Begroting NoVA 2026-2029 e250062341 (geanonimiseerd)
Tekst van het document
VA
Besluit bestuur
NoVA
noord-veluws
archief Zaaknummer Auteur
Rudolf Bosch
Adere
Vaststelling Begroting
Het
(geanonimiseerd)
bestuur
van
de
NoVA 2026-2029
bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief,
gelet op: artikel 19 lid 1 van de
Gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief,
besluit: de
bijgevoegde Begroting Noord-Veluws Archief
Aldus
besloten
in de
vergadering van het bestuur bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief
Blom
C.W.J. i
(geanonimise rd)
2026-2029
van
de
van
5
vast
te
september
stellen.
2025.
dr. R.A.A. Bosch Secretaris
(geanonimiseerd)
Dop
VA noord-veluws archief
Programmabegroting 2026
€)
2025
| Definitief
ON |
Inhoudsopgave Aanbiedingsbrief
ON
Inleiding 1.1 Leeswijzer
A
1.
INU
U
1.2 Kaders
1.3 Deelnemende 1.4
2.
3.
Samenstelling
Gemeenten bestuur
Programmaplan 2.1 Missie, visie, doelstelling
en
taken
WO
doen?
2.2 Wat
gaan
we
2.3 Wat
mag
het kosten?
16
Paragrafen 31 Weerstandsvermogen 35.2 Financiering 35.3 Bedrijfsvoering
17
4. Financiële 4.1 Overzicht
ervoor
risicobeheersing
en
18
18
begroting Baten
en
21 Lasten
de lasten
(per uitgavencategorie)
4.2
Toelichting
4.5
Baten
4.4
Bijdragen Gemeenschappelijke Regelingen Uiteenzetting financiële positie Geprognosticeerde begin- en eindbalans Reserves en voorzieningen
4.5
4.6 4.7
op
17
per gemeente
21 23
28 28 29 50 50
Aanbiedingsbrief (NoVA) is hét duurzame collectieve geheugen van de regio. We zetten onze middelen, kennis en expertise in om de duurzame toegankelijkheid van onze collecties te waarborgen en hun maatschappelijke meerwaarde te vergroten door meervoudig (her)gebruik van informatie door uiteenlopende gebruikers te stimuleren. Het
Noord-Veluws
NoVA
de
is de nieuwe
samenwerking
Archief
archiefdienst tussen
voor
de
Noord-Veluwe, die in 2025 is ontstaan vanuit
het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe
(SNWV)
en
het
Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (SEHH). De deelnemende gemeenten in deze nieuwe archiefdienst zijn zich ervan bewust dat een robuuste, toekomstgerichte archiefdienst
cruciaal
is voor het duurzaam
toegankelijk maken én houden
van
betrouwbare
(overheids)informatie. Door samen te werken worden kennis en expertise gedeeld en worden schaalvoordelen benut. Zodoende kan NoVA als professionele kennispartner optreden in de gehele informatieketen, van de creatie van informatieobjecten tot het (her)gebruik ervan door burgers, bedrijven en (ambtelijke) organisaties in de context van uitvoering van publieke taken en (historisch) onderzoek. Het archief-
beweging. Digitalisering van de samenleving, en dus ook van de werkprocessen bij de gemeentelijke overheid, brengt nieuwe en complexe vraagstukken over de duurzame toegankelijkheid van informatie met zich mee. De nieuwe Archiefwet, die naar alle waarschijnlijkheid per 1 juli 2026 in werking zal treden, resulteert erin dat informatie sneller aan de archiefdienst moet worden overgebracht en daarmee openbaar wordt. Dit vraagt om aanvullende expertises: op het vlak van informatiemanagement en veiligheid, actieve openbaarheid (Woo), privacy (AVG), auteursrechten en digitale duurzaamheid, om de ‘data-vloedgolf' die op ons afrolt te kunnen beheersen. Het vergt bovendien een herpositionering van de archiefdienst in het informatieproces én als maatschappelijke nutsvoorziening, waarin meer en meer de gebruiker centraal komt te staan. Deze ontwikkelingen vergen een wendbare, innovatieve en toekomstgerichte archiefdienst. en
informatiebeheer
is volop in
Tegelijkertijd is deze ontwerpbegroting
periode waarin de financiële positie ‘ravijnjaar' stelt ook onze GRpartners voor moeilijke en soms pijnlijke keuzes om hun begroting in meerjarig perspectief sluitend te krijgen. NoVA heeft bij het opstellen van de voorliggende ontwerpbegroting met deze sombere financiële realiteit zoveel mogelijk rekening proberen te houden door de gehele begroting kritisch tegen het licht te houden. Daarom is in de begroting voor 2026 geen nieuw beleid opgevoerd en hebben we getracht om de financiële impact van de autonome ontwikkeling voor 2026 zoveel mogelijk te dempen, zonder dat daarbij de uitvoering van wettelijke taken en de van
uitvoering
de gemeenten
van
zwaar
de doelstelling
en
ontstaan
in een
onder
druk staat. Het
taken
zoals verwoord
in de GR
BVO
NoVA
in
het
gedrang komen. Binnen dit sobere kader zal NoVA zich in 2026 maximaal inzetten duurzame toegankelijkheid van informatie te blijven waarborgen!
om
dr. Rudolf Bosch
(beoogd)
directeur-archivaris
van
het
Noord-Veluws
Archief
1.
Inleiding
ligt de ontwerp-programmabegroting voor 2026 van de gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief (GR NoVA). Deze ontwerpbegroting is opgesteld op basis van art. 19 van de gemeenschappelijke regeling GR NoVA. Deze ontwerpbegroting is gekoppeld aan de doelstelling en taken zoals deze in de GR NoVA zijn verwoord (zie hieronder, paragraaf 2.1) en de strategische visie van NoVA. Middels deze begroting stelt het bestuur van NoVA (i.o) de financiële kaders vast waarbinnen NoVA in 2026 haar taken ten behoeve Voor
u
haar GR-partners binnen de taakvelden Collectiebeheer, Advies & toezicht Dienstverlening kan uitvoeren. Deze vloeien grotendeels voort uit de
van
en
archiefwettelijke taken zoals vastgelegd in de Archiefwet 1995. ontwerp-programmabegroting voor het boekjaar 2026 en de meerjarenraming 2027-2029 zal het reguliere traject en tijdpad worden doorlopen zoals vastgelegd in de GR NoVA en de financiële verordening NoVA, gebaseerd op de daarvoor geldende bepalingen zoals vastgelegd in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Op grond van artikel 3, lid 2 van de financiële verordening NoVA dient het bestuur de ontwerpbegroting voor 30 april toe te zenden aan de raden van de deelnemende gemeenten. Vanwege de ambtelijke druk rondom de oprichting van NoVA en de onmogelijkheid om vanwege de bestuurlijke druk het bestuur van NoVA (io) vóór15 mei bijeen te laten komen om de ontwerpbegroting te kunnen vaststellen is de toezending van deze ontwerpbegroting aan uw raden twee weken vertraagd. Voor de aankomende jaren wordt op basis van een lange termijnagenda voor de P&Ccyclus een reguliere, meerjarige vergadercyclus ingepland, waarmee het besluitvormingsproces conform de geldende termijnen kan worden doorlopen.
Voor
de
vastgelegd in artikel 19, lid 1 van de GR NoVA dient de begroting uiterlijk 1 september door het bestuur van NoVA te worden vastgesteld, om vervolgens vóór 15 september aan het college van Gedeputeerde Staten van Gelderland te worden gezonden. Zoals
ontwerpbegroting NoVA 2026 aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten voor een periode van twaalf weken aangeboden om eventuele zienswijzen op de ontwerpbegroting in te kunnen brengen. Na verwerking van de zienswijzen stelt het bestuur deze begroting formeel vast. Met het goedkeuren van de begroting worden de baten en lasten door het bestuur geautoriseerd. Deze begroting vormt het financiële kader waarbinnen NoVA Op grond
haar taken
van
kan
artikel 19, lid 2 van de GR
uitvoeren
ten
dienste
NoVA
van
wordt
de
haar GR-partners.
