Memo status werkgroepen DEF

MEMO Aan : Gemeenteraad Van : Presidium Datum : januari 2023 Onderwerp : Status werkgroepen _______________________________________________________________________

Inleiding In het presidium van 15 september is gesproken over de wijze waarop de Verbeteragenda en het bijbehorende Uitvoeringsplan door de raad kunnen worden opgepakt. Het voorstel is om daarvoor een raadsbrede werkgroep “Versterking lokale democratie” in het leven te roepen. Daarbij is de wens uitgesproken om ook een kader te schetsen waarbinnen werkgroepen die zich vanuit de raad buigen over diverse onderwerpen zich kunnen bewegen. Dit om verwarring over de status en de opdracht van de werkgroepen te voorkomen. Daarom is deze memo voorbereid. Op 24 november 2022 heeft het presidium ingestemd met deze memo. Proces Om heldere afspraken te kunnen maken over het proces rondom raadswerkgroepen vinden wij het belangrijk om dit onderwerp met alle fractievoorzitters te bespreken. In onderstaande tekst is een aantal uitgangspunten opgenomen met daarbij een advies. Graag gaan wij daarover met het presidium in gesprek. Beslispunten Positie werkgroepen: 1. Welke onderwerpen zijn wel en niet geschikt voor behandeling door een werkgroep? + Door op voorhand aan te geven welke onderwerpen al dan niet geschikt zijn voor behandeling door werkgroepen, wordt het kader rondom werkgroepen duidelijker. - Het is lastig om op voorhand in te schatten welke onderwerpen zich al dan niet lenen voor behandeling in een werkgroep.

Besluit: Hieronder wordt op hoofdlijnen aangeven wat de leidende principes zijn voor werkgroepen. Leidende principes: Werkgroepen zijn hoofdzakelijk bedoeld om de gemeenteraad beter te informeren en politieke besluitvorming voor te bereiden bij omvangrijke processen zoals vernieuwing van de democratie en communicatie en participatie. Werkgroepen zijn uitdrukkelijk niet bedoeld als een opiniërend medium voor een concreet raadsvoorstel. Als de behoefte bestaat om te peilen hoe een vertegenwoordiging van de gemeenteraad ergens over denkt, is bespreking met de raadscommissie hiervoor de juiste weg.

1

2. Is het wenselijk dat elke werkgroep met een raadsbesluit wordt ingesteld? + Als de raad een opdracht formuleert door middel van het vaststellen van een plan van aanpak is het voor iedereen helder welke kaders aan de werkgroep worden meegegeven. - Het proces wordt bureaucratischer en het kost meer tijd om een werkgroep in te stellen. Besluit Werkgroepen worden ingesteld door middel van een raadsbesluit.

3. Wat is de opdracht van een werkgroep? Kan de opdracht per werkgroep verschillen? + Door de opdracht of doelstelling helder te formuleren in het plan van aanpak, is de koers en het verwachte resultaat van de werkgroep helder. - Als de doelstelling/opdracht in het plan van aanpak door de raad is vastgesteld, is de werkgroep minder flexibel; er kan niet ‘zomaar’ een extra doel/opdracht toegevoegd worden. Besluit Een duidelijke opdracht formuleren in het plan van aanpak. Randvoorwaarde is dat er in werkgroepen geen besluitvorming plaatsvindt, dat is aan de gemeenteraad. 4. Kunnen we voor elke werkgroep afspreken dat er geen politiek wordt bedreven en dat de leden van de werkgroep op persoonlijke titel spreken en niet namens de fractie? + Het is belangrijk dat iedereen vrijuit kan spreken. Door af te spreken dat er geen politiek wordt bedreven wordt voorkomen dat er een extra politiek gremium ontstaat of dat de indruk van ‘achterkamertjes’ wordt gewekt. - Het is aan de leden van de werkgroep zelf om te bewaken dat er geen politiek wordt bedreven. Besluit: Afspreken dat er in werkgroepen geen politiek wordt bedreven. Leden van een werkgroep spreken op persoonlijke titel en niet namens hun fractie. Aan standpunten van een werkgroep kunnen geen rechten worden ontleend in de raad. 5.

