Bestuurlijke reactie Meerinzicht toezichtrapport informatiebeheer 2021-2023 aan SNWV

Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Postbus 70 8080 AB ELBURG

Datum verzending: Zaaknummer: Documentnummer: Uw kenmerk: Behandeld: Telefoon (direct): Onderwerp:

99990000043605 99990000218384 2024.18 B.A. Brons 085 1108 291 Toezichtrapport Informatiebeheer 2021-2023 Meerinzicht

Geachte heer/mevrouw, Op 12 november 2024 hebben wij het toezichtrapport informatiebeheer Meerinzicht 2021-2023 ontvangen. Hiervan hebben wij kennis genomen. Met deze brief ontvangt u de bestuurlijke reactie op alle aanbevelingen genoemd in het toezichtrapport. De colleges van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde hebben de bestuurlijke reactie op de aanbevelingen die het domein Sociaal van Meerinzicht raken vastgesteld en daarbij aan het bestuur van Meerinzicht mandaat verleend om de integrale reactie op het toezichtrapport te ondertekenen en aansluitend aan u te verzenden. Het rapport beslaat de periode 2021-2023 en geeft daarmee, zeker gezien de ontwikkelingen vanaf 2023 en 2024, een gedateerd beeld. Door Meerinzicht is medio 2023 al onderkend dat de inspanningen om het informatiebeheer op orde te brengen, over de periode waar het toezichtrapport gaat, onvoldoende resultaat hebben opgeleverd en dat maatregelen nodig zijn voor verbetering en versnelling op de te behalen resultaten. Om die reden is besloten om de onderliggende rapporten die zijn vastgesteld, voorheen bekend als “businesscase” om het informatiebeheer op orde te brengen, vanaf 2024 programmatisch op te pakken binnen het programma Werken aan Dossiers (WAD). Binnen dit programma vindt maandelijks afstemmings- en voortgangsoverleg plaats met vertegenwoordigers van beide betrokken archiefdiensten.

Meerinzicht is de

Meerinzicht Postbus 1201, 3840 BE Harderwijk

Gemeente Ermelo

T (0341) 567321

samenwerking van de

E contact@meerinzicht.nl

Gemeente Harderwijk

T (0341) 411911

gemeenten Ermelo,

I www.meerinzicht.nl

Gemeente Zeewolde

T (036) 5229522

Harderwijk en Zeewolde

De eerste resultaten zijn daardoor al gerealiseerd en andere zijn in voorbereiding. Binnen het programma is aandacht voor het uniformeren van werkprocessen rond het informatiebeheer, de doorontwikkeling van het team Documentaire informatievoorziening van Meerinzicht, het wegwerken van de achterstanden en het op orde brengen van de dossiervorming binnen het domein Sociaal. De Wet open overheid (Woo) heeft tot doel om de overheid transparanter te laten worden. De Woo bevat naast de verplichting tot het actief openbaar maken van documenten ook de verplichting om het informatiebeheer van overheidsorganen op orde te brengen. In de bestuurlijke reactie wordt, daar waar relevant, aan de Woo gerefereerd. Onderstaand vindt u onze reactie op de door u gedane aanbevelingen.

Reactie op aanbevelingen die het domein Bedrijfsvoering raken 1.

Zorg zo snel mogelijk na de inwerkingtreding van de nieuwe gemeenschappelijke regeling voor een beheerregeling informatiebeheer. Stel een beheerregeling informatiebeheer op grond van de geldende archiefverordening vast. Deze aanbeveling wordt in 2025 opgevolgd. Status: Nog te starten.

2.

Zorg dat nog dit jaar wordt gestart met een Strategisch Informatieoverleg. Het SIO van de gemeenten en Meerinzicht is inmiddels ingebed in het gezamenlijk SIO overleg van Meerinzicht. Vanaf 2024 heeft het SIO structureel vorm gekregen en vindt 2 x per jaar overleg plaats. Status: Gereed

3.

Breng de samenwerkingsverbanden, waarbij overheidstaken aan publieke en private partijen zijn uitbesteed in kaart en regel hiervoor het archiefbeheer. Deze aanbeveling is in samenwerking met het SNWV en deelnemende gemeenten en onder regie van het SNWV opgepakt. Er ligt een uitdaging om samenwerkingsverbanden met privaatrechtelijke organisaties te inventariseren. Zodra alle samenwerkingsverbanden in kaart zijn gebracht, wordt gekeken of er afspraken omtrent archiefbeheer gemaakt moeten worden. Planning eind 2025/ begin 2026. Status: In onderzoek/voorbereiding.

