Verslag presidium 21 februari 2022

VERSLAG PRESIDIUM 21 februari 2022, van 18:00 tot 19:30 uur Kamer 104

Uitgenodigd: de dames Hendriks, Boer, Baltus, de Vries, Hartkamp en Kattenberg en de heren Boon, Horn (vz), de Goede, van Limburg, van der Vlies, A. Vos en J.W. Vos. Bij agendapunt 4: Carien Ponsen en Marjon Haarman Afwezig: de heren de Goede, van Limburg, van der Vlies en J.W. Vos 1. Opening en mededelingen Er zijn geen mededelingen. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Vaststelling verslag van 17 januari 2022 Er wordt een vraag gesteld naar aanleiding van het verslag (punt 6, eerste punt). Hoe is dit proces verlopen, is er een verslag opgesteld door een advocaat? Vooruitlopend op een opdracht zijn er contacten geweest met een advocatenkantoor. Doordat er intern een andere oplossing is gevonden in de vorm van een amendement is er geen echte opdracht verstrekt en ook geen verslag opgesteld door de advocaat. Wel zijn er uren (en dus kosten) gemaakt en is een factuur doorgestuurd aan de griffier. Deze factuur bedoeld voor het vooronderzoek dat is uitgevoerd. Voor de toekomst wordt afgesproken dat er in vergelijkbare gevallen vooraf contact wordt gezocht met de griffier, omdat zij budgetverantwoordelijke is en bij de opdracht verstrekking betrokken moet zijn. 4. Presentatie communicatieplan Carien Ponsen presenteert de hoofdlijnen van het communicatieplan. Ook Marjon Haarman is aanwezig als nieuwe raadsadviseur communicatie.

Het was een wens van de gemeenteraad om een communicatieplan uit de werken. Dit onder meer naar aanleiding van het Uitwerkingsplan van de QuickScan lokale democratie. Carien Ponsen heeft deze opdracht uitgevoerd en presenteert haar adviezen voor de uitwerking van de raadscommunicatie. De presentatie wordt als bijlage bij het verslag gevoegd. De griffie kan niet alle adviezen tegelijkertijd uitwerken. Er wordt daarom een prioritering aangebracht in alle adviezen van Carien. We willen starten met: de basis op orde en de introductiecampagne voor de raadsleden. Marjon Haarman start per 1 maart als raadsadviseur communicatie bij de griffie. Zij gaat aan de slag met de uitwerking van het communicatieplan. 5. Fractievergoedingen Er is een raadsvoorstel voorbereid voor de verantwoording van de fractievergoedingen. Kan deze -na aanvulling van de ontbrekende fracties- als hamerstuk voor de raad van 10 maart worden geagendeerd? Net als vorig jaar hebben de fractie het declaratieformulier voor de fractievergoeding 2021 ingevuld en de bewijsstukken aangeleverd. Er is een raadsvoorstel bijgevoegd voor het vaststellen van de fractievergoeding 2021 en het fractiebudget voor 2022. Mw. De Vries geeft aan dat er geen uitgaven zijn gedaan door de VVD. Dit wordt nog aangevuld in het raadsvoorstel.

Aangezien het fractiebudget voor 2022 alleen geldt voor de periode t/m 15 maart wordt voorgesteld om dit budget mee te nemen zodra de nieuwe fracties bekend zijn. Dit scheelt de fracties ook extra administratie. Voor de partijen die niet meedoen aan de gemeenteraadsverkiezingen vindt de afrekening nu al wel plaats. 6. Overdrachtsdossier en planning rondom de verkiezingen

Ten behoeve van het overdrachtsdossier zijn verschillende evaluaties opgesteld (zie bijlagen). Daarnaast is er een planning gemaakt voor de eerste weken na de verkiezingen, deze willen we z.s.m. verspreiden middels bijgaande brief. - Dhr. de Goede heeft per mail aangegeven dat hij de memo met de evaluatie wil aanvullen t.a.v. de beslotenheid van het presidium. Daarnaast zou hij de in te stellen liever “werkgroep Verbeteragenda’ in plaats van ‘Werkgroep communicatie en participatie’ noemen. Het presidium Houdt liever vast aan de naam werkgroep communicatie en participatie dat dit wat beter de lading dekt van de taken van de werkgroep. Uiteraard wordt de verbeteragenda daarbij meegenomen zoals uit het communicatieplan blijkt. - Er wordt opgemerkt dat 18 april Tweede Paasdag is. Hier moet rekening mee worden gehouden in de brief met de planning. Dennie past dit aan. - De benoeming van de informateur wordt in een aparte raadsvergadering georganiseerd. Als er ideeën zijn over een mogelijke informateur dan kunnen ze worden gedeeld met Wim van den Bedem. Hij ondersteunt ambtelijk het formatieproces. - Krijgen de raadsleden straks weer een budget om een eigen device aan te schaffen? De raadsleden kunnen straks kiezen uit een IPad of een laptop. Deze worden door de gemeente in bruikleen verschaft.

Dit is anders dan 4 jaar geleden en bepaald in de g Rechtspositieregeling decentrale ambtsdragers 7. Wat verder ter tafel komt/Rondvraag - Dhr. Vos geeft aan dat er door de storm een verkiezingsbord is omgewaaid. Hij heeft hiervoor in het weekend contact gezocht met de gemeente. Er was een apart telefoonnummer beschikbaar in verband met de storm. Deze kreeg je alleen niet te horen als je direct de gemeente belde, het is wel gecommuniceerd via (social) media. Dit wordt intern meegenomen. Het zou goed zijn als het aparte telefoonnummer in vervolg te horen is via het bandje. 8. Sluiting

2