1.1
Leeswijzer
In
hoofdstuk 1 (paragraaf 1.2) schetsen
ontwerpbegroting de beleidsbegroting.
NoVA
2026
is
we
voor
opgesteld.
de kaders waarbinnen
hoofdstukken 2
hoofdstuk 2 wordt
naast
de missie
en
en
3 vindt
deze
vervolgens doelstellingen en de taken van NoVA het (paragraaf 2.1) programmaplan gepresenteerd. In hoofdstuk 3 zal worden ingegaan op de vanuit wet- en regelgeving (BBV) verplicht gestelde paragrafen. In hoofdstuk 4 vindt u vervolgens de financiële begroting, met achtereenvolgens het overzicht van de lasten en de baten en de toelichting op de ontwikkeling per lasten- en batencategorie. In
In
u
u
visie, de
1.2 Kaders De
begroting
2026
is
opgesteld op basis van onderstaande financiële- en Uitgangspunten zijn de doelstelling en taken zoals deze in artikel 3 en 4 van de GR NoVA zijn vastgelegd. Deze doelstelling en respectievelijk taken zijn vervolgens vertaald in een producten- en dienstencatalogus en een strategische visie voor de periode 2025-2029. De strategische visie NoVA 2025-2029 borduurt in grote lijnen voort op het meerjarenbeleidsplan 2021-2024, getiteld ‘De basis op orde' van de rechtsvoorganger, het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe, maar kent enkele accentverschuivingen daar waar het aankomt op duurzame en de organisatie van NoVA. toegankelijkheid beleidskaders.
Deze
nieuwe
strategische visie moet door het bestuur in haar eerste vergadering (begin juli 2025) formeel worden vastgesteld. Ook de financiële verordening, het directiereglement en de producten- en dienstencatalogus van het NoVA moeten conform de GR-tekst in de eerste bestuursvergadering nog formeel worden vastgesteld, maar zijn in hun conceptversies in het voorgaande politiek-bestuurlijke besluitvormingsproces al zodanig behandeld, dat ze bij het opstellen van deze ontwerpbegroting alvast als uitgangspunt zijn gehanteerd. toegevoegd is het normen rechtmatigheid. Daaraan
1.2.1 beleidskaders Deze e e
e
e
e
en
het
normen-
en
toetsingskader
en
voor
de
toetsing
van
toetsingskader rechtmatigheid
begroting is opgesteld op basis van de volgende beleidskaders: gemeenschappelijke regeling NoVA 2025 financiële verordening NoVA 2025 directiereglement NoVA 2025 producten- en dienstencatalogus NoVA 2025 strategische visie NoVA 2025-2029.
de
En e
gebaseerd op landelijke en Europese wet- en regelgeving, waaronder: Wet gemeenschappelijke regelingen 2022 (Wgr)
e
Archiefwet 1995
e
Gemeentewet
e
Ambtenarenwet
e
CAO
e
Sociale
e
Europese
SGO
verzekeringswetten en nationale aanbestedingsregels Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Wet open overheid (Woo) Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV)
e
e
e
Besluit accountantscontrole
e
overheden.
decentrale
1.2.2. BTW Het
Noord-Veluws Archief is
btw
belast. De
betaalde
btw-plichtig.
De
bijdragen
btw kan door de deelnemende
gemeente worden gemeenten via de
per
met
21%
zogenaamde compensabele btw worden verhaald. 1.3 Deelnemende
gemeenten
bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief (NoVA) is een gemeenschappelijke regeling (GR), waarin de volgende gemeenten, conform artikel 1, vierde lid en artikel 8, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna genoemd: de Wgr), samenwerken om op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier gezamenlijk de taken die hen zijn opgedragen krachtens de Archiefwet 1995 uit te kunnen voeren. Onze GR-partners per 1 juli 2025 zijn: De
e
Gemeente
Elburg
e
Gemeente
Epe
e
Gemeente
Ermelo
e
Gemeente
Harderwijk
e
Gemeente
Hattem
e
Gemeente
Heerde
e
Gemeente
Nunspeet
e
Gemeente
Oldebroek
1.4
Samenstelling
Het
bestuur
van
NoVA
de
colleges
van
B&W
bestuur wordt
samengesteld conform artikel
6
van
de GR
de deelnemende
NoVA.
Vanuit één
portefeuillehouder plaats
gemeenten neemt per gemeente in het bestuur. De directeur van NoVA fungeert conform
artikel 14, lid 4 van de GR
NoVA
Per 1 juli 2025
is het
e
Jan
Nathan
e
Gert
van
e
Hans
van
e
Wilco
Mazier
e
Marleen
e
van
bestuur als
Rozendaal
den
Berg
Daalen
Sanderse
als secretaris
van
het bestuur.
volgt samengesteld: Burgemeester gemeente Wethouder
gemeente
Elburg
Epe
Burgemeester gemeente Ermelo Wethouder
gemeente
Harderwijk
Burgemeester gemeente
Hattem
Olaf Prinsen
Burgemeester gemeente
Heerde
e
Céline Blom
Burgemeester gemeente
Nunspeet
e
Ben
e
Rudolf Bosch
Engberts
Wethouder
gemeente Oldebroek
Directeur NoVA
(Secretaris)
2.
Programmaplan
2.1
Missie, visie, doelstelling
taken
en
2.1.1 Missie Het
Noord-Veluws Archief
archiefdienst de
(NoVA) is een professionele, transparante en ambitieuze kennispartner die geldt als het duurzame, collectieve geheugen van
en
regio.
NoVA
is hét
expertisecentrum om betrouwbare informatie uit de regio zowel fysiek als digitaal duurzaam toegankelijk te maken, te beheren en te behouden en beschikbaar te stellen aan onze gebruikers. optimaal —
—
21.2 Visie NoVA
zorgt
dienste
van
betrouwbare
voor
de
samenleving.
informatie We
rechtszekerheid
transparantie, regio Noord-Veluwe. 21.5 De
en
en
maakt die duurzaam
zichtbaar
ten
zijn dé herkenbare erfgoedpartner die bijdraagt aan kennisdeling over het heden en verleden van de
Doelstelling doelstelling
deelnemende
a) b)
Het
het Noord-Veluws Archief is in het
van
gemeenten
uitvoeren
van
Het vervullen
van
zoals bedoeld
het
bepaalde
in artikel 2, derde lid,
van
van
de
de GR
NoVA:
in de Archiefwet 1995;
regionaal kennis- en informatiecentrum op gebied regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een brede collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een actieve wijze dienstbaar maken voor het publiek, een en ander binnen de taken het
van
de functie
grondgebied
de lokale
die krachtens artikel 4
van
en
van
de GR
aan
het Noord-Veluws Archief zijn
opgedragen. 2.1.4 Taken Het Noord-Veluws
a)
het beheer
Archief heeft, conform artikel 4 van de GR NoVA, tot taken: de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden
van
deelnemers, zoals nader omschreven
van
de
in de Archiefwet 1995;
b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) het beheer van de door de colleges aangewezen archiefbewaarplaats, conform de bepalingen van een daartoe met de betreffende gemeenten te sluiten gebruiksovereenkomst; d) het beheer van eventuele door derden, anders dan de deelnemers, overgedragen particuliere archieven, die reeds geacquireerd zijn en in de toekomst op basis van het vastgestelde acquisitieplan verworven zullen worden; e) het beschikbaar stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden; U
f) het uitvoeren van het door de individuele deelnemers gewenste beleid op gemeentelijk niveau, gerelateerd aan het onder artikel 3, lid b geformuleerde doel.
2.2 Wat
gaan
we
doen?
ervoor
voorgaande missie, doelstelling en taken vloeit een breed takenpakket voort. Daarmee geven we invulling aan de wettelijke taken zoals deze door de Archiefwet B&W als zorgdrager zijn opgedragen én de maatschappelijke aan de colleges van taken die voortvloeien uit gewenst beleid op lokaal niveau. De daaraan gekoppelde producten- en dienstencatalogus van NoVA vormt de basis voor de inrichting van de verschillende werkprocessen waarmee we uitvoering geven aan onze doelstelling en Uit de
taken.
takenpakket van de archiefdienst NoVA valt uiteen in drie taakvelden, die gerelateerd zijn aan de drie wettelijke kerntaken van het archief: Het
brede
e
Advies & toezicht
e
Collectiebeheer
e
Dienstverlening.
