Bijlage 2 - Rapport evaluatie Regio Stedendriehoek
Tekst van het document
Enkele respondenten wijzen op het belang van goede afstemming met de griffiers, omdat het samenspel tussen RAC en griffie soms tot verwarring leidt. Ten slotte klinkt de wens om de communicatie en zichtbaarheid van de RAC te verbeteren, zowel richting raden als richting de andere gremia.
28 / 46
5.3.
Conclusie
Uit de twee enquêtes ontstaat het beeld dat deze aanbeveling in de ogen van respondenten in belangrijke mate is opgevolgd. De Raadsadviescommissie (RAC) wordt door de respondenten gezien als een functionerend platform dat een schakelfunctie vervult tussen de raden en de Regio Stedendriehoek. Tegelijkertijd blijkt uit beide enquêtes dat de zichtbaarheid en verankering van de RAC nog verdere versterking behoeft. De enquête onder raadsleden laat een duidelijk positief beeld zien van de werking van de RAC. Vooral de (oud-)leden van de commissie zelf beoordelen de RAC als een betrokken en professioneel gremium dat goed samenwerkt met het AB en voldoende mandaat heeft om te adviseren. Zij ervaren dat de RAC tijdig wordt betrokken bij besluitvormingsprocessen, goed wordt ondersteund en haar rol zuiver invult door te sturen op proces en kaders in plaats van op inhoud. De meeste leden vinden dat de commissie inmiddels de juiste vorm heeft gevonden en een duidelijke meerwaarde heeft voor de regionale samenwerking. Onder de overige raadsleden is het oordeel ook overwegend positief. Zij waarderen de RAC en dat hun raad via een afgevaardigde wordt betrokken. Wel wordt aangegeven dat er regelmatig te weinig zicht is op wat de commissie precies doet. De RAC wordt soms als technisch of onzichtbaar omschreven.
Wat verder opvalt is dat raadsleden over het algemeen gematigd positief zijn over hoe de raadsladder wordt toegepast. Daarbij is te zien dat dat de tevredenheid het grootst is bij de meer informele en voorbereidende en afneemt naarmate de invloed van de raden formeler wordt. De tweede enquête onder ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen bevestigt dit beeld. De RAC wordt door de meeste respondenten gezien als een platform dat nog in ontwikkeling is, maar zijn meerwaarde al wel aantoont en de betrokkenheid van de raden vergroot. Tegelijkertijd geeft een groot deel aan beperkt zicht te hebben op de commissie. Een beperkt deel ziet dat de input van de RAC herkenbaar wordt verwerkt in voorstellen of programmering. Ook blijkt dat de gewenste betrokkenheid van de raden per traject niet voor iedereen even duidelijk is. Doorwerking aanbeveling 2: De uitkomsten van beide enquêtes laten zien dat de aanbeveling duidelijk is opgepakt. De RAC is opgezet en deze wordt structureel betrokken. Haar rol als verbindende schakel tussen raden en regio wordt breed erkend en gewaardeerd. Tegelijkertijd blijkt dat de RAC door de overige raadsleden en door bestuurlijk en ambtelijk betrokkenen nog gezien wordt als een commissie in ontwikkeling. Er is beperkt zicht op wat de RAC doet en de ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen geven aan dat de input van de RAC nog beperkt zichtbaar wordt verwerkt.
Deze aandachtspunten zijn passend, gelet op de fase waar de commissie zich nu in bevindt. De doorwerking van deze aanbeveling wordt daarom als groen beoordeeld. De structuur staat en functioneert, maar de democratische legitimiteit en zichtbaarheid van de RAC moet verder worden versterkt om de commissie volledig tot haar recht te laten komen.
29 / 46
6. Aanbeveling 3: Programmatische sturing, verbinding en functioneren gremia In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de derde aanbeveling. Over deze aanbeveling zijn alleen stellingen en vragen voorgelegd in de tweede enquête onder ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen. Paragraaf 6.1. behandelt de vragen en stellingen die aan alle gremia zijn gesteld (DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg). Paragraaf 6.2. behandelt de vragen en stellingen die zijn voorgelegd aan het DB en AB. In paragraaf 6.3. wordt ingegaan op de vragen en stellingen die zijn voorgelegd aan de P-beraden, werkgroepen en het Strategisch Team. Paragraaf 6.4. behandelt de resultaten van de vragen en stellingen die zijn voorgelegd aan het gemeentesecretarissenoverleg. In paragraaf 6.5. wordt afgesloten met een overkoepelende conclusie. Aanbeveling 3. Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – de programmatische sturing door te ontwikkelen. Borg daarbij dat de werkorganisatie niet te veel op afstand komt te staan van de ambtelijke organisaties van de gemeenten. De wijze waarop de uitvoeringsagenda programmatisch is aangevlogen is passend voor de activiteiten en projecten die worden uitgevoerd. Maar deze sturing moet wel verder worden doorontwikkeld.
Het moet duidelijk zijn hoe de verschillende overleggen zich tot elkaar verhouden en wat ervoor nodig is om deze overleggen goed vorm te geven. Denk aan het inbouwen van voldoende tijd om de portefeuillehouders te informeren, of het afspreken van termijnen voor het aanleveren van stukken. Daarnaast moet de verbinding tussen de regio-organisatie en de verschillende ambtelijke organisaties goed zijn. Er moet daarbij worden voorkomen dat de regio teveel op afstand komt te staan van de gemeenten, doordat meer taken door de regio worden opgepakt. Het is en blijft van belang dat de ambtelijke organisaties goed blijven aangehaakt bij wat er gebeurt in de regio, en wat dat betekent voor de desbetreffende gemeente. Met de ontwikkeling naar één werkorganisatie wordt hierin een stap gezet, maar borg dat deze ontwikkeling ook wordt doorgezet. Maak daarover werkafspraken binnen de programmateams. Borg daarnaast in de samenwerking dat de gemeentesecretarissen goed blijven aangehaakt. Dit is nodig voor de schakelfunctie tussen de ambtelijke organisatie en het bestuur. Ook hebben de gemeentesecretarissen goed beeld van hun eigen organisatie, bijvoorbeeld in knelpunten die ontstaan in uitvoering en capaciteit en de effecten hiervan op de realisatie van de regionale projecten.
