Bestuurlijke reactie toezichtrapport informatiebeheer Ermelo 2021-2023

Streekarchivariaat Noordwest Veluwe Postbus 70 8080 AB ELBURG

Raadhuisplein 2 Postbus 500 3850 AM Ermelo t 0341 56 73 21 f 085 110 8515 e gemeente@ermelo.nl i www.ermelo.nl NL92 BNGH 0285 0024 49

1 april 2025 onderwerp Toezichtrapport Informatiebeheer Ermelo 2021-2023 uw ref. 2024.17 onze ref. 02330000268047 zaaknr. 02330000069263 behandeld door G.T. Lodeweges telefoon direct 085 1108 111 datum

Geachte heer/mevrouw, Op 12 november 2024 hebben wij het toezichtrapport informatiebeheer Ermelo 2021-2023 ontvangen. Hiervan hebben wij kennis genomen. Met deze brief ontvangt u de bestuurlijke reactie op de aanbevelingen opgenomen in het rapport. De bestuurlijke reactie komt later dan waarom u heeft verzocht in uw brief van 11 november 2024. Reden hiervoor is dat de toezichtsrapporten van Ermelo en Meerinzicht en de daarop geformuleerde bestuurlijke reacties een sterke samenhang hebben. Het voorbereidingstraject en de bestuurlijke afstemming hebben daardoor meer tijd genomen. In de beantwoording wordt gerefereerd aan het programma Werken aan Dossiers, voorheen businesscase genoemd, dat o.a. tot doel heeft om het informatiebeheer uitgevoerd door DIV Meerinzicht op een hoger niveau te brengen en opgelopen achterstanden op te pakken. Dit programma wordt binnen Meerinzicht uitgevoerd. Daarnaast wordt ook gerefereerd aan de Wet open overheid (Woo). De Woo heeft tot doel om de overheid transparanter te laten worden. De Woo bevat naast de verplichting tot het actief openbaar maken van documenten ook de verplichting om het informatiebeheer van overheidsorganen op orde te brengen. Reactie op de aanbevelingen

bijlage(n)

1.

Stel een beheerregeling informatiebeheer op grond van de geldende archiefverordening vast Deze aanbeveling wordt in 2025 opgevolgd, waarbij het model van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) wordt aangepast aan het platte organisatiemodel van de gemeente Ermelo. Status: In voorbereiding

2.

Zorg dat nog dit jaar wordt gestart met een Strategisch Informatieoverleg

Bestuurlijke reactie toezichtrapport Informatiebeheer Ermelo 2021-2023 02330000268047 pagina 2 van 5

onderwerp

onze ref.

Het SIO van de gemeenten en Meerinzicht is ingebed in het gezamenlijk SIO overleg van Meerinzicht. Vanaf 2024 heeft het SIO structureel vorm gekregen en is de afspraak gemaakt dat er 2 x per jaar overleg plaatsvindt. Status: Gereed 3.

Breng, in samenwerking met het SNWV en de aan deze gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten, de samenwerkingsverbanden in kaart en regel hiervoor het archiefbeheer. Deze aanbeveling is in samenwerking met het SNWV en deelnemende gemeenten en onder regie van het SNWV opgepakt. Er ligt een uitdaging om samenwerkingsverbanden met privaatrechtelijke organisaties te inventariseren. Zodra alle samenwerkingsverbanden in kaart zijn gebracht, wordt gekeken of er afspraken omtrent archiefbeheer gemaakt moeten worden. Planning eind 2025/ begin 2026 Status: In onderzoek/voorbereiding

4.

Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in met name het digitale archiefbeheer. De middelen voor het wegwerken van achterstanden in het archiefbeheer zijn door de gemeenten die samenwerken binnen Meerinzicht in 2022 toegekend op basis van twee adviesrapporten. De controle en waardering van afgesloten zaken wordt, voor zover deze vallen binnen de scope (2015-2020) van het programma Werken aan Dossiers, opgepakt. Daarnaast zijn twee oplossingen van de leverancier van het Document Management Systeem geïmplementeerd, die het waarderen van zaakdossier deels geautomatiseerd uitvoeren. Vanaf 2024 wordt in de lijn voorkomen dat achterstanden ontstaan. Status: Gereed In samenwerking tussen het programma Werken aan Dossiers en de lijn wordt bekeken hoe de achterstanden over de periode 2021-2023 worden opgepakt. Status: In voorbereiding/uitvoering Het organiseren en uitvoeren van vernietiging uit taakspecifieke applicaties heeft de aandacht binnen team DIV. De realiteit is dat financiële kaders en de arbeidsmarktsituatie effect hebben op het tempo waarop dit kan worden opgepakt. Procesmatige afspraken, techniek, inrichting van applicaties en wellicht ontbrekende functionaliteit van applicaties spelen bij dit vraagstuk ook een rol. Status: in voorbereiding/uitvoering

5.

Zorg voor inzicht in het vereiste opleidings-, werk- en denkniveaus van de verschillende functies en zet die af tegen de aanwezige niveaus. Binnen de uitvoering van het Programma WAD zijn we op dit moment bezig om inzicht te krijgen in de vereiste niveaus van de verschillende functies en die af te zetten tegen de aanwezige niveaus. Daarnaast beschikken wij vanuit het programma Werken aan Dossiers over een strategisch plan voor de kanteling van het team DIV van archiefbeheer naar informatiebeheer (2020). Status: In onderzoek/voorbereiding

6.

Geef uitvoering aan de brief van het SNWV van 29 maart 2024 inzake de bewaring van permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand. Door een medewerker van gebouwenbeheer wordt op dit onderzoek gedaan op welke manier uitvoering kan worden gegeven aan de ruimte voor bewaring van permanent te bewaren aktes

Bestuurlijke reactie toezichtrapport Informatiebeheer Ermelo 2021-2023 02330000268047 pagina 3 van 5

onderwerp

onze ref.

van de Burgerlijke Stand in Ermelo. Zodra hier meer over is te melden is, wordt de archiefinspectie geïnformeerd. Status: In onderzoek/voorbereiding 7.

Onderzoek op welke punten de archiefbewaarplaats niet (meer) voldoet aan de huidige regelgeving en neem zo nodig maatregelen. In samenspraak met de archiefdienst zal in 2025 met de vastgoedmanager en archiefinspecteur onderzoek worden gedaan om te komen tot een plan van aanpak. Hierbij wordt rekening gehouden met mogelijke centralisatie van de huisvesting van de archiefdienst. Status: In voorbereiding

8.

Zorg voor een overzicht van applicaties waarmee informatiebeheertaken, zoals vernietiging en overbrenging naar een e-Depot, moeten kunnen worden uitgevoerd. Vanuit de 7 minimale eisen van de Woo wordt onderzoek gedaan naar een allesomvattend informatiebeheerplan. Hierover worden in 2025 voorstellen gedaan richting de netwerkdirectie. Er wordt hierbij ook gekeken naar de mogelijkheden van de I-navigator om deze verder in te richten zodat de zaaktypecatalogus (ZTC) een volledig overzicht biedt van niet alleen de archiefbescheiden maar ook alle (taakspecifieke applicaties/kern) applicaties waarin de bescheiden zich bevinden. Status: In onderzoek/voorbereiding

9.

Stel een veiligheids-, calamiteiten- en ontruimingsplan op voor de archiefbewaarplaats. Voor de archiefbewaarplaats moet nog een calamiteiten- en een ontruimingsplan worden geschreven. Er is een afspraak uit het verleden dat dit vanuit het SNWV wordt opgepakt. Status: Nog te starten