In onderstaande NoVA
overzicht worden
vanuit de GR-tekst
dienstencatalogus Taakvelden
van
deze drie kerntaken
krijgt toebedeeld
en
gerelateerd
de processen
uit de
&
de taken die
producten-
en
NoVA.
/
Taken
(conform
art.
4
Producten-
GR)
en
dienstencatalogus
programma's Adwies
aan
toezicht
„
Toezicht
niet.
op
overgebrachte
Toezicht
„
archieven *
houden
op
archiefbeheer
overheid
Overbsenging
en
vernietiging «
Collectiebeheer
s
Beheer
archieven
s
*
Beheer
archiefbewaarplaats
…
es
Beheer
en
…
acquisitie
Advisering Overlegstructuren
*
partscukere
archieven
Beschikbaar
stellen
Verwerven
Fysiek beheren Toegankelijk maken beschikbaar
van
e
archieven
*
en
stellen
Digitalisering e-Depot
|
Dienstverlening
*
Beschikbaar
stellen van
archieven s
Functioneren kennis-
als
regionaal
en
nformatiecentrum okate
en
reg
1
-
Informatie verstrekken
*
Uitlenen
e
Studiezaaltopenstelling
*
Presenteren
en
benutten
voor
onale
geschieden:
De
meerjarenbegroting
programma's NoVA.
komen
Het vierde
van
overeen
programma
NoVA met
omvat
vier programma's.
de drie hierboven
omvat
het
De
beschreven
eerste drie
taakvelden
gehele taakveld Bedrijfsvoering.
van
2.21
Advies & Toezicht
Programma
Informatie
is één
belangrijkste pijlers in het functioneren van de overheid. Het is niet alleen van belang voor het kunnen uitvoeren van publieke taken; de transparante overheid legt via openbare informatie ook verantwoording af voor het gekozen beleid en de uitvoering ervan. Een burger kan rechten ontlenen aan documenten die authentiek zijn en daarmee juridische bewijskracht dragen. Het is daarom
van
de
essentieel dat overheids-informatie authentiek
toegankelijk wordt bewaard bewaartermijn is verstreken.
en
tijdig wordt vernietigd
en
betrouwbaar
wanneer
de
is, duurzaam
wettelijke
gemeentelijke archief- en informatiebeheer ten aanzien van nog niet-overgebrachte archieven is een wettelijke kerntaak van de archiefdienst. De inspecties richten zich op speerpunten in het informatiebeheer; daarmee wordt het wettelijk toezicht door de archiefdienst risicogericht uitgevoerd. Het
toezicht op het
Digitale duurzaamheid is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de deelnemers en de archiefdienst. Een belangrijk onderdeel van de moderne toezichthoudende rol is de advisering over de inrichting van het gemeentelijke informatiebeheer. Op basis de gemeenten en de daaraan van de beschikbare kennis en expertise adviseren we verbonden samenwerkingsverbanden gevraagd en ongevraagd over de impact van ontwikkelingen op het gebied van digitalisering, wet- en regelgeving en nieuwe inzichten op het (gemeentelijke) informatiebeheer. Daarmee geven we binnen het informatiebeheer van de deelnemende gemeenten vorm aan het principe van archiving by design. Lasten
programma
Advies
n
& Toezicht
salarislasten die vallen onder dit programma betreffen een deel salarislasten voor de archivaris voor wat betreft zijn wettelijke taken De
van
de
als toezichthouder
(0,2 fte), de functies Archiefinspecteur (0,8 fte), Medewerkers advies & toezicht (1,95 fte) en de adviestaken van de Adviseur digitale duurzaamheid op het vlak van archiving by design (0,7 fte). Ten
behoeve
faciliteiten
van
voor
het inhuren
van
(tijdelijke)
externe
expertise,
voor
vervanging of het uitvoeren van projectmatige werkzaamheden, reis- en verblijfskosten, studiekosten en seminars en abonnementen is voor het team Advies toezicht
een
deel
naar
uitgavencategorie
rato
van
de omvang
van
het team
van
de totale lasten
per
toebedeeld.
Doelen e
Alle deelnemende op van
e
hetzelfde zaken
niveau
van
Gedurende
de
gemeenschappelijke regelingen bevinden zich toezicht en er is bij hen vergelijkbaar inzicht in de stand
gemeenten van
en
het informatiebeheer
gehele levensfase
van
informatieobjecten zijn deze duurzaam
toegankelijk e
Deelnemende geven
aan
zijn voldoende toegerust om uitvoering te kunnen bepalingen in actuele wet- en regelgeving ten aanzien van gemeenten
informatiebeheer.
&
2.2.2 De
Collectiebeheer
Programma
kern
het programma Collectiebeheer bestaat uit het duurzaam beheren en maken van de archiefcollecties die NoVA, ongeacht hun vorm, beheert
van
toegankelijk
in
fysieke en digitale archiefdepots. Beschikbaarheid, vindbaarheid en raadpleegbaarheid vormen de kern van openbare informatie. Goede, geordende en toegankelijke archieven vallen of staan met een goede infrastructuur, voldoende middelen en professioneel archief- en collectiebeheer door de aangewezen de daartoe
beschikbare
archiefdienst.
analoge archiefcollecties in zes archiefdepots. De duurzame toegankelijkheid van deze collecties wordt gewaarborgd door gestructureerd archief- en collectiebeheer. Daartoe benut NoVA de mogelijkheden van het archiefbeheersysteem. Waar tien jaar geleden de bezoeker nog dikwijls tevreden was met het raadplegen van papieren inventarissen, klappers en microfiches, verwacht de huidige gebruiker van ons dat we informatie uit deze analoge archieven digitaal vindbaar maken en beschikbaar stellen. NoVA maakt haar archieven en collecties toegankelijk en stelt ze beschikbaar op basis van de steeds veranderende klantvraag en richt haar archiefbeheersysteem daarop in. NoVA
beheert
Daarnaast
ruim
is steeds
twaalf kilometer
meer
permanent
te bewaren
de creatie digitaal
informatie vanaf
digitaal beheerd moeten worden door de archiefdienst. Dit vergt naast goed functionerende e-Depotvoorziening (de harden software) ook andere kennis en expertise om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatieobjecten te garanderen. (digital born)
en
zal dus duurzaam een
Lasten De
programma
Collectiebeheer
onder dit programma betreffen een deel van de de archivaris voor diens wettelijke taken in het collectiebeheer
salarislasten die vallen
(0,1 (0,8 fte), fte), de Functioneel beheerders (1,7 fte), de Medewerkers gegevensbeheer collecties (2,6 fte), de salarislasten voor de Adviseur digitale duurzaamheid voor diens taken in de interne advisering e-Depot en verantwoordelijkheid voor digitale overbrengingstrajecten (0,3 fte) en de Medewerkers collecties & dienstverlening (5,25 fte) voor wat betreft hun taken die vallen onder het taakveld collectiebeheer (depotbeheer, materiële verzorging fysieke archieven, beeldbankbeheer en salarislasten
voor
de Beleidsmedewerker
collecties
voor
diens taken
in het collectiebeheer
bibliotheekbeheer). Onder dit programma valt ook een groot deel van de lasten voor het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis en het e-Depot. Deze infrastructuur vormt de ruggengraat van het collectiebeheer: we benutten het voor het fysieke depotbeheer, het beheer van
(meta)data en het (digitaal) toegankelijk maken en beschikbaar stellen van onze collecties. Aangezien dit systeem de schakel vormt tussen beheer, toegankelijk maken en beschikbaar stellen wordt een deel van deze lasten (70 procent) aan het programma Collectiebeheer toegerekend, het resterende deel wordt toegerekend aan het programma Dienstverlening. onze
12
Onder de
uitgavencategorie facilitaire zaken archiefbenodigdheden vallen de middelen die nodig zijn voor het structurele fysieke beheer van de papieren archiefcollecties. Te denken valt aan archiefdozen, ompakmateriaal, schimmeltesten en overige materialen die noodzakelijk zijn om de duurzame beschikbaarheid en toegankelijkheid van onze collecties te waarborgen. Onder de overige benodigdheden scharen we andere uitgaven ten dienste van het collectiebeheer. Ten
—
behoeve
faciliteiten
voor
of het uitvoeren
van
projectmatige werkzaamheden, reis- en
en
seminars
van
vervanging verblijfskosten, studiekosten toezicht
een
deel
rato
naar
uitgavencategorie
van
het inhuren
van
en
de omvang
(tijdelijke) externe expertise, voor
abonnementen
is voor het team
Advies &
het team
de totale lasten
per
van
van
toebedeeld.
