). Het traject levert geen besparing van uren op. 4.

Alleen ‘need to know’ communicatie heeft een negatieve invloed op het imago van de gemeente en het draagvlak van inwoners m.b.t. projecten en initiatieven. Team Communicatie werkt sinds een aantal jaren met een jaarplan. In dit plan wordt, op basis van de (bestuurlijke) prioriteiten, communicatiecapaciteit toegekend aan de diverse gemeentelijke projecten, diensten en activiteiten. In de praktijk overschrijden de ambities steeds de beschikbare capaciteit. Het schrappen van de ‘nice to know’ communicatie (een opening van een bouwproject, belangrijke mijlpalen, preventietips op verschillende thema’s, imago versterkende of draagvlak verhogende communicatie) en extra scherpe selectie op de onderwerpen uit het coalitieakkoord, kan een ftebesparing opleveren, maar dit zal het beeld van de gemeente negatief beïnvloeden. Ook met de inzet van 1,98 fte extra project communicatieadvies moet de gemeente Ermelo scherpe keuzes maken over de inzet van communicatieadviseurs. De (bestuurlijke) ambities van de gemeente Ermelo overtreffen de beschikbare capaciteit communicatieadvies.

5.

Minder eigen capaciteit leidt tot inhuur / inkoop van communicatieadvies De belangrijkste reden om 1,98 fte extra communicatieadvies bij MIZ in te kopen was dat er voor 2019 regelmatig communicatiecapaciteit extern werd ingekocht / ingehuurd. Daarom heeft de gemeente Ermelo in 2019 een deel van haar projectgelden omgezet in structurele communicatiecapaciteit. Deze oplossing is beduidend goedkoper dan inhuur / inkoop van communicatieondersteuning. Sinds de gemeente Ermelo beschikt over 1,98 fte extra capaciteit wordt er niet of nauwelijks meer ingekocht / ingehuurd. De kans is groot dat, bij afbouw van de extra capaciteit, er weer moet worden ingekocht / ingehuurd. De gemeente Ermelo is in dat geval duurder uit dan in de huidige situatie.

HRM & Communicatie 1. Afbouwen van extra ingekochte fte’s moet via natuurlijk verloop en raakt het hele team Het inkopen van extra capaciteit bij MIZ is voor de gemeente Ermelo een aantrekkelijke oplossing. De gemeente hoeft niet duur extern in te huren en continuïteitsrisico's (bijvoorbeeld bij ziekte) en het mogelijke risico op een WW last bij vertrek van een medewerker liggen geheel bij MIZ. De extra capaciteit HRM (2021) & Communicatie (2019) is structureel opgenomen in de toegestane formatie van MIZ. Door de langdurige structurele afname van extra capaciteit in de periode van 2019 tot 2025 zijn er, binnen team HRM & Communicatie, arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd ontstaan. Een eventuele afbouw van formatie van HRM en Communicatie kan daarom alleen door natuurlijk verloop worden gerealiseerd. Dit natuurlijke verloop hoeft niet per se te ontstaan binnen de groep MIZ medewerkers die, vanuit HRM of Communicatie, (vooral) voor de gemeente Ermelo werkt. Verloop kan ook ontstaan binnen de groep medewerkers die (vooral) voor een van de andere drie organisaties werkt. In dat geval

