Afsprakenlijst presidium 15 februari 2024

AFSPRAKENLIJST PRESIDIUM 15 februari 2024 Aanwezig: de dames Doorn, Hendriks, Tibben, Bernard en Kattenberg en de heren van Limburg, van Nuijs, Horn (vz), de Ruiter, Brummelman, Vermaas, Vos en Van den Bedem (tot agendapunt 6) . Met kennisgeving afwezig: dhr. van der Baan 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering. Hij deelt mee dat er een memo over de vernieuwing van het bordes is gedeeld. De toegang aan de voorkant is een week of zes niet toegankelijk, er moet gebruik worden gemaakt van de zij ingang. Dit moet goed geleid worden als er gasten zijn, ook tijdens commissie- en raadsvergaderingen. Verzoek of iedereen hier medewerking aan wil verlenen. Tijdens raadsvergaderingen kan de deur niet altijd open blijven staan, maar ook in andere gevallen zou beveiliging wel fijn zijn, niet zozeer om te beveiligen maar als gastheer/vrouw. Dat kan ook goed worden gebruikt bij gebruik zij-ingang. Dit wordt de komende tijd uitgeprobeerd, al tijdens de verbouwing. Dhr. Horn licht toe hoe is gehandeld tijdens een aantal recente gebeurtenissen. Dit om een beeld te schetsen van hoe hij dergelijke kwesties oppakt. Daarbij geeft hij aan dat er in geval van vragen altijd (telefonisch) contact met hem kan worden gezocht. 2. Vaststelling agenda Dhr. Brummelman vraagt of fractievolgers bij calamiteiten in een andere commissie kunnen deelnemen dan in welke zij benoemd zijn. Mevr.

Kattenberg geeft aan dat dit kan op basis van het reglement van orde voor de commissies. Als dit het geval is graag contact opnemen met de griffier i.v.m.. het voorbereiden van de agenda. De agenda ongewijzigd is vastgesteld. 3.Vaststelling afsprakenlijst van 21 september 2023 De afsprakenlijst wordt vastgesteld. 4. Samenwerking in de regio Dhr. Van den Bedem licht toe waarom de lijst met samenwerkingsverbanden om extra te volgen wordt opgesteld en hoe deze wordt opgesteld. Voorgesteld wordt de VNOG, GGD NOG, Veiligheidsregio en de Regio Stedendriehoek te volgen. Bij het agendapunt ‘Terugkoppeling uit vertegenwoordiging’ in de commissievergaderingen wordt steeds een terugkoppeling over een van de samenwerkingsverbanden gegeven. Er wordt ingestemd met het voorstel en afgesproken wordt om de Omgevingsdienst er tijdelijk extra bij te volgen gelet op de fusie die recent heeft plaatsgevonden. 5. Tussentijdse Evaluatie raadsakkoord Dhr. Van den Bedem licht dit agendapunt toe. Besproken wordt of iedereen kan instemmen om dhr. Van Hemmen te vragen voor de evaluatie van het raadsakkoord. Gevraagd wordt of het om de inhoud van het raadsakkoord gaat of de vorm van het raadsakkoord. Uit het raadsakkoord blijkt dat het is om te kijken of de doelstellingen al dan niet worden behaald. Daarvoor levert het college een rapportage aan.

Daarnaast geeft het college de maatschappelijke ontwikkelingen aan die invloed hebben op het raadsakkoord. Dhr. Horn geeft aan dat er op basis van deze rapportages ruimte is voor aanpassingen. Tevens wordt dan bekeken of het instrument raadsakkoord werkt zoals beoogd. Afgesproken wordt om voor deze twee onderdelen (mogelijke aanpassingen van het raadsakkoord en de ervaringen m.b.t. het werken met een raadsakkoord) dhr. Van Hemmen te vragen.

