Consultatie Oplegnotitie openbaarheid bijeenkomsten

Onderwerp: Gespreksnotitie openbaarheid van bijeenkomsten en vergaderingen Gemeenteraad Datum: 15 april 2024 Opsteller: Griffie Inleiding. Binnen de gemeenteraad van Epe bestaat al langere tijd de behoefte aan helderheid over de openbaarheid van bijeenkomsten. Voor de heren Van Nuijs (PvdA) en Vermaas (FVD) was dit aanleiding om te werken aan een memo om hierover het gesprek aan te gaan met de raad (zie bijlage 1). Daarbij heeft de griffie een achtergronddocument opgesteld waarin de wettelijke kaders en overwegingen met de voor en nadelen zijn opgenomen (bijlage 2). De raad bepaalt zelf welke bijeenkomsten openbaar zijn, met inachtneming van de wettelijke kaders. Om het gesprek hierover zo goed mogelijk te faciliteren, heeft de griffie deze gespreksnotitie opgesteld. Het schema met bijeenkomsten en vergaderingen dat is opgesteld is bedoeld als leidraad voor het gesprek. Naar aanleiding van de consultatie in de commissie kan het schema worden aangepast en waar nodig worden verwerkt in het Reglement van Orde voor de gemeenteraad. Vervolgens zal e.e.a. ter besluitvorming aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

Vergaderingen en bijeenkomsten raad In onderstaande tabel is een voorstel gedaan voor de openbaarheid van vergaderingen en bijeenkomsten in de toekomst, dit met inachtneming van wet- en regelgeving. Uitgangspunt is meer openbaarheid door bijvoorbeeld informatiebijeenkomsten, technische vragenuurtjes en de monitor ruimte en sociaal domein openbaar toegankelijk te maken. Deze openbaarheid bestaat uit een melding op het raadsinformatiesysteem, eventueel op de website en toegankelijkheid van de bijeenkomst. Dergelijke bijeenkomsten worden niet uitgezonden of opgenomen (zoals nu ook het geval is) omdat dit hoge kosten en veel extra werkdruk voor de griffie met zich meebrengt.

Consultatie vragen: -

Kan de commissie zich vinden in het onderstaande schema, met hierin per bijeenkomst of vergadering status van openbaarheid weergegeven? Is het wenselijk om een overzicht van bijeenkomsten en vergaderingen van de raad naast in het raadsinformatiesysteem, ook in Rondom de Sprengen te plaatsen?

Voorstel openbaarheid bij vergaderingen en bijeenkomsten Vergaderingen en commissies raad

Status

Raadsvergaderingen

Openbaar, tenzij geheim op grond van de gemeentewet. Openbaar met melding in agenda raadsinformatiesysteem, bij voorkeur ook op de website en live uitzending

Commissievergaderingen (O&F, M&B)

Openbaar, tenzij geheim op grond van de gemeentewet Openbaar met melding in agenda raadsinformatiesysteem, bij voorkeur ook op de website en live uitzending

Commissie planning en control

Niet openbaar, deelname door beperkte groep, verslag achteraf openbaar via de LIS

Agendacommissie

Openbaar, met melding en agenda op raadsinformatiesysteem en bij voorkeur ook op de website. Verslag achteraf openbaar via de LIS.

Commissie geloofsbrieven

Niet openbaar

Presidium

Niet openbaar, deelname door beperkte groep, agenda vooraf openbaar en verslag achteraf openbaar via de LIS

Informatieve bijeenkomsten voor de raad

Status

Monitor ruimte

Openbaar met melding in agenda raadsinformatiesysteem en bij voorkeur ook op de website. Geen uitzending of opname.

Monitor sociaal domein

Openbaar met melding in agenda raadsinformatiesysteem en bij voorkeur ook op de website. Geen uitzending of opname.

Onderwerp afhankelijke bijeenkomsten, in afstemming met de agendacommissie. Bijvoorbeeld over huisvesting statushouders, energietransitie, ruimtelijk regioverhaal.

Openbaar met melding in agenda raadsinformatiesysteem en bij voorkeur ook op de website. Geen uitzending of opname.

Technische vragenuurtjes

Openbaar met melding in agenda raadsinformatiesysteem en bij voorkeur ook op de website. Geen uitzending of opname.

Werkgroepen

Status

Werkgroep versterking lokale democratie

Niet openbaar, agenda wel vooraf openbaar op raadsinformatiesysteem en bij voorkeur ook op de website.

Werkgroep raadscommunicatie

Niet openbaar, agenda wel vooraf openbaar op raadsinformatiesysteem bij voorkeur ook op de website.

Overig

Status

Werkbezoeken

Niet openbaar, informatie alleen naar raadsleden en fractievolgers

Raadstrainingen/workshops

Niet openbaar, informatie alleen naar raadsleden en fractievolgers

Raad naar buiten (dag van de democratie, raad op de markt,)

Openbaar met melding in agenda raadsinformatiesysteem en bij voorkeur ook op de website.

Bijeenkomsten Rekenkamer(commissie)

Niet openbaar, de rekenkamer gaat over zijn eigen agenda.

Jaarlijkse BBQ Gemeenteraad

Niet openbaar, informatie alleen naar raadsleden en fractievolgers.