Toezichtrapport informatiebeheer gemeente Epe 2025 25-08-2025

Toezichtrapport inzake het informatiebeheer gemeente Epe 2025

Definitief Versie 1.0 Archiefinspectie Noord-Veluws Archief

Inhoud 0.

Leeswijzer ............................................................................................................................................................................................................................ 3

1.

Inleiding ..........................................................................................................................................................................................................................................4

2.

Managementsamenvatting ................................................................................................................................................................................... 5 2.1

Tabel ........................................................................................................................................................................................................................................ 5

2.2

Toelichting per Archief KPI ..................................................................................................................................................................................... 6

2.3

Conclusie .............................................................................................................................................................................................................................. 6

2.4

Belangrijkste aanbevelingen................................................................................................................................................................................. 6

3.

Toelichting per KPI........................................................................................................................................................................................................ 7 3.1

Lokale regelingen .......................................................................................................................................................................................................... 7

3.2

Middelen en mensen .................................................................................................................................................................................................. 9

3.3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-Depot .................................................................................................... 11

3.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht ................................................................................................................................................................... 12

3.5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ................................. 13

3.6

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden ....................................... 15

3.7

Overbrenging van archiefbescheiden .......................................................................................................................................................... 17

3.8

Aanbevelingen ............................................................................................................................................................................................................... 18

4.

Verantwoording en verslag toezichtactiviteiten ................................................................................................................................... 19 4.1

Verantwoording ............................................................................................................................................................................................................ 19

4.2

Proces ................................................................................................................................................................................................................................... 19

pagina 2 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

0.

Leeswijzer

Dit toezichtrapport geeft de stand van zaken weer van het informatiebeheer bij de gemeente Epe van begin 2025. De uitgevoerde archiefinspectie is gestart toen de archiefdienst nog onder de gemeenschappelijke regeling ‘Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe’ viel, die in het kader van de komende fusie ook al voor het ‘Streekarchief Epe, Hattem en Heerde’ inspectietaken uitvoerde. Per 1 juli 2025 vallen de archiefdiensten onder een nieuwe gemeenschappelijke regeling ‘Noord-Veluws Archief’ (NoVA). De voor het toezicht verantwoordelijke en aangewezen interim archivaris van het streekarchief Epe, Hattem en Heerde zal deze rol ook voor NoVA vervullen. Binnen dit rapport wordt gebruik gemaakt van de nieuwe huisstijl en het nieuwe logo, maar inhoudelijk wordt soms ook nog verwezen naar de vorige archiefdienst. Het rapport is opgebouwd uit vier hoofdstukken. Na de inleiding volgt in hoofdstuk 2 de managementsamenvatting dat inzicht geeft in de huidige stand van zaken met betrekking tot de zeven kritische prestatie indicatoren in het archiefbeheer (Archief KPI’s). Ook zijn hierin de belangrijkste aanbevelingen en een conclusie terug te vinden. Hoofdstuk 3 geeft een volledig overzicht van de zeven Archief KPI’s. Per KPI wordt aangegeven in welke mate hieraan wordt voldaan met daaronder een uitgebreide toelichting. Ook worden er per Archief KPI aanbevelingen gegeven, als die er zijn.

Het hoofdstuk wordt afgesloten met een opsomming van alle aanbevelingen. Hoofdstuk 4 ten slotte is de verantwoording van het uitgevoerde toezicht in de afgelopen periode en de verantwoording voor dit toezichtrapport.

pagina 3 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

1.

Inleiding

Informatie is, naast mensen en middelen één van de pijlers waarop het overheidsfunctioneren rust. Informatie is essentieel voor het afleggen van verantwoording. ‘Het kost de overheid echter steeds meer tijd, geld en menskracht om de relevante informatie boven water te krijgen.’1 De informatiehuishouding van de overheid in het algemeen is nog steeds niet op orde, ondanks alle inspanningen. In het rapport Groundhog Day van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI)2 wordt getracht antwoord te geven op de vraag hoe dat komt. Daarin wordt teruggeblikt op 35 jaar werken aan betere digitale informatiehuishouding en worden zes patronen gesignaleerd: 1. Het belang van de informatiehuishouding wordt onderschat 2. Autonomie en belang eigen organisatie staan te veel voorop 3. Specialisten zijn niet in positie 4. Incident gedreven in plaats van structurele aanpak 5. Onvoldoende sturing op de naleving van afspraken 6. Standaarden en generieke voorzieningen worden onderbenut Het ACOI constateert dat er veranderingen in gang zijn gezet sinds de Wet open overheid (Woo) op 1 mei 2022 in werking trad. De bestuurlijke aandacht voor de uitvoering van de Woo is toegenomen en daarmee ook de aandacht voor het op orde krijgen van de informatiehuishouding. De beoogde modernisering van de Archiefwet draagt daar eveneens aan bij.

Veel organisaties hebben stappen gezet en er is vooruitgang geboekt met de toepassing daarvan in de praktijk. Zo zijn veel organisaties bezig met het ‘onder beheer’ brengen van informatie door het uitfaseren van netwerkmappen en (betere) archivering van e-mail en tekstberichten. Veel partijen zijn bezig met de invoering van een kwaliteitssysteem of hebben dat al. Maar er is nog een lange weg te gaan bij het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding. Daarvoor zullen patronen moeten worden doorbroken en stappen moeten worden gezet naar een breed gedeelde, gecoördineerde en toekomstgerichte aanpak voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding. Het meerjarenplan voor het verbeteren van de digitale informatiehuishouding, dat verplicht is gesteld in de Woo, dient dat doel. Ook de transitie naar ‘archiveren by design’3 zal steeds meer gangbaar (moeten) worden. De maatregelen die nodig zijn voor het duurzaam toegankelijk houden van informatie bepaal je namelijk het beste op het moment dat de informatiesystemen gekocht, gebouwd, ingericht of aangepast worden. Het toezicht, zoals dat door het Noord-Veluws Archief (NoVA) wordt uitgevoerd, moet bijdragen aan het op orde brengen van de informatiehuishouding, door met een onafhankelijke blik mee te kijken en om de overheidsorganisaties te helpen door kennis te delen en door gerichte aanbevelingen te geven.

