2022-09-28 Verslag werkgroep gemeentelijk statuut

Verslag bijeenkomst Werkgroep Gemeentelijk Statuut

Datum

28 september 2022

Aanwezig

Herma van der Weide (commissielid), Jander de Blauw (commissielid), Jos van der Deure (commissielid), Leo van der Velden (commissielid), Frans van der Visse (vervangend commissielid). Adviseur (Necker van Naem), Adviseur (Necker van Naem), Jelle Snippe (ambtelijke ondersteuning), Joëlle de Graaf (griffie).

Afwezig

Lida Veenstra (commissielid), wordt vervangen door Frans van der Visse.

Agendapunt

Opmerkingen

1.

Opening

De tweede werkgroepbijeenkomst wordt gestart met een voorstelrondje. Er wordt aandacht gevraagd voor de werkconferentie op 16 november. De agenda van de avond wordt kort toegelicht door Necker van Naem.

2.

Enquête uitkomsten over de situatie in Ermelo

De resultaten van de enquête worden teruggekoppeld. De respons was goed maar laag vanuit de raad en het college.

3.

Uitkomsten enquête over statuut

De elementen welke het document moet volgens de respondenten bevatten: • Rolopvatting raad en college (71%) • Wijze van verantwoording door het college aan de gemeenteraad (63%) • Informatievoorziening door het college aan de gemeenteraad (58%) • Inrichting bestuurlijke en ambtelijke organisatie (bijv de commissies) (50%) • De centrale waarden van waaruit wij werken (50%) Uit de open vragen over het doel van het document komen de volgende antwoorden meermaals terug: • Duidelijkheid over rollen en afspraken • Gezamenlijke bestuursstijl/mores • Een beter samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie Intern reglement Er is sterke voorkeur voor een intern reglement (42%). Dat klopt met de eerder aangegeven behoeften. Erg focussen op de gemeentelijke organisatie. Intern de informatievoorziening scherp hebben, daarna pas het betrekken van de inwoners. Intern betekent niet geheim of niet-openbaar, het stuk wordt op de website gepubliceerd. Het statuut zal beeldvormend geagendeerd worden, inwoners hebben dan mogelijkheid tot inspreken. Geldigheidsduur van het document; één bestuursperiode (39%) of langer dan 1 bestuursperiode (32%). Bespreking tweejaarlijks (39%). Vragen over vaststellen van kaders en uitgangspunten laten zien dat er voorkeur is voor een document wat regels beschrijft, handzaam is, artikelsgewijs geschreven is, dynamisch is met verwijzingen.

Het document wordt dynamisch en artikelsgewijs maar bevat wel context.

4.

Werkconfer entie 16 november

De werkconferentie staat gepland op 16 november en zal plaatsvinden op het Vergaderplein (of de Raadzaal). Van 20:15 tot 22:00 uur. Het statuut zal inhoudelijk worden geladen. De avond is voor de genodigden (respondentenlijst) en open voor fractievolgers en ander publiek. De

genodigden nemen deel en melden zich vooraf aan bij de griffie. Inwoners kunnen ook inspreken tijdens de beeldvormende tafel. De avond wordt alvast aangekondigd in het weekbericht. Necker van Naem zorgt voor een deelbare uitnodiging. World café werkmethode Commissielid is voorzitter van een tafel. Er staat een onderwerp centraal. Groepje praat daar over. Na een paar minuten (15-20 +-) gaat het groepje naar de volgende tafel. De voorzitter blijft zitten aan de tafel. De voorzitter noteert wat centraal stond in die ronde. Dat vormt de basis voor het volgende groepje. Er zullen 4 thema’s worden gekozen. Verloop van de avond • NvN trapt de avond af en licht de werkvorm toe. Licht ook toe wat de definitie/vraag per tafel is. Gespreksleider faciliteert het gesprek. NvN maakt een soort opzet om het gesprek op gang te brengen. • Bespreken van thema’s: o Rolopvatting raad en college o Wijze van verantwoording door het college aan de gemeenteraad o Informatievoorziening door het college aan de gemeenteraad o Geheimhouding o Open flipovers met onder andere ‘Uitgangspunten voor regionale samenwerking /intergemeentelijke samenwerking’ • Mogelijkheid tot napraten (na 22:00) 5.

Gemaakte afspraken

● ● ● ●

●

De verschillende bestuursculturen én de presentatie worden achteraf met de commissie gedeeld via Notubox. Er wordt een infographic gemaakt om de inhoud van het statuut meer te laten leven (waar is het voor, wat staat er in). Het statuut zal worden gepubliceerd op de website. Als document of als tegel met doorklikmogelijkheden. Er wordt aandacht gevraagd voor de werkconferentie in het weekbericht. NvN zorgt voor een deelbare uitnodiging, die ook weer kan worden verzonden vanuit de griffie. Daarbij wordt er gevraagd om aanmelding. Dit wordt tijdig doorgegeven aan NvN. Derde werkgroepbijeenkomst is 30 november.