In het gemeentesecretarisoverleg kan worden besproken hoe de regio een rol kan spelen in het oplossen van deze knelpunten.
30 / 46
6.1.
DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg
Stelling: De verschillende overleggen en gremia hebben in mijn ogen duidelijke doelen en rollen. (N=51) Enigszins mee oneens 0
Neutraal
Enigszins mee eens
Helemaal mee eens
NVT/Geen zicht op
DB
Helemaal mee oneens 1
8
26
6
10
AB
1
3
6
25
7
9
RAC
1
2
10
20
6
12
P-beraden
1
4
7
32
6
1
Gemeentesecretarissenoverleg
1
2
16
13
1
18
Werkgroepen
1
3
11
23
6
9
Strategisch team
2
5
14
13
1
16
De antwoorden op deze stelling laten zien dat de duidelijkheid van doelen en rollen over het geheel genomen positief beoordeeld wordt. Bij het DB geeft ruim twee derde (32 van de 51 respondenten) aan dat de doelen duidelijk zijn. Slechts één persoon is het helemaal oneens en niemand is het enigszins oneens. Het DB is daarmee een van de meest positief beoordeelde gremia. De antwoorden voor het AB zijn vergelijkbaar. Ongeveer 64% (32 van de 50 respondenten) vindt dat de doelen en rollen duidelijk zijn. Voor de RAC ligt het aandeel positieve antwoorden iets lager. Ruim de helft (26 van de 50 respondenten) vindt de doelen en rollen duidelijk. De P-beraden laten een opvallend positief beeld zien. Hier zegt bijna driekwart (76%) dat de doelen en rollen duidelijk zijn. Het gemeentesecretarissenoverleg scoort eveneens zeer positief. Ongeveer twee derde (14 van de 21 respondenten) vindt de doelen en rollen duidelijk. Bij de werkgroepen ligt het aandeel positieve antwoorden op ongeveer 58% (29 van de 50 respondenten). Het meest gemengde beeld komt naar voren bij het Strategisch Team. Daarvan vindt 40% (14 respondenten) dat de doelen en rollen duidelijk zijn, terwijl 20% (7 van de 35 respondenten) het oneens is en bijna de helft (16 van de 35 respondenten) aangeeft geen zicht te hebben. Dit is de groep waarin de duidelijkheid van de doelen en rollen het minst helder worden ervaren.
Dit geldt met name voor leden van het AB, DB en het GSO. Eén respondent geeft de suggestie om de rol van het Strategisch Team te herijken. Een andere respondent geeft aan dat niet duidelijk is wat de rol is van het GSO en hoe die zich verhoudt tot het directeurenoverleg ruimte en het Strategisch Team.
31 / 46
Stelling: Ik ben tevreden met de doorlooptijden en aanlevertermijnen voor de gremia waar ik onderdeel van uitmaak. De tevredenheid over doorlooptijden en aanlevertermijnen varieert per gremium. In de bestuurlijke gremia (AB en DB) overheerst een positief oordeel. De andere gremia laten een meer gemengd en in sommige gevallen enigszins kritisch beeld laten zien. Binnen het AB en DB is 50% tevreden, 40% neutraal en 10% ontevreden. Dit duidt erop dat de doorlooptijden en aanlevertermijnen op bestuurlijk niveau overwegend als prettig worden ervaren. Het gemeentesecretarissenoverleg (GSO) toont een iets diffuser beeld. De helft van de respondenten (50%) is tevreden en 26% is ontevreden (13% helemaal oneens en 13% oneens).
AB/DB (N = 10
GSO (N = 8)
1
1 5
4
1
4 2
Werkgroep / ST (N = 32)
P-beraden (N = 11)
11 1
3
3
13
10 4
6
1
Bij de P-beraden verschuift het beeld naar de negatieve kant. Hier is meer dan de helft (55%) ontevreden met de doorlooptijden en aanlevertermijnen en slechts 27% tevreden. Ook de werkgroepen en het Strategisch Team laten een gemengd maar minder positief beeld zien. Van alle respondenten is 40% tevreden en 40% ontevreden. Hiermee behoren deze gremia tot de groepen waar de doorlooptijden en aanlevertermijnen het meest als knelpunt naar voren komen. Een respondent geeft aan dat het aanleveren van stukken vrijwel standaard te laat gebeurt. Er wordt aangegeven dat er veel nazendingen zijn, waardoor het niet mogelijk is om de overleggen goed voorbereid bij te wonen, waardoor de effectiviteit en efficiëntie van de overleggen beperkt is.
Stelling: Mijn gemeentelijke organisatie is goed aangehaakt bij wat er gebeurt in de regio, en wat dat betekent voor mijn gemeente. (N=53) N = 53
Van alle respondenten samen geeft 58% (31 van de 53) aan 11 het (enigszins of volledig) eens te zijn met de stelling. 5 6 Ongeveer een derde (30%) is neutraal en 11% is negatief. 15 Slechts één persoon geeft aan geen zicht te hebben. Dit 25 betekent dat een meerderheid vindt dat hun gemeentelijke organisatie voldoende aangehaakt is bij wat er gebeurt in de regio en wat dat betekent voor de eigen gemeente, maar dat er ook een relatief grote groep is die dit niet of beperkt vindt. Met name respondenten uit de gemeenten Apeldoorn, Epe, Heerde en Voorst antwoorden positief op deze stelling. Respondenten uit Brummen en Lochem hebben deze stelling het minst positief beantwoord.
32 / 46
Stelling: De gremia die wij als Regio hebben ingericht, functioneren effectief en efficiënt. (N=53) De antwoorden laten een overwegend gereserveerd beeld zien N = 53 van de effectiviteit en efficiëntie van de gremia. Slechts 23% van 1 de respondenten is positief (eens). 40% is neutraal en een 5 12 substantiële groep (28%) is negatief (26% eens en 2% geheel 14 eens). Daarnaast geeft 9% aan geen zicht te hebben op deze 21 vraag. De grote neutrale groep wijst erop dat een aanzienlijk deel van de respondenten beperkt zicht heeft op de gremia waar hij/zij geen onderdeel van uitmaakt en/of dat deze groep de verschillende gremia als onvoldoende sterk ziet om deze als effectief te bestempelen.
