Concept-verslag vergadering commissie P+C 13 juni 2024

VERSLAG COMMISSIE P&C 13 juni 2024 Aanwezig: De dames Boer, Bos, Doorn, Rodijk en Kattenberg en de heren Boon, Brummelman en Vermaas, College en ambtelijk: dhr. Heere, dhr. de Wit, dhr. de Jong, dhr. Velzing, mw. van Tongeren, dhr. Verheijen, dhr. Dusink, dhr. Bulterman en dhr. van den Bedem. Bij agendapunt 4 en 5: dhr. Damman, dhr. Scheper (Baker Tilly) Afwezig: dhr. Van Limburg, dhr. Halkers, dhr. Boermans

1. Opening De griffier opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. De heren van Limburg, Halkers en Boermans zijn met kennisgeving afwezig. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Verslag van vergadering van 23 januari 2023 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Managementletters 2023 De extern accountant (Baker Tilly) geeft een korte toelichting op de Managementletters 2023. De eerste Managementletter gaat over de inrichting van de interne beheersing. De opmerking die de accountant in zijn rapport maakt is vooral dat de controles die in de processen gedaan worden onvoldoende gedocumenteerd worden en daardoor niet controleerbaar zijn. Verder staat de accountant nog even stil bij de rechtmatigheidsverantwoording die inmiddels succesvol geïmplementeerd is in de Jaarstukken 2023. Vanuit de IT-managementletter licht de accountant de bevinding toe over het wachtwoordenbeleid voor niet persoonsgebonden accounts (met name systemen). Ambtelijk wordt toegelicht wat er in de organisatie met de bevindingen van de accountant gedaan wordt. Als eerste wordt opgemerkt dat de accountant de Interne Beheersing op orde vindt zoals omschreven in de managementletter. De directie en het College hebben een actielijst samengesteld uit de managementletter en daaraan personen (actiehouders) en deadlines verbonden.

Van de actiehouders wordt verwacht dat ze risicogericht bekijken of en hoe aan de bevinding opvolging gegeven wordt. Dit houdt in dat ook voorgesteld kan worden om een actie, op risico’s afgewogen, niet over te nemen en het risico te accepteren. Daarover besluit het College op aangeven van de Directie. 5. Concept Jaarstukken 2023 De stand van zaken en het vervolg van het proces van de jaarrekening 2023 wordt toegelicht. Het proces is goed verlopen, de jaarstukken konden uiteindelijk tijdig worden afgerond. Ook de samenwerking met de accountant is soepel verlopen. Er wordt een korte toelichting gegeven op de financiële uitkomst van de jaarrekening en op de strekking van de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is nu voor het eerst is opgenomen in de jaarrekening. Belangrijkste conclusie is dat het College heeft gehandeld binnen het beleid en de afspraken met de raad. De accountant licht de controleaanpak en stand van zaken toe van de controle van de jaarrekening. De commissieleden hebben het concept accountantsverslag ontvangen. De accountant verwacht het definitieve verslag en de controleverklaring te kunnen verstrekken op woensdag 19 juni. Enkele vragen worden beantwoord.

De accountant geeft aan dat het van belang is om de ontwikkelingen te volgen rond het percentage van de goedkeuringstolerantie; deze zal vermoedelijk naar 2% gaan voor fouten én onzekerheden samen. Dit heeft tot gevolg dat de tolerantiegrens voor onzekerheden eerder is bereikt. De percentages bedragen nu namelijk 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. 6. Interne controle 2023 De werkzaamheden over het afgelopen jaar worden ambtelijk toegelicht. De uitkomsten uit de Verbijzonderde Interne Controle zijn door de accountant bevestigd en gerapporteerd in de Managementletters, Rechtmatigheidsverantwoording door het College en het accountantsverslag. Op hoofdlijnen zijn er bevindingen van de Verbijzonderde Interne Controle te melden op Aanbestedingen (komt terug in de rechtmatigheidsverantwoording), de standaard onzekerheden in het sociaal domein over de prestatielevering (daar wordt intern aan een instrumentarium gewerkt) en subsidieverstrekking. Bij deze laatste gaat het om te laat ingediende subsidies die zonder gebruik te maken van de hardheidsclausule, toch in behandeling zijn genomen en over de overschrijding van de beslistermijn van dertien weken.