10. Zorg voor een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau. Op dit moment is er geen kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau. Wel zijn er plannen om vanuit het programma Woo invulling te geven aan deze aanbeveling o.a. door het IBA (InformatieBeheer en Archivering) Framework (VHIC) in te gaan zetten. De plannen moeten nog worden vastgesteld. Een concrete planning hiervoor wordt voorbereid. Status: In onderzoek/voorbereiding 11. Zorg voor een actueel, compleet en samenhangend overzicht van in ieder geval de te bewaren archiefbescheiden. Vanuit de 7 minimale eisen van de Woo wordt onderzoek gedaan naar een allesomvattend informatiebeheerplan. Hierover worden in 2025 voorstellen gedaan richting de netwerkdirectie. Er wordt hierbij ook gekeken naar de mogelijkheden van de I-navigator om deze verder in te richten zodat de zaaktypecatalogus (ZTC) een volledig overzicht biedt van niet alleen de archiefbescheiden maar ook alle (taakspecifieke applicaties/kern) applicaties waarin de bescheiden zich bevinden. Status: In onderzoek/voorbereiding 12. Zorg voor een systematische klimaatcontrole in de archiefbewaarplaats. In overleg met de archiefdienst en de vastgoedmanager zal in 2025 onderzoek worden gedaan naar de klimaatcontrole binnen de archiefbewaarplaats van Ermelo. Status: in voorbereiding 13.

Stel een bewaarstrategie op ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden, waarin ook de verplichte en toegestane opslagformaten zijn vastgelegd.

Bestuurlijke reactie toezichtrapport Informatiebeheer Ermelo 2021-2023 02330000268047 pagina 4 van 5

onderwerp

onze ref.

De bewaarstrategie zal onderdeel zijn van het Informatiebeheerplan, opgepakt vanuit het programma Woo en zal eerst nog ambtelijk en bestuurlijk geaccordeerd moeten worden. Status: Nog te starten 14. Leg de functionele eisen voor wat betreft het gedrag van de archiefbescheiden in een (applicatie)overzicht vast. Dit wordt meegenomen als onderdeel van de bewaarstrategie (zie beantwoording bij aanbeveling 13). Status: Nog te starten 15. Voorkom dat er (langdurig te bewaren) documenten met een wachtwoord zijn beveiligd zonder dat ook dat wachtwoord is opgeslagen. Het is binnen het zaaksysteem Liber/Corsa niet toegestaan om langdurig documenten met een wachtwoord op te slaan. Mocht dit wel gebeuren dan wordt bij de omzetting van een document naar archiefformaat een foutmelding weergegeven. Wanneer dit wordt geconstateerd wordt er met de gebruiker contact opgenomen en vindt herstel plaats. Status: Gereed In andere (taakspecifieke) applicaties is dit momenteel bij het team Documentaire Informatievoorziening niet bekend. Dit wordt meegenomen bij het verdere onderzoek naar taakspecifieke applicaties waarin informatiebeheerstaken zijn opgenomen. Status: Nog te starten 16. Actualiseer het handboek vervanging. Het handboek vervanging voor Ermelo wordt in 2025/26 geactualiseerd. Status: Nog te starten 17. Zorg voor verklaringen van migraties indien deze hebben plaatsgevonden.

Als er sprake is van migratie wordt door Recordmanagement, onderdeel van het team Documentaire Informatievoorziening, in overleg met de afdeling Informatisering en Automatisering een verklaring van migratie opgesteld. Borging daarvan vindt plaats via de Change Advisory Board. Status: Gereed 18. Stel een hotspotmonitor vast voor het identificeren van hotspots. In 2025 wordt een begin gemaakt met de uitwerking van de hotspotmonitor voor de gemeente Ermelo. Dit gebeurt op basis van input vanuit onder andere de afdeling communicatie van de gemeente. Hierover zijn afspraken gemaakt in het SIO van december 2024. Status: Nog te starten 19. Ga voor de taakspecifieke applicaties aan het werk met de waardering en selectie en voer de vernietiging uit. Op dit moment wordt er, met uitzondering van Motion, niet gestructureerd vernietigd uit de taakspecifieke applicaties. Het gaat niet alleen om procesmatige afspraken, maar het gaat ook om techniek, inrichting van applicaties en wellicht ontbrekende functionaliteit van applicaties. Bij de aanschaf en vervanging van taakspecifieke applicaties worden vanuit RM daarom archieftechnische eisen gesteld. Status: In voorbereiding/uitvoering In het zaaksysteem/DMS worden de applicatienaam en het procesnummer van het procesrecord binnen de taakspecifieke applicatie, opgenomen als metadata bij de zaak in Liber