Het is echter aan de organisaties zelf om aan de slag te gaan met de verbetering van de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Ongevraagd advies over de ministeriële verantwoordelijkheid; Raad van State, 3 juni 2020. Groundhog Day, Terugkerende patronen bij 35 jaar werken aan een betere digitale informatiehuishouding bij de overheid, Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, 17 januari 2024. 3 https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-archiveren-by-design, 25 juni 2025. 1

2

pagina 4 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

2.

Managementsamenvatting

Dit toezichtrapport geeft de stand van zaken weer van het informatiebeheer bij de gemeente Epe van begin 2025.

2.1

Tabel

Onderstaande tabel geeft een oordeel over de zeven hoofdonderdelen van het archiefbeheer en is gebaseerd op de beoordelingen in hoofdstuk 3. Een belangrijke factor die hierbij meeweegt is het risico voor wat betreft de duurzame toegankelijkheid van de archiefbescheiden. De stand van zaken van 2025 wordt hierbij vergeleken met die van de nulmeting uit 2023. Verschil met nulmeting 2023 In het kader van de voorgenomen fusie van het Streekarchief Epe, Hattem, Heerde met het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe is er in 2023 een nulmeting uitgevoerd op het gebied van het informatiebeheer bij de gemeente Epe. Het grote verschil tussen deze archiefinspectie en de nulmeting 2023 is dat deze laatste een beperkt aantal KPI-vragen omvatte. Voor niet alle onderdelen is dan ook een vergelijking te maken. Deze gevallen zijn weergegeven met een streep, in plaats van de gebruikelijke gekleurde tekens Ook is een aantal onderdelen in 2025 dieper onderzocht dan in 2023. Dit verklaart in een aantal gevallen de achteruitgang in de beoordeling.

Archief KPI’s Voldoet: ✔

Voldoet deels: ✘ Voldoet niet: ✘

2023

2025

Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

✘

✘

Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

✘

✘

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

✘

✘

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

✘

✘

Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

✘

✘

Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

✘

✘

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

✔

✔

Goede, geordende en toegankelijke staat (totaal)

✘

✘

pagina 5 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

2.2

Toelichting per Archief KPI

1. Lokale regelingen De archiefverordening en de regeling informatiebeheer zijn niet actueel. Bij het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten is/wordt onvoldoende geregeld voor het archiefbeheer; dat lijkt ook het geval te zijn als het gaat om opslag van gegevens bij derden (cloudapplicaties). Er wordt samen met andere gemeenten in de regio een overzicht gemaakt van overheidstaken die in deze samenwerkingsverbanden zijn ondergebracht. 2. Middelen en mensen Vanuit de gemeente Epe is informatie ontvangen over de middelen en de personeelsformatie die de gemeente beschikbaar stelt voor de zorg en het beheer van de archieven. De beschikbaar gestelde middelen, met name voor personeel, liggen enigszins onder het gemiddelde voor de regio. Er zijn achterstanden in zowel de vernietiging als het digitaal archiefbeheer. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Bij een globale inspectie van de archiefkluis burgerzaken, waarin zich de permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand bevinden, is gebleken dan deze niet voldoet aan de wettelijke eisen. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Het opgezette kwaliteitssysteem moet nog verder worden geïmplementeerd. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Er is geen samenhangend overzicht van de te bewaren archiefbescheiden, met name de netwerkschijven, emailpostbussen en databases ontbreken. Metadatering is in een aantal gevallen onvoldoende, wat gevolgen kan hebben voor de authenticiteit van de documenten en voor het archiefbeheer. Er is nog geen bewaarstrategie. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Het handboek vervanging, vastgesteld in 2019, is op een aantal punten niet volledig en er is hiervoor geen vervangingsbesluit genomen. Er is geen hotspotmonitor vastgesteld. Er wordt onvoldoende vernietigd in vakapplicaties. 7. Overbrenging van archiefbescheiden Van de in het verleden gedane overbrengingen zijn verklaringen opgesteld.

2.3

Conclusie

Het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Epe is deels op orde. De archiefdienst constateert dat er op bepaalde onderdelen in de periode 2023-2025 vooruitgang is geboekt. De belangrijkste punten van aandacht zijn de middelen die het college voor met name het personeel op het gebied van informatiebeheer beschikbaar stelt -deze liggen enigszins onder het gemiddelde van de regio- en de archiefkluis bij burgerzaken. Deze voldoet niet aan de wet- en regelgeving, terwijl hierin zich wel permanent te bewaren registers bevinden. Ook ontbreekt het aan een bewaarstrategie. Maar voor een groot aantal punten geldt dat met enige inzet, snel een aantal punten kunnen worden opgelost.

2.4

Belangrijkste aanbevelingen   

Onderzoek of de huidige personeelsformatie voldoende is, zowel kwantitatief als kwalitatief, om grip te houden op vooral ook de operationele onderdelen van het archief- en informatiebeheer. Zorg voor een goedgekeurde archiefruimte voor de permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand of breng deze over naar de archiefbewaarplaats. Maak een bewaarstrategie en stel deze vast.

pagina 6 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

3.

Toelichting per KPI

Hierna wordt per Archief KPI aangegeven wat de huidige stand van zaken is. Elke Archief KPI begint met een tabel met daarin de relevante subvragen. In de kolom motivatie is kort aangegeven wat de reden is dat gedeeltelijk of niet wordt voldaan aan de betreffende Archief KPI. In de tekst daaronder wordt elke subvraag uitgebreid behandeld en toegelicht.

3.1

Lokale regelingen

Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

KPI subvraag

2023

2025

2023

2025

✘

✘

Motivatie

1.1

Archiefverordening

✘

✘

De archiefverordening is nog niet actueel

1.2

Beheerregeling informatiebeheer

✘

✘

Het besluit informatiebeheer is nog niet actueel

1.3

Strategisch informatieoverleg (SIO)

✔

✔

1.4

Wijziging overheidstaken

-

✘

Er is geen zicht op de archiefbescheiden van de omgevingsdienst

1.5

Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden

✘

✘

Er is een overzicht van samenwerkingsverbanden, maar deze is niet volledig; in samenwerking met het SNWV wordt gewerkt aan een overzicht; bij het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten is/wordt onvoldoende geregeld voor het archiefbeheer

1.6

Mandaatregeling archiefzorg

✔

✔

1.7

Uitbesteden archiefbeheer (staken)

✔

✘

1.8

Publicatie en bekendmaking

-

✔

Bij opslag van gegevens bij derden (cloudapplicaties) lijkt er onvoldoende geregeld te zijn voor wat betreft beheer van en verantwoordelijkheid van de gemeente over deze gegevens of is dit niet inzichtelijk te maken; er is geen volledig overzicht van archiefbeheertaken die belegd zijn bij de gemeente Apeldoorn