Stelling: Ik ben tevreden met de manier waarop ik/mijn gemeente nu betrokken ben bij de diverse gremia. (N=53) Bij deze stelling ontstaat een positiever beeld. In totaal is 68% van de respondenten tevreden tot zeer tevreden (62% eens, 6% helemaal eens). Slechts 17% is ontevreden en 13% is neutraal. Slechts één persoon geeft aan geen zicht te hebben. Dit laat zien dat, ondanks twijfels over de effectiviteit en efficiëntie van de gremia, veel respondenten zich wél voldoende meegenomen en betrokken voelen.
N = 53
11 8 7 33
Stelling: Alle gemeenten zijn gelijkwaardig en actief betrokken bij de regio. (N=53) Op deze stelling is het beeld weer duidelijk kritischer. Een meerderheid van 45% is het (enigszins of geheel) oneens met deze uitspraak. Slechts 28% is positief. 21% is neutraal en 6% geeft aan geen zicht te hebben.
N = 53
1 3 15
23 Uit de open toelichting komt naar voren dat capaciteit hierbij een 11 grote rol speelt. Er wordt aangegeven dat kleinere gemeenten, met minder capaciteit, het “erbij” moeten doen en dat grotere gemeenten (Apeldoorn, Deventer) meer ambtelijke capaciteit beschikbaar hebben. Grotere gemeenten worden gezien als dominanter in de samenwerking. Daarbij wordt door meerdere respondenten genoemd dat ongelijkheid niet ook per se oneerlijkheid betekent. De verschillen in inbreng worden als logisch en werkbaar gezien, en kunnen voor kleinere gemeenten zelfs voordelen hebben doordat ze kunnen meeliften op extra capaciteit van grotere gemeenten Respondenten geven aan dat gemeenten betrokken zijn en hun rol pakken, passend bij hun grootte en capaciteit.
33 / 46
6.2.
DB en AB
De volgende stellingen zijn alleen voorgelegd aan het DB en AB.
Ik ben tevreden met de manier waarop aan de afspraak wordt voldaan dat het DB een agendacommissie is en geen besluiten neemt voordat het AB ermee heeft ingestemd.. (N=6) De leden van het Dagelijks Bestuur (DB) en Algemeen Bestuur (AB) zijn overwegend positief over de manier waarop het DB zijn rol als agendacommissie vervult. In totaal is 86% (57% eens, 29% helemaal eens) tevreden met de afspraak dat het DB geen besluiten neemt voordat het AB daarmee heeft ingestemd. Slechts één respondent is neutraal.
N=6
1
2
4
Voldoet de samenstelling wat betreft het aantal leden in het AB (8) en DB (3)? (N=6) Alle respondenten geven aan dat het aantal leden in het AB en DB voldoet. Voor het AB wordt dit als logisch gezien omdat er zo gelijkwaardige vertegenwoordiging is van de gemeenten in het AB. Ook het beperktere aantal DB-leden wordt als logisch gezien door de compactere rol die het DB heeft, passend bij het zijn van een agendacommissie.
Functioneert de manier van besluitvorming (consensus) en de stemverhouding (1 op 1)? (N=6) Ook hier zijn alle respondenten het eens met de stelling. In de open toelichtingen wordt dit vooral gekoppeld aan het principe van gelijkwaardigheid, dat volgens de bestuurders goed tot zijn recht komt in deze werkwijze.
Voldoet de frequentie van de AB-vergaderingen (ongeveer 6x per jaar)? (N=6) Ook hier zijn alle respondenten het eens met de stelling. De toelichtingen laten twee redenen zien. Deze frequentie is benodigd om langlopende, zwaarwegende trajecten goed te kunnen spreken. Nog vaker wordt niet als nodig geacht omdat de AB-leden tussentijds voldoende contact hebben om goed aangehaakt te blijven.
6.3.
P-beraden, werkgroepen en Strategisch Team
De volgende vragen zijn alleen voorgelegd aan de P-beraden, de werkgroepen en het Strategisch Team.
Vragen over de regiodag: ‘Wat vindt u van de opzet van de regiodag? (ochtend plenair, middag pberaden)’, ‘Wat kan daarin beter? (bijv. inhoud, lengte, niveau discussie etc.)’ en ‘Voldoet het aantal keer dat de regiodag plaatsvindt (5x per jaar)?’ (N=35) Opzet regiodag De reacties laten overwegend een positief beeld zien van de huidige opzet van de regiodag, waarbij de ochtend plenair wordt besteed en de middag is gereserveerd voor de P-beraden. Een aanzienlijk deel van de respondenten noemt de opzet efficiënt en praktisch. Verschillende respondenten waarderen specifiek dat verschillende portefeuilles op één dag samenkomen en dat dit gelegenheid biedt voor kruisbestuiving.
34 / 46
Onder de aanwezige deelnemers bestaat wel een terugkerend aandachtspunt. Een deel vindt dat de P-beraden te kort duren om goed inhoudelijk de diepte in te kunnen gaan. Ook wijzen enkele respondenten op dat de sessies niet altijd goed voorbereid zijn en dat er behoefte is aan duidelijkere terugkoppeling over wat met de inbreng gedaan wordt. Frequentie De waardering van de frequentie van vijf regiodagen per jaar is overwegend neutraal tot positief. Een groot deel van de respondenten geeft aan dat de frequentie “prima” of “voldoende” is. Sommigen benadrukken dat de hoeveelheid ontwikkelingen binnen de regio ervoor zorgt dat meerdere bijeenkomsten per jaar nodig zijn om goed aangehaakt te blijven. Een kleiner aantal respondenten vindt de frequentie (te) hoog, en geven de suggestie dat 3 à 4 keer per jaar wellicht ook voldoende zou zijn. Niemand geeft expliciet aan dat het aantal bijeenkomsten te laag is. Verbeterpunten Uit de open antwoorden komen verschillende verbeterpunten naar voren. Betere voorbereiding en aanlevering van stukken Dit is het meest genoemde verbeterpunt. Meerdere respondenten vinden dat agenda’s, stukken en inhoudelijke voorbereidingen voor de regiodag te laat of onvoldoende uitgewerkt worden aangeleverd. Hierdoor is het voor bestuurders soms lastig om zich adequaat voor te bereiden of om ambtelijke betrokkenheid goed te organiseren.