2

6. Overlijdenschecklist De overlijdenschecklist wordt toegelicht door mevr. Kattenberg. Het is de beschrijving van het werkproces waarbij ruimte is voor maatwerk. Mevr. Doorn geeft aan dat het wenselijk is het proces tot het benoemen en installeren van het nieuwe raadslid/fractievolger op te nemen. Afgesproken het proces zoals beschreven in de Kieswet in de checklist op te nemen. Dhr. Vos vraagt of het mogelijk is ook een overlijdensbericht in Rondom de Sprengen te plaatsen. Voor deze krant hoef je geen abonnement te hebben en wordt in principe bij iedereen in de gemeente bezorgd. Afgesproken wordt dit toe te voegen aan de checklist. 7. Gebruik gemeentehuis Voorgesteld wordt, om de onafhankelijke positie van de gemeente te bewaren, bijeenkomsten met een politiek karakter -met uitzondering van fractieoverleg-, niet meer in het gemeentehuis te houden. Het presidium stemt in met het voorstel. Dhr. Horn geeft aan dat het college ook nadenkt over het bredere gebruik van de amfihal voor maatschappelijke organisaties. 8. Wat verder ter tafel komt/Rondvraag - Proces agenderen vanuit het presidium. Dhr. Boermans heeft aangegeven het niet eens te zijn met het proces van rechtstreeks agenderen vanuit het presidium (bijvoorbeeld bij de verordening van de rekenkamer). Er wordt afgesproken dat inhoudelijke voorstellen in de commissie worden behandeld.

Er geldt een uitzondering voor niet-inhoudelijke voorstellen zoals de benoeming van een plaatsvervangend griffier. - Mevr. Doorn geeft een terugkoppeling over de enquête die is gehouden over de bijeenkomsten die in de afgelopen periode zijn gehouden. Respons was helaas laag. Bezoeken aan markten m.n. rond kerst zijn als erg succesvol beoordeeld, eten met de mantelzorgers en de dag van de democratie zijn ook positief beoordeeld. Men was ook positief over Gast van de raad. Hierbij in het vervolg ook aan gasten van de raad beoordeling gaan vragen. In de sessie van april kijken naar inhoud en planning voor aankomend jaar. - Mevr. Doorn doet een oproep voor het aanmelden voor NLDoet. Mevr. Kattenberg zal een duidelijke beschrijving sturen voor het aanmelden. Bedoeling is dat er een goede verdeling wordt gemaakt tussen ambtenaren, raadsleden, etc. - Mevr. Kattenberg geeft aan dat binnenkort met het presidium een overleg samen met de Rekenkamer wordt ingepland om de werkwijze en invulling van het presidium als klankbordgroep te bespreken. - Dhr. Vos geeft aan dat de werkgeverscommissie een voortgangsgesprek heeft gehad met mevr. Kattenberg. Dhr. Vos geeft hier een terugkoppeling over. Daarnaast vraagt hij om feedback op de ambtsinstructie die hij heeft rondgestuurd. -Mevr.

Kattenberg geeft een update over stand van zaken met betrekking tot de vacature van Raadsadviseur Communicatie en dat gesprekken met sollicitanten gepland staan. Ook start er een stagiair op de griffie. -Mevr. Doorn geeft aan dat er gesproken is over de evaluatie van de P&C cyclus. Komt volgend jaar een aangepaste versie van de perspectiefnota zodat dit een meer sturend instrument wordt. Wil je richting geven aan begroting dan is de perspectiefnota hier een goed instrument voor.

3

-Gevraagd wordt wat gaan we doen met output na de avond in het Culturhuus over de bestuurscultuur? Mevr. Kattenberg schets de vervolgstappen. -Mevr. Hendriks wil de werkwijze rondom consultaties op enig moment bespreken. Wanneer, wat, hoe, en werkt het? Mevr. Kattenberg geeft aan dat ze bezig zijn het proces op papier te zetten en dit aan het presidium te zullen voorleggen. 9. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 19.23.