1.1 Archiefverordening De archiefverordening dateert uit 2008 en loopt daarmee achter op de inmiddels aangepaste landelijke wet- en regelgeving. Er ligt inmiddels een concept voor een nieuwe archiefverordening klaar. Deze zal kort na de fusie van het Streekarchief Epe, Hattem, Heerde met het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe tot het Noord-Veluws Archief aan de raad ter vaststelling worden aangeboden. 1.2 Beheerregeling informatiebeheer Het in 2013 vastgestelde besluit informatiebeheer, is net als de archiefverordening verouderd. Maar ook hiervoor geldt dat een nieuw besluit nog dit jaar ter vaststelling aan het college zal worden aangeboden. 1.3 Strategisch informatieoverleg (SIO) De gemeente Epe heeft een Strategisch Informatieoverleg (SIO) ingesteld waarin op strategisch niveau wordt gesproken over onderwerpen inzake het informatiebeheer van de gemeente Epe. Hierin zijn diverse disciplines vertegenwoordigd, zoals het management en de archivaris.

pagina 7 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

1.4 Wijziging overheidstaken Het gaat hierbij om de vraag of in de laatste vijf jaar opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan heeft plaatsgevonden. Dat is alleen het geval bij de omgevingsdienst. Per 1 januari 2024 is er uit de twee omgevingsdiensten Veluwe-IJssel (OVIJ) en Noord-Veluwe (ODNV) een nieuwe omgevingsdienst ontstaan: de omgevingsdienst Veluwe. Bij de verschillende gesprekken is geen eenduidig antwoord gekregen op welke wijze het archiefbeheer voor de aan de omgevingsdienst gemandateerde taken wordt vormgegeven. Er zouden archiefbescheiden naar de gemeente Epe worden gestuurd, maar het is ook mogelijk dat het archiefbeheer bij de gemeente Apeldoorn is belegd. In een in 2022 door het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) uitgebracht toezichtrapport op het informatiebeheer bij de toenmalige ODNV is onder meer op aangedrongen om de afspraken voor wat betreft het archiefbeheer van de aan de omgevingsdienst gemandateerde taken vast te leggen in dienstverleningsovereenkomsten met de gemeenten. Ook in de gesprekken over de fusie die in 2023 plaatsvonden is dit aspect nadrukkelijk benoemd. Nu de fusie inmiddels een feit is, moet worden geconstateerd dat hierover nog steeds niets is geregeld.

Het is ook niet duidelijk of en zo ja op welke wijze archiefbescheiden aan de nieuwe organisatie ter beschikking gesteld. 1.5 Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden In het landelijk register zijn de gemeenschappelijke regelingen opgenomen waaraan de gemeente Epe deelneemt (met uitzondering van die van het Streekarchief Epe, Hattem, Heerde). In de jaarrekening zijn de verbonden partijen te vinden als bedoeld in het Besluit Begroting en Verantwoording. Maar daarnaast zijn er voor de gemeente nog vele andere samenwerkingsverbanden, vaak privaatrechtelijk. Als het gaat om uitbesteding van een overheidstaak blijft het college verantwoordelijk voor het archiefbeheer van deze samenwerkingsverbanden. Bij het aangaan van dergelijke samenwerkingsverbanden wordt hiervoor echter onvoldoende geregeld. De gemeente Epe is wel bezig om samen met andere gemeenten in de regio een overzicht te maken van overheidstaken die in deze samenwerkingsverbanden zijn ondergebracht. Een vervolgstap hierin is om inzichtelijk te krijgen of en zo ja, op welke wijze het informatie- en archiefbeheer bij deze samenwerkingsverbanden is geregeld. Vanuit dat overzicht zullen dan verdere acties worden ondernomen. 1.6 Mandaatregeling archiefzorg In de mandaat- en volmachtregeling 2024 zijn geen taken genoemd op het archiefbeheer.

Dat betekent dat deze voorbehouden blijven aan het hoofd van de organisatie, de gemeentesecretaris. 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) De ontwikkeling in het digitaal werken is, na de omslag vanuit het werken met fysieke archiefbescheiden, niet tot stilstand gekomen. Een van die ontwikkelingen is dat gegevens steeds meer op servers bij de leverancier van de applicaties worden opgeslagen. En dat geldt dan ook vaak voor de archiefbescheiden. Bij het aangaan van overeenkomsten met deze partijen moet de gemeente dan ook aandacht besteden aan aspecten van het archiefbeheer, zoals de eindverantwoordelijkheid van de gemeente, exportmogelijkheden, een exit-regeling en een verwerkersovereenkomst. Ook de gemeente Epe heeft op deze manier archiefbescheiden en de daaraan verbonden metagegevens ondergebracht bij derden. Voor wat betreft het archiveren van de gemeentelijk website bij Pagefreezer blijkt er geen overeenkomst te zijn afgesloten waarin in ieder geval aspecten van het archiefbeheer zijn geregeld. De gemeente Epe heeft een aantal taken ondergebracht bij de gemeente Apeldoorn. Dit betreft onder andere de uitvoering van de Participatiewet en de personeels- en salarisadministratie. Ook het archiefbeheer voor deze onderdelen is bij de gemeente Apeldoorn ondergebracht.

Voor wat betreft de Participatiewet is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met in een bijlage de bepalingen met betrekking tot het archiefbeheer. Opvallend hierin is dat het toezicht op het beheer van deze archiefbescheiden belegd is bij de gemeente Epe. Omdat de taken in dit geval bij een gemeente zijn belegd zou dit toezicht ook prima door de toezichthouder van de gemeente Apeldoorn kunnen worden uitgevoerd. Het is immers dezelfde administratie als die voor de eigen gemeente wordt uitgevoerd. Ook voor de uitvoering van de HRM-taken is tussen de gemeenten Epe en Apeldoorn en dienstverleningsovereenkomst afgesloten met een addendum waarin onder meer afspraken zijn gemaakt over