Doelen e
NoVA
e
De
is het collectieve
archieven
geheugen
collecties in beheer
en
bewaard, vindbaar gemaakt e
e
De
zijn (ongeacht hun vorm) duurzaam beschikbaar gesteld
en
van
NoVA
gebruikers een laagdrempelige wijze benutten De
van
archieven
NoVA
kunnen de informatie
collecties
uit
onze
archieven
en
collecties op
zijn vindbaar via diverse platforms, voor diverse doelgroepen, waarbij data zijn gekoppeld en op een intelligente en effectieve wijze bij elkaar zijn gebracht.
2.2.3 Het
de Noord-Veluwe
van
en
Programma
van
NoVA
Dienstverlening
beschikbaar stellen
van
13
informatie
uit de door
NoVA
beheerde archiefcollecties is
wettelijke kerntaak. De wijze waarop wij informatie beschikbaar stellen en toegankelijk maken voor een breed publiek is echter aan verandering onderhevig. Een transparante overheid is van wezenlijk belang voor een goed werkende democratie. Dit kan alleen plaatsvinden als burgers toegang hebben tot alle informatie van deze overheid. De dienstverlening van NoVA is erop gericht om onze gebruikers daarin te faciliteren en ondersteunen binnen een veranderende samenleving waarin steeds meer verwacht wordt ten aanzien van digitale dienstverlening. een
Het functioneren
geschiedenis is
als
een
regionaal kennisvan
informatiecentrum
en
de diensten die
NoVA
verleent op
voor
grond
lokale
van
en
regionale
de haar
toebedeelde taken
vanuit de GR-partners. We bewaren overheidsinformatie niet alleen ten behoeve van de uitvoering van (publieke) taken van de archiefvormer,
transparantie
burger, maar ook vanwege erfgoedwaarde nadrukkelijk als nutsvoorziening en stelt daarbij de gebruiker centraal. Archieven herbergen de verhalen over ons verleden en dragen bij aan de vorming van onze individuele en de
van
overheidshandelen
culturele
collectieve
van
identiteit in het
of de rechtzoekende
archieven.
heden.
NoVA
ziet archieven
volgen
Daarmee
de nieuwe Archiefwet,
we
waarin
de waarde
van
archiefstukken
als
erfgoed expliciet staat vermeld. In 2024 heeft Nederland bovendien het Verdrag van Faro geratificeerd; dit kaderverdrag roept op tot beleidsvorming waarin de mens en de samenleving in hun relatie met erfgoed centraal staan. NoVA wil voor de Noordwest-Veluwe dé erfgoedpartner zijn. onderdeel
Lasten
cultureel
van
programma
Dienstverlening
die vallen onder dit programma betreffen een deel van de salarislasten voor de archivaris voor diens taken in het onder de aandacht brengen van (de collecties van) NoVA middels lezingen, wetenschappelijke bijdragen en netwerken De
salarislasten
erfgoedsector (0,2 fte), de Beleidsmedewerker dienstverlening voor haar taken in de dienstverlening (0,6 fte), de Medewerker PR & educatie (l fte), en de Medewerkers collecties & dienstverlening (2,81 fte) voor wat betreft hun taken die vallen onder het taakveld dienstverlening. binnen
de
archiefbeheersysteemm MAIS-Flexis (50 procent) komt ten laste van het programma dienstverlening, aangezien MAIS-Flexis tevens ingezet wordt voor het toegankelijk maken en beschikbaar stellen van onze collecties. Bovendien valt ook de coördinatie van vrijwilligersprojecten onder het programma dienstverlening. De vrijwilligers van NoVA benutten MAIS-Flexis voor het nader toegankelijk maken van onze collecties door bijvoorbeeld het indexeren van registers en het beschrijven van onze fotocollecties. Een
deel
van
de lasten
voor
het
hosting en het doorontwikkelen van onze website, die voor onze gebruikers hét portaal is tot onze collecties. Ten behoeve van faciliteiten voor het inhuren van (tijdelijke) externe expertise, voor vervanging of het uitvoeren van projectmatige werkzaamheden, reis- en verblijfskosten, studiekosten en seminars en abonnementen is voor het team Advies Daarnaast
toezicht
vallen ook
een
deel
naar
de kosten
rato
van
voor
de
de omvang
van
het team
van
14
&
de totale lasten per
uitgavencategorie toebedeeld. Doelen e
e
e
e
e
digitale dienstverlening, zodat GR-partners externe gebruikers sneller en in samenhang toegang krijgen tot informatie; Het verbeteren van de toegankelijkheid en vindbaarheid van archief informatie voor bezoekers, zodat zij optimaal ondersteund worden bij hun onderzoek; Het vergroten van de zichtbaarheid en het gebruik van archiefcollecties door actieve presentatie en samenwerking met partners; Het toegankelijk en relevant maken van erfgoed voor een breed publiek; Het verstrekken van informatie op een wijze die past bij de verwachtingen van gebruikers in 2028. Het verbeteren
en
uitbreiden
van
de
en
2.2.4 programma NoVA
Bedrijfsvoering
is een
bedrijfsvoeringsorganisatie en is als zodanig een zelfstandig rechtspersoon. Voor het aansturen van de organisatie, een adequate uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden van de directeur van NoVA en het uitvoeren van bedrijfsondersteunende taken die de primaire werkprocessen in de voorgaande drie programma's mogelijk maken is het van belang dat de bedrijfsvoering van NoVA op orde is. Lasten
Bedrijfsvoering
programma
De
salarislasten die vallen onder dit programma betreffen een deel van de salarislasten voor de archivaris voor diens taken als directeur van NoVA (strategische
leiding, P&C-cyclus, personeelsbeleid en het onderhouden van externe netwerken) (0,5 fte), de leidinggevende en coördinerende taken van de Archiefinspecteur binnen het team Advies & toezicht (0,2 fte), de leidinggevende en coördinerende taken van de Beleidsmedewerker collecties binnen het team Collectiebeheer (0,2 fte), de leidinggevende en coördinerende taken van de Beleidsmedewerker dienstverlening binnen het team Dienstverlening (0,2 fte) en de Medewerker Secretariaat (0,5 fte). Daarnaast
vallen
onder dit programma
investeringen die ten behoeve Onder
dit programma
advieskosten
kapitaallasten die voortvloeien uit de bedrijfsvoering van NoVA worden gedaan.
van
vallen ook de
de
budgetten
(waaronder ook de kosten
voor
voor
representatie,
het vanaf 2026
externe
verplichte periodieke
toezicht op het informatiebeheer van NoVA worden geschaard) en onvoorziene uitgaven. Bovendien vallen hieronder de kosten voor de accountant. externe
Ten
slotte vallen onder
dit programma de lasten die voortvloeien uit de dienstverleningsovereenkomst die ten behoeve van het uitvoeren van de
bedrijfsvoeringstaken
voor
vallen de licentiekosten financiën. De worden
incidentele taken
op het vlak
ureninzet
en
de gemeente Elburg is gesloten. Hieronder de ureninzet voor ICT, informatiemanagement, HRM en NoVA
van
gefactureerd
met
die door
juridische en
komen
Elburg op verzoek van NoVA uitgevoerd inkoop worden apart op basis van laste van het budget advieskosten.
zaken ten
en
15
2.3 Wat 2.31
mag
het kosten?
