Besluit - Niveau van rechtmatigheidsverklaring

Nota voor

:

vergadering bestuur Tribuut belastingcentrum

Datum

:

19 november 2021

Onderwerp

:

Rechtmatigheidsverklaring 2022

Doel voorstel

:

□ informerend □ opiniërend X besluitvormend

Van

:

Michel van Schooten en Bert Groot Wesseldijk

Bijlage

:

1 2

Rechtmatigheidscriteria Model tekst Commissie BBV

Inleiding Invoering van de rechtmatigheidsverklaring van Gemeenten en GR’en is verplaatst naar 2022. Dat geeft ons de mogelijkheid wat het herijken van het risicobeleid beter te organiseren en ons daarmee beter voor te bereiden op de invoering in 2022. Tijdens de vergadering van juni 2021 is de volgende planning afgesproken met het bestuur: September bespreken concepten met accountant November controleplan en normenkader en het meerjarig risicobeleid Dec-jan opstellen rechtmatigheidsverklaring Tribuut Februari vaststellen rechtmatigheidsverklaring door accountant Gezien de wijziging van de datum van invoering naar 2022 is de urgentie er niet meer. Maar het is wel noodzakelijk door te blijven werken aan een meerjarig beleid en het actualiseren van de risico’s en het controleplan. We hebben de risico’s en het controleplan eind 2018 vastgesteld in het bestuur Het normenkader is in 2016 vastgesteld en moet jaarlijks in de begroting worden bevestigd. Dus er is geen sprake van urgentie wat dat betreft. Bij het oppakken van een meerjarig risicobeleid is gebleken dat er veel aspecten moeten worden meegenomen en dat er veel relevante documenten zijn geproduceerd sinds de oprichting van Tribuut. Om overzicht te bewaren en duidelijkheid te creëren is het wenselijk deze documenten meer samen te voegen tot één overzichtelijk geheel.

Begin november komt de Management Letter van de accountant. We zouden die informatie graag nog meenemen in het nieuwe meerjarige beleid en risicoanalyse. Voorstel is dan ook het risicobeleid integraal op te maken. Nu de urgentie er af is i.v.m. het uitstel van rechtmatigheidsverklaring naar 2022 kunnen we de planning aanpassen. Hoe zou de planning er dan uit moeten gaan zien: November ‘21 Notitie rechtmatigheidsverklaring inbrengen in het bestuur Bespreken van de strategische risico’s (of deze nog actueel zijn) Jan / febr ‘22 Vaststellen van het Risicobeleid Inclusief geactualiseerd controleprotocol Met uitvoeringsdocumenten risico-inventarisatie: 1

Febr / mrt ‘22

Strategisch (deels door bestuur vast te stellen) Operationele belastingprocessen Piofach Personeel Vaststellen van een geactualiseerd controleplan Jaarrekening 2021 met rechtmatigheidsoordeel door accountant

Toelichting Achtergrond Tot en met 2021 geeft de externe accountant een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetswijziging wordt vanaf 2022 het bestuur zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. Het gaat hier om financiële rechtmatigheid. De externe accountants geven vanaf dat moment alleen nog een controleverklaring af met een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Dit betekent dat de organisatie en het bestuur zich nadrukkelijker moeten verantwoorden over het financieel beheer en specifiek de rechtmatigheid. De voorgestelde methodiek sluit bovendien aan bij een bredere maatschappelijke trend, waarbij het bestuur verantwoording aflegt over de rechtmatigheid. Het bestuur stelt dan zelf de rechtmatigheidsverantwoording op en neemt deze op in de jaarrekening, door middel van een rechtmatigheidsverantwoording en een bedrijfsvoering paragraaf. De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. Het oordeel van de accountant is opgenomen in de controleverklaring van de accountant en toegelicht in het verslag van bevindingen. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur vermeld staat.

De rechtmatigheidscriteria hebben we opgenomen in bijlage 1. Daarbij hebben we ook het onderscheidt inzichtelijke gemaakt tussen de criteria die de accountant controleert en de criteria waar de verantwoording betrekking op heeft. In bijlage 2 hebben we een model-verantwoording opgenomen van de Commissie BBV ter indicatie. Vaststelling niveau van Rechtmatigheidsverklaring Voor de rechtmatigheidsverklaring kan Tribuut uitgaan van “een wettelijk minimum van financiële rechtmatigheid” tot en met een “in-control statement over doeltreffendheid”. In de meest uitgebreide vorm gaat het dan naast risico’s over rechtmatigheid, ook om doelmatigheid en doeltreffendheid. Niet alleen financiële thema’s vallen eronder, maar ook IT, veiligheid en privacy. Uiteindelijk is er in overleg op landelijk niveau voor gekozen om voor nu (met ingang van de jaarrekening 2022) de variant met financiële rechtmatigheid wettelijk in te regelen.