pagina 8 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

het digitaal archiveren. Daarin is onder meer vastgelegd dat de gemeente Epe verantwoordelijk blijft voor de archiefbescheiden. Mogelijk zijn er nog meer archiefbeheertaken bij de gemeente Apeldoorn belegd. Dat betreft de hierboven al genoemde archiefbescheiden van de omgevingsdienst, maar uit een overzicht van vernietigingslijsten bij de gemeente Apeldoorn zou geconcludeerd worden dat er meer onderdelen bij deze gemeente zijn of waren ondergebracht. 1.8 Publicatie en bekendmaking De gemeente Epe plaatst haar publicaties en bekendmakingen op de website voor officiële bekendmakingen (www.officielebekendmakingen.nl). Aanbevelingen 1. Maak zo snel mogelijk afspraken met de Omgevingsdienst Veluwe omtrent het archiefbeheer van de gemandateerde taken. 2. Regel het archiefbeheer bij het aangaan van samenwerkingsverbanden waarbij overheidstaken bij andere partijen wordt ondergebracht. 3. Zorg voor goede afspraken over de gegevens en het beheer ervan in het geval deze elders worden opgeslagen. 4. Maak inzichtelijk welke archiefbeheertaken bij de gemeente Apeldoorn zijn belegd en maak hierover eenduidige afspraken; overweeg om ook het toezicht op het archiefbeheer bij de archivaris van de gemeente Apeldoorn te beleggen.

3.2

Middelen en mensen

Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

KPI subvraag

2023

2025

2023

2025

✘

✘

Motivatie

2.1

Middelen

✘

✘

De beschikbaar gestelde middelen, met name voor personeel, liggen enigszins onder het gemiddelde voor de regio

2.2

Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer

✔

✘

De beschikbare personeelsformatie voor informatiebeheer ligt enigszins onder het gemiddelde van de regio; er zijn achterstanden in zowel de vernietiging als het digitaal archiefbeheer; het wegwerken hiervan is niet in een planning opgenomen

2.3

Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer

✘

✘

Er is onvoldoende grip op het archiefbeheer in applicaties buiten het zaaksysteem

2.4

Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht

-

✔

2.1 Middelen Vanuit de gemeente Epe is informatie ontvangen over de middelen die de gemeente beschikbaar stelt voor de zorg en het beheer van de archieven. Omdat er geen kengetallen beschikbaar zijn, kunnen deze cijfers niet daarmee worden vergeleken en kan dan ook niet worden aangegeven of de beschikbaar gestelde middelen voldoende zijn. Wel zal vanuit de archiefdienst getracht worden om de cijfers van de deelnemende gemeenten naast elkaar te leggen. Wat op dit moment opvalt is dat de beschikbaar gestelde middelen enigszins onder het gemiddelde van de gemeenten, waarvoor ook dit jaar een archiefinspectie is uitgevoerd, liggen. Dit verschil is met name te zien in de personeelsformatie (zie 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer).

pagina 9 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Het gaat hier in de eerste plaats om de formatie die in hoofdzaak informatiebeheer als taak heeft. Hiervoor geldt hetzelfde als voor de middelen. Er is informatie ontvangen, maar ook hiervoor zijn geen kengetallen beschikbaar. Bij vergelijking met omliggende gemeenten is wel te zien dat de personeelsformatie naar verhouding van het inwoneraantal enigszins onder die van de overige gemeenten ligt. Mogelijke oorzaak hiervoor is dat een aantal uitvoeringstaken (denk aan de Participatiewet en de personeels- en salarisadministratie) inclusief het archiefbeheer voor deze uitvoeringstaken bij de gemeente Apeldoorn zijn ondergebracht. De kosten die de gemeente Epe hiervoor maakt zijn hierin niet meegenomen. Ook is de inzet van personeel voor de operationele aspecten van het archief- en informatiebeheer decentraal in de organisatie belegd. Zo is te zien dat de gemeente Epe de verantwoordelijkheid voor een juiste zaakregistratie in sterke mate bij de medewerkers neerlegt. Dit is een bewuste keuze geweest van de gemeente Epe die een omslag vraagt in het denken en doen van de medewerkers. Een omslag die wel tijd nodig heeft en een tijdsinvestering vraagt in opleiding en controles. De taken van de medewerkers voor archief- en informatiebeheer beperken zich tot het registreren en controleren van gescande post en het uitvoeren van kwaliteitscontroles.

Er wordt daarbij onderscheid gemaakt naar risico’s, waarbij er minder aandacht is voor archiefbescheiden met een korte bewaartermijn. Dit heeft mogelijk wel gevolgen voor de kwaliteit van juist die zaakregistraties, zoals een foutieve titel van de zaak of de toekenning van het verkeerde resultaat. En dat heeft weer gevolgen bij de beoordeling van de vernietigingslijsten: deze is lastig uit te voeren als de zaakregistraties onvoldoende zijn, met als risico dat bewaartermijnen niet correct zijn. Weliswaar is dus bewust voor deze werkwijze gekozen, maar deze brengt wel potentiële risico’s met zich mee (denk aan mogelijk informatieverlies) en mogelijk extra werk voor zowel de gemeente Epe als de archiefdienst bij de controles. Er kan geen inschatting worden gegeven hoe groot deze risico’s zijn en of deze als aanvaardbaar mogen worden beschouwd. De inzet van personeel voor de strategische en tactische onderdelen van het informatiebeheer lijken voldoende belegd te zijn. In het archiefbeheer is er een aantal achterstanden, die weliswaar inzichtelijk zijn, maar ook aanzienlijk. De aangegeven achterstanden betreffen onder andere ca. 50.000 losse documenten die in de tijd van Corsa niet aan een dossier zijn gekoppeld, de vernietiging van analoge archieven en de aanwezigheid van zogenaamde ‘probleemzaaktypen’. Dit betreffen nu nog ca.