4.

Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in het archiefbeheer. De middelen voor het wegwerken van achterstanden in archiefbeheer zijn door de gemeenten in 2022toegekend op basis van twee adviesrapporten. De scope van het programma Werken aan Dossiers is gericht op de digitale achterstanden in de periode van 2015 (het ontstaan van Meerinzicht) tot en met 2020. Vanaf 2024 wordt in de lijn voorkomen dat achterstanden ontstaan. Status: Gereed. In samenwerking tussen het programma Werken aan Dossiers en de lijn wordt bekeken hoe de achterstanden over de periode 2021-2023 worden opgepakt. Status: In voorbereiding/uitvoering.

5.

Betrek de archiefdiensten in een vroeg stadium bij de uitvoering van de diverse plannen op het gebied van de verbetering van het informatiebeheer en het wegwerken van de achterstanden. Situatie 2023: Op verzoek van de directie Meerinzicht is het reguliere overleg tussen de

Pagina 2/8 Zaaknummer 99990000043605 / 99990000218384

archiefinspecties van beide archiefdiensten en Meerinzicht verlegd van operationeel niveau naar tactisch/strategisch niveau. De frequentie van het overleg is in gezamenlijk overleg vastgesteld op 1x per kwartaal. Situatie 2024: Bij de start van fase 2 van programma WAD is bij het regulier/tactisch overleg tussen de archiefinspectie en Meerinzicht de programmamanager en de strategisch adviseur aangesloten. De frequentie van het overleg is in gezamenlijk overleg veranderd naar 1x per maand. Status: Gereed. 6.

Zorg voor inzicht in de vereiste opleidings-, werk- en denkniveaus van de verschillende functies en zet die af tegen de aanwezige niveaus. Binnen de uitvoering van het Programma WAD zijn we op dit moment bezig om inzicht te krijgen in de vereiste niveaus van de verschillende functies en die af te zetten tegen de aanwezige niveaus. Daarnaast beschikken wij vanuit het programma Werken aan Dossiers over een strategisch plan voor de kanteling van het team DIV van archiefbeheer naar informatiebeheer (2020). Status: In onderzoek/voorbereiding.

8.

Onderzoek samen met de gemeente Ermelo op welke punten de archiefbewaarplaats van de gemeente Ermelo niet (meer) voldoet aan de huidige regelgeving en neem zo nodig maatregelen. De archiefbewaarplaats van de gemeente Ermelo is ook de archiefbewaarplaats van Meerinzicht. In samenspraak met de archiefdienst zal in 2025 met de vastgoedmanager en archiefinspecteur onderzoek worden gedaan om te komen tot een plan van aanpak. Hierbij wordt rekening gehouden met mogelijke centralisatie van de huisvesting van de archiefdienst. Status: Nog te starten.

9.

Zorg voor een kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau. Op dit moment is er geen kwaliteitssysteem op strategisch en tactisch niveau. Wel zijn er plannen om vanuit het programma WOO invulling te geven aan deze aanbeveling o.a. om het IBA (InformatieBeheer en Archivering) Framework in te gaan zetten. De plannen moeten nog worden vastgesteld. Een concrete planning hiervoor wordt voorbereid. Status: In onderzoek/voorbereiding

11. Zorg voor een actueel, compleet en samenhangend overzicht van in ieder geval de te bewaren Archiefbescheiden. Vanuit de 7 minimale eisen van de WOO wordt onderzoek gedaan naar een allesomvattend informatiebeheerplan. Hierover worden in 2025 voorstellen gedaan richting de netwerkdirectie. Er wordt hierbij ook gekeken naar de mogelijkheden van de I-navigator om deze verder in te richten zodat de zaaktypecatalogus (ZTC) een volledig overzicht biedt van niet alleen de archiefbescheiden maar ook alle (taakspecifieke applicaties/kern) applicaties waarin de bescheiden zich bevinden. Status: In onderzoek/voorbereiding. 12. Zorg voor vastlegging van metagegevens in, in ieder geval de belasting- en cliëntenapplicatie, waardoor zicht is op de authenticiteit en context van de archiefbescheiden. Vastlegging van de metagegevens wordt onderzocht en nader ingevuld zodra de werkprocessen zijn ingericht en gekoppeld aan de i-navigator. Planning is om hiermee in 2025 een start te maken. Voor de cliëntenapplicatie voor Domein Sociaal, zal dit met name in fase 2 en 3 (periode 2025-2026) van het programma Werken aan Dossiers plaatsvinden. Status: Nog te starten.