Wat is de scope van de werkzaamheden van een werkgroep? Zijn er werkzaamheden die een werkgroep niet kan uitvoeren? (Denk bijvoorbeeld aan werkzaamheden die de bedrijfsvoering raken?) + Het is goed om de scope van de werkzaamheden af te bakenen om duidelijkheid te verschaffen. - Het is lastig om voor alle werkgroepen vooraf de scope van de werkzaamheden te bepalen. Besluit: De scope van de werkzaamheden bij het instellen van de werkgroep in het plan van aanpak op hoofdlijnen vastleggen, waarbij de leidende principes zoals genoemd onder 1. in acht worden genomen. 6. Is er naast het gremium ‘werkgroep’ nog ruimte voor andere werkvormen zoals een klankbordgroep en/of een begeleidingsgroep? + Andere werkvormen bieden meer flexibiliteit - Het roept waarschijnlijk weer verwarring en onduidelijkheid op. Besluit: Andere werkvormen zijn mogelijk, mits deze goed worden gedefinieerd. Voor omvangrijke onderwerpen zal een werkgroep worden ingericht.

2

Werkwijze werkgroepen: 1. Kan de werkwijze per werkgroep verschillen en zo ja, kan een werkgroep dit zelf bepalen? Denk aan: wat is de gewenste vergaderfrequentie, is het mogelijk om een voorzitter te benoemen, zijn de vergaderingen besloten of openbaar, wordt er gewerkt met een actiepuntenlijst, zijn er plaatsvervangende leden etc. + Als een werkgroep zelf de werkwijze kan bepalen kan deze op maat worden gemaakt en sluit de werkwijze het beste aan bij de samenstelling en de opdracht van de werkgroep. - Er kunnen verschillende werkwijzen ontstaan die wellicht verwarring kunnen oproepen. Besluit: Werkgroepen zelf in de gelegenheid stellen hun werkwijze te bepalen met dien verstande dat er een voorzitter wordt benoemd en in principe in beslotenheid wordt vergaderd, tenzij de werkgroep zelf besluit om in openbaarheid te vergaderen

2. Is het wenselijk dat er iemand van de griffie aanwezig is bij (vergaderingen van) werkgroepen? + De griffie kan de werkgroepen ondersteunen en adviseren. - Aanwezigheid van de griffie kan een extra tijdsbelasting met zich meebrengen. Besluit: De griffie een actieve rol te laten spelen in werkgroepen om de rol en positie van de raad te versterken.

3. Kunnen portefeuillehouders aansluiten bij vergaderingen? + portefeuillehouders kunnen informatie geven aan de werkgroep en voeling houden met wat er speelt. - In een duaal bestel is het niet altijd wenselijk dat portefeuillehouders bij raadsbijeenkomsten aanwezig zijn. Besluit: De principe-uitspraak doen dat portefeuillehouders op uitnodiging kunnen aansluiten bij werkgroepen, dit ter bepaling aan de werkgroep.

4. Kan een werkgroep worden ondersteund vanuit de ambtelijke organisatie, al dan niet aangevuld door derden? + De ambtelijke organisatie beschikt veelal over de kennis en kunde op specifieke onderwerpen. - Op sommige momenten is het denkbaar dat de gemeenteraad zich wil laten informeren door derden om de kaderstellende rol beter te kunnen uitoefenen. Hieraan zijn mogelijk wel kosten verbonden. Besluit: Raadswerkgroepen ondersteuning te bieden vanuit de ambtelijke organisatie met dien verstande dat het altijd mogelijk moet zijn om externe ondersteuning of expertise in te schakelen als dat wenselijk is. Bij de inhuur van externe ondersteuning/expertise wordt de griffier betrokken als budgethouder.

3

Overig 1. Hoe kan een goede informatievoorziening aan de raad als geheel worden geborgd als er een werkgroep is ingesteld? + Het is van belang dat –ook als er een werkgroep is ingesteld- de gehele raad wordt geïnformeerd over belangrijke ontwikkelingen. - Op sommige momenten kan er sprake zijn van dubbele informatie. Besluit: Per werkgroep te bezien hoe de raad kan worden meegenomen bij het onderwerp. Hier aandacht aan besteden in het plan van aanpak.