100.000 zaken met verkeerde resultaten, bewaartermijnen en vernietigingsdata. Het wegwerken van deze achterstanden is niet in een planning opgenomen. 2.3 Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer Het kwaliteitsniveau van de medewerkers voor het informatiebeheer is op orde. Wel is aangegeven dat niet alle werkzaamheden op het gebied van archiefbeheer die wettelijk verplicht zijn, naar behoren kunnen worden uitgevoerd. Daarbij gaat het met name om het archiefbeheer van applicaties buiten het zaaksysteem, zoals de burgerzakenapplicatie iBurgerzaken en de HRM-applicatie YouForce. 2.4 Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht In aanloop naar de fusie van het Streekarchief Epe, Hattem, Heerde met het Streekarchivariaat NoordwestVeluwe (SNWV) tot het Noord-Veluws Archief, is het team Advies en Toezicht van het SNWV uitgebreid en is de formatieruimte voor het toezicht op het archiefbeheer voldoende. Aanbevelingen 5. Onderzoek of de huidige personeelsformatie voldoende is, zowel kwantitatief als kwalitatief, om grip te houden op vooral ook de operationele onderdelen van het archief- en informatiebeheer. 6. Maak een planning om de diverse achterstanden in maximaal drie jaar weg te werken. 7. Zorg voor grip op het archiefbeheer in applicaties buiten het zaaksysteem.

pagina 10 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

3.3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-Depot

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

KPI subvraag

2023

2025

2023

2025

✘

✘

Motivatie

3.1

Archiefruimte(n) en applicaties

✘

✘

De archiefruimte burgerzaken voldoet niet aan de wettelijke eisen; hierin zijn permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand opgeslagen; er is geen zicht op informatiebeheertaken in applicaties

3.2

Archiefbewaarplaats (voor analoge informatie)

✔

✘

De aangewezen archiefbewaarplaats voldoet op een aantal punten niet aan de wettelijke eisen

3.3

E-Depot

-

✔

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

✘

✘

Er is geen veiligheidsplan voor de archiefbewaarplaats en archiefruimten

3.1 Archiefruimte(n) en applicaties De gemeente Epe beschikt over een archiefruimte waarin zich permanent te bewaren archiefbescheiden bevinden. Dit is de kluis bij de afdeling burgerzaken. Begin 2025 is deze ruimte globaal geïnspecteerd. Globaal wil zeggen dat alleen gekeken is naar de onderdelen die voor het oog zichtbaar zijn of op eenvoudige wijze te achterhalen zijn. Daarbij is geconstateerd dat de ruimte op een aantal punten niet voldoet aan de wettelijke eisen. Het gaat hierbij onder andere om kabels en leidingen die niet bestemd zijn voor voorzieningen in de archiefruimte zelf, computers en een printer die ook 's nachts onder spanning staan, de afwezigheid van blusmiddelen in de nabijheid van de ruimte en het ontbreken van klimaatapparatuur. Dit brengt risico’s met zich mee voor de duurzaamheid van de aktes maar ook in geval van calamiteiten. Het overzicht van de applicaties die in de organisatie worden gebruikt geeft geen inzicht welke informatiebeheertaken er in die applicaties (moeten) worden uitgevoerd. Van de twee door het SNWV onderzochte applicaties ontbreekt in de HRM-applicatie YouForce een exportfunctionaliteit. Het zaaksysteem beschikt over alle voor het informatiebeheer benodigde functionaliteiten.

3.2 Archiefbewaarplaats (voor analoge informatie) De gemeente Epe heeft de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Epe, Hattem, Heerde, die zich bevindt in het gemeentehuis van Epe, aangewezen als archiefbewaarplaats. Ook in deze ruimte heeft een globale inspectie plaatsgevonden. Deze voldoet op een klein aantal punten niet aan de wettelijke eisen. De belangrijkste hiervan is dat het klimaat in de archiefbewaarplaats niet wordt gemonitord. Daardoor is er geen zicht op (het verloop van) de temperatuur en de relatieve vochtigheid. Verder werd geconstateerd dat er geen (werkende) telefoon is en de ruimte onvoldoende wordt schoongehouden. 3.3 E-depot Vanaf 1 juli 2025 beschikt de gemeente, door aansluiting bij het Noord-Veluws Archief, over een goedgekeurd en gecertificeerd e-Depot. 3.4 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming In het kader van de veiligheid van de archiefruimten en in geval van een calamiteit dient de gemeente te beschikken over een veiligheidsplan met een calamiteiten- en ontruimingsplan. Vanuit het toezicht moet worden geconstateerd dat deze, voor zowel de archiefbewaarplaats als de archiefruimte, niet aanwezig maar wel in ontwikkeling zijn.

pagina 11 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

Aanbevelingen 8. Zorg voor een goedgekeurde archiefruimte voor de permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand of breng deze over naar de archiefbewaarplaats. 9. Vul het applicatieoverzicht aan met de informatiebeheertaken. 10. Zorg voor opheffing van de geconstateerde gebreken in de archiefbewaarplaats in het gemeentehuis van Epe. 11. Monitor de voortgang voor het opstellen van opzet voor een veiligheidsplan door de archiefdienst en maak deze na het verschijnen ervan zo spoedig mogelijk gemeente-eigen.

3.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

2023

2025

✘

✘

KPI subvraag

2023

2025

Motivatie

4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

✘

✘

Het ingevoerde kwaliteitssysteem moet nog verder worden geïmplementeerd

4.2

Archieforganisatie

-

✔

4.3

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

-

✔

4.4

Verslag toezicht archiefbeheer

✘

✘

Toezichtrapportages verschijnen in een te lage frequentie en is in 2021 niet bij het college onder de aandacht gebracht

4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer De gemeente Epe beschikt met een module van Key2Control over een hulpmiddel voor een kwaliteitssysteem. In de basis is deze ingevuld, maar er moet nog een vervolg aan worden gegeven voor wat betreft het benoemen van actiepunten en prioritering daarvan. Ook moet het nog worden geïmplementeerd in de PDCA-cyclus. Daarnaast worden er systematische kwaliteitscontroles gedaan in het zaaksysteem, met name op zaken met een langere bewaartermijn. 4.2 Archieforganisatie De gemeente Epe neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Epe, Hattem, Heerde en beschikt daarmee over een archiefinstelling met voldoende gekwalificeerd personeel. 4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris De gemeente Epe neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Epe, Hattem, Heerde. De door de centrumgemeente Epe aangewezen archivaris is tevens archivaris van de gemeente. 4.4 Verslag toezicht archiefbeheer In 2017 en 2021 zijn door de streekarchivaris toezichtrapporten uitgebracht op het informatiebeheer van de gemeente Epe. Deze frequentie is te laag volgens de nog vast te stellen archiefverordening, waarin is aangegeven dat deze minimaal tweejaarlijks moeten verschijnen. Van het laatst verschenen toezichtrapport uit 2021 is niet gebleken dat dit deze ook onder de aandacht van het college is gebracht.