Pagina 3/8 Zaaknummer 99990000043605 / 99990000218384

13. Stel een bewaarstrategie op ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden, waarin ook de verplichte en toegestane opslagformaten zijn vastgelegd. De bewaarstrategie zal onderdeel zijn van het Informatiebeheerplan, opgepakt vanuit het programma WOO en zal eerst nog ambtelijk en bestuurlijk geaccordeerd moeten worden. Status: Nog te starten. 14. Leg de functionele eisen voor wat betreft het gedrag van deze archiefbescheiden in een (applicatie)overzicht vast. Dit wordt meegenomen als onderdeel van de bewaarstrategie (zie beantwoording bij aanbeveling 13). Status: Nog te starten. 15. Voorkom dat er (langdurig te bewaren) documenten met een wachtwoord zijn beveiligd zonder dat ook dat wachtwoord is opgeslagen. Het is binnen het zaaksysteem Liber/Corsa niet toegestaan om langdurig documenten met een wachtwoord op te slaan. Mocht dit wel gebeuren dan wordt bij de omzetting van een document naar archiefformaat een foutmelding weergegeven. Wanneer dit wordt geconstateerd wordt er met de gebruiker contact opgenomen en vindt herstel plaats. Status: Gereed. In andere (taakspecifieke) applicaties is dit momenteel bij het team Documentaire Informatievoorziening niet bekend. Dit wordt meegenomen bij het verdere onderzoek naar taakspecifieke applicaties waarin informatiebeheerstaken zijn opgenomen. Status: Nog te starten. 16. Actualiseer het huidige handboek vervanging.

Het huidige handboek vervanging voor Meerinzicht domein Bedrijfsvoering wordt in 2025 geactualiseerd. Status: Nog te starten. 18. Zorg voor verklaringen van migraties indien deze hebben plaatsgevonden. Als er sprake is van migratie wordt door Recordmanagement, onderdeel van het team Documentaire Informatievoorziening, in overleg met de afdeling Informatisering en Automatisering een verklaring van migratie opgesteld. Borging daarvan vindt plaats via de Change Advisory Board. Status: Gereed. 19. Ga voor de belasting- en cliëntenapplicatie aan het werk met de waardering en selectie en voer de vernietiging uit. Op dit moment wordt er, met uitzondering van Motion, niet gestructureerd vernietigd uit de taakspecifieke applicaties. Het gaat niet alleen om procesmatige afspraken, maar het gaat ook om techniek, inrichting van applicaties en wellicht ontbrekende functionaliteit van applicaties. Bij de aanschaf en vervanging van taakspecifieke applicaties worden vanuit RM daarom archieftechnische eisen gesteld. In het zaaksysteem/DMS worden de applicatienaam en het procesnummer van het procesrecord binnen de taakspecifieke applicatie, opgenomen als metadata bij de zaak in Liber en wordt uiteindelijk op het zaakdossier geplaatst. Op deze wijze is inzichtelijk wanneer uit welke taakspecifieke applicatie informatie vernietigd moet worden.

Pagina 4/8 Zaaknummer 99990000043605 / 99990000218384

Status: Gereed. De belastingapplicatie dient nog nader te worden onderzocht op privacy gevoelige informatie en overige documenten. Voor de cliëntenapplicatie bij Domein Sociaal wordt verwezen naar het programma Werken aan Dossiers. De cliëntenapplicatie Suite voor Domein Sociaal kan op dit moment nog niet aan de eisen voldoen. Dit zal in fase 3 van het project WAD worden opgepakt waarbij een koppeling wordt gelegd met het zaaksysteem Liber en DMS Corsa (zie ook de beantwoording van aanbeveling 7). Of er uit de applicatie vernietigd kan worden zal dan worden onderzocht. Status: Nog te starten. 20. Borg dat ook e-mailberichten volgens de geldende bewaartermijnen toegankelijk zijn. Tijdelijk beleid wordt opgezet vanuit programma WOO voor de sleutelfunctionarissen met eerste stappen richting de Capstone-methodiek. Beleid opstellen, vaststellen, uitdragen en implementeren gereed medio 2025. Daarnaast wordt continue aandacht geschonken aan het feit dat ambtenaren zelf relevante e-mails op moeten slaan in het daartoe behorende systeem, vaak Liber. Status: In onderzoek/voorbereiding.