Gemeentelijke bijdragen
gemeentelijke bijdragen worden berekend op basis van de in artikel 5, lid 1 van de financiële verordening NoVA vastgestelde verdeelsystematiek. Voor de overige details wordt verwezen naar de financiële begroting en de toelichtingen op de baten en lasten (hoofdstuk 4). De
2.5.2
Overige Toelichting
Voor
de gemeente
gemeente NoVA
is een
privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. GR de gemeenten een Verbonden Partij. Achterin deze begroting is een
een
is voor
format opgenomen,
dat door de
worden
het
benut
voor
opstellen
aan
de GR
van
de
NoVA
deelnemende
paragraaf Verbonden
gemeenten kan Partijen in hun eigen
begroting.
16
3.
Paragrafen
3.1
Weerstandsvermogen
In de
Financiële
onderdeel 311
van
en
risicobeheersing
Verordening NoVA (artikel 18) is deze paragraaf aangemerkt de begroting en jaarrekening.
als vast
Weerstandsvermogen
weerstandsvermogen geeft de relatie weer tussen de beschikbare weerstandscapaciteit (in hoeverre beschikt de organisatie over middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten te dekken) en de benodigde weerstandscapaciteit (risicoprofiel). De mate waarin de beschikbare weerstandscapaciteit schade en verliezen als gevolg van risico's kan opvangen geeft een indruk van de financiële positie van de organisatie. Het
31.2
Risicobeheersing
en
beheersmaatregelen
Risicobeheersing wordt toegepast om de nadelige gevolgen van risico's te beheersen. Het geeft ons inzicht in wat er kan gebeuren. Daarnaast stelt het ons in staat prioriteiten toe te kennen zodat risico's beter vergelijkbaar zijn, er geen ad hoc acties volgen, maar bewuste en vooraf bepaalde maatregelen genomen worden. Verder maakt risicobeheersing een betere (financiële) afweging mogelijk bij de besluitvorming om maatregelen te treffen en de gevolgen van voorvallen op te vangen. Ten slotte is er nog het argument dat risicobeheersing ons in staat stelt de genomen beslissingen over het al dan niet accepteren van risico’s te verantwoorden. Ten
behoeve
dient in 2026
van een
31.3 Financiële
de
risicobeheersing
risico-inventarisatie
en
het
plaats
bepalen
van
de
weerstandscapaciteit
te vinden.
kengetallen
uitwerking van de financiële kengetallen is nog in ontwikkeling. Daartoe is onder andere de openingsbalans nodig, die wordt opgesteld na financiële afronding van de projectfase. Gedurende het begrotingsjaar 2026 kunnen wij hierover nader inzicht De
bieden. behoeve
van
de
dient in 2026
een
risico-inventarisatie
Ten
risicobeheersing
en
het
bepalen
plaats te vinden.
van
de
weerstandscapaciteit
17
Financiering
3.2 Deze
paragraaf bevat de beleidsvoornemens ten aanzien van de financieringsportefeuille. Tevens wordt de financieringsfunctie transparant gemaakt ten behoeve van het sturen, beheersen en controleren ervan. Afhankelijk van het gewicht van en de ontwikkelingen in de financieringsfunctie kunnen in deze paragraaf ook andere onderdelen aan de orde komen die invloed hebben op de financieringsfunctie, zoals beleidsvoornemens ten aanzien van financiering, de financieringspositie, de leningenportefeuille, kasbeheer, etc. Op grond
van
artikel 17
van
de
de
Financiële in
verordening stelt het bestuur de regels vast
financieringsfunctie treasurystatuut, conform de Wet Fido. De Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) definieert de financieringsfunctie als volgt: “Het sturen en beheersen van, het verantwoorden en het overzicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's”.
over
2026
omtrent
een
1e
Het
treasury-statuut wordt
van
kracht
3.3
Bedrijfsvoering
Met
de
nog
ontwikkeld
en
zal
waarschijnlijk
met
ingang
van
zijn.
samenvoeging van het SNWV en SEHH moeten de kerntaken van de archiefdienst en de daarbij behorende producten en diensten voor acht deelnemende gemeenten worden georganiseerd en uitgevoerd. Op basis van het door KB&P in 2018 uitgevoerde onderzoek naar de formatiebehoefte bij het SNWV is de formatie van het SNWV geleidelijk gegroeid tot 14,6 fte. het ‘toetreden’
Met
van
de
start
Epe,
Hattem
en
Heerde
de omvang van de taken toe; doorrekening door de werkgroep P&O is neemt
benchmarkgegevens en een van het NoVA een benodigde formatie van 18,6 fte geraamd. Deze formatieruimte is gedurende het voorbereidingstraject opgenomen in de initiële kostenraming en later ook door de gecombineerde archiefcommissies van het SNWV en het SEHH geaccordeerd. op
basis
van
voor
De
samenstelling van ons personeelsbestand is divers: een groter aantal zeer ervaren en deskundige medewerkers in combinatie met een kleinere groep jonge talenten. De aankomende jaren voorzien we een relatief hoog verloop van ons personeelsbestand door het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd van enkele van onze medewerkers. We voorzien in de huidige krappe arbeidsmarkt en het gespecialiseerde karakter van het vakgebied dat de invulling van openvallende formatieruimte lastig kan worden. We denken dat interne doorstroom van jong talent naar
gespecialiseerde functies binnen de organisatie
vervangingsvraag kan voorzien.
voor
een
deel
in de
18
Bij de verjonging
personeelsbestand moet rekening gehouden worden met een toenemende scholingsbehoefte. Verjonging van het personeelsbestand dat in potentie veel ruimte heeft voor groei betekent wellicht op kortere termijn lagere salarislasten als gevolg van een lagere inschaling, maar als consequentie van financiële groei kan de loonsom, naast de autonome ontwikkeling van de CAO-lonen, in de loop van de jaren wel stijgen. Gezien
het
van
de financiële situatie
beroep wat op is gedaan, wij personele begroot en daarom niet op het maximum van de functieschaal, maar op de reële loonsom begroot. In deze uitdagende arbeidsmarkt met veel personeelsverloop, brengt dit wel enige kwetsbaarheid met zich mee bij het opvullen van vrijgekomen vacatures. hebben
ons
de deelnemende
van
kosten
onze
gemeenten
zeer
en
het
behoudend
dienstverleningsovereenkomst gebruik van de diensten van de gemeente Elburg voor ondersteuning voor ICT, Informatiemanagement, HRM, financiën, inkoop en juridische zaken. NoVA
maakt via
3.31
Ziekteverzuim
een
wordt
Bij langdurig ziekteverzuim zal gekeken worden of er financiële ruimte aanwezig is om tijdelijke vervanging in te huren. Dit wordt opgevangen vanuit de beschikbare structurele inhuurbudgetten of de post onvoorzien. Ziekteverzuim
3.3.2 Inhuur
in eerste instantie binnen de
organisatie
opgevangen.
tijdelijk personeel 19
Inhuur
tijdelijk personeel vindt deels plaats binnen bet bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelslasten van niet, of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is een budget geraamd voor de inhuur van tijdelijk personeel van specifieke, afgebakende voor het uitvoeren projecten. 3.3.3
van
Rechtmatigheid
jaarrekening, paragraaf bedrijfsvoering over rechtmatigheidsverantwoording zijn 3 criteria van belang: het rechtmatigheid. begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In de financiële verordening en de begroting stelt het bestuur Het
bestuur verantwoordt
zich
in de
In de
hierover de kaders vast. Zie hiervoor hoofdstuk 1.2 kaders. De
accountant
bestuur de
van
van
NoVA
NoVA en
rapporteert
accountantsverklaring.
getrouwheid van de verantwoording van het de bevindingen in het accountantsverslag en
controleert de over
4. Financiële 4.1 Overzicht
Lasten
Begroting Baten
en
Lasten
|
Programma Advies & toezicht
‘Salarissen
Reis- en verblijfkosten
Studiekosten
en
«
|
|
seminars
Abonnementen,
contributies
nn:
|
|
en
dmaatscha
Inhuur
zalen
-
zaken
MChEDenOE
- overig
EREN
materiaal
Aan ieckanos
contributies
\Tetool preogramma
6600
2800
1200)
SON
6600,
400, 2.800)
2
1200
709 500,
6600,
B 400 _
800
28
1200
Archiefbeheersysteem Website
|
[5
zaken
verblijfkosten en
en
‚Totaal pregramma Dienstverlening
13.000,
000,
2.000
13000,
|E:
2
13000
16.500,
16.500
6000,
6
000,
6000
6000
1
200,
7000,
7000
1200/
7000
1200
1200
817.700 818900
820.700
7.000
|
366.400
366400
366.
