Bijlage 1 Memo Van Nuijs en Vermaas transparantie

B i j

d e

r a a d

i s

d e

M E M O

Aan

: de leden van de raad

Van

: Peter Vermaas, Joop van Nuijs

Onderwerp

: Transparantie openbaar bestuur

Datum

: 2 april 2024

Inleiding Mede naar aanleiding van een artikel in De Stentor is bij leden van de gemeenteraad de behoefte ontstaan om zich nader te beraden over hoe vorm en inhoud te geven aan een openbaar bestuur dat optimaal transparant is. Bij de raad bestaat de behoefte om het al dan niet openbaar zijn van vergaderingen en bijeenkomsten van de gemeenteraad nader te bespreken. Deze memo is bedoeld om een eerste aanzet te geven tot een discussie over transparantie en openbaarheid van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen. 1. Transparantie en openbaarheid Transparantie betekent doorzichtigheid, doorschijnendheid en klaarheid. Het geldt als een belangrijke voorwaarde voor het openbaar bestuur. De gedachte is dat burgers in een democratische rechtstaat inzicht moeten hebben in de informatie en het handelen van de overheid. Zo kan controle over de macht worden uitgeoefend. Dit is van belang, want de huidige tijdgeest eist nu immers navolgbare en controleerbare besluiten. En dat gaat verder dan alleen het afleggen van verantwoording achteraf. Essentieel is dat een overheid, dus ook onze gemeente, transparant is over hoe de besluitvorming plaatsvindt. Dan zal het mijns inziens moeten gaan over alle fasen van het besluitvormingsproces, zowel de beeldvorming, de oordeelsvorming als de besluitvorming. Tijdens alle fasen van dit proces vinden overleggen en bijeenkomsten plaats.

Vaak zijn dit informele overleggen tussen het college en (leden van) de gemeenteraad die, in tegenstelling tot raads- en commissievergaderingen, niet gereguleerd worden in de Gemeentewet. Bij deze overleggen vindt geen besluitvorming plaats. Zij zijn vooral informerend en beeldvormend van karakter. Wel vormen zij vaak een schakel in de keten van het besluitvormingsproces. Aangezien deze overleggen niet bij wet worden gereguleerd, mag worden geconcludeerd dat het aan de gemeenteraad is om te bepalen hoe om te gaan met deze informele overleggen in het licht van een transparant en openbaar bestuur. De minister van BZK stelt dat het aan te bevelen is om ook bij dit type overleggen zo transparant mogelijk te zijn richting inwoners van de gemeente en terughoudend om te gaan met niet-openbare informele overleggen buiten de gereguleerde vergaderingen om. Hoewel tijdens deze bijeenkomsten geen besluitvorming plaatsvindt, zijn zij vaak wel te zien als een onderdeel van het

totale besluitvormingsproces. Het is dan ook van belang om zorgvuldig af te wegen welke van deze niet gereguleerde overleggen het vereisen om nietopenbaar te zijn 2. Openbaarheid bijeenkomsten en overleggen De gemeenteraad van Epe heeft de wens te kennen gegeven om in het licht van een transparant bestuur de openbaarheid van (informele) overleggen en bijeenkomsten nader onder de loep te nemen. Het gaat om te bepalen welke overleggen en bijeenkomsten openbaar kunnen zijn om bij te dragen aan een transparant bestuur en op welke wijze. Het mag duidelijk zijn dat het wenselijk kan zijn om soms nietopenbaar informeel te overleggen met elkaar als raadsleden of met het college. In die gevallen is het van belang om ook hierover zo transparant mogelijk te zijn. Daartoe zijn verschillende mogelijkheden, zoals het op de website van de gemeente te vermelden dat een informeel overleg plaatsvindt of gaat plaatsvinden. Het van tevoren bekend maken van de agenda is een optie. Ook kunnen tijdens deze overleggen besproken documenten bijvoorbeeld actief openbaar worden gemaakt. Het wekelijks in Rondom de Sprengen opnemen van een agenda met niet alleen de vergaderingen, maar ook de informele overleggen zal ook een bijdrage kunnen leveren aan een transparant bestuur. 3.

Hoe verder Waar sprake is van besluitvorming of de voorbereiding ervan, dan dient dit te gebeuren binnen de wettelijk geregelde vergaderingen. De vraag is, hoe we willen omgaan met informele en technische bijeenkomsten of de zogenaamde benen-optafel bijeenkomsten in het kader van openbaarheid. Hoe open willen we zijn, hoe bereid om informatie te verstrekken en open te staan voor de inbreng van anderen. Om een goed gesprek hierover te kunnen voeren als gemeenteraad, is door de griffie, met de ambtelijke organisatie, een overzicht van bijeenkomsten en vergaderingen samengesteld (bijlage). Deze voorlopige lijst kan worden benut om per geval aan te geven op welke wijze de gemeenteraad, in het kader van de openbaarheid, met deze bijeenkomsten en overleggen wil omgaan. En hoe transparant we willen om gaan met niet-openbare overleggen. Uitgangspunt dient te zijn om het handelen van de gemeente zo inzichtelijk mogelijk te maken voor haar inwoners. 4. Bijlagen 1. Memo Griffie d.d. 24 november 2023 2. Overzicht bijeenkomsten en vergaderingen 3. Antwoord op Kamervragen van Ministerie van BZK d.d.31 augustus 2023 4. Antwoord op Kamervragen van Ministerie van BZK d.d. 30 oktober 2023

.