Reactie op aanbevelingen die het domein Sociaal raken 4.

Zorg voor voldoende middelen voor het wegwerken van de achterstanden in het archiefbeheer. De middelen voor het wegwerken van achterstanden in archiefbeheer zijn door de gemeenten in 2022 toegekend op basis van twee adviesrapporten. De scope van het programma Werken aan Dossiers is gericht op de digitale achterstanden in de periode van 2015 (het ontstaan van Meerinzicht) tot en met 2020. Vanaf 2024 wordt in de lijn voorkomen dat achterstanden ontstaan. Status: Gereed. In samenwerking tussen het programma Werken aan Dossiers en de lijn wordt bekeken hoe de achterstanden over de periode 2021-2023 worden opgepakt. Status: In voorbereiding/uitvoering.

5.

Betrek de archiefdiensten in een vroeg stadium bij de uitvoering van de diverse plannen op het gebied van de verbetering van het informatiebeheer en het wegwerken van de achterstanden. Situatie 2023: Op verzoek van de directie is het reguliere overleg tussen de archiefinspectie en Meerinzicht verlegd van operationeel niveau naar tactisch/strategisch niveau. De frequentie van het overleg is in gezamenlijk overleg vastgesteld op 1x per kwartaal. Situatie 2024: Bij de start van fase 2 van programma WAD is bij het regulier/tactisch overleg tussen de archiefinspectie en Meerinzicht de programmamanager en de strategisch adviseur aangesloten. De frequentie van het overleg is in gezamenlijk overleg veranderd naar 1x per maand. Status: Gereed.

7.

Geef hoge prioriteit aan het inrichten van een goedgekeurd archiefsysteem voor archiefbescheiden in het sociaal domein. Situatie 2023: Op basis van het adviesrapport is in 2022 besloten voor dossiervorming in de Suite, archivering achteraf (adviesrapport domein sociaal digitaal). Op basis van dit rapport zijn middelen door de gemeenten beschikbaar gesteld. Voor deze oplossing is gekozen om zo snel mogelijk de

Pagina 5/8 Zaaknummer 99990000043605 / 99990000218384

dossiervorming op orde te krijgen en dan vervolgens de dossiers archiefwaardig op te slaan (fase 3). De archiefinspectie is bij het opstellen van de adviesrapporten en de besluitvorming geïnformeerd en wordt periodiek op de hoogte gehouden van de voortgang. Situatie 2024: Een goedgekeurd archiefsysteem kent 2 aspecten: dossiervorming in geordende en toegankelijke staat; archivering in een goedgekeurd archiefsysteem. Zoals opgenomen in de adviesrapporten en besproken met de inspectie realiseert het programma WAD in fase 2 het eerste aspect. Na afronding van “dossiervorming op orde” volgt in fase 3 van programma WAD de archivering in een goedgekeurd archiefsysteem. Fase 3 wordt in fase 2 voorbereid, daarover wordt de archiefinspectie in het maandelijks tactisch overleg geïnformeerd. Status: In onderzoek/voorbereiding. 10. Implementeer zo snel mogelijk kwaliteitscontroles op het informatiebeheer binnen het Domein Sociaal. Situatie 2023: Het informatiebeheer DIV voor het domein sociaal is nog niet ingericht. Kwaliteitscontroles op het informatiebeheer zijn dan ook niet mogelijk. Situatie 2024: Het programma Werken aan Dossiers is in mei 2024 gestart met het op orde brengen van de dossiervorming. Het inrichten van de kwaliteitscontrole is integraal onderdeel van deze stap.

Daarnaast wordt vanuit het project WOO een kwaliteitssysteem opgezet waarbij domein Sociaal te zijner tijd ook op moet aansluiten. Status: In onderzoek/voorbereiding. 12. Zorg voor vastlegging van metagegevens in, in ieder geval de belasting- en cliëntenapplicatie, waardoor zicht is op de authenticiteit en context van de archiefbescheiden. Vastlegging van de metagegevens wordt onderzocht en nader ingevuld zodra de werkprocessen zijn ingericht en gekoppeld aan de i-Navigator. Planning is om hiermee in 2025 een start te maken. Voor de client applicatie voor Domein Sociaal, zal dit met name in fase 2 en 3 (periode 2025-2026) van het programma Werken aan Dossiers plaatsvinden. Status: Nog te starten. 13. Stel een bewaarstrategie op ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden, waarin ook de verplichte en toegestane opslagformaten zijn vastgelegd. De bewaarstrategie zal onderdeel zijn van het Informatiebeheerplan opgepakt vanuit het programma WOO en zal eerst nog ambtelijk en bestuurlijk geaccordeerd moeten worden. Status: Nog te starten. 14. Leg de functionele eisen voor wat betreft het gedrag van deze archiefbescheiden in een (applicatie)overzicht vast. Dit wordt meegenomen als onderdeel van de bewaarstrategie (zie beantwoording bij aanbeveling 13). Status: Nog te starten. 15.