_ 27300
5.000,
5.000,
5.000,
2900
9 300
1200,
1.200)
[___3600 ps
3600)
600,
1600
417.700
418.400,
\
4
200,
_
1.200)
9900 3600) -
21
400, 366400 28000
26500
 200,
seminats
contributies
Ì
13.000
16.500
& e-Depot
- overig materiaal Facilitaire inhuur projecten
709500
16.500
_ 818.400
Collectiebeheer
En AME
709500
_
en
Salarissen
ordi
MR:
16.000 13500, è JS 2000 000,
Ke
Programma Dienstverlening
Studiekosten
|
OO
335.300,
s
projecten
Studiekosten en seminars
Reis-
335500)
_ 2400
2800
709 500
Reis- en verblijfkosten
en
|
B
Archiefbeheersysteem 8 e-Depot Facilitaire zaken - archiefbenodigdheden
Facilitaire
6600) 2400 1200
Salarissen
awe
900 _
-8l
2029
|
335300, 335300,
|
_
2028
|
'
Ancidentele vacatureruimte
inhuurprojecten
2027
2026
programma
per
200,
1600
5.000
1.200,
_ 9.900
_ 3600 4
1600
mensoensnsm maass
419.200
200,
419.900
|
Lasten
per
2027
programma
Programma Bedrijfsvoering
Salarissen
Kapitaallasten Facilitaire
|
Í
162100)
___|
-
ada
Representatie
800,
Advieskosten Overhead
|_26
|_Accountantskosten Vergoeding diensten gemeente Elburg ICT
&
bedrijfsvoering |
Totaal
programma
Bedrijfsvoering
800,
800, 5.000,
5,000;
8000)
ooo
8000
26.000,
|
LL
26000) _
26.000,
went,
«asof
Eme
15.000)
37300|
37300, 15000)
402.700
402.700
37300)
f
37300
15000
15000 ee
«02.700
402.700
Í Totaal
|
1.905.200
1.987.100
1.989100
1.991.600
Baten
2025
Elburg
|___266540,
271159,
282908
283195
283554
Ermelo
|_
_274980,
279.746)
291.867
292163,
292533
Harderwijk
\
278.000,
347304)
347656
de 267.100,
282818
295072
295.371
_ 348.096 295.745
271723
283503
195.440,
283.790,
198827
207.442
207.652
Nunspeet
(Oldebroek +
’
Erne Hattem
À
|
a
nn
nf
Subtotaal
Peen apen.
derden
2026
pen 14.960)
van
|
el
|
2027
+”
neast
&
0 |
p.m} 1.858.000
2029
5.
Ï
en
-
8
—
122.020
136088
15.000,fl
_—
284.150) 207.915
N
142129
1972100
1974100,
1976600
15.000)
15.000
15.000 J_
142
|
|
€
Ì
PEA es | 122.298
ad
141985
gp.m/ ,
Ee
122143 +
1830
1858
|
2028
J
—
_|__15577
Heerde
nh regelingen Inkomsten
_-
—-
Í
__ 70.700 _ 70.700 _ 70.700) 49800) 49800/ 49.800)
70.709
ennn ‘Onvoorzien
28.000)
|
amste
„Financien
162100
sooo!
|
000)
De
Informatiemanogement
162100 28000
28000
_8o0f
overig materiaal
nj
|
162100
28000|
zaken
2028
p.m
p.m
p.m
DO
1.989.100
L991.600
4,2
Toelichting
4.2.1
Algemeen
totale lasten
De
ongeveer
2,5%
voor
ten
(per uitgavencategorie)
op de
laten
2026
bedragen
opzichte
van
1.905.200
euro.
kostenstijging
Dit is een
2025, hoofdzakelijk als gevolg
van
van
indexaties.
indexering (conform financiële verordening) de septembercirculaire 2024 gevolgd. Deze is voor prijzen 2,6% en voor lonen 35,8%. Voor 2027 en verder is gerekend met vaste prijzen. Dit betekent dat de indexering niet is doorgetrokken in het meerjarenperspectief. Er is gekozen voor deze wijze van presenteren van de cijfers in meerjarenperspectief vanuit de verwachting dat iedere gemeente garant staat voor de autonome stijgingen in deze jaren. Jaarlijks wordt de begroting conform indexering in de meest actuele septembercirculaire aangepast. 2026 is voor de
Voor
4.2.2 Salarissen
en
sociale
lasten
personeel van NoVA vormen zoals gebruikelijk de grootste uitgavenpost binnen de begroting en omvatten ongeveer 80% van alle lasten. De
loonkosten
De
salarislasten
voor
het
zijn over de vier programma's verdeeld.
betreft de salarislasten
Het
Dienstverlening. Het beheren en beschikbaar stellen van openbare archieven is een wettelijke kerntaak van de archiefdienst. Het decentrale model is erop gericht de dienstverlening richting de gemeentelijke organisaties én de informatiezoekende burger op zes locaties adequaat te verzorgen. Daarbij zetten we in op het in stand houden van het huidige dienstverleningsniveau richting de deelnemende gemeenten. binnen
de programma's
onder De
& toezicht,
Collectiebeheer
stijging
een
deel
van
de salarislasten wordt
vacatureruimte deels
van
binnen
in 2026
beperkt
de structurele formatie
vrijvalt door de pensionering
van
de
voor
2,7% door beschikbare Advies & toezicht, die
tot
het
Bedrijfsvoering, waar
team
huidige archiefinspecteur, in 2026 nog niet
vullen. Het betreft hier 0,45 fte vacatureruimte advies & toezicht en 0,5 fte voor de functie Adviseur in
en
de salarislasten onder het programma andere ook overhead is ondergebracht.
slot valt
Tot
Advies
te
voor
de functie Medewerker
digitale duurzaamheid.
belang van advisering op het vlak van digitale duurzaamheid (archiving by design) richting de deelnemende gemeenten wordt overwogen deze
Gezien
twee
het toenemende
functies
samen
te voegen.
advisering (vervroegde) overbrenging gaan Het
Verwacht
op dit vlak, met het oog
naar
van
op
wordt dat de vraag vanuit de gemeenten de
inrichting
digitale documenten
van
naar
zaaksystemen
het e-Depot, vanaf 2027 zal
toenemen.
invullen
van
deze vacatures verklaart ook de
salarislasten in 2027.