7. 1e Voortgangsrapportage 2024 Het eerste beeld van de eerste voortgangsrapportage 2024 wordt toegelicht. Door middel van de voortgangsrapportage informeert het college de raad over de financiële afwijkingen ten opzichte van de begroting en over de stand van zaken bij de uitvoering van activiteiten. Er wordt een eerste beeld gegeven van een aantal onderwerpen die hierin worden opgenomen. Het college moet de rapportage nog vaststellen. In de rapportage staan onderwerpen waarvan de financiële afwijking groter is dan € 100.000. Het is de bedoeling dat de voortgangsrapportage in het vervolg ter vaststelling zal worden aangeboden aan de raad (zie ook onder agendapunt 8). 8. Ontwikkeling P&C cyclus Naar aanleiding van de evaluatie van de planning en controlcyclus in de vergadering van 23 januari 2024, wordt met de commissie van gedachten gewisseld over de ontwikkeling van de voortgangsrapportage en de perspectiefnota. Bij de ontwikkeling van de voortgangsrapportage is van belang dat de raad deze meer als bijsturingsinstrument kan gebruiken en dat de werkwijze beter aansluit bij de veranderde eisen t.a.v. de rechtmatigheid. Daarvoor is het nodig dat de rapportage in het vervolg ter vaststelling aan de raad wordt voorgelegd. Op basis hiervan kan dan een begrotingswijziging worden verwerkt. De commissie kan instemmen met deze aangepaste werkwijze.

Bij de tweede voortgangsrapportage (in het najaar) zal dan aan de raad worden voorgesteld om de afwijkingen van zowel de eerste als de tweede voortgangsrapportage in een begrotingswijziging te verwerken. En vanaf 2025 twee keer per jaar. In de perspectiefnota worden tot nu toe belangrijke ontwikkelingen opgenomen en worden door de raad richtinggevende uitspraken vastgesteld. De gewenste ontwikkeling is dat de perspectiefnota naast informerend, meer kaderstellend wordt, waarbij er meer aandacht is voor de visies, de doelen (uit collegeprogramma en beleidsnota’s), meer opgezet op programmaniveau en de inhoud wat meer wordt gedifferentieerd. Dit maakt het meer mogelijk om keuzes te maken op thema’s (waar willen we meer/minder op inzetten in relatie tot de doelen, het beleid en de financiële kaders, uitganspunten en risico’s). Hierdoor zal naar verwachting meer discussie ontstaan over de kaders voor de begroting en zal er meer aanleiding zijn voor ‘algemene beschouwingen’ bij de behandeling. Hierdoor zal de raad meer ‘aan de voorkant’ in positie komen bij de voorbereiding van de begroting. De commissie omarmt deze ontwikkeling en stemt graag met deze aangepaste werkwijze in. Afgesproken wordt dat de aangepaste werkwijzen worden voorgelegd aan het presidium, zodat na instemming door het presidium hieraan uitvoering kan worden gegeven. 9.

Doorlichting van de begroting De commissie is meegenomen in de voorgenomen aanpak die uitvoering geeft aan het actiepunt ‘Financiële en beleidsmatige doorlichting begroting’ uit het collegeprogramma. Daarnaast zijn de eerste resultaten van een pilotgesprek voorgelegd, ondersteund met praktische voorbeelden en de manier waarop gerapporteerd wordt. De commissie onderschrijft de planning en aanpak en ziet uit naar de resultaten die ter consultatie aan de raad worden voorgelegd. Vanuit de commissie wordt aandacht gevraagd voor een goede communicatie over het proces. Hetzelfde geldt voor eventuele verwachtingen m.b.t. alternatieve ‘oplossingen’, zoals verwachtingen t.a.v. de inzet van vrijwilligers. 10. Mededelingen Algemene uitkering – meicirculaire 2024 In de meicirculaire ontstaat voor 2024 een incidenteel voordeel. Dit is opgenomen in de eerste voortgangsrapportage 2024; de oorzaken worden kort toegelicht. Vanaf 2026 ontstaat (t.o.v. de september-/decembercirculaire) een structureel voordeel door het afschaffen van de oploop van de opschalingskorting maar tegelijk een (ongeveer even groot) nadeel door de verlaging van het accres. De ‘prijs’ die gemeenten betalen voor het afschaffen van de opschalingskorting is een groot eenmalig nadeel in 2025. Dit zal moeten worden opgelost met eenmalige middelen.

De door het rijk geplande besparing op de jeugdzorgkosten wordt een jaar doorgeschoven. Het hoofdlijnenakkoord van het nieuwe kabinet geeft aan dat deze geheel zal vervallen. Toezicht door de provincie Zoals verwacht heeft de provincie in een brief bevestigd dat gemeente Epe ook dit jaar weer in aanmerking komt voor de lichte vorm van toezicht, dus ‘achteraf’ (repressief). In de ‘Begrotingscirculaire 2025’ d.d. 7 mei 2024 geeft de provincie een aantal aandachtspunten mee die van belang zijn bij het opstellen van de begroting 2025-2028. Deze punten zullen zo veel mogelijk worden meegenomen bij het opstellen van de begroting. 11. Rondvraag en sluiting De vergadering wordt door de griffier gesloten om 20.45 uur.