Beantwoording technische vragen - Tribuut - CDA

T e c h n i s c h e

v r a a g

R a a d s c o m m i s s i e A g e n d a p u n t F r a c t i e D a t u m

O & F 4 j u n i 2 0 2 6 1 1 . T r i b u u t C D A 3 j u n i 2 0 2 6

Vraag Als lokaal CDA zien we de uitdaging die Tribuut te wachten staat, we begrijpen wat er in de stukken geschreven staat en begrijpen de taak die Tribuut te wachten staat, toch hebben wij nog enkele vragen over de begroting. 1. De begroting 2027 inclusief nieuwe gemeenten laat voor Epe een lagere bijdrage zien (€807.683) dan de begroting zonder nieuwe gemeenten (€850.088). Welk van deze twee scenario's is als uitgangspunt gebruikt in de gemeentebegroting van Epe voor 2027? En welke financiële consequentie heeft het voor Epe als de toetreding van Aalten en/of Oude IJsselstreek toch niet doorgaat? Het verschil bedraagt ruim €42.000 per jaar, oplopend naar €47.000 in 2030. Als de begroting van Epe al heeft gerekend met het gunstigere scenario maar de toetreding valt weg, ontstaat een directe begrotingstegenvaller.

2. De overhead daalt van €2,952 miljoen in 2026 naar €2,213 miljoen in 2027, een daling van ruim €700.000. De toelichting wijst op herschikking van automatiseringskosten en het vervallen van 'onvoorzien'. Kan het inzichtelijk gemaakt worden hoeveel van deze daling een echte besparing is en hoeveel slechts een boekhoudkundige verschuiving? Als het grotendeels een verschuiving betreft, is de gepresenteerde overhead-daling misleidend en wekt het de suggestie van meer bezuiniging dan feitelijk gerealiseerd. De totale begroting stijgt namelijk gewoon verder. 3. Voor de toetreding van twee nieuwe gemeenten verwacht Tribuut slechts 7 FTE toe te voegen, terwijl bij die

2

gemeenten nu 12 FTE plus externe inhuur werkzaam is. Kan er een onderbouwing verstrekt worden van deze aanname, inclusief de verwachte inhuurkosten in de eerste jaren?

4. Het archiefbeheer van Tribuut bleek niet conform de DVO met gemeente Epe. Er zijn schimmels aangetroffen in archiefmappen. Hoeveel belastingdossiers van inwoners van Epe zijn beschadigd of niet meer toegankelijk? Zijn er juridische of fiscaal-technische gevolgen voor inwoners? En wie draagt de herstelkosten? Antwoord 1. In het meerjarige perspectief bij de begroting 2026-2029 is nog geen rekening gehouden met de toetreding van deze nieuwe gemeenten. De begroting 2027 is in voorbereiding. Er is momenteel nog geen keuze gemaakt voor één van beide scenario’s. Het verschil tussen beide scenario’s bedraagt ruim €42.000 per jaar, oplopend naar €47.000 in 2030. 2. Er is sprake van een combinatie van besparingen en verschuiving van kosten. De belangrijkste besparing betreft ca. € 300.000 lagere proceskosten ten opzichte van voorgaande jaren. Ook het vervallen van de post ‘onvoorzien’ leidt tot een besparing in de begroting. Verder dalen de overheadkosten door een andere verdeling van de ICT-kosten, maar dit betreft geen besparing. 3. Tribuut heeft een inschatting gemaakt van de verwachte werkzaamheden als gevolg van de toetreding van beide gemeenten. Dat heeft geresulteerd in een aanpassing van de formatie van 7 FTE. Het is goed te realiseren dat de gemeenten Aalten en Oude IJsselstreek in objecten circa 20% van het totale bestand is.

Veel werkzaamheden voor Tribuut betreffen het inrichten en verwerken van processen en het inlezen van gegevens. Dat blijft deels gelijk, omdat het inlezen voor 6 of 8 gemeenten niet heel veel verschil maakt. Het verwerken van deze gegevens neemt wel meer tijd in beslag. Vandaar dat de uitbreiding slechts circa 10% van het personeelsbestand is. Voor de piekperiode wordt daarnaast een toegenomen druk op de telefonische bereikbaarheid verwacht. Om inwoners adequaat te woord te kunnen staan, wordt – naast de inzet van extra vast personeel – tijdelijk aanvullende capaciteit ingehuurd. Dit betreft met name ondersteuning bij telefonie, het afhandelen van terugbelverzoeken door taxateurs en de behandeling van bezwaren. Deze kosten zijn opgenomen in de begroting. 4. De schimmels die zijn aangetroffen hebben geen invloed op de leesbaarheid van de stukken. Ze zijn met het blote oog niet zichtbaar. Tribuut heeft geen statisch archief. Alle archiefstukken dienen maximaal 12 jaar bewaard te worden en daarna worden ze

3

vernietigd. Daardoor is er geen invloed van de schimmels op het archief van Tribuut. Er zijn dus ook geen herstelkosten. Consequentie van de schimmels is wel dat het archief niet bij de NOVA in Epe kan worden opgeslagen, omdat daarmee ook het archief van Epe kan worden aangetast. Tribuut heeft moeten investeren in een kleine opslagruimte voor het opslaan van het fysieke archief. Deze kosten zijn onder de huisvestingskosten opgenomen in de begroting.