2

Voor Tribuut is financiële rechtmatigheid op dit moment voldoende In deze variant zorgt het bestuur, in afstemming met het MT en de accountant, voor een interne beheersing en interne controle. Deze is specifiek gericht op de minimale eisen van de rechtmatigheidsverantwoording. Het normenkader moet worden uitgewerkt in een toetsingskader. Hierin is opgenomen op welke concrete punten in het normenkader sprake van rechtmatigheidsaspecten en of die materieel zijn. Vervolgens stelt de organisatie vast of de interne beheersing op deze aspecten op orde is en wat er aan controlewerkzaamheden uitgevoerd moet worden. Dat betekent dat de interne controles zodanig systeem- of gegevensgericht gepland worden. Dit is gelijk aan de reikwijdte in de huidige situatie, waar thans de accountant een oordeel over geeft. Dit past bij de toekomstige wettelijke norm. Hoewel het niet ondenkbaar is op den duur een uitgebreidere scoop in de verklaring op te nemen is het voor nu al een uitdaging met de beperkte bezetting om dit proces zorgvuldig in te zetten. Omdat de wettelijke variant goed aansluit bij de huidige werkwijze acht het Tribuut het haalbaar deze voor het boekjaar 2022 op te kunnen leveren. Na een aantal jaren kunnen we beoordelen of opschaling van het control-statement wenselijk is. Stappenplan invoering 2022 1.

Het bestuur stemt in met rechtmatigheidsverantwoording betreffende de financiële rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording ziet enkel toe op de zuivere rechtmatigheidscriteria begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik. 2. In de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening dient het normenkader te worden toegelicht. 3. Het bestuur stelt het normenkader vast. 4. Het bestuur stelt het grensbedrag (0% -3%) vast. 5. Vervolgens kan in de paragraaf bedrijfsvoering (jaarverslag) een verdere uitwerking/toelichting worden opgenomen. 6. Het bestuur en de organisatie blijven samen verantwoordelijk voor het inrichten van de interne beheersing als het gaat om het voorkomen c.q. ontdekken van fouten groter dan de rapporteringstolerantie. Ook voor de inrichten van een rechtmatigheidsadministratie als onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. 7. Accountant doet in de controleverklaring bij de jaarrekening een uitspraak over de getrouwheid van de bewering van het college.

3

Risico’s Te laat oppakken kan leiden tot een haastwerk en een niet goed onderbouwde rechtmatigheidsverklaring. Het uitstel geeft ons de tijd het integraal goed voor te bereiden, maar ook om alle relevante documenten te bundelen in een vernieuwd risicobeleid. Daarom is het voorstel dat in de eerste bestuursvergadering van 2022 voor te leggen. De verschuiving van de rollen kan tot onduidelijkheid leiden. Bestuur, organisatie en accountant moeten elkaar aanspreken op het nemen van verantwoordelijkheid. Rol Bestuur

Rol Organisatie (MT)

Rol Accountant

Integrale verantwoordelijkheid

Controlerende getrouwheid

Bepaald de scope en verantwoordingsgrens (tussen 0% - 3% van de totale lasten)

Verantwoordelijk voor een goede inbedding in de organisatie.

Doel om meer te steunen op (verbijzonderde) interne controle

Verantwoording deelnemende gemeenten

Regelen ambtelijke bestuur.

Adviesfunctie naar organisatie en bestuur

Verantwoordelijk normenkader

voor

naar

verantwoording organisatie naar

rol,

scope

Financiën Op dit moment zijn er nog geen financiële consequenties. Uitgangspunt daarbij is dat er geen structurele uitbreiding van taken nodig is. Besluit Het bestuur van Tribuut belastingsamenwerking besluit; Bijeen in de vergadering d.d. 19 november 2021 1. Akkoord te gaan met de voorstelde wijziging in de planning. 2. In te stemmen met rechtmatigheidsverantwoording betreffende de financiële rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording ziet enkel toe op de zuivere rechtmatigheidscriteria begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik.

De voorzitter,

De ambtelijk secretaris,

Digitaal ondertekend door Detlev Cziesso op 23-11-2021

dhr. D. Cziesso

dhr. B.J. Groot Wesseldijk

4

op

Bijlage 1

Rechtmatigheidsaspecten

In de literatuur en wetsgeschiedenis zijn negen aspecten van rechtmatigheid onderscheiden. Zes criteria zijn afgedekt door het getrouwe beeld en hoeft de organisatie om deze reden niet afzonderlijk te vermelden en toetsten in de rechtmatigheidsverantwoording. Vanzelfsprekend maken deze eerste zes criteria wel onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. In het onderstaande schema is dit nader toegelicht.

Voorbeelden van verantwoording over de drie criteria die wel onder de verantwoording vallen: Begrotingscriterium

Voorwaardencriterium

Overschrijding begroting

Voldoen aan regelgeving

Passend binnen beleid

Interne en externe regelgeving

Frauderisico

Toelichting in jaarrekening

Grondslagen, normen e.d.

Borging in processen

wet-

M&O criterium en

Misbruik en oneigenlijk gebruik

5

Bijlage 2

Modeltekst Rechtmatigheidsverantwoording Commissie BBV

(deze tekst is geschreven voor een gemeente en moet nog worden aangepast naar een GR)

Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders1 In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het College van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op XX XXX 202X vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de gemeenteraad bepaald en bedraagt x% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € x. Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties (niet) rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen2: • • •

In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

1 In deze tekst wordt gesproken over college van burgemeester en wethouders, maar deze geldt ook voor gedeputeerde staten van de provincie en het (dagelijks) bestuur van gemeenschappelijke regelingen. Daar waar gemeente staat, dient ook provincie of gemeenschappelijke regeling gelezen te worden 2 De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de Kadernota Rechtmatigheid) worden alleen vermeld indien de door de gemeenteraad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden.

6