Collegevoorstel toezichtsinformatie Informatie- en archiefbeheer 2021-2023 en aanlevering informatie aan IBT over 2024 (1) (1)

Collegevoorstel

Datum: 4 februari 2025 Onderwerp: Toezichtsinformatie Informatie- en archiefbeheer 2021-2023 en aanlevering informatie aan Interbestuurlijk Toezicht (IBT) over 2024

Documentnr: 02330000261522 Zaaknr.: 02330000069263 Mandaatnr.

Bevoegd beslisorgaan: college burgemeester

Portefeuillehouder: P.J.T. van Daalen

algemeen directeur

Besproken met portefeuillehouder: ja nee

Ambtenaar/projectleider: G.T. Lodeweges

Advies openbaar/besloten: openbaar geheim Ter behandeling naar: Agendacommissie OR/GO Advies

1. Kennis te nemen van de toezichtrapporten informatiebeheer 2021-2023 van de gemeente Ermelo (kenmerk 02330000246995) en Meerinzicht (kenmerk 02330000252555); 2. De bestuurlijke reactie op de aanbevelingen opgenomen in het toezichtrapport informatiebeheer 2021-2023 gemeente Ermelo vast te stellen en het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) te antwoorden conform conceptbrief (kenmerk 02330000268047); 3. De bestuurlijke reactie conform conceptbrief (kenmerk 02330000268040) op de aanbevelingen in het toezichtrapport informatiebeheer 2021-2023 Meerinzicht vast te stellen voor zover deze het Domein Sociaal van Meerinzicht raken; 4. Het bestuur van Meerinzicht te mandateren om namens het college de integrale bestuurlijke reactie op de aanbevelingen opgenomen in het toezichtrapport informatiebeheer 2021-2023 Meerinzicht te ondertekenen en vervolgens te verzenden aan het SNWV; 5. Afschriften van de brieven van het SNWV, de toezichtrapporten en bestuurlijke reacties aan te bieden aan de gemeenteraad en te verzenden aan het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Gelderland; 6. In te stemmen met de IBT-verantwoordingsinformatie over 2024 (kenmerk 02330000268271) en deze te versturen naar de provincie Gelderland en aan te bieden aan de gemeenteraad.

Eventuele opmerkingen (in te vullen door college) Vergadering

Datum 18 maart 2025

Besluit

Conform advies.

Nr. 18.

pagina

2 van 4

Inleiding Inleiding Op 12 november en op 16 december 2024 zijn de toezichtrapporten informatiebeheer 2021-2023 gemeente Ermelo en informatiebeheer 2021-2023 Meerinzicht ontvangen van het SNWV. Normaliter worden deze rapporten tweejaarlijks ontvangen, maar als gevolg van het lopende fusietraject van het SNWV is dit nu eenmalig afwijkend. De rapporten geven de stand van zaken weer met betrekking tot het uitgevoerde informatiebeheer. In de vorm van aanbevelingen wordt aangegeven welke acties van de gemeente worden verwacht om in control te komen op het informatiebeheer waarvoor het college bestuurlijk verantwoordelijk (zorgdrager) is. U ontvangt het rapport Meerinzicht aangezien de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer van de door de gemeente Ermelo gemandateerde taken aan Meerinzicht (Domein Sociaal) bij het college ligt. Voor het Domein Bedrijfsvoering van Meerinzicht zijn de taken gedelegeerd. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor deze aanbevelingen ligt daarom bij het bestuur van Meerinzicht. Toezichtrapport informatiebeheer Ermelo 2021-2023 Het toezichtrapport Ermelo laat over de periode 2021-2023 een verbetering zien ten opzichte van het voorgaande rapport. Er is nog sprake van een negatieve beoordeling op één onderdeel. Dit betreft Archief KPI 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot.