Meer focus en diepgang in discussies Verschillende deelnemers noemen dat discussies soms te hoog-over blijven of te weinig richtinggevend zijn, bijvoorbeeld bij trajecten als het ontwikkelperspectief. Er is behoefte aan duidelijkere doelen per sessie en meer tijd voor strategische discussie. Planning en dagindeling Daarnaast merken enkele respondenten op dat de ambtelijke werkgroepen niet altijd goed zijn aangesloten bij het ochtendprogramma. Dit leidt tot gemiste inhoudelijke verbindingen tussen de ochtend en middag. Ook benoemen sommige respondenten dat er qua planning soms grote gaten zitten tussen het ochtend- en middagdeel. Een enkeling noemt dat de regiodag een lange dag is als men aansluit bij meerdere P-beraden.
Voldoet de rol van het p-beraad als adviseur richting het AB? (N=33) De antwoorden op deze open vraag laten een gemengd beeld zien van de adviserende rol van het P-beraden richting het AB. Een groep respondenten geeft aan dat het p-beraad in hun ogen goed functioneert als adviesorgaan, maar minstens even vaak wordt benoemd dat de rol nog onvoldoende duidelijk, wisselend of niet altijd zichtbaar is. De antwoorden suggereren dat de P-beraden op sommige dossiers goed tot hun recht komen, maar dat op andere dossiers er meer onduidelijkheid bestaat over de rol en positie en hoe die zich verhoudt tot het AB. Een deel van de respondenten geeft aan dat de P-beraden bijdragen aan de betrokkenheid en dat adviezen inhoudelijk waardevol zijn. Er wordt gesignaleerd dat de adviesfunctie goed werkt en leidt tot gedeelde uitgangspunten. Veel respondenten geven aan niet goed te kunnen overzien of de rol voldoet als adviseur richting het AB. Sommigen geven aan dat zij als werkgroeplid verder van het p-beraad afstaan, anderen noemen expliciet dat zij niet weten of het p-beraad formeel adviseur is van het AB. Dat duidt op onduidelijkheid in de positionering en rolafbakening. Ook ontbreekt bij sommigen het zicht op de wijze waarop adviezen van de p-beraden worden verwerkt of teruggekoppeld.
35 / 46
Ook benoemen meerdere respondenten dat stukken vaak te laat worden aangeleverd om een degelijk advies te kunnen voorbereiden, of dat de stukken inhoudelijk “te moeilijk”, “niet doordacht” of “te uitgebreid” zijn. Hierdoor kan het p-beraad zijn rol minder effectief vervullen. Ook blijkt uit sommige antwoorden dat sessies kort zijn, waardoor er onvoldoende ruimte is om het strategische gesprek goed te voeren.
6.4.
Gemeentesecretarissenoverleg
Deze vragen en stellingen zijn alleen voorgelegd aan het gemeentesecretarissenoverleg (GSO) en het AB.
Functioneert de rol van het Gemeentesecretarissenoverleg (GSO)? (N=12) De antwoorden op deze open vraag geven het beeld dat het GSO door de meeste respondenten als een gremium wordt gezien dat nog in ontwikkeling is en waar de rol, toegevoegde waarde en positionering verder moeten worden aangescherpt. Verschillende respondenten geven aan dat het GSO nog zoekende is in zijn rol. De toegevoegde waarde wordt wel gezien, met name in de schakelfunctie, maar is nog niet altijd concreet of zichtbaar. Sommigen geven aan dat het GSO strategischer zou moeten opereren en minder met inhoud bezig zou moeten zijn. Enkele respondenten wijzen erop dat niet altijd duidelijk is welke onderwerpen op de agenda horen, of dat zij zich afvragen of alle gemeentesecretarissen voldoende vroeg in het proces worden aangehaakt om tot een gedragen advies te komen. Ook het ontbreken van duidelijkheid over wat er met adviezen gebeurt wordt meerdere keren genoemd. Dit wijst op een behoefte aan explicietere terugkoppeling, zowel richting GSO als richting de eigen organisaties. Tot slot wordt door enkele respondenten aangegeven dat de positionering van het GSO binnen de regionale structuur niet vanzelfsprekend zichtbaar is, zeker in relatie tot het directeurenoverleg of het Strategisch Team.
Gemeentesecretarissen vervullen aantoonbaar hun schakelfunctie tussen de ambtelijke organisaties en het bestuur en de werkorganisatie van de Regio Stedendriehoek. (N=13) De resultaten laten zien dat de gemeentesecretarissen hun schakelfunctie nog niet voldoende aantoonbaar vervullen. Slechts 23% is het eens met de stelling. 54% is neutraal en 15% is het niet eens met de stelling. Eén respondent geeft aan geen zicht te hebben.
N = 13
2
1 3
7
6.5.