In 2023 heeft het SNWV een beperkte nulmeting uitgevoerd ter voorbereiding op de fusie met tussen de twee archiefdiensten. Aanbevelingen 12. Zorg voor verdere implementatie van het kwaliteitssysteem.

pagina 12 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

3.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

KPI subvraag

2023

2025

2023

2025

✘

✘

Motivatie

5.1

Geordend overzicht analoog en digitaal

✔

✘

5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

✘

✔

5.3

Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal

-

✔

5.4

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

-

✘

5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog

-

✔

5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog

✘

✘

Het klimaat in zowel de archiefbewaarplaats als in de archiefruimte burgerzaken wordt niet gemonitord

5.7

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer

✘

✘

Er is nog geen bewaarstrategie

5.8

Aanvullende metagegevens digitaal

-

✔

5.9

Opslagformaten

✔

✔

5.10

Functionele eisen

-

✘

5.11

Voorzieningen compressie en encryptie

✔

✔

Er is geen samenhangend overzicht van de te bewaren archiefbescheiden, met name netwerkschijven en e-mailboxen ontbreken

De printer voor het afdrukken van aktes van de burgerlijke stand is geen goedgekeurde printer

Er is geen zicht op applicaties waarin zich mogelijk informatieobjecten bevinden waar het gedrag een rol speelt bij het interpreteren van de informatie

5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal Naast het zaaksysteem zijn er andere vakapplicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden. Een aantal daarvan is gekoppeld aan het zaaksysteem. Ondanks het beleid om zoveel mogelijk het zaaksysteem te gebruiken bestaat de mogelijkheid dat elders in de organisatie te bewaren informatie is te vinden waar geen zicht op is. Vooral ook omdat het ontbreekt aan een overzicht van applicaties waarin ook de informatiebeheertaken zijn opgenomen. Maar ook in digitale postbussen, op netwerkschijven en in databases kan zich permanent te bewaren informatie bevinden. Bij de nulmeting richtte deze vraag zich met name op het zaaksysteem en de daarin opgenomen informatie. Deze werd toen in orde bevonden. Bij deze archiefinspectie zijn ook andere applicaties en bronnen meegenomen. 5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal De gemeente Epe beschikt over een metadataschema en heeft deze geïmplementeerd in het zaaksysteem. Dit schema is opgebouwd volgens het inmiddels verouderde TMLO. Samen met het SNWV zal deze worden omgezet naar een schema overeenkomstig het geldende MDTO. Omdat niet inzichtelijk is waar zich nog meer

pagina 13 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

te bewaren informatie bevindt, is er ook geen zicht of deze gegevens worden vastgelegd conform het metadataschema. Voor dit onderdeel is een onderzoek gedaan naar twee applicaties: het zaaksysteem en de vakapplicatie YouForce. Voor beide is geconstateerd dat er voldoende metagegevens worden vastgelegd om de authenticiteit en de context van de archiefbescheiden te kunnen waarborgen. Voor de overige in de organisatie applicaties is hier geen zicht op. 5.3 Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Van de onderzochte applicaties is gebleken dat zowel de in het zaaksysteem opgenomen gegevens als die in de HRM-applicatie YouForce voldoende toegankelijk zijn. 5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Voor analoge archiefbescheiden worden materialen en gegevensdragers gebruikt waarmee duurzaam beheer mogelijk is, dat wil zeggen dat er na 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang is waar te nemen. De door de gemeente Epe gebruikte printer voor aktes van de burgerlijke stand staat niet op de lijst van goedgekeurde printers. 5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Voor de opslag van analoge archiefbescheiden worden zuurvrije verpakkingsmaterialen gebruikt. 5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog De gemeente Epe heeft zowel in de archiefbewaarplaats als in de archiefruimte burgerzaken permanent te bewaren archiefbescheiden opgeslagen.

In geen van beide ruimtes wordt het klimaat, dat wil zeggen de temperatuur en relatieve vochtigheid, gemonitord. Zie hiervoor paragraaf 3.1 (Archiefruimte(n) en applicaties) en de aanbevelingen 7 en 9. 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Voor het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden moet door de gemeente een bewaarstrategie worden vastgesteld. Dit is door de gemeente Epe nog niet gedaan. 5.8 Aanvullende metagegevens digitaal Aanvullende ofwel technische metagegevens zijn opgenomen in het metagegevensschema dat de gemeente Epe hanteert. Het gaat hierbij om gegevens zoals de bestandsnaam, het bestandsformaat en de omvang en versies. Dit is voor de hierboven genoemde applicaties onderzocht en daarbij bleek dat deze bij beide applicaties in voldoende mate worden vastgelegd. 5.9 Opslagformaten Het gebruik van verplichte bestandsformaten en voorkeursformaten is opgenomen in het vastgesteld handboek vervanging. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde DANS-lijst. De lijst is samengesteld door DANS (Data Archiving and Networked Services), een instituut van de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen (KNAW) en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). 5.10 Functionele eisen Functionele eisen, waarmee het gedrag van digitale archiefbescheiden kan worden geduid, zijn niet in beeld gebracht.

Er is dan ook geen zicht op applicaties waarin zich mogelijk informatieobjecten bevinden waar het gedrag een rol speelt bij het interpreteren van de informatie. Denk hierbij aan formules in rekenbladen, lagen in digitale tekeningen en markeringen in audio- en videobestanden. Kennis hiervan is nodig op het moment dat deze informatieobjecten worden geëxporteerd of gemigreerd. 5.11 Voorzieningen compressie en encryptie Voor zover bekend wordt compressie alleen toegepast in de zogenaamde zip-bestanden, waarbij een aantal documenten worden gecomprimeerd en in één bestand worden samengebracht. In het huidige zaaksysteem worden deze bestanden ‘uitgepakt’ opgeslagen. Voor e-mailberichten kan een afzender gebruik maken van versleutelde berichten van bijvoorbeeld Zivver. Deze berichten worden in beide versies opgeslagen in zaaksysteem: zowel de versleutelde als de ontsleutelde versie. Controle hierop maakt deel uit van de kwaliteitscontroles. pagina 14 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

Aanbevelingen 13. Zorg voor een compleet overzicht van de te bewaren archiefbescheiden. 14. Zorg voor een goedgekeurde printer voor het afdrukken van aktes van de burgerlijke stand. 15. Maak een bewaarstrategie en stel deze vast. 16. Maak inzichtelijk in welke applicaties informatieobjecten zijn te vinden waar het gedrag een rol speelt bij het interpreteren van de informatie.

