Notitie besteding Fractievergoeding

Notitie besteding Fractievergoeding 12-11-2020 Inleiding In de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (artikel 7, lid 1) is aangegeven dat de fractievergoeding besteed mag worden om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken. Maar wat wordt hieronder verstaan? Deze vraag is makkelijker te stellen dan te beantwoorden. Er blijft altijd een grijs gebied. Toch kan op basis van de bestaande regelgeving in de meeste gevallen wel worden bepaald wat wel en niet is toegestaan. Hierbij is niet alleen de tekst van de verordening van belang, maar ook het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Epe 2019. In deze notitie wordt uitleg gegeven wat wel of niet uit de fractievergoeding betaald mag worden. De notitie is niet uitputtend. Het geeft voorbeelden van wat wel of niet mogelijk is. Bij de verantwoording van de fractievergoedingen kan deze notitie als richtlijn gebruikt worden. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hieronder treft u de relevante artikelen over de fractievergoeding die in de verordening zijn opgenomen: Artikel 6. Recht op financiële bijdrage 1.

De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie inclusief de aangewezen fractievolger. 2. De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 360,- voor elke fractie en een variabel deel van € 150 per raadszetel van de fractie. Artikel 7. Besteding financiële bijdrage 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken; 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van versterking van de ondersteuning van de fractie; c. giften, leningen, beleggingen en voorschotten; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; e. algemene opleidingen voor raadsleden en fractievolgers tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers. Artikel 8.

Voorschot financiële bijdrage 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt jaarlijks zo spoedig mogelijk verleend doch uiterlijk vóór 31 maart van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt; 2. Het voorschot wordt verrekend met het in het afgelopen jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage. Artikel 13. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1. Elke fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een ingevuld declaratieformulier. 2. De raad stelt na controle van het declaratieformulier de hoogte vast van: a. de financiële bijdrage; b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot; c. de wijziging van de reserve, en d. de resterende reserve. 1

Waaraan mogen raadsfracties de fractievergoeding besteden? In de praktijk blijkt dat er drie terreinen zijn die een nadere toelichting behoeven: 1. fractievergoeding in de relatie met het partijbestuur 2. fractievergoeding in de relatie tot de vergoedingen voor raadsleden en fractievertegenwoordigers 3. fractievergoeding in relatie tot communicatie met het publiek 1. Relatie met het partijbestuur De fractievergoeding moet worden ingezet ten dienste van de fractie. Voor de meeste politieke partijen is er een partijbestuur en een fractie. Het bestuur organiseert ledenvergaderingen, is belast met het samenstellen van de kandidatenlijst, het voeren van de verkiezingscampagnes (samen met de kandidaten), enz. Al deze activiteiten hebben geen directe relatie met de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie en daarom mogen deze kosten niet worden voldaan uit de fractievergoeding. Als het partijbestuur zelfstandig iets organiseert, betekent dat vrijwel per definitie dat er geen vergoeding mogelijk is. De fractie kan echter ook zelf bijeenkomsten organiseren. Bij deze bijeenkomsten kan het dan gaan om informatieverstrekking (welke politieke lijn heeft de fractie op een bepaald dossier) of om het inwinnen van informatie (wat vinden de inwoners van een bepaald onderwerp). De kosten van dit soort bijeenkomsten komen wel in aanmerking voor vergoeding.

Er moet dan wel een relatie zijn met de gemeentepolitiek. Fractie en bestuur kunnen ook samen kosten maken, bijvoorbeeld voor webhosting of het organiseren van een bijeenkomst. In dat geval moet in redelijkheid worden vastgesteld welke kosten ten laste van de vergoeding worden gebracht, waarbij de maatstaf is dat de kosten verband moeten houden met de taken van de fractie. 2. Relatie tot de raadsvergoeding De Gemeentewet, het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Epe 2019 regelen nauwkeurig welke bedragen worden uitbetaald aan raadsleden.. Raadsleden ontvangen een vergoeding voor het raadslid zijn en een onkostenvergoeding. Kosten die onder deze vergoedingen vallen, kunnen niet uit de fractievergoeding betaald worden. In het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers is de vaste onkostenvergoeding geregeld voor aan het raadslidmaatschap verbonden kosten. De vergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten: - representatie; - vakliteratuur; - contributies, lidmaatschappen; - telefoonkosten; - bureaukosten, porti; - zakelijke giften; - bijdrage aan fractiekosten; - ontvangsten thuis; - excursies. Voor de kosten voor fax/pc, cursussen en congressen, die vroeger in de kostenvergoeding voor raadsleden waren opgenomen, zijn aparte voorzieningen getroffen.