Conclusie
De resultaten uit de tweede enquête laten zien dat stappen zijn gezet in de doorontwikkeling van de programmatische sturing, maar dat deze nog niet volledig is uitgekristalliseerd. Verschillende gremia functioneren op onderdelen goed, maar uit de enquête komt het beeld naar voren dat rollen en taken nog niet overal even helder zijn. Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur oordelen over het algemeen positief over hun rollen en taken. De doelen van deze gremia worden als duidelijk ervaren en de besluitvormingswijze wordt positief beoordeeld. Voor de overige
36 / 46
gremia is het beeld gemengder. Met name de rollen en taken van het Strategisch Team worden als onduidelijk ervaren. De belangrijkste opgaven liggen in: • heldere rolafbakening, • tijdige en consistente voorbereiding van stukken, • betere terugkoppeling van adviezen, • en het structureel versterken van de schakelfunctie van gemeentesecretarissen. Tegelijkertijd blijkt uit meerdere stellingen dat de verschillende gremia over het algemeen wel degelijk als waardevol worden gezien. Ook wordt de opzet van de regiodagen positief gewaardeerd, en veel respondenten ervaren dat hun eigen organisatie redelijk tot goed is aangehaakt bij de regionale samenwerking. De regio heeft hiermee een goede basis gelegd, maar de programmatische sturing vraagt nog om verdere aanscherping, zodat alle gremia optimaal kunnen bijdragen aan een effectieve regionale samenwerking. Doorwerking aanbeveling 3: De resultaten uit beide enquêtes geven het beeld dat de aanbeveling in de afgelopen periode aantoonbaar is opgepakt, maar dat de doorwerking nog niet volledig is geborgd. De doorontwikkeling van de programmatische sturing wordt herkend en veel respondenten ervaren dat de structuur met de verschillende gremia functioneert en waarde toevoegt. Tegelijkertijd laten de antwoorden zien dat de onderlinge samenhang daartussen en de aansturing nog onvoldoende geborgd zijn.
Duidelijkheid van rollen, voorbereiding van bijeenkomsten en de mate en wijze van terugkoppeling verschillen per gremium en niet altijd is duidelijk hoe adviezen doorwerken in besluitvorming. Deze aandachtspunten sluiten aan op de oorspronkelijke aanbeveling: er moet duidelijk zijn hoe de verschillende overleggen zich tot elkaar verhouden en wat ervoor nodig is om de overleggen goed vorm te geven. De doorwerking van deze aanbeveling bevindt zich daarmee in een overgangsfase. Er is zichtbare voortgang, maar dit heeft er nog niet toe geleid dat de programmatische sturing volledig is uitgekristalliseerd. Daarmee wordt de doorwerking van deze aanbeveling als oranje beoordeeld.
37 / 46
7. Aanbeveling 4: Betrekken van ondernemers In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de vierde aanbeveling. Over deze aanbeveling zijn alleen stellingen en vragen voorgelegd in de tweede enquête (DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg). Paragraaf 7.1. behandelt de antwoorden uit de enquête. Paragraaf 7.2. bevat een overkoepelende conclusie. Aanbeveling 4. Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – te werken aan het betrekken van ondernemers bij de samenwerking. Met de nieuwe structuur van de Strategische Board is de hoop – en de verwachting – dat ondernemers sterker worden aangehaakt bij de samenwerking en actief onderdeel worden van de Board. En dat ondernemers meer de meerwaarde gaan zien van samenwerking in de regio. Met het sterker aanhaken van ondernemers kunnen ook hun netwerken beter worden benut. Ondernemers hebben brede netwerken, zowel lokaal als in de regio. De ondernemers die onderdeel uitmaken van dit netwerk kunnen bijdragen aan het uitvoeren van de regionale doelen en ambities, maar zijn nog niet direct in de samenwerking vertegenwoordigd. Zij kunnen worden bereikt via ondernemers die wél onderdeel uitmaken van de Board.
Werk als colleges dan ook samen aan het benutten en versterken van deze netwerken zodat de regionale doelen en ambities op een meer slagvaardige en efficiënte wijze kunnen worden bereikt.
7.1.
DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg
Stellingen: ‘Ondernemers (en andere partners) zijn voldoende vertegenwoordigd in de Regio Stedendriehoek.’ en ‘De netwerken van de betrokken ondernemers in de regio worden benut.’ De antwoorden op de twee stellingen laten zien dat de betrokkenheid van ondernemers in de regionale samenwerking op dit moment slechts beperkt zichtbaar is voor veel respondenten. Een aanzienlijk deel van de betrokkenen geeft aan geen beeld te hebben van de mate waarin ondernemers vertegenwoordigd zijn of in hoeverre hun netwerken worden benut.
Stelling: Ondernemers (en andere partners) zijn voldoende vertegenwoordigd in de Regio Stedendriehoek. N = 44
2 9
16 7
8
2
38 / 46
Bij de stelling of ondernemers voldoende vertegenwoordigd zijn binnen de Regio Stedendriehoek, is de groep respondenten die hier een inhoudelijk oordeel over heeft, in twee bijna even grote delen verdeeld. Ongeveer een vijfde van de respondenten ervaart de vertegenwoordiging als voldoende en ongeveer evenveel respondenten zijn van mening zijn dat deze onvoldoende is. De rest is neutraal of heeft geen zicht op dit onderdeel. Het feit dat ruim een derde van de respondenten aangeeft geen beeld te hebben, maakt duidelijk dat de rol van ondernemers binnen de regionale structuur voor veel betrokkenen niet zichtbaar of concreet is.
Stelling: De netwerken van de betrokken ondernemers in de regio worden benut. N = 44
1 6 22
8 6 1
Bij de tweede stelling geeft de helft van de respondenten aan geen beeld te hebben. Onder degenen die wél een oordeel geven zijn er evenveel positieve als negatieve antwoorden. Dat maakt duidelijk dat er onder deze betrokken gremia weinig inzicht is in de vraag of de Regio Stedendriehoek de netwerken van ondernemers benut.
7.2.
Conclusie
Op basis van de antwoorden op de twee stellingen ontstaat het beeld dat de betrokkenheid van ondernemers nog onvoldoende zichtbaar is. Voor veel respondenten is het niet duidelijk hoe ondernemers worden betrokken en in hoeverre hun netwerken worden benut. Doorwerking aanbeveling 4: De enquête-uitkomsten laten zien dat de doorwerking van deze aanbeveling nog beperkt is. Respondenten erkennen dat er stappen zijn gezet met de vernieuwde Strategische Board, maar dit leidt nog niet tot bredere betrokkenheid van ondernemers in de regionale samenwerking. Het grote aandeel respondenten dat aangeeft geen beeld te hebben van de mate van vertegenwoordiging van ondernemers en het benutten van hun netwerken, geeft het beeld dat dit aspect van de samenwerking nog niet goed verankerd is. Het betrekken van ondernemers lijkt nu nog vooral te plaatsvinden binnen een beperkte groep vertegenwoordigers, terwijl de oorspronkelijke aanbeveling juist gericht was op het actiever benutten van bredere regionale netwerken en het vergroten van de meerwaarde daarvan voor projecten en regionale doelrealisatie. Daarmee wordt de doorwerking van deze aanbeveling als rood beoordeeld.