en
procentuele stijging van de
23
Salarissen
2025
2026
2027
2028
2029
rotaal
726.000°|
1.491.400
1.573.300l
1.573.300)
1.573.300
2,70*
5,50%
0,00%
0,00%
tifging *
Het
bedrag voor 2025 betreft de begrote salarislasten voor het 2° halfjaar 2025. In de berekening van de stijging van de salarislasten is dit bedrag geëxtrapoleerd naar een heel jaar. De
verdeling
van
het aantal fte's per programma
Programma
staat vermeld
in onderstaande tabel:
Formatie
in
fte
Collectiebeheer Adwies
& toezicht
3,65
Dienstverlening Bedrijfsvoering
4.2.3
Inhuur
4,61
projecten
zijn geraamd voor het (laten) uitvoeren van kleinere ontsluitings- en digitaliseringsprojecten voor preservatie- of dienstverleningsdoeleinden, vanuit het oogpunt van het nader toegankelijk maken van onze collecties. Grotere, seriële digitaliseringsprojecten van grotere archiefblokken, zoals de digitalisering van oorkonden, bouwvergunningen of registers van de Burgerlijke Stand worden afzonderlijk per gemeente aangevraagd en gefactureerd. Deze
De
middelen
lasten
kostencategorie zijn voor 50% ondergebracht bij programma Collectiebeheer, 20% bij Advies & toezicht en 30% bij Dienstverlening. 4.2.4
voor
deze
Archiefbeheersysteem
Er wordt
e-Depot
bedrag geraamd voor het onderhoud van het archiefbeheersysteem (MAIS-Flexis), de infrastructuur bedoeld voor het beheer van onze archiefcollecties (metadata), de raadpleging van gegevens uit ons archiefbeheersysteem via onze website en de verdere digitalisering van de archiefbestanden, zodat het aanbod op de website steeds wordt aangevuld en duurzame toegankelijkheid kan worden gewaarborgd. Zo werken we voortdurend aan het verder digitaal beheren en beschikbaar stellen van onze collecties. We prioriteren jaarlijks die bronnen die het meest geraadpleegd worden of die, vanuit het oogpunt van conservering, gedigitaliseerd moeten worden. In deze kosten zijn ook de kosten voor herziening en onderhoud van de website en het archiefbeheersysteemn voor het laten uitvoeren van kleinere meegenomen, alsmede werkopdrachten en van het via laten inlezen metadata. migraties scripts een
structureel
en
24
aanbestedingsprocedure via de centrumgemeente van het SNWV (Elburg) in 2024 worden het archiefbeheersysteem en het e-Depot in zijn geheel afgenomen bij één partij (De Ree Archiefdiensten), waardoor wij nu qua hard- en software voldoende toegerust zijn om onze wettelijke taken uit te voeren met een volledig gecertificeerd archiefbeheersysteem. De komende beleidsperiode zal gebruikt worden om ook organisatorisch de beheerorganisatie verder door te ontwikkelen, zodat NoVA in de volle breedte een e-Depotoplossing kan aanbieden, duurzaam digitaal beheer kan waarborgen en daarmee de GR-partners kan ontzorgen. Na
een
kostencategorie zijn voor 70% ondergebracht bij programma Collectiebeheer en 30% bij het programma Dienstverlening, aangezien het archiefbeheersysteem De
lasten
deze
voor
4.2.5 Facilitaire zaken Onder deze
kostencategorie vallen de kosten
goederen
diensten.
en
Het betreft
onder
voor
de
inkoop van uiteenlopende
kosten
andere
ten
behoeve
De
te maken
lasten
kosten
voor
deze
collectiebeheer, Reis-
4.2.6
en
deel
de aanschaf
van
literatuur op de studiezalen
en
voor
educatieprojecten vallen De
Een
het
en specifieke preventief conserveringswerkzaamheden kunnen in sommige gemeenten worden gedekt door Het grootste deel van gebruiksmiddelen zoals een apart restauratiebudget. archiefdozen en omslagen om archieven fysiek te beheren moeten door de deelnemende gemeenten als zorgdrager zelf worden aangeschaft.
collectiebeheer
behoud.
van
6%
eveneens
onder deze
restauratie-
van
of t.b.v. PR &
post.
25
kostencategorie zijn voor 90% ondergebracht bij programma bij dienstverlening en 4% bedrijfsvoering.
verblijfskosten
begrotingspost bestaat uit de post forensenvergoeding die volgens de richtlijnen wordt uitbetaald. Deze
CAO-
vergoeding is niet geïndexeerd. De verplaatsingskosten worden op basis van gereden kilometers, niet zijnde woon-werkverkeer, berekend. Daarnaast worden hierin de reis- en verblijfskosten voor het bijwonen van congressen, symposia en activiteiten in de regio ondergebracht. Deze
4.2.7 Studiekosten
seminars
organisatie blijft het van groot belang om middelen beschikbaar te hebben trainingen, cursussen of opleidingen die bijdragen aan de kwaliteit van het archiefbeheer en de geleverde dienstverlening. Ook de leden van het beleidsteam zullen middels gerichte cursussen hun competenties voor de hen toekomende taken en verantwoordelijkheden bij moeten houden of Voor
een
verdere
en
professionalisering
van
de
voor
verder
ontwikkelen.
kostencategorie zijn voor collectiebeheer, 20% bij advies en toezicht en De
lasten
voor
deze
50% 30%
ondergebracht bij programma bij dienstverlening.
4.2.8
Abonnementen,
contributies
en
lidmaatschappen
is aangesloten
bij meerdere brancheorganisaties en kennispartners (waaronder KVAN/BRAIN, Erfgoed Gelderland, en de Hansischer Geschichtsverein) en heeft een koepelovereenkomst voor auteursrechten met de Koninklijke bibliotheek. Daarnaast NoVA
investeren
in de aanschaf
we
lidmaatschappen en
de aanschaf
deze
van
(regionale)
van
NEN
ISO-normen
historische
relevante literatuur
van
voor
voor
onze
GR-partners. Ook
verenigingen, tijdschriftabonnementen onze
bibliotheekcollectie vallen onder
categorie.
kostencategorie zijn voor 30% ondergebracht bij programma collectiebeheer, 30% bij advies en toezicht en 40% bij dienstverlening. De
lasten
42.9
deze
voor
Website
De website
portaal dat toegang biedt tot informatie uit onze blijven onze website doorontwikkelen om daarmee onze bezoekers zo optimaal mogelijk te begeleiden bij hun zoekvragen. De gebruiker staat hierbij centraal.
archieven
De
lasten
van
en
deze
voor
kostencategorie zijn voor
42.10
Representatie
NoVA
beschikt
andere
in 2025
bedoeld
voor
vrijwilligersdag
en
De
deze
lasten
is hét
NoVA
collecties. We
voor
over
24 medewerkers
vrijwilligers-
en
het onderhouden
100%
ondergebracht bij dienstverlening.
vrijwilligers. Het budget is onder promotieactiviteiten, zoals de jaarlijkse van
en
onze
ca.
25
externe
relaties.
kostencategorie zijn voor 100% ondergebracht bij programma
bedrijfsvoering. 42.1
Advieskosten
NoVA
betaalt
voor
het toezicht op het
onafhankelijke
externe
De
deze
lasten
voor
bedrijfsvoering.
eigen informatiebeheer, uitgevoerd door
een
partij.
kostencategorie zijn
voor
100%
ondergebracht bij programma
26
42.12 Overhead Onder deze post vallen naast de lasten voor accountantskosten de vergoeding diensten verleend door de gemeente Elburg op basis van de overeengekomen
van
de
dienstverleningsovereenkomst. Dienstverlening Gemeente ICT
&
informatie-
Elburg 27.700
Hardware
management
Personele
HRM
Licenties Personele
(uren)
45.000
inzet
(uren)
27.000
inzet
(uren)
inzet
10.500,
Licenties
Financien
Personele
157.800
Totaal
bijvoorbeeld Juridische zaken en Inkoop is geen budget geraamd. Eventuele kosten vallen hierbij onder de post advieskosten en/of onvoorzien. inzet
van
andere onderdelen,
lasten
voor
deze
Voor
De
zoals
kostencategorie zijn voor 100% ondergebracht bij programma
bedrijfsvoering. 27
4.3 Baten De
per gemeente
baten
per gemeente zijn conform artikel 5 van de financiële op basis van onderstaande percentages. Bijdrage
per
gemeente
Elburg
4
Harderwijk
‘Nunspeet
verordening verdeeld
__
|
43%
i
17,6%
Ì
Oldebroek
15,0%
44 105%
Epe
|___
|
Hattem
2% 2%
Heerde
mank
aaneen
Totaal In 2028
wordt
Op basis
van
beredeneerde
herverdeling
geïntroduceerd. Vóór de totstandkoming van de in 2028 in te voeren nieuwe kostenverdeelsystematiek wordt een evaluatie uitgevoerd door een brede werkgroep, waarin alle acht gemeenten en het NoVA vanuit verschillende expertises vertegenwoordigd zijn. een
van
kosten
huidige systematiek per 1 januari 2028 in de begroting gewijzigd naar een reële kostenverdeling op basis van een eerlijke en evenredige toerekening van kosten op basis van tijdschrijven op de producten- en dienstencatalogus van het NoVA en een uitgewerkte programmabegroting. van
deze evaluatie zal de het NoVA worden
Een
kostenverdeling waarin het merendeel van de lasten op basis van inwonertal per gemeente (exclusief overhead en andere gelijk te verdelen kosten) wordt verdeeld, wordt door de deelnemers reëel en gewenst geacht wanneer de eventuele centralisatie van NoVA is gerealiseerd. Daarmee wordt gestreefd naar maximale (kosten)efficiëntie en schaalvoordelen op middellange en lange termijn. Daartoe wordt uiterlijk in 2026 een business case aan het bestuur voorgelegd.