De constateringen in het rapport die leiden tot de negatieve beoordeling op dit onderdeel zijn: de archiefkluis Burgerzaken voldoet niet aan de eisen van de Archiefregeling, er is onvoldoende zicht op de applicaties waar informatiebeheertaken moeten/kunnen worden uitgevoerd en het ontbreekt aan een calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats en archiefruimten (zie ook aanbevelingen 6,8 en 9 in het toezichtrapport en de beantwoording hierop in de bestuurlijke reactie). Toezichtrapport Meerinzicht 2021-2023, domein Sociaal Het rapport beslaat de periode 2021-2023 en geeft daarmee, zeker gezien de ontwikkelingen vanaf 2023 en 2024, een gedateerd beeld. Het rapport laat op veel kritische prestatie indicatoren die betrekking hebben op het domein Sociaal nog een negatieve score zien. De algehele conclusie over 2021-2023 is dat het informatiebeheer bij dit domein nog niet op orde is. Ook binnen Meerinzicht is medio 2023 geconcludeerd dat onvoldoende vooruitgang was geboekt en maatregelen nodig waren om tot verbetering en versnelling te komen, zowel op de uitvoering als op de te behalen resultaten. Daarom is er medio 2023 voor gekozen om de onderliggende adviesrapporten tot verbetering van het informatiebeheer, waaronder die voor het domein Sociaal, vanaf 2024 programmatisch op te pakken.

Maandelijks vindt afstemmings- en voortgangsoverleg plaats waaraan vertegenwoordigers van beide archiefdiensten deelnemen. De in 2024 gerealiseerde verbeteringen zijn geen onderdeel van de algehele conclusie. Dit valt buiten de tijdsperiode waarover het rapport is opgesteld. Maar waar relevant zijn deze wel als (voet)noot in de rapportage opgenomen. IBT-verantwoording over 2024 Op basis van de verordening systematische informatieverstrekking dient jaarlijks voor 1 maart over het voorafgaande jaar verantwoordingsinformatie te worden aangeleverd aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie (IBT). Gezien de procedurele afwikkeling is de termijn van 1 maart niet haalbaar. Inmiddels is het IBT akkoord met het later aanleveren van de verantwoordingsinformatie (uiterlijk medio april). Beoogd effect Een bestuurlijk gedragen reactie te kunnen geven op de in de rapporten opgenomen aanbevelingen en om de streekarchivaris van het SNWV te kunnen informeren over de aanpak daarvan. Argumenten Argumenten 1.1 Het college is bestuurlijk verantwoordelijk (zorgdrager) voor het archiefbeheer van de gemeente. Door kennis te nemen van de aanbevelingen en de onderliggende onderbouwing kan aan de bestuurlijke

pagina

3 van 4

verantwoordelijkheid van de gemeente inhoud worden gegeven. 2.1 Het vaststellen van de bestuurlijke reactie op het toezichtrapport informatiebeheer 2021-2023 gemeente Ermelo door de zorgdrager komt tegemoet aan het verzoek van de streekarchivaris om een bestuurlijke reactie. Ook creëert het vaststellen van de bestuurlijke reactie een kader voor de aanpak van de gegeven aanbevelingen. 3.1 Het vaststellen van de bestuurlijke reactie op het toezichtrapport informatiebeheer 2021-2023 Meerinzicht (domein Sociaal) door de zorgdrager komt tegemoet aan het verzoek van de streekarchivaris om een bestuurlijke reactie. Ook creëert het vaststellen van de bestuurlijke reactie een kader voor de aanpak van de gegeven aanbevelingen. 4.1 In het toezichtsrapport MIZ zijn de aanbevelingen voor Domein Sociaal en Domein Bedrijfsvoering samengevoegd Vanuit het SNWV is één integraal toezichtrapport ontvangen over het informatiebeheer van Meerinzicht (Domein Bedrijfsvoering en Domein Sociaal). Het ligt dan ook in de lijn om met één bestuurlijke reactie te komen op de aanbevelingen. Vanuit die gedachte wordt vanuit Meerinzicht voorgesteld om het bestuur van Meerinzicht te mandateren om de bestuurlijke reactie te ondertekenen en vervolgens te versturen.