39 / 46
8. Aanbeveling 5: Resultaten en meerwaarde In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de tweede aanbeveling. Paragraaf 8.1. behandelt de antwoorden uit de enquête voor raads(adviescommissie)leden. Paragraaf 8.2. gaat in op de resultaten uit de enquête voor het DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg. In paragraaf 8.3. wordt afgesloten met een overkoepelende conclusie. Aanbeveling 5. Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – resultaten en meerwaarde voelbaar en zichtbaar te maken en uit te dragen. De monitoring van de regio laat nu nog te wensen over. Successen en resultaten worden beperkt gemonitord en te beperkt zichtbaar gemaakt. Daardoor staat de regio teveel op afstand van de raden, en daarmee ook van inwoners. Geef als raad opdracht aan het college om de ingezette ontwikkeling van monitoringsinstrumenten door te zetten en om daarmee resultaten en meerwaarde zichtbaar te maken. Laat herkenbaar terugkomen wat de bijdrage is van de regio aan projecten en tot welke resultaten dit leidt. Maak daarbij voor de projecten die niet voor elke gemeente direct van nut zijn toch zichtbaar waarom het project van meerwaarde is voor de gehele regio. Resultaten zijn namelijk niet altijd te duiden op het niveau van de individuele gemeenten.
Het bepalen van de projecten waaraan wordt gewerkt zou ook niet afhankelijk moeten zijn van de vraag of het resultaat oplevert voor élke gemeenten, maar van de vraag welke meerwaarde het project heeft voor de hele regio. Deze meerwaarde moet vervolgens wel zichtbaar worden gemaakt voor de raadsleden en inwoners. Borg dat de resultaten en meerwaarde vervolgens ook worden uitgedragen middels een communicatieplan. Een versterkte monitoring en communicatie laat echter onverlet dat de primaire verantwoordelijkheid voor informatievoorziening over de regio – zowel kaderstellend als controlerend – blijft liggen bij de eigen colleges en komt niet bij de regio te liggen. Het is van belang dat over de gewenste informatievoorziening duidelijke afspraken worden gemaakt tussen de raad en het college.
8.1.
Raads(adviescommissie)leden
Stelling: De Regio Stedendriehoek maakt zijn resultaten en meerwaarde voldoende zichtbaar. (N=31) Van alle respondenten samen vindt 39% (4 helemaal mee oneens en 8 enigszins mee oneens) dat de regio zijn resultaten en meerwaarde onvoldoende zichtbaar maakt. 26% van de respondenten heeft neutraal geantwoord op de stelling. 32% is (enigszins of helemaal) tevreden over de zichtbaarheid van de resultaten en meerwaarde van de Regio Stedendriehoek. Raadsleden (excl. (oud-)RAC-leden Onder de raadsleden die geen deel uitmaken van de RAC, is het beeld nog kritischer. In deze groep is 43% negatief,
Raadsleden (incl. (oud) RACleden) (N=31)
Raadsleden (excl. (oud) RACleden) (N=21)
1
11 5
4 5 8
8
4
3
5
7
(Oud) RAC-leden (N=10)
3 1
4 2
40 / 46
tegenover 19% die positief is. Eén op de drie raadsleden (33%) heeft neutraal geantwoord. De overwegend kritische antwoorden geven het beeld dat de informatievoorziening richting raden niet voldoende aansluit bij hun behoefte om de resultaten en meerwaarde te kunnen beoordelen. (Oud-)RAC-leden Voor de (oud-)RAC-leden is het beeld aanzienlijk positiever. Van hen is 60% positief (waarvan 40% zelfs helemaal mee eens). Eén persoon heeft neutraal geantwoord en 30% enigszins kritisch. Dit wijst erop dat de RAC-leden beter zicht hebben op de resultaten en meerwaarde dan de overige raadsleden. De betrokkenheid via de RAC lijkt dus duidelijk bij te dragen aan het herkennen van wat de regio doet en oplevert.
Stelling: Ook wanneer een activiteit van de Regio mijn gemeente niet direct raakt, wordt zichtbaar gemaakt wat de regionale meerwaarde is van de activiteit. Uit de antwoorden op deze stelling ontstaat het beeld dat raadsleden het lastig vinden om regionale meerwaarde te herkennen wanneer activiteiten niet direct betrekking hebben op hun eigen gemeente. 32% is negatief (4 helemaal mee oneens en 6 enigszins mee oneens) en 22% is positief. Een relatief grote groep (42%) is neutraal. Raadsleden (excl. (oud-)RAC-leden Onder de raadsleden die geen deel uitmaken van de RAC is dit beeld kritischer. In deze groep is 38% negatief en 10% geeft een positief oordeel. Bijna de helft, 48%, heeft neutraal geantwoord op de stelling. Dit wijst erop dat raadsleden buiten de RAC nauwelijks zicht hebben op de regionale meerwaarde van projecten die niet expliciet in hun eigen gemeente landen.
Raadsleden (incl. (oud) RACleden) (N=31)
Raadsleden (excl. (oud) RACleden) (N=21)
12
1 5
3 2
13
5
4 6
10
(Oud) RAC-leden (N=10)
1
1 2
3
3
(Oud-)RAC-leden Bij de (oud-)RAC-leden is het beeld beduidend positiever. De helft van hen is positief, waarvan 20% aangeeft het helemaal eens te zijn met de stelling. Slechts twee respondenten zijn negatief. De overige 30% is neutraal. De betrokkenheid via de RAC lijkt ervoor te zorgen dat er een beter beeld is van de meerwaarde van deze projecten voor de regio als geheel.
