Aanlevering toezichtinformatie IBT Archief & Informatiebeheer Ermelo.xlsx
Tekst van het document
Format en checklist aanlevering toezichtinformatie IBT Archief & Informatiebeheer Naam gemeente: Gemeente Ermelo Toetsingsjaar: 2024 Nr.
Toezichtcriteria uit Verordening systematisch toezicht (gebaseerd op een selectie van de KPI's van de VNG)
1
Er is een actuele archiefverordening of, bij gemeenschappelijke regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan Gedeputeerde Staten.
Ja of Nee Ja
2
Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) in geval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan.
Ja
3
Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem.
Nee
4
De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen.
Nee
5
De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen.
Nee
6
Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager.
Ja
7
De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw.
Ja
8
De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.
Ja
Bij nee graag een toelichting geven
Er is een kwaliteitssysteem op operationeel niveau ingevoerd. Het ontbreekt aan de onderdelen op strategisch en tactisch niveau. Vanuit het programma Wet Open Overheid - Informatiehuishouding op orde wordt hier op dit moment invulling aangegeven. De archiefkluis Burgerzaken voldoet niet aan de eisen van de Archiefregeling.
De gemeente Ermelo heeft de archiefbewaarplaats in het gemeentehuis als zodanig aangewezen. Deze is goedgekeurd volgens de oude wetgeving, maar voldoet op een aantal punten niet (meer) aan de huisige archiefregeling.
Bij de gemeente Ermelo worden diverse applicaties gebruikt waarin zich ook archiefbescheiden bevinden. De belangrijkste hiervan zijn het zaak- en documentmanagementsysteem, de HRM-applicatie (Human Resource Management) en de VTH-applicatie (Vergunningen, Toezicht en Handhaving). De HRM-applicatie heeft eigen functieonderdelen voor het archiefbeheer, waardoor de authenticiteit en context van de archiefbescheiden zijn gewaarborgd. De VTH-applicatie is gekoppeld aan het zaak- en documentmanagementsysteem en voldoet daardoor ook aan de eisen van authenticiteit en context. 9
De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk.
Nee
10
De authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema.
Nee
Voor het zaak- en documentmanagementsysteem, de HRM-applicatie (Human Resource Management) en de VTH-applicatie (Vergunningen, Toezicht en Handhaving) is de authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd. Voor de overige applicaties waarin archief wordt gevormd, wordt dit fasegewijs gerealiseerd.
11
De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten.
Ja
Er is geen samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm. Er is wel een applicatieoverzicht opgestel, maar deze is aan actualisatie toe. In kader van de Wet open overheid, spoor Infomatiehuishouding op orde, zal het opstellen van een samenhangend overzicht van archiefbescheiden onderdeel zijn het op te stellen Informatiebeheerplan.
12
De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten;
Ja
12.1
beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging;
Ja
12.2
de overgebrachte archieven zijn voor een ieder kosteloos raadpleegbaar;
Ja
12.3
de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar;
Ja
12.4
een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang:
12.4.1
besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en
De archiefbescheiden die bij de uitvoering van de taakgebieden zorg, werk en inkomen, jeugd- en leerlingzaken en inburgering worden ontvangen of opgesteld, worden opgenomen in de applicaties S4SD en CAReL. De archiefbescheiden zijn geordend en toegankelijk voor de taaktuitvoering, maar niet conform de Archiefwetgeving. Het archiefwaardig archiefbeheer voor de archiefbescheiden in de applicatie S4SD is onderdeel van het programma Werken aan Dossiers waaraan nu uitvoering wordt gegeven. Voor het archiefwaardig beheer van archiefbescheiden in CAReL zijn nu nog geen concrete plannen.
Er is door het college een metagegevensschema vastgesteld.
Ja
Dit verloopt via het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe waarbij de gemeente is aangesloten. 12.4.2
besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen
Ja
13
De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld.
Ja
14
Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld.
Nee
15
Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld.
Ja
16
Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.