3.6 Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

KPI subvraag

2023

2025

2023

2025

✘

✘

Motivatie

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen

✘

✘

6.2

Converteren en migreren

✔

✔

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

✘

✘

Waardering en selectie vinden alleen plaats in het zaaksysteem en in de HRM-applicatie YouForce; de selectielijst e-mailbewaring is voor Epe niet vastgesteld en hiervoor is vernietiging/bewaring onvoldoende geregeld; er is geen hotspotmonitor vastgesteld

6.4

Vernietiging en verklaringen

✘

✘

Er wordt onvoldoende vernietigd in vakapplicaties; er wordt niet altijd een verklaring van vernietiging opgesteld nadat de vernietiging heeft plaatsgevonden

6.5

Vervreemding, besluiten en verklaringen

-

✔

Er is weliswaar een handboek vervanging vastgesteld in 2019, maar hiervoor is geen vervangingsbesluit genomen; het handboek vervanging is op een aantal punten niet volledig

6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeente Epe is in 2017 gestart met het digitaal werken met zaaksysteem.nl. Daarnaast werd er analoog gewerkt in combinatie met Corsa. Hiertoe is in dat jaar een handboek vervanging opgesteld en een vervangingsbesluit genomen. In 2019 is de overstap gemaakt naar volledig digitaal werken in het zaaksysteem. Ook omdat de verantwoordelijkheden van de medewerkers zijn veranderd en dit in het vorige handboek onvoldoende was belicht, is een nieuw handboek vastgesteld. Er is echter geen nieuw vervangingsbesluit genomen. Gebruikelijk is dat bij vaststelling van een nieuw handboek vervanging er ook een nieuw vervangingsbesluit wordt genomen. Overigens is geconstateerd dat het handboek vervanging op een aantal punten niet volledig is. In de eerste plaats ontbreekt het aan het in artikel 26b onder c van de Archiefregeling genoemde aspect van software en de gekozen instellingen. Andere punten die niet in het handboek worden genoemd zijn kwaliteitseisen aan scans (kleurdiepte en kleurruimte), of er gebruik wordt gemaakt van compressie of tekstherkenning (OCR) en welke (automatische) bewerkingen worden toegepast. Tot slot moet er volgens het handboek vervanging een jaarlijkse audit op het vervangingsproces worden uitgevoerd, maar dat is tot op heden niet gebeurd.

Van de vervangen archiefbescheiden tot en met 2024 is inmiddels een verklaring van vervanging opgemaakt.

pagina 15 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

6.2 Converteren en migreren In de afgelopen vijf jaar zijn er geen migraties of conversies uitgevoerd. Er zijn weliswaar gegevens van Corsa overgegaan naar het zoeksysteem Alice, maar omdat het hier gaat om digitale kopieën van archiefbescheiden met alleen een toegang daarop is er geen sprake van migratie of conversie als bedoeld in de Archiefwet 1995. 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst Waardering en selectie vindt slechts plaats binnen het zaaksysteem. Maar ook uit andere vakapplicaties moet tijdig worden vernietigd of worden overgebracht. In welke applicaties deze waardering en selectie moet plaatsvinden moet duidelijk worden als het applicatieoverzicht is aangevuld met de informatiebeheertaken (zie 3.1 Archiefruimte(n) en applicaties). In 2023 is de Selectielijst e-mailbewaring vastgesteld als aanvulling op de Selectielijst 2020 en is ter implementatie van de Capstone-methodiek voor het bewaren van e-mailberichten. De gemeente Epe heeft de VNG destijds hiervoor niet gemandateerd, waardoor deze selectielijst voor de gemeente niet van toepassing is. Het bewaren en vernietigen van e-mailberichten moet dan gebeuren conform de selectielijst 2020: emailberichten van ambtenaren of bestuurders moeten worden opgenomen in de zaak waar deze bij horen. Daarmee krijgt een e-mailbericht de bewaartermijn van die zaak.

Omdat dit een bewerkelijk proces is, krijgt deze verplichting in de gemeentelijke praktijk vaak onvoldoende uitvoering. Met de genoemde Capstonemethodiek worden e-mailberichten bewaard zolang de informatie beschikbaar moet zijn voor het behandelen van Woo-verzoeken en voor verantwoording aan toezichthouders en de gemeenteraad. Ook worden hiermee e-mailberichten van functionarissen op sleutelfuncties blijvend bewaard. Tot slot is geconstateerd dat de gemeente Epe nog geen hotspotmonitor heeft vastgesteld. 6.4 Vernietiging en verklaringen Hoewel er enige achterstand is in de vernietiging (zie paragraaf 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer) vindt er vernietiging plaats van de analoge archiefbescheiden en van de archiefbescheiden in het zaaksysteem. Vanuit Apeldoorn is aangegeven dat er wel informatie van medewerkers van de gemeente Epe zou zijn vernietigd, maar door de gemeente Epe is aangegeven dat hiervoor geen lijsten ter beoordeling zijn voorgelegd. Verder is geconstateerd dat in ieder geval bij de vernietiging van de digitale archiefbescheiden in 2023 de opgestelde verklaring van vernietiging niet conform de regelgeving is. Feitelijk is dit een besluit waarin het voornemen tot vernietiging is vastgelegd in plaats van een verklaring dat de archiefbescheiden daadwerkelijk zijn vernietigd.

6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen In de afgelopen jaren zijn er geen archieven vervreemd. Aanbevelingen 17. Laat een audit uitvoeren op het vervangingsproces, pas daarop het handboek vervanging aan en neem een nieuw vervangingsbesluit. 18. Implementeer de Capstone-methodiek voor e-mailberichten, vooruitlopend op een mogelijke aansluiting van de selectielijst e-mailbewaring. 19. Stel een hotspotmonitor vast voor het identificeren van hotspots. 20. Zorg voor vernietiging in de vakapplicaties en onderzoek of er vernietiging in YouForce plaatsvindt. 21. Stel verklaringen van vernietiging op nadat de vernietiging heeft plaatsgevonden.

pagina 16 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

3.7

Overbrenging van archiefbescheiden

Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

KPI subvraag

2023

2025

7.1

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn

✔

✔

7.2

Verklaringen van overbrenging

✔

✔

7.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering

✔

✔

2023

2025

✔

✔

Motivatie

7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn Alle archieven die voor overbrenging in aanmerking komen zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 7.2 Verklaringen van overbrenging Van de in het verleden overgebrachte archieven zijn er verklaringen van overbrenging. 7.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Omdat er geen archieven hoeven te worden overgebracht is dit onderdeel niet van toepassing.

pagina 17 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

3.8

Aanbevelingen

Hieronder staan alle aanbevelingen uit bovenstaande paragrafen nogmaals genoemd. 1.

Maak zo snel mogelijk afspraken met de Omgevingsdienst Veluwe omtrent het archiefbeheer van de gemandateerde taken. 2. Regel het archiefbeheer bij het aangaan van samenwerkingsverbanden waarbij overheidstaken bij andere partijen wordt ondergebracht. 3. Zorg voor goede afspraken over de gegevens en het beheer ervan in het geval deze elders worden opgeslagen. 4. Maak inzichtelijk welke archiefbeheertaken bij de gemeente Apeldoorn zijn belegd en maak hierover eenduidige afspraken; overweeg om ook het toezicht op het archiefbeheer bij de archivaris van de gemeente Apeldoorn te beleggen. 5. Onderzoek of de huidige personeelsformatie voldoende is, zowel kwantitatief als kwalitatief, om grip te houden op vooral ook de operationele onderdelen van het archief- en informatiebeheer. 6. Maak een planning om de diverse achterstanden in maximaal drie jaar weg te werken. 7. Zorg voor grip op het archiefbeheer in applicaties buiten het zaaksysteem. 8. Zorg voor een goedgekeurde archiefruimte voor de permanent te bewaren aktes van de burgerlijke stand of breng deze over naar de archiefbewaarplaats. 9. Vul het applicatieoverzicht aan met de informatiebeheertaken. 10. Zorg voor opheffing van de geconstateerde gebreken in de archiefbewaarplaats in het gemeentehuis van Epe. 11.

Monitor de voortgang voor het opstellen van opzet voor een veiligheidsplan door de archiefdienst en maak deze na het verschijnen ervan zo spoedig mogelijk gemeente-eigen. 12. Zorg voor verdere implementatie van het kwaliteitssysteem. 13. Zorg voor een compleet overzicht van de te bewaren archiefbescheiden. 14. Zorg voor een goedgekeurde printer voor het afdrukken van aktes van de burgerlijke stand. 15. Maak een bewaarstrategie en stel deze vast. 16. Maak inzichtelijk in welke applicaties informatieobjecten zijn te vinden waar het gedrag een rol speelt bij het interpreteren van de informatie. 17. Laat een audit uitvoeren op het vervangingsproces, pas daarop het handboek vervanging aan en neem een nieuw vervangingsbesluit. 18. Implementeer de Capstone-methodiek voor e-mailberichten, vooruitlopend op een mogelijke aansluiting van de selectielijst e-mailbewaring. 19. Stel een hotspotmonitor vast voor het identificeren van hotspots. 20. Zorg voor vernietiging in de vakapplicaties en onderzoek of er vernietiging in YouForce plaatsvindt. 21. Stel verklaringen van vernietiging op nadat de vernietiging heeft plaatsgevonden.

pagina 18 Toezichtrapport gemeente Epe 2025

4.

Verantwoording en verslag toezichtactiviteiten

4.1

Verantwoording

Dit toezichtrapport is opgesteld door het team Advies en Toezicht van het Noord-Veluws Archief. Deze heeft in 2025 een inspectie uitgevoerd door het bestuderen van beschikbare en beschikbaar gestelde documenten en het voeren van gesprekken met diverse betrokkenen. Op basis hiervan is het KPI-formulier ingevuld. Deze is ten slotte als input gebruikt voor dit rapport. In het KPI-formulier zijn de zeven archief KPI’s opgenomen uit de VNG Handreiking inzake de archief KPI’s van 20204. Elke archief KPI bestaat uit een aantal vragen met eventueel per vraag één of meer deelvragen. Door beantwoording van deze vragen kan een oordeel worden gevormd over de stand zaken voor elke archief KPI. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de stoplichtmethode. De onderbouwing van de kleuren is een afweging van verschillende aspecten zoals risico, kwaliteit en de verstrekte informatie. Kleur

Waarde

Betekenis

✔

Voldoende

Risico is laag; kwaliteit voldoende.

✘

Matig

Risico is redelijk; onvoldoende informatie; kwaliteit matig; verbetering aangekondigd of in gang gezet; 1 of 2 jaar achtereenvolgens geen informatie ontvangen.

✘

Onvoldoende

Risico is groot; kwaliteit is onvoldoende; er zijn achterstanden; informatie ontbreekt; 2 jaar of meer achtereenvolgens geen informatie ontvangen.

Hierbij is ook rekening gehouden met het archieftoezicht door de provincie Gelderland5. Daarin wordt gesteld dat inadequaat archief- en informatiebeheer voor overheidsorganisatie grote risico’s met zich meebrengt. Het gaat onder andere om juridische, financiële en operationele bedrijfsvoeringrisico’s. Tevens kan dit reputatieschade met zich meebrengen.

4.2

Proces

Periodiek wordt een archiefinspectie uitgevoerd over de voorafgaande jaren maar aansluitend aan de vorige inspectieperiode. Het rapport wordt toegezonden aan de zorgdrager voor het archief van de gemeente Epe, het college van burgemeester en wethouders. De vervolgstappen zijn minimaal de volgende: Het rapport wordt door het college van een bestuurlijke reactie voorzien; eventueel kan het rapport in een gesprek met de toezichthouder en/of archiefinspecteur worden toegelicht. In de bestuurlijke reactie wordt ingegaan op alle aanbevelingen en worden de stappen aangegeven die de gemeente neemt of al heeft genomen om het informatiebeheer te verbeteren. Het toezichtrapport en de bestuurlijke reactie worden toegezonden aan de gemeenteraad. Na bespreking/besluitvorming door de gemeenteraad worden het toezichtrapport en de bestuurlijke reactie toegezonden aan de interbestuurlijk toezichthouder archieven van de provincie Gelderland en aan de archivaris. De bestuurlijke reactie wordt eventueel besproken in het periodiek overleg met de vakinhoudelijke medewerkers. Na verloop van een circa een jaar brengt de gemeente Epe de archivaris op de hoogte van de voortgang van de stappen ter verbetering van het informatiebeheer.

Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) – Derde geactualiseerde versie april 2020; VNG Adviescommissie Archieven. 5 Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2025-2028; Provincie Gelderland, november 2024. 4

pagina 19 Toezichtrapport gemeente Epe 2025