Stelling: Als raadslid krijg ik voldoende informatie om tijdig bij te kunnen sturen. 51% van de respondenten oordeelt positief over deze stelling. 29% is negatief en een groep van 16% heeft de stelling neutraal beantwoord. Dit geeft het beeld dat de meerderheid tevreden is, maar een substantieel deel van de raadsleden vindt wel dat zij onvoldoende tijdig worden geïnformeerd om hun kaderstellende en controlerende rol goed te kunnen uitvoeren. Raadsleden (excl. (oud-)RAC-leden Onder de raadsleden die geen deel uitmaken van de RAC
Raadsleden (incl. (oud) RACleden) (N=31)
Raadsleden (excl. (oud) RACleden) (N=21)
1
1
4
5 5
4
5 11
3
3 5 5
(Oud) RAC-leden (N=10)
1
1 2
6 41 / 46
is het beeld aandeel van negatieve antwoorden wat hoger (33%). 38% is positief en de overige 24% heeft neutraal geantwoord. Dit betekent dat ruim de helft van de niet-RAC-raadsleden óf geen duidelijk beeld heeft, óf ontevreden is over de informatievoorziening. (Oud-)RAC-leden Bij de (oud-)RAC-leden is het beeld duidelijk positiever. 80% geeft aan het (enigszins) eens te zijn met de stelling dat zij voldoende informatie ontvangen om op tijd bij te kunnen sturen. Slechts twee respondenten uit deze groep zijn negatief. De uitkomst onderstreept het beeld dat actieve betrokkenheid in de RAC leidt tot een beter beeld van, en grotere tevredenheid over de informatievoorziening.
Vraag: Wat mist u nog om een goed beeld te krijgen van de resultaten en meerwaarde van de regio? Excl. (oud-)RAC-leden Raadsleden die geen deel uitmaken van de RAC benadrukken vooral dat de huidige informatievoorziening onvoldoende zichtbaar en concreet is. Meerdere respondenten geven aan dat ze weinig of geen informatie ontvangen over resultaten, waardoor het moeilijk is om de meerwaarde van de samenwerking te beoordelen. Ook benoemen meerdere respondenten noemen dat zij concrete informatie missen, zoals voorbeelden die duidelijk maken wat er dankzij de regio is bereikt wat zonder de samenwerking niet mogelijk was geweest. Er is behoefte hebben aan betere terugkoppeling vanuit de RAC, duidelijke structuur in de informatievoorziening en duidelijkheid op welke momenten de raad kan bijsturen. Voor sommigen speelt bovendien dat informatie “ondersneeuwt” tussen alle andere informatie die een raadslid ontvangt, wat wijst op een behoefte aan meer toegespitste informatie op wat resultaten voor de eigen gemeente betekenen. Ook wordt aangegeven dat informatie beter vindbaar moet zijn, bijvoorbeeld via de website van de regio, en dat er heldere duiding moet komen over wanneer de raad kaders stelt en waarover en wanneer besluitvorming plaatsvindt. (Oud-)RAC-leden De (oud-)RAC-leden zijn over het algemeen minder kritisch dan de overige raadsleden.
Een aantal van hen geeft aan dat op dit moment weinig verbeterpunten zijn. Andere opmerkingen richten zich vooral op betere terugkoppeling, zoals meer tussentijdse informatie vanuit het AB. Sommige RAC-leden benadrukken expliciet dat resultaten beter moeten worden toegespitst op hun eigen gemeente.
42 / 46
8.2.
DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg
Stelling: De Regio Stedendriehoek maakt zijn resultaten en meerwaarde zichtbaar. (N=44) De resultaten uit de tweede enquête laten zien dat de gremia de zichtbaarheid van resultaten en meerwaarde van de regio wat positiever beoordelen dan de raadsleden. Bij de stelling dat de regio zijn resultaten en meerwaarde zichtbaar maakt, geeft 37% van de respondenten aan het (helemaal) eens te zijn. 36% oordeelt neutraal en 16% geeft aan dat de zichtbaarheid tekortschiet. Deze neutrale en negatieve antwoorden vormen ongeveer de helft van alle reacties.
N = 44
3
1 5 6
13 16
Stelling: Ook wanneer een activiteit van de Regio niet elke gemeente direct raakt, wordt de regionale meerwaarde duidelijk gemaakt. (N=44) Bij deze stelling is het beeld redelijk vergelijkbaar. 36% is het (helemaal) eens met de stelling, 30% is neutraal en 16% negatief. Er lijkt beperkt duidelijk te zijn welke meerwaarde projecten hebben voor de regio als ze niet elke gemeente direct raken.
8.3.
N = 44
1 8
5
6
13
1
Conclusie
Uit beide enquêtes komt het beeld naar voren dat de mate van zicht op de resultaten en meerwaarde van de Regio Stedendriehoek afhankelijk is van de mate van betrokkenheid bij de regionale samenwerking. Respondenten die dichter op de regio staan ((oud-)RAC-leden en de gremia) beoordelen de zichtbaarheid duidelijk positiever dan raadsleden. Voor deze groep is de regionale meerwaarde onvoldoende concreet en herkenbaar. Het grote aandeel neutrale antwoorden en respondenten die geen beeld hebben van de regionale resultaten, in beide enquêtes, onderstreept dat veel betrokkenen simpelweg onvoldoende zicht hebben op wat de regio bereikt. Met name voor projecten die niet elke gemeente direct raken, wordt de regionale meerwaarde nog onvoldoende inzichtelijk gemaakt. Doorwerking aanbeveling 5: De enquête-uitkomsten laten zien dat de doorwerking van deze aanbeveling nog beperkt is. Het uitdragen van resultaten en het zichtbaar maken van regio-brede meerwaarde blijkt nog te veel beperkt tot de groep die goed aangehaakt is op de regio. Vooral raadsleden die niet betrokken zijn in de RAC geven aan onvoldoende zicht te hebben op wat de regio daadwerkelijk bereikt en welke meerwaarde dat oplevert voor hun gemeente. Verdere verbetering van de informatievoorziening is nodig om te zorgen dat de meerwaarde structureel, herkenbaar en aansprekend worden teruggekoppeld.
Dit sluit aan bij de oorspronkelijke aanbeveling: herkenbaar laten terugkomen wat de bijdrage is van de regio aan projecten en tot welke resultaten dit leidt en voor de projecten die niet voor elke gemeente direct van nut zijn, toch zichtbaar waarom het project van meerwaarde is voor de gehele regio. Daarmee wordt de doorwerking van deze aanbeveling als rood beoordeeld.