Voorkom dat er (langdurig te bewaren) documenten met een wachtwoord zijn beveiligd zonder dat ook dat wachtwoord is opgeslagen. Het is binnen het zaaksysteem Liber/Corsa niet toegestaan om langdurig documenten met een wachtwoord op te slaan. Mocht dit wel gebeuren dan wordt bij de omzetting van een document naar

Pagina 6/8 Zaaknummer 99990000043605 / 99990000218384

archiefformaat een foutmelding weergegeven. Wanneer dit wordt geconstateerd wordt er met de gebruiker contact opgenomen en vindt herstel plaats. Status: Gereed. In andere (taakspecifieke) applicaties is dit momenteel bij DIV/RM niet bekend. Dit zal verder worden meegenomen bij het verdere onderzoek naar taakspecifieke applicaties waarin beheerstaken zijn opgenomen. Status: Nog te starten. 17. Zorg, in combinatie met het inrichten van een goedgekeurd archiefsysteem (aanbeveling 7), voor vervanging. Het handboek routinematig vervanging voor Meerinzicht Domein Sociaal is naar verwachting in Q2 2025 gereed. Status: In onderzoek/voorbereiding. 19. Ga voor de belasting- en cliëntenapplicatie aan het werk met de waardering en selectie en voer de vernietiging uit. Op dit moment wordt er, met uitzondering van Motion, niet gestructureerd vernietigd uit de taakspecifieke applicaties. Het gaat niet alleen om procesmatige afspraken, maar het gaat ook om techniek, inrichting van applicaties en wellicht ontbrekende functionaliteit van applicaties. Bij de aanschaf en vervanging van taakspecifieke applicaties worden vanuit RM daarom archieftechnische eisen gesteld. In het zaaksysteem/DMS worden de applicatienaam en het procesnummer van het procesrecord binnen de taakspecifieke applicatie, opgenomen als metadata bij de zaak in Liber en wordt uiteindelijk op het zaakdossier geplaatst.

Status: Gereed. De belastingapplicatie dient nog nader te worden onderzocht op privacy gevoelige informatie en overige documenten. Voor de cliëntenapplicatie bij Domein Sociaal wordt verwezen naar het programma Werken aan Dossiers. De cliëntenapplicatie Suite voor Domein Sociaal kan op dit moment nog niet aan de eisen voldoen. Dit zal in fase 3 van het project WAD worden opgepakt waarbij een koppeling wordt gelegd met het zaaksysteem Liber en DMS Corsa (zie ook de beantwoording van aanbeveling 7). Of er uit de applicatie vernietigd kan worden zal dan worden onderzocht. Status: In onderzoek/voorbereiding. 20. Borg dat ook e-mailberichten volgens de geldende bewaartermijnen toegankelijk zijn. (DB en DS) Tijdelijk beleid wordt opgezet vanuit programma WOO voor de sleutelfunctionarissen met eerste stappen richting de Capstone-methodiek. Beleid opstellen, vaststellen, uitdragen en implementeren gereed medio 2025. Daarnaast wordt continue aandacht geschonken aan het feit dat ambtenaren zelf relevante e-mails op moeten slaan in het daartoe behorende systeem, vaak Liber. Status: In onderzoek/voorbereiding.

Pagina 7/8 Zaaknummer 99990000043605 / 99990000218384

Gezien de ontwikkelingen en de inspanningen in de afgelopen periode hebben wij er vertrouwen in dat we goed onderweg zijn en daarmee het informatiebeheer verder op orde te krijgen. Met vriendelijke groet, Bestuur Meerinzicht, secretaris,

voorzitter,

F.H.W. de Jong

S. Scheffer

Pagina 8/8 Zaaknummer 99990000043605 / 99990000218384