Opdracht werkgroep versterking lokale democratie def

“Versterking lokale democratie”

WERKGROEP RAAD Opdracht

Plan van aanpak Werkgroep raad Versterking lokale democratie Versie: 3

Datum: 20 december 2022

Plan van aanpak Werkgroep raad Versterking lokale democratie

1. INLEIDING In het presidium van 15 september 2022 is gesproken over de wijze waarop de Verbeteragenda en het bijbehorende Uitvoeringsplan door de raad kunnen worden opgepakt. Het voorstel is om daarvoor een raadsbrede werkgroep “Versterking lokale democratie” in het leven te roepen. Daarbij is toegezegd om ook een kader te schetsen waarbinnen werkgroepen die zich vanuit de raad buigen over diverse onderwerpen zich kunnen bewegen. Op basis van dat kader is deze opdracht met een plan van aanpak opgesteld. 2. DOELSTELLING WERKGROEP Vorm en inhoud geven aan de opgaven uit de Verbeteragenda en het Uitvoeringsplan om zo de lokale democratie in Epe te versterken. 3. SCOPE WERKZAAMHEDEN De werkzaamheden van de Werkgroep Versterking lokale Democratie richt zich op: “Het uitvoeren van de Verbeteragenda en het bij behorende Uitvoeringsplan die zijn opgesteld naar aanleiding van de Quick Scan lokaalbestuur.” De Werkgroep richt zich expliciet niet op: Onderwerpen uit het raadsakkoord die geen relatie hebben met de Verbeteragenda en het Uitvoeringsplan. De werkgroep verdeelt haar werkzaamheden over enkele subwerkgroepen. Eén van deze subwerkgroepen heeft als onderwerp ‘Raadcommunicatie’. De (sub)werkgroep bereidt voorstellen voor en zal hierbij ook praktische en uitvoerende zaken oppakken.

Door middel van bijvoorbeeld een werksessie of een commissievergadering worden deze voorgelegd aan de gemeenteraad. Het presidium zal hierbij optreden als een klankbord. Uiteraard staat het de gemeenteraad vrij om een eigen afweging te maken. Over een definitief voorstel dat bestuurlijke processen of besluitvorming raakt vindt besluitvorming plaats in de raad. 4. INFORMATIEVOORZIENING GEMEENTERAAD Naast het feit dat de werkgroep op de hoogte is van alle mogelijkheden rondom de Versterking van de lokale democratie, is het van belang dat ook de gehele raad van informatie wordt voorzien over essentiële ontwikkelingen. Dit is zelfs één van de doelstellingen. Enerzijds vindt dit plaats in de fracties door de vertegenwoordigers van de fractie, anderzijds wordt – waar nodig – de raad als geheel geïnformeerd en betrokken. 5. WERKWIJZE WERKGROEP Inhoud van de vergaderingen. De vergaderingen zijn gericht op: - informatieverstrekking - voorbereiden/begeleiden beleidsproces (kaderbepaling) - procedurele en praktische afspraken De vergaderingen zijn expliciet niet gericht op: - Politieke discussie - Politieke besluitvorming Kaders / leidende principes werkgroep -

De werkgroep kan worden opgedeeld in subgroepen die zich met een specifiek thema bezig houden. Zo is er bijvoorbeeld een subgroep voor raadscommunicatie.

Versie: 3 Datum: 20 december 2022

pagina 2 van 3

Plan van aanpak Werkgroep raad Versterking lokale democratie

-

De werkgroep bepaalt de onderwerpen die een politieke keuze rechtvaardigen. De leden worden gevoed door hun eigen fracties, informatie die ze zelf ophalen ‘in het veld’, informatie vanuit de griffie en eventueel de ambtelijke organisatie. De werkgroep bepaalt of de stukken, die ten behoeve van de besluitvorming worden geproduceerd, een voldoende basis vormen voor een heldere besluitvorming door de gemeenteraad; De werkgroep bepaalt mede de agenda met betrekking tot de Versterking van de lokale democratie;

De vergaderingen van de werkgroep en van de subgroepen hebben in beginsel een besloten karakter. -

Aan hetgeen in deze beslotenheid gezegd wordt kunnen en zullen geen rechten worden ontleend. De deelnemers zullen elkaar niet in de openbaarheid confronteren met hetgeen in beslotenheid is ingebracht. De werkgroep kan zelf besluiten om andere bijeenkomsten dan vergaderingen wel in openbaarheid te laten plaatsvinden. Daarbij kan worden gedacht aan bijeenkomsten rondom participatie of kennissessies die breder toegankelijk kunnen zijn.

De vorm van de vergaderingen. -

Er wordt maandelijks een reservering vastgelegd, met uitzondering de periodes van het reces. Minimaal 5 dagen voor de betreffende datum wordt gecommuniceerd of het overleg al dan niet door gaat. Minimaal 5 dagen voor de vergadering wordt een agenda toegestuurd. De vergadering wordt voorgezeten door een voorzitter die de werkgroep uit haar midden kiest. Er wordt van de vergaderingen geen verslag gemaakt. Wel worden de afspraken (kort en bondig) vastgelegd. Vanwege het besloten karakter van de werkgroepen worden deze niet openbaar gemaakt. Vanuit de griffie is iemand aanwezig bij de vergaderingen. Daarnaast kunnen de betrokken portefeuillehouder, ambtenaren en/of externe deskundigen op uitnodiging aanwezig zijn bij vergaderingen.

6. SAMENSTELLING WERKGROEP Het streven is om van alle fracties één vertegenwoordiger in de werkgroep te laten deelnemen. Dit mogen zowel raadsleden als fractievolgers zijn. Daarnaast is het mogelijk om 1 plaatsvervangend lid per fractie aan te wijzen. In de subwerkgroepen kunnen leden van de werkgroep deelnemen of andere raadsleden en fractievolgers worden aangewezen. Uiteraard beslissen fracties zelf of dit wel of niet wenselijk is. De communicatie zal zich richten op alle leden van een fractie, zij bepalen onderling wie vergaderingen bijwoont. 7. RANDVOORWAARDEN -

Wil de werkgroep een toegevoegde waarde hebben, dan is betrokkenheid van alle leden van groot belang. Die betrokkenheid dient ook tot uitdrukking te komen in de terugkoppeling naar de fracties, zodat een zorgvuldige besluitvorming wordt bevorderd. De afspraken over de beslotenheid en onderling vertrouwen zijn essentieel voor het functioneren van de werkgroep.

Versie: 3 Datum: 20 december 2022

pagina 3 van 3