Ja
Bij vernietiging van archiefbescheiden uit de goedgekeurde archiefapplicaties vindt selectie en vernietiging plaats conform het bepaalde in de regelgeving en wordt een verklaring van vernietiging opgesteld. Nog niet in alle vakapplicaties kan selectie en vernietiging plaatsvinden.
Nr. Checklist voordat je toezichtinformatie opstuurt Nr.
Checklist voordat je de toezichtinformatie opstuurt:
Ja of Nee
Check 1
Is de lijst juist en volledig ingevuld?
Check 2
Zijn de volgende bijlagen toegevoegd?
Bijlage 1
Meest actuele, door college en raad vastgesteld, jaarverslag van de archivaris en/of rapportage van een archiefinspecteur is bijgevoegd.
Ja
Toezichtrapporten Meerinzicht 2021-2023 en gemeente Ermelo 2021-2023. Jaarverslag 2023.
Bijlage 2
Bewijs dat bovenstaande toezichtinformatie is gezien door (met eventueel reactie van) het college.
Ja
Het collegebesluit met betrekking tot de toezichtrapporten. Collegebesluit o.a. m.b.t. het jaarverslag 2023.
Bijlage 3
Bewijs dat bovenstaande toezichtinformatie is gezien door (met eventueel reactie van) de gemeenteraad.
Nee
Gelet op de datum van uiterste indiening van dit document, heeft behandeling in de raad nog niet plaats gevonden. Zoals gebruikelijk worden toezichtrapporten, bestuurlijke reacties daarop en andere toezichtsinformatie op de lijst van ingekomen stukken van de raad (LIS) geplaatst. De bestuurlijke reactie wordt daarom onder embargo gedeeld. Zodra dit embargo is opgeheven zal dit gecommuniceerd worden richting IBT.
Actie
Stuur deze toezichtinformatie met de bijlagen naar: post@gelderland.nl. De bijlagen vormen een onderdeel van de selectiecriteria en zijn belangrijk om de toezichtinformatie inhoudelijk te kunnen beoordelen.
Ja
Nr.:
Toezichtcriteria uit de provinciale verordening
1
Er is een actuele archiefverordening of, bij gemeenschappelijke regelingen, een voorziening betreffende de zorg voor archiefbescheiden die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving en is gemeld aan Gedeputeerde Staten Er is een voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) ingeval van opheffing, samenvoeging of splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan of bij oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet aan de wettelijke normen De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet aan de wettelijke normen Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek en functioneert conform het bepaalde in de artikelen 32, 37 en 40 Aw; De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat; ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren, De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk De
authenticiteit of context van de archiefbescheiden is voldoende gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, en er is een metadata schema De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld of de overbrenging is opgeschort met machtiging verleend door Gedeputeerde Staten De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in de artikelen 15 tot en met 17 Aw; de openbaarheid is slechts op wettelijke gronden beperkt; beperking van de openbaarheid langer dan 75 jaar is verkregen met machtiging van Gedeputeerde Staten; beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen in de verklaring van overbrenging; de overgebrachte archieven zijn voor een ieder kosteloos raadpleegbaar; de overgebrachte archieven zijn voor ieder reproduceerbaar; een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn conform wet en regelgeving en het algemeen belang: besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat van de archiefbescheiden, en besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het
origineel, is juist en volledig gebeurd; er is een verklaring van vervanging opgesteld Selectie en vernietiging vindt plaats conform het bepaalde in de regelgeving en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld Archiefbescheiden zijn vervreemd conform het bepaalde in de regelgeving; er wordt een verklaring van vervreemding opgesteld Archiefbescheiden zijn uitgeleend conform het bepaalde in de artikelen 3,18 en 19 Aw.
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.4.1 12.4.2 13 14 15 16
Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) 1.1 en 1.5 1.4 4.1 en 4.2 3.1 3.2 3.2 4.3 5.4 - 5.6 5.1 - 5.3, 5.8 - 5.11 en 6.2 5.1 - 5.2 7.1 - 7.3 8.1 - 8.5
6.1 6.3 - 6.4 6.5 8.5