5.1 De gemeenteraad heeft een controlerende taak Vanuit haar controlerende taak op het uitgevoerde informatiebeheer waarvoor het college zorgdrager is, wordt de gemeenteraad hierover geïnformeerd door toezending van de brieven van de streekarchivaris van het SNWV met beide toezichtrapporten, inclusief de vastgestelde bestuurlijke reacties. 5.2 Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) voert horizontaal toezicht uit Vanuit de provincie oefent de Interbestuurlijk Toezicht (IBT) namens gedeputeerde staten toezicht uit conform het provinciaal Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2020-2023 dat met een jaar is verlengd. In dat kader wordt aan het IBT de toezichtinformatie verstrekt. 6.1 Het IBT vraagt jaarlijks verantwoordingsinformatie bij de gemeenten uit De provincie heeft in 2022 de verordening systematische toezichtinformatie vastgesteld. Op basis daarvan had over 2023 ook verantwoordinginformatie aangeleverd moeten worden. Onduidelijkheid over de verhouding tussen de uitgevoerde toezicht door de archivaris van het SNWV en de aanlevering van (deels identieke) verantwoordingsinformatie aan de provincie hebben geleid tot het niet aanleveren van deze informatie en een negatieve beoordelingsbrief (kenmerk 02330000268275) van de provincie over 2023. Deze brief heeft verder geen directe consequenties.

Bij het aanleveren van de verantwoordingsinformatie zal ook worden ingaan op de ontvangen brief over het jaar 2023. Financiële gevolgen en dekking Dit voorstel heeft geen directe financiële gevolgen. Bij het nader uitwerken van de aanbevelingen en mogelijke oplossingsrichtingen kan het zijn dat er financiële middelen nodig zijn. Indien nodig wordt dit ter besluitvorming aan uw college voorgelegd. Inkoop Er is geen sprake van inkoop van een product, dienst of werk Personele consequenties Er zijn geen directe personele/capaciteitsconsequenties.

pagina

4 van 4

Communicatie en participatie 1. De bestuurlijke reactie op de rapporten wordt verstuurd aan de streekarchivaris van het SNWV. 2. De IBT verantwoordingsinformatie over 2024 wordt digitaal verstuurd aan de provincie. 3. De IBT verantwoordingsinformatie m.b.t. de toezichtrapporten wordt digitaal verstuurd aan de provincie. Evaluatie Naast het eerder genoemde voortgangsoverleg binnen het programma Werken aan Dossiers, vindt ook twee keer per jaar het Strategisch Informatie Overleg plaats waarbij de archivarissen van beide archiefdiensten aansluiten. Hierbij wordt de opvolging van de aanbevelingen uit de toezichtrapportages gemonitord. Interne afstemming Er heeft interne afstemming plaatsgevonden met Bertil van Dijk, afdelingsmanager Belastingen, Gegevens en Juridische Zaken Meerinzicht. Voor de inhoudelijke beantwoording heeft interne afstemming plaatsgevonden met diverse organisatieonderdelen van Meerinzicht en de gemeente Ermelo. Bijlagen 1. Begeleidende brief (02330000246994/e240051743) met toezichtrapport Informatiebeheer Ermelo 2021-2023 (02330000246995/e240051744) 2. Begeleidende brief (02330000252554/e240057734) met toezichtrapport Informatiebeheer Meerinzicht 2021-2023 (02330000252555/e240057735) 3. Conceptbrief met bestuurlijke reactie op het toezichtrapport informatiebeheer 2021-2023 Ermelo (02330000268047/e250013689) 4.

Conceptbrief met bestuurlijke reactie op het toezichtrapport informatiebeheer 2021-2023 Meerinzicht (02330000268040/e250013682) 5. Beoordelingsbrief IBT Gelderland over 2023 (02330000268275/e250013929) 6. Verantwoordingsinformatie IBT over 2024 (02330000268271/e250013925)