972763 annex 1 algemene voorwaarden sociaal domein

Niveau

A

B

C D

Opdrachtgever Contactpersonen calamiteiten Gegevens wethouders Gegevens accountmanagers, regioteam en management lokaal Gegevens lokale contractmanagers Gegevens

Opdrachtnemer Contactpersoon calamiteiten Gegevens tekenbevoegde Gegevens directie/ locatieverantwoordelijke

Gegevens accountmanager Gegevens

16

backoffice en CJG’s

7.

8.

1.

2.

zorgadministratie

In de samenwerking wordt er vooral op het niveau van C en D bij partijen gecommuniceerd, voor het uitvoeren van regionaal accountmanagement vindt er ook regulier overleg plaats op niveau van B. Indien er onenigheden zijn op een niveau, wordt er opgeschaald naar het niveau daarboven. Dit kan zowel door opdrachtgever als door opdrachtnemer geïnitieerd worden. Indien er op het niveau van A nog niet tot overeenstemming is gekomen, wordt tot ontbinding van de overeenkomst overgegaan, met inachtneming van artikel 3.2.

3.24 PERIODIEK GESPREK TUSSEN OPDRACHTGEVER EN OPDRACHTNEMER (ACCOUNTGESPREK) Opdrachtgever bepaalt de hoeveelheid gesprekken, waaronder accountgesprekken (niveau B), tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Deze gesprekken zijn geen onderdeel van de financiële verantwoording aan de opdrachtgever. Vastlegging van wederzijdse bevindingen en afspraken in het gesprek zijn onderdeel van de interne controle door opdrachtgever.

3.25 MANTELZORG

Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om, in afwijking tot de cliënttyperingen van de Zorg& Ondersteuningsproducten, dienstverlening toe te kennen aan een inwoner die op grond van de typering niet in aanmerking zou komen.

Annex 1 Algemene Voorwaarden Sociaal Domein

17

4. AANVULLENDE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN

Binnen deze overeenkomst worden de volgende berichten gehanteerd a. Wmo: ‘Toewijzing Wmo-ondersteuning’ en ‘Verzoek om toewijzing Wmoondersteuning’, hierna te noemen ‘Toewijzing’, respectievelijk ‘Verzoek om Toewijzing’; b. Wmo: ‘Start ondersteuning’ en ‘Stop ondersteuning’, hierna te noemen ‘Start Zorg’, respectievelijk ‘Stop Zorg’; c. Wmo: ‘Declaratie Wmo-ondersteuning’, hierna te noemen ‘Declaratie’; Opdrachtgever hanteert in het berichtenverkeer de AGB-code zoals ingevuld op het inkoopplatform ter adressering van opdrachtnemer. De opdrachtnemer gebruikt hiervoor, in het geval van het hebben van een instellings-AGB-code, enkel de instellings-AGBcode. Eventuele wijziging in de AGB-code dient te worden doorgegeven via het contractmanagementplatform.

4.1 UITVOERING DIENSTVERLENING

1.

2.

3.

4.

Opdrachtnemer voert zijn dienstverlening uit op basis van de verwijzing of het geldige indicatiebesluit/beschikking of de toewijzing van de Gemeentelijke toegangsverlener dan wel rechtsgeldige verwijzer op grond van de jeugdwet. Opdrachtnemer houdt zich aan de toewijzing met daarin vastgelegde aard en omvang van de dienstverlening. Opdrachtnemer is in staat om