Buiten de maandelijkse vergoedingen om mag een raadslid geen geld ontvangen van de gemeente, dus ook niet via de fractievergoeding. Als de fractie als geheel zich schoolt (debattraining, presentatietechnieken, snel lezen enz.) dan kan dit worden gedekt uit de fractievergoeding. Voor scholing van individuele raadsleden zijn andere regelingen (Verordening rechtspositie raads- en commissieleden). Een aantal voorbeelden wat wel vergoed kan worden uit de financiële bijdrage aan de fracties: - Huisvestingskosten, kosten voor fractievergaderingen op locatie; - Fractie-excursies, zoals werkbezoeken; - Redelijke kosten voor teambuilding door en voor de fractie; - Ontvangst door de fractie van andere raads- en/of statenleden; - Het inschakelen van deskundigen, zoals iemand die de fractie bewust maakt van toekomstige ontwikkelingen of onderzoek verricht; - Administratiekosten ten behoeve van de gehele fractie;

2

Bankkosten voor het beheer van de fractievergoeding op een hiervoor speciaal geopende bankrekening. 3. Relatie tot communicatie met inwoners Fracties communiceren in het kader van hun volksvertegenwoordigende rol met inwoners. Hier kunnen verschillende communicatiemiddelen voor worden ingezet. Met name in verkiezingstijd is dit soms een dilemma. Vaak zijn raadsleden ook kandidaat voor de volgende periode. In de verkiezingsperiode dient men dus zeer terughoudend te zijn met het gebruik van de fractievergoeding. Voorkomen moet worden dat partijen die al in de raad vertegenwoordigd zijn extra middelen uit gemeenschapsgeld kunnen inzetten voor hun campagne, terwijl partijen die nog niet in de raad vertegenwoordigd zijn, dat niet kunnen. Uiteraard is er ook hier een grijs gebied. Een aantal voorbeelden wat wel vergoed kan worden uit de financiële bijdrage aan de fracties: - Publicaties van fractiestandpunten, kosten verbonden aan opiniepeilingen; - Advertenties, website, social media of ander promotiemateriaal waarin een duidelijke link met het werk van de fractie wordt gelegd; - Informatieverstrekking door de fractie, bijvoorbeeld bij een nieuwsbrief; - Uitgaven voor het houden van openbare bijeenkomsten van de fractie (o.a. zaalhuur).

Verantwoording besteding fractievergoeding Op grond van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning wordt jaarlijks verantwoording afgelegd aan de raad via het presidium. Daartoe overleggen de fracties binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, dus vóór 1 april, een ingevuld declaratieformulier. In het presidium wordt de verantwoording besproken. De voorbereiding van het advies van het presidium gebeurt door de raadsgriffier. De raad stelt vervolgens de definitieve bedragen vast in relatie tot de uitgekeerde voorschotten. Verschillen worden daarna verrekend. Bijgevoegd: - Bijlage 1: een overzicht met de verschillende vergoedingsvormen - Bijlage 2: een aangepaste declaratieformulier

3

Bijlage 1. Vergoedingsvormen

4

Bijlage 2. Declaratieformulier

Declaratieformulier fractievergoeding FRACTIE

: ……………………………………………………

BOEKJAAR

: …………………………………………………….

CONTACTPERSOON

: …………………………………………………….

(indien geen raadslid of commissielid ook graag adres en telefoonnummer vermelden!)

Inkomsten Bijdrage fractiebudget (zonder verrekeningen)

€

Uitgaven Politieke acties en bijeenkomsten Kosten website, drukwerk, advertenties, e.d. Fractieondersteuning

€ € €

(bankafschrift, declaratie of getekende kwitantie meesturen)

Geen overige inkomsten invullen anders dan gemeentelijk fractiebudget

representatie vd fractie Secretariaatskosten

€ €

(apart specificeren: kosten bank, porti, boeken fractie e.d.)

Seminars, info-avonden, werkbezoeken e.d. (voor zover

€

geen cursus of opleiding)

Totaal

€

DATUM : BIJLAGEN:

(aantal en soort vermelden s.v.p.)

ONDERTEKENING:

Met ondertekening verklaart de fractie dat de opgevoerde bijdragen conform artikel 7 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Epe zijn.

5