4.4
Bijdragen Gemeenschappelijke Regelingen
Onze
GR-partners participeren in een groot aantal gemeenschappelijke
regelingen regio. Voor een aantal van deze samenwerkingsverbanden ligt de verantwoordelijkheid voor het toezicht op het informatiebeheer bij NoVA. Voor de uitvoering van inspecties, audits, advisering en periodiek overleg over de stand van zaken rondom het informatiebeheer wordt jaarlijks een bedrag bij deze regelingen in rekening gebracht. binnen
de
28
samenwerkingsverbanden waarin onze GR-partners participeren in kaart gebracht en wordt geïnventariseerd hoe de verantwoordelijkheden ten aanzien van (toezicht op het) informatiebeheer en archivering zijn belegd. In 2025
en
2026 worden
alle
regelingen
4.5
15.000
o
Gemeenschappelijke
15000
15000
15.000
gen
Ì
Uiteenzetting financiële positie
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de meerjarenbegroting wordt van nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet en de daarbij behorende kapitaallasten weergegeven. investering
Í
34000
Laptops/werkpiekken
34.000
Iefrasteuctuar
Totaal
130.000
Afschrijvingstermijn
van
aanschaf
Í
Laptops/werk plekken ICT
Jaar
Bedrag
| |
Kapitaallasten
‚
Í
2026
2027
2028
2022
El
2026
5
-
B. 000
8.000
2025
7
20.000!
20.000!
20.600
28.000
28.000
28.000
©
2029
8.000 8 000
|
20.000 28.000
veilig tijd- en plaatsonafhankelijk werken, wat voor medewerkers van NoVA cruciaal is voor de decentrale huisvesting op zes locaties, wordt mogelijk gemaakt via het werkplekconcept van de gemeente Elburg. Hiervoor zijn in 2022 laptops aangeschaft en thuiswerkplekken ingericht, met een afschrijvingstermijn van 4 jaar. Voor deze investering zijn ook de structurele lasten voor vervanging opgenomen, waarbij conform financiële verordening een afschrijvingstermijn van 5 jaar wordt gehanteerd. Het
begroting alleen de investering in 2025 op ICT-infrastructuur opgenomen. Het krediet bedraagt € 150.000. De jaarlijkse kapitaallasten (bij afschrijving in 7 jaar) bedragen € 20.000. Voor het verlengen van de afschrijvingstermijn van vijf naar zeven jaar is toestemming nodig van het bestuur van NoVA. Deze toestermming zal van het bestuur van NoVA in mei 2025 worden verzocht. Daarnaast
is in deze
29
De
ICT-infrastructuur
werkomgeving van NoVA op draait is verouderd. Opvang binnen de omgeving van Elburg is ook niet (meer) mogelijk. Een investering in de ICT-infrastructuur voor NoVA is dan ook noodzakelijk, om de continuiteit van de bedrijfsvoering niet in gevaar te brengen. Binnen de huidige begroting van SNWV 1e halfjaar 2025 en begroting 2e halfjaar 2025 NoVA is helaas geen rekening gehouden met deze investering (en de daarbij behorende kapitaallasten). Het betreft dus een autonome ontwikkeling, vanwege “end of live”, waar nu een oplossing voor gevonden waar
de
worden.
moet
Gezien
de
urgentie van de vervanging wordt geadviseerd om zo snel mogelijk over te gaan op vervanging van de ICT-infrastructuur en hiertoe te laten besluiten door het bestuur van NoVA i.o. in mei 2025, zodat vervanging gerealiseerd kan worden vanaf juni 2025. Voor het jaar 2026 is dekking gevonden binnen de begroting, waardoor dit budgettair neutraal voor 2026 zal verlopen.
Geprognosticeerde begin-
4.6
en
eindbalans
Na financiële
afronding van de projectfase van NoVA wordt in de loop van het boekjaar de eerste begin- en eindbalans opgesteld. Hierin worden de reeds vastgestelde liquidatieplannen van het SNWV en het SEHH betrokken. 4.7
Reserves
In de financiële
instellen,
en
eerste
voorzieningen
verordening is opgenomen dat het bestuur
twee
soorten
kan
te weten
Algemene Reserve b. Bestemmingsreserve a.
Het totaal
Bij
van
deze
de financiële
eventuele Ook
reserve
afronding
reserve
worden
bedraagt maximaal van
de
projectfase
10%
van
van
NoVA
de
jaarlijkse begroting. hoogte van een
kan de
bepaald.
voorziening voor oninbare vorderingen (conform artikel 14 van de financiële verordening NoVA) wordt nog niet gevormd. Gelet op de met de gemeenten overeengekomen bijdragen is hier geen noodzaak toe. een
|
30
Rios
ite
|
Algemene informatie Adres
‚
| Zuiderzeestraatweg Oost 19 8081 LA, Elburg
en
Vestigi
|
ts Behouden
Port
Ambtelijke ‚accounthouder.
Openbaar belang
|
Het
Noord-Veluws Archief
toegankeljkhesd
van
1995 door
Archiefwet
toegankelijke beschikbaar
te beheren,
staat te
draagt zorg voor de duurzame (overheids}informatie conform de archieven in goede, geordende en te
stellen. Het houdt
behouden en openbaar toezicht op het
tevens
gerneentelijke informatiebeheer. Archieven en overheidsinformatie zijn van belang voor transparant | overheidshandelen, de rechtzoekende burger en historisch |
‚onderzoek.
Doelstelling verbonden
|
Noord-Veluws Archief zoals verwoord germeenschappelijke regeling 1s: het uitvoeren van het | | bepaalde in de Archiefwet 1995 en het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschieden: door het opbouwen en beheren van cen brede collectie (regionaal) historische |
partij
doelstelling van het
De de
in
|
|
|
|
|
|
|
|
bronnen en deze op het publiek.
een
actieve
wijze dienstbaar
maken
voor
|
Rechtsvorm:
| Gemeenschappelijke regeling, bedrijfsvoeringsorganisatie op grond
van
32
Gemeenschappelijke Regelingen.
Wet
Beleidsinformatie |
Aan welk progtamma
draagt de verbonden partij bij? Kansen
Bedrijfsvoering / Programma Erfgoed
Programma
Î
|
|
1
en
Archief in 2025 seen robuuste, toekomstgerichte archiefdienst ontstaan. Op dit moment is het Noord-Veluws Archief gevestigd op zes locaties. | Met de vorming
ontwikkelingen:
|
In 2025
|
wordt
van
cen
‘die (gedeeltelijke) |
|
|
_{
jn Risico: |
zouden brengen. tot
|
het Noord-Veluws
|
onderzoek gestart naar de voor. en nadelen centralisatie van het Noord-Veluws Archief
|
Verwacht wordt
dat
centralisatie kan
leiden
effictency-voordelen.
|
nvt
Financiële informatie |
K Eigen vermogen
„Jaarstukken 2023 Begroting 2024 _EsBegroting 2025
í[ Resultaat
Ï
:
|
| Begrote
Î
FReaïsatie ontvangsten
Fiero
eee
Bedrag
\
ee
waarvoor
de
le
EG |
ontvangsten
weerstandsvermogen:
|=
FP Es
|
t
ks
T
partij verbonden € O
|
Es
is
opgenomen
Ek
in
de
ER
Î
]
berekening van het benodigde
mannen
| | Í
|
VA noord-veluws archief
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd)