BBV Informatienota

Informatienota Raad Onderwerp

Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025

Programma

11 - Bestuur en organisatie

Datum

06-01-2026

Portefeuillehouder

Dhr. dr. T.C.M. Horn

Zaaknummer

1369059

Adviseur

Jan Hasselt

Afdeling

Informatisering

Telefoonnummer

820

E-mail adres

jan.hasselt@epe.nl

Bijlage(n)

KENNISNEMEN VAN De "Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025" van de archiefinspecteur van Advies en Toezicht van het Noord Veluws Archief (NoVA) en de "Aandachts- en actiepunten Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025" van Informatiebeheer gemeente Epe.

INLEIDING In 2025 is door de archiefinspecteur NoVA onderzoek gedaan naar de staat van het informatiebeheer van de gemeente Epe. Dit onderzoek heeft plaatsgevonden op basis van Archief-KPI's, opgesteld door de VNG. Met het vaststellen van de "Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025" en de "Aandachts- en actiepunten Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025" door het college en informeren van de raad door het toesturen van de rapportage en de aandachts- en actiepunten voldoet de gemeente Epe aan haar verplichtingen. De rapportage en de aandachts- en actiepunten zullen worden toegezonden aan de provinciale archiefinspectie Gelderland in het kader van het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2025.

KERNBOODSCHAP Aanbevelingen “Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025”. Op 25 augustus 2025 is door de Archiefinspecteur van het Noord Veluws Archief (NoVA) de “Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025” opgeleverd. Hiervoor heeft een uitgebreider en diepgaander onderzoek plaatsgevonden dan in de eerdere 0-meting van 2023 het geval was. In totaal zijn 21 aanbevelingen opgesteld waaronder archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden/Gemeenschappelijke regelingen,wegwerken van de achterstanden van archiefbeheer, formatie (kwalitatief en kwantitatief) De aanbevelingen vindt u op pagina 18, paragraaf 3.8 Aanbevelingen van het rapport. Opvolging en prioritering van de aanbevelingen. De genoemde aanbevelingen zijn zoveel als mogelijk geprioriteerd en vertaald naar concrete acties . Deze punten zijn ook opgenomen in de planning 2025/2026 van informatiebeheer van de gemeente Epe. Dit heeft o.a betrekking op de archivering van de Omgevingsdienst Veluwe, vernietiging van analoge archief. Hierachter hangt een planning wanneer e.e.a gereed moet zijn. Voor een volledig overzicht wordt verwezen naar “Aandachts- en actiepunten Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025”. Relatie met 0-Meting (verslag Archiefinspectie SNWV 2023).

In 2023 is door de Archiefinspecteur van toenmalig Streekarchief Noord West Veluwe (SNWV, nu NoVA) een 0-meting uitgevoerd op het informatiebeheer van de gemeente Epe. De resultaten hiervan zijn ter kennisname aan de raad gestuurd (zaaknr 1036511) en gedeeld met de provinciale archiefinspectie Gelderland in het kader van het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht provincie Gelderland 2024.

Als reactie op de 0-meting van 2023 is door de provinciale Archiefinspectie specifiek aandacht gevraagd voor een aantal punten. Ook deze zijn opgenomen in de “Aandachts- en actiepunten Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025” en deels al opgelost, zoals het actualiseren van de Archiefverordening. Het gaat hier met name om verbetering van de archiefruimte van Burgerzaken in de vorm van een tijdlijn, voortgang van het implementatie van een kwaliteitssysteem en de voortgang van het actualiseren van de archiefverordening.

COMMUNICATIE Er is geen sprake van inwonersparticipatie.

VERVOLG De "Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025" en de "Aandachts- en actiepunten Toezichtrapportage Informatiebeheer gemeente Epe 2025" zullen worden toegezonden aan de provinciale archiefinspectie Gelderland in het kader van het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2025. De actiepunten zullen worden uitgevoerd. Mocht er aanleiding zijn, zal de raad nader worden geïnformeerd.