Pagina 5/7 Zaaknummer /

moet er worden geschoven met capaciteit tussen de vier organisaties. Afbouw van capaciteit binnen de gemeente Ermelo kan daarom impact hebben voor de totale groep adviseurs van HRM en Communicatie van MIZ en op de continuïteit van de dienstverlening van HRM en Communicatie voor de andere drie organisaties binnen de EHZM samenwerking i.v.m. afname in volume. Kanttekeningen 2.1 Voorstel 54: 1. Dit is een verplaatsing van het budget/de kosten betreft dus EHZM breed geen besparing is: de begrotingsomvang van Meerinzicht en de gemeentelijke bijdrage aan Meerinzicht wordt daardoor wel minder. Voor de andere twee gemeenten levert dit dus wel een besparing op. Belangrijkste overweging is om het budget neer te leggen bij het de gemeente (het bestuursorgaan) dat daarover gaat en er invloed op heeft: bij de aanhangige beroepsprocedures zien we dat naast juridische aspecten ook bestuurlijke aspecten een grote rol spelen. Zoals gezegd verandert de dienstverlening door team JZ er niet door: de behandeling in bezwaar, de juridische advisering over dergelijke zaken en de rol in beroepsprocedures (de vertegenwoordiging) blijft hetzelfde. 2.1 Voorstel 67: 1. Kosten komen nu op budget I&A en horen daar niet thuis (daar staan de generieke applicaties en geharmoniseerde diensten op) Met het verwijderen van de specifieke diensten wordt de begroting van Meerinzicht verminderd. 2.

Vergunningvrij parkeren De gemeente Harderwijk wenst zelf de onderhoudslast voor de applicatie “Vergunningvrij parkeren “ weer terug te nemen. Dit omdat de gemeente Harderwijk de afgelopen jaren zelfstandig verder gegaan met het doorontwikkelen van Desyde. Dit betekent dat een deel van de onderhoudslasten door Meerinzicht worden betaald en een deel door Harderwijk. Dit is door de gemeente Harderwijk niet gewenst.

2.2 Voorstel 87: HRM 1. De organisatieontwikkeling van de gemeente Ermelo is in de implementatiefase De gemeente Ermelo heeft het afgelopen jaar substantiële stappen gezet in haar organisatieontwikkeling. De uitgangspunten van de organisatie die de gemeente Ermelo wil zijn, zijn helder omschreven. De ingekochte extra capaciteit HRM was van waarde in de ontwikkelfase, maar is minder / niet meer nodig nu de gemeente Ermelo verder is in haar organisatieontwikkeling. 2.

Team- en ontwikkelrollen zijn helder beschreven De team- en ontwikkelrollen van de medewerkers van de gemeente Ermelo zijn helder omschreven. In het verleden waren lijntaken (denk daarbij aan verzuimbegeleiding en ontwikkelgesprekken) oneigenlijk belegd bij HRM. Deze taken zijn nu belegd bij de teamleiders en regisseurs binnen de gemeente Ermelo. Daardoor vallen er uren vrij bij de HR-adviseurs.

Pagina 6/7 Zaaknummer /

Communicatie 1. De gemeente Ermelo kan communicatietaken beperken tot ‘need to know’ onderwerpen De gemeente Ermelo kan nog scherper prioriteren door de inzet van communicatieprofessionals te beperken tot ‘need to know’ onderwerpen (functionele communicatie). Door de daarna resterende capaciteit te beperken tot de speerpunten uit het coalitieakkoord, kan de gemeente Ermelo toe met minder fte.

Financiële toelichting De besparing landt in de begroting van Meerinzicht. De begroting van Ermelo groeit met het besparingsbedrag, maar de bijdrage van Ermelo daalt conform onderstaande uitwerking. Te realiseren besparing Het betreffende budget wordt uniform bijgedragen, waardoor de ombuiging conform de verdeelsleutel ‘Bedrijfsvoering’ terugvloeit naar de 3 gemeenten conform onderstaande tabel. 2026 2027 2028 2029 Ermelo 7 7 7 7 Harderwijk 8 8 8 8 Zeewolde 5 5 5 5 Totaal 20 20 20 20 Bedragen x 1000 euro

Planning/process Aansluiten bij de uitgezette routes

Overige ondersteunende diensten en OR N.v.t

Integraal afgestemd met Saskia van Oene Guido van Elsloo Erik Luijer Bijlage(n) Uitwerkingen ombuigingsvoorstellen

Pagina 7/7 Zaaknummer /