43 / 46
9. Aanbeveling 6: Opvolging aanbevelingen In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de laatste aanbeveling. De stelling en vraag zijn alleen voorgelegd aan de raads(adviescommissie)leden. Paragraaf 9.1. behandelt de antwoorden uit de enquête. In paragraaf 9.2. wordt afgesloten met een overkoepelende conclusie.
Aanbeveling 6. Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – een plan van aanpak te maken voor het opvolgen van de aanbevelingen en hierover periodiek terug te koppelen. Het college is – namens de raden – verantwoordelijk voor de Regio Stedendriehoek. En daarmee voor het opvolgen van bovenstaande aanbevelingen, in de eigen gemeenten en in de regio. Geef als raad opdracht aan het college om in Stedendriehoek-verband met de andere colleges te bespreken hoe opvolging wordt gegeven aan de aanbevelingen in dit rapport. Borg daarbij dat het college ingaat op de verschillende verantwoordelijkheden en de termijn die benodigd is om de aanbevelingen op te kunnen volgen. Geef daarbij als raad opdracht aan het college om deze plannen te vatten in een plan van aanpak. Leg dit plan van aanpak voor aan de gemeenteraden, en te zijner tijd de formele raadsadviescommissie. Informeer de raadsadviescommissie periodiek over de voortgang van het plan. Borg daarbij ook dat de regio over twee jaar opnieuw wordt geëvalueerd. Op dat moment is de nieuwe werkorganisatie van kracht, is de raadsadviescommissie gevormd en wordt uitvoering gegeven aan de nieuwe strategische agenda.
Evalueer daarom over twee jaar of de werkorganisatie, raadsadviescommissie en strategische agenda hebben geleid tot de beoogde verbeteringen die ten grondslag lagen aan de verandering van de governance en de nieuwe Wgr. Het (toenmalige) dagelijks bestuur heeft in het voorjaar van 2024 een plan van aanpak vastgesteld ter uitvoering van aanbevelingen.
9.1.
Raads(adviescommissie)leden
Stelling: Als raadslid heb ik voldoende beeld bij de opvolging van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek van 2024. (N=28) Uit de antwoorden blijkt dat raadsleden over het algemeen onvoldoende beeld hebben van de opvolging van de aanbevelingen. Slechts 32% van alle respondenten geeft aan dat zij (enigszins of helemaal) weten hoe de aanbevelingen worden opgevolgd. 36% geeft aan dit niet of onvoldoende te weten. De grootste groep (29%) is neutraal.
Raadsleden (incl. (oud) RACleden) (N=28)
Raadsleden (excl. (oud) RACleden) (N=20)
2 4 5
4 5
4 4
8
1
2 2 6
(Oud) RAC-leden (N=9)
1
2
2 4
44 / 46
Wanneer onderscheid wordt gemaakt tussen (oud-)leden van de RAC) en overige raadsleden, zien we een duidelijk verschil. Onder niet-RAC-leden is 32% neutraal en geeft 42% aan het (enigszins) oneens te zijn met de stelling. Slechts 16% geeft aan wél voldoende zicht te hebben op opvolging. Onder (oud-)RAC-leden is het beeld positiever. Twee derde van deze groep (66%) geeft aan wel zicht te hebben op de opvolging, terwijl slechts 11% dit niet heeft.
Vraag: Wat is volgens u de belangrijkste vervolgstap in de opvolging van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek van 2024? De antwoorden op deze open vraag laten zien dat raadsleden over het algemeen behoefte hebben aan meer zichtbaarheid in de opvolging van de aanbevelingen. Vooral onder de niet RAC-leden heeft men weinig inzicht op de voortgang. Meerdere respondenten geven aan dat zij geen plan van aanpak kennen. Dit maakt dat verschillende raadsleden het antwoord schuldig blijven en aangeven het simpelweg niet te weten. Meerdere raadsleden geven aan behoefte te hebben aan regelmatige terugkoppeling over de opvolging van de aanbevelingen. Daarbij wordt expliciet genoemd dit inzichtelijk moet maken wat er al is uitgevoerd, welke resultaten dit heeft opgeleverd en wanneer uitvoering van overige aanbevelingen is voorzien. Onder (oud-)RAC-leden zijn de reacties concreter. Zij benadrukken met name het belang van evaluatie op vaste momenten en van het actief delen van informatie gedurende de opvolging.
9.2.
Conclusie
De resultaten uit de enquête laten zien dat de opvolging van de aanbevelingen nog onvoldoende zichtbaar is voor raadsleden. Voor de (oud-)RAC-leden geldt dit in mindere mate. Van de overige raadsleden weet een aanzienlijk deel niet of, en hoe, de aanbevelingen worden opgevolgd. Veel raadsleden geven aan hierover weinig terugkoppeling te ontvangen. Doorwerking aanbeveling 6: De opvolging van deze aanbeveling is aantoonbaar opgepakt. Er is door het (toenmalige) DB in het voorjaar van 2024 een plan van aanpak vastgesteld ter uitvoering van aanbevelingen. Wel blijkt uit de enquêteresultaten dat de doorwerking richting de raden nog onvoldoende is. Een groot deel van de raadsleden geeft aan geen helder beeld te hebben van de voortgang of van wat de aanbevelingen concreet hebben opgeleverd. Dit geldt vooral voor raadsleden die geen lid zijn van de RAC. De doorwerking van deze aanbeveling wordt daarmee als oranje beoordeeld.
45 / 46
TwynstraGudde adviseert overheid en bedrijfsleven op veel van de grote en urgente thema’s van deze tijd. Denk aan veiligheid, diversiteit, digitalisering, mobiliteit, duurzaamheid, energie, financiën en gezondheid. We bieden onze opdrachtgevers unieke, werkbare oplossingen en brengen complexe projecten en programma’s tot een goed einde. Iets creëren van blijvende waarde, daar gaan we voor. Daardoor hebben we een directe impact op (toekomstige) maatschappelijke en economische ontwikkelingen. En dus een grote impact op morgen.
46 / 46