2. Blijft het mogelijk om andersoortige bijeenkomsten voor de raad te organiseren, bijvoorbeeld voor informatieverstrekking en kennisoverdracht? + Andersoortige bijeenkomsten zijn nodig om te raad te kunnen informeren. - Dergelijke bijeenkomsten moeten niet uitmonden in een ‘informele’ werkgroep. Besluit: Andersoortige bijeenkomsten blijven mogelijk. De griffie krijgt de opdracht ervoor te waken dat deze bijeenkomsten geen ‘informele’ werkgroepen worden.

3. Wat is de rol van inwoners en belangstellenden bij werkgroepen? + aanwezigheid van inwoners geeft openheid en betrekt de samenleving bij de gemeenteraad - aanwezigheid kan een beperking geven in hetgeen besproken kan worden. Ook wordt een bijeenkomst sneller ‘politiek’ als er publiek bij aanwezig is. Besluit: Werkgroep vergaderingen in principe alleen voor raadsleden en fractievolgers toegankelijk maken. In voorkomende gevallen is het wel mogelijk derden uit te nodigen voor bijzondere bijeenkomsten, dit ter bepaling aan de werkgroep.

4

SAMENVATTING MEMO STATUS WERKGROEPEN Leidende principes Werkgroepen zijn hoofdzakelijk bedoeld om de gemeenteraad beter te informeren en politieke besluitvorming voor te bereiden bij omvangrijke processen zoals vernieuwing van de democratie en implementatie van de omgevingswet. Werkgroepen zijn uitdrukkelijk niet bedoeld als een opiniërend medium voor een concreet raadsvoorstel. Als de behoefte bestaat om te peilen hoe de gemeenteraad ergens over denkt, is bespreking met een vertegenwoordiging van de raad in de commissie hiervoor de juiste weg. In werkgroepen wordt geen politiek bedreven en worden geen politieke besluiten genomen, dat is aan de gemeenteraad. Leden van een werkgroep spreken op persoonlijke titel en niet namens hun fractie. Plan van aanpak en raadsbesluit Voor werkgroepen wordt een plan van aanpak opgesteld die wordt vastgesteld door de gemeenteraad. In het plan van aanpak wordt het volgende opgenomen:  Een duidelijke opdracht voor de werkgroep.  De scope van de werkzaamheden van de werkgroep (op hoofdlijnen), waarbij de leidende principes in acht worden genomen.  De werkwijze van de werkgroep. Er is besloten dat er per werkgroep een voorzitter wordt aangewezen (door de werkgroep) en om de vergaderingen van werkgroepen in beslotenheid te laten plaatsvinden. Andere bijeenkomsten dan vergaderingen kunnen wel voor publiek toegankelijk zijn.

Daarnaast kan er bij werkwijze worden gedacht aan de gewenste vergaderfrequentie, eventuele plaatsvervangende leden en of, en zo ja hoe, de vergaderingen worden genotuleerd.  Er moet in het plan van aanpak aandacht worden besteed aan hoe de raad (als geheel) wordt geïnformeerd over het onderwerp waar de werkgroep bij betrokken is. Dit omdat het van belang is dat -ook als er een werkgroep wordt ingesteld- de raad wordt geïnformeerd over belangrijke ontwikkelingen. Werkafspraken  De fractievoorzitters hebben besloten naast de werkvorm ‘werkgroep’ ook andere werkvormen mogelijk te maken, mits deze goed worden gedefinieerd. Voor omvangrijke onderwerpen zal echter een werkgroep worden ingericht. Andersoortige (informatie)bijeenkomsten blijven ook mogelijk omdat deze nodig zijn om de raad te informeren . De griffie krijgt de opdracht ervoor te waken dat deze bijeenkomsten geen ‘informele’ werkgroepen worden.  De griffie speelt een actieve rol in werkgroepen om de rol en positie van de raad te versterken  Portefeuillehouders kunnen op uitnodiging aansluiten bij werkgroepen, dit ter bepaling aan de werkgroep.  Raadswerkgroepen kunnen ondersteund worden vanuit de ambtelijke organisatie met dien verstande dat het altijd mogelijk moet zijn om externe ondersteuning of expertise in te schakelen als dat wenselijk is.

Werkgroepen kunnen zelf aangeven hoe zij de ondersteuning vorm willen geven. De griffier bewaakt hierbij het budget.

5