Projectopdracht De Wieken

AANVULLENDE INFORMATIE TOEKOMST DORPSCENTRUM DE WIEKEN Projectopdracht Projectgegevens Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Projectleider Datum en versie Zaaknummer

G. van den Berg; M. Heere M. Hombergen L. van Oene 19-2-2025 | Versie 1.2 1405159

Projectomschrijving Op donderdag 11 december heeft de gemeenteraad een verzoek gedaan aan het college om extra informatie aan te leveren, voordat zij een besluit kunnen nemen over de toekomst van dorpscentrum De Wieken. In deze projectopdracht en het daarbij passende plan van aanpak is uitgeschreven hoe het verzoek wordt opgepakt.

Resultaat van het project Het beoogd effect is dat het college voldoet aan de informatievraag van de gemeenteraad, zodat de gemeenteraad daaropvolgend een definitief besluit kan nemen over de toekomst van De Wieken.

Afbakening De opdracht bestaat uit de volgende onderdelen: • Exploitatie onderzoek De Wieken en De Koekoek; • Inzicht in de staat van het gebouw; • Verslaglegging van alle participatie/informatie bijeenkomsten tot nu toe; • Een lijst met uitgangspunten waarop het raadsvoorstel van 11 december 2025 gebaseerd is; • Planologische toetsing & ruimtelijke analyse (aanvullend op het haalbaarheidsonderzoek); • Flora & Fauna en stikstof onderzoek; • Huidige parkeerdruk bij De Wieken; • Huidige parkeerdruk bij De Koekoek en de verkeers- en parkeerdruk bij verplaatsing van De Wieken; • Mogelijkheden participatie en communicatie bij bovengenoemde onderzoeken; • Mogelijkheden voor communicatie en participatie bij het ontwerptraject (vervolg); De opdracht bestaat niet uit de volgende onderdelen: • Het opstellen van een volledig programma van eisen • Ontwerp traject • Denkrichting voor het perceel van De Wieken of onderzoek naar de mogelijkheden hiervoor.

Randvoorwaarden Participatie: Naar aanleiding van hat participatietraject tot nu toe en de werkzaamheden bij het beoogde traject wordt een communicatie- en participatieplan opgesteld. Vanuit het college zijn de volgende kaders opgesteld: • Op de onderdelen waar al participatie op heeft plaatsgevonden, wordt niet opnieuw geparticipeerd. • Wanneer participatie plaatsvindt in de volgende fase (deze opdracht) worden duidelijke kaders meegeven waar wel en niet op geparticipeerd kan worden. Participatie aanpak: In de fase om te komen tot een voorkeursvariant zijn inwoners, gebruikers en omwonenden betrokken via bijeenkomsten en vragenlijsten op verschillende momenten in het proces.

1

Nu er een extra stap wordt gezet voordat de raad over gaat tot besluitvorming, is het goed om ook voor deze fase te kijken of en hoe belanghebbenden betrokken kunnen worden. Variant 3D gaat over het realiseren van een nieuw dorpscentrum bij De Koekoek. Er worden onderzoeken gedaan om meer zicht te krijgen op de effecten van het ontwikkelen op die locatie. Het is goed om omwonenden daar in mee te nemen en hen op gerichte onderzoeken die over hun woonomgeving gaan te laten reageren. Waar mogelijk kunnen zij eventueel ook een rol spelen. Of en op welke wijze dat kan is nu nog niet bekend, dit wordt meegenomen in de uitvraag voor het uitvoeren van dit onderzoek. Daarmee komt de invloed van de omwonenden op het niveau van meeweten (informeren) een meedenken (raadplegen). Daarnaast worden ook gesprekken gevoerd met de tennisverenigingen over hun toekomst en het gebruik van het terrein. Projectmanagement intern: Om ervoor te zorgen dat alle onderzoeken bij elkaar komen en hier uitvoering aan gegeven kan worden is extra capaciteit nodig. Wegens de doorlooptijd van deze fase is een kostenpost bij het krediet opgenomen om een projectmanager in te huren.

Voorgestelde aanpak n.a.v. verzoek gemeenteraad In onderstaande tabel is de voorgestelde aanpak gebaseerd op het verzoek van de gemeenteraad uitgewerkt.

2

Verzoek Een volledige analyse van de bezettingsgraad (huidig en prognose) van de Koekoek en De Wieken aan te leveren, inclusief een duidelijke onderbouwing van de noodzaak voor: o een extra sportzaal; en o Een grote multifunctionele zaal. Een MJOP van de Wieken beschikbaar te maken voor de raad met een overzicht van onderzoeken, inspecties of technische beoordelingen die zijn uitgevoerd over de staat van de Wieken o Dit overzicht te voorzien van data waarop deze onderzoeken zijn gedaan.

Hoe wordt aan het verzoek voldaan ▪ Er wordt een exploitatieonderzoek aangeleverd waarin een analyse is gemaakt van de huidige bezettingsgraad van De Wieken en De Koekoek; ▪ Er wordt inzichtelijk gemaakt welke verenigingen, aanvullend op de huidige bezettingsgraad, graag uitbreiding van hun aanbod zien (en daarmee bezetting van de zaal).

De verslaglegging van alle participatie/informatie bijeenkomsten toe te voegen aan de stukken.

▪

Een lijst van eisen, dit moet een startpunt zijn voor alle keuzemogelijkheden. o Wat willen we? o De toekomst van de gebruikers van de Wieken, denk aan de tandarts, buurtzorg

▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Het bestaande MJOP (uit 2019) wordt toegestuurd; Een gespecificeerde versie van de renovatiekosten, waarvan de verkorte versie is opgenomen in het haalbaarheidsonderzoek, wordt voorgelegd; Aanvullend wordt dit MJOP geactualiseerd; Er wordt een gebouwinspectie uitgevoerd. Ook dit rapport wordt aan de raad toegestuurd; Overige bestaande documenten, waaronder het duurzaamheids- en toegankelijkheidsrapport worden toegestuurd. Alle informatie- en participatiebijeenkomsten worden inzichtelijk gemaakt. Per bijeenkomst wordt aangegeven wanneer deze plaatsvond, wie erbij aanwezig waren, wat het onderwerp van gesprek is geweest en met welke feedback de gemeente heeft ontvangen van de aanwezigen. Dit alles wordt gebundeld tot één document. Er wordt een overzicht aangeleverd van de uitgangspunten van het college voor de uitgevoerde onderzoeken en het vaststellen van de voorkeursvariant. NB: een programma van eisen kan niet worden aangeleverd. Op het programma van eisen wordt een ontwerp gebaseerd. Dit komt, bouwkundig gezien, in de volgende stap van het project.

Plan van aanpak wat betreft verkeers- parkeerdrukte op een toekomstige locatie, of op de huidige locatie van de Wieken.

▪

Een duidelijke richting/onderbouwing over wat te doen met de Wieken en haar functie van een ontmoetingsplek.

▪

Informatie/participatiebijeenkomst met omwonenden en direct betrokken van de toekomstige locatie. Eerst gehoord en geïnformeerd worden voordat de stukken naar buiten gepubliceerd worden.

▪ ▪

▪

Deze aanvullende informatie aan de raad aan te leveren voordat een definitief besluit over de Wieken wordt gevraagd. Nadat alle informatie is aangeleverd een raadsconsultatie te beleggen met de raad. Daarmee de raad te informeren over volgende stap richting nieuwbouw of renovatie en locatiekeuzes. Deze raadsconsultatie moet plaatsvinden voordat er een definitief besluit wordt gevraagd over de Wieken.

▪

Een onderzoeksrapport dat de huidige parkeerdruk bij 1) De Wieken en 2) De Koekoek in beeld brengt. Aanvullend wordt onderzocht welke parkeerdruk er wordt verwacht bij de samenvoeging van de Koekoek. Verder wordt een planologische toetsing en ruimtelijke analyse uitgevoerd. Hierbij worden ook de verkeersbewegingen en parkeermogelijkheden meegenomen. Hier kan het college op dit moment geen uitspraak over doen. Als de raad besluit dat de Wieken inderdaad verplaatst wordt naar de Koekoek, wordt voor het perceel dat de huidige Wieken achterlaat een separaat project opgestart. Bij de start van dit project wordt met belanghebbenden gewerkt aan een projectplan. Er is inwonersparticipatie nodig om een duidelijke richting te kunnen geven voor de invulling van het perceel. Als hieruit blijkt dat er behoefte is aan een ontmoetingsfunctie, wordt dit uiteraard meegenomen in de verdere uitwerking. We maken het verdere participatietraject, op basis van het voorstel van het college (variant 3D) uitgebreid inzichtelijk. Voor de onderzoeken die uitgevoerd worden n.a.v. dit raadsvoorstel, wordt een participatie en communicatietraject opgesteld. Dit is afhankelijk van de manier waarop de externe adviesbureaus invulling geven aan de onderzoeken. Uitgangspunt van het college is dat er wordt gekozen voor een participatietraject dat van meerwaarde is voor belanghebbenden.

Dit betekent ook dat vooraf duidelijk moet zijn binnen welke kaders inwoners kunnen participeren. Verder wordt een bijeenkomst georganiseerd met de omwonenden en de gebruikers om de uitkomsten van de genoemde onderzoeken te delen. Deze worden gedeeld nadat de raadsconsultatie plaats heeft gevonden en voordat een nieuw raadsvoorstel opgesteld wordt. Alle hierboven genoemde documenten worden met de gemeenteraad gedeeld. Daaropvolgend wordt de gemeenteraad gevraagd of alle aangeleverde informatie voldoende is om een besluit over de voorkeursvariant te nemen. Als de raad aangeeft over voldoende informatie te beschikken, wordt het definitieve besluit gevraagd.

Planning Het opstellen van een planning is op dit moment nog niet mogelijk. Eerst dient een projectleider te worden aangesteld. Vervolgens moeten de onderzoeken worden uitgewerkt. De doorlooptijd is afhankelijk van de beschikbaarheid van externe adviesbureaus. Bij een positief besluit kan er in maart gestart worden. Op basis van de huidige inschatting worden de onderzoeken afgerond in het derde tot vierde kwartaal van 2026. Hierop volgend de besluitprocedure van start.

3

Kosten en budget De benodigde kosten zijn nu een schatting voor alle onderzoeken. De daadwerkelijke kosten zijn pas duidelijk zodra offertes voor de diverse onderdelen uitgevraagd zijn. Uiteraard wordt zorgvuldig omgegaan met het budget en wordt goed nagedacht over wat er daadwerkelijk nodig is. • Herzien MJOP • Inspectie gebouwstaat • Planologische toetsing & ruimtelijke analyse • Parkeer- en verkeersonderzoek • Flora & fauna en stikstof onderzoek • Project management intern • Mogelijk extra benodigde onderzoeken naar aanleiding van uitgevoerde onderzoeken (onvoorzien) Eenmalige kosten Structurele kosten (per jaar) Budget

4

€ 250.000 Reserve IHP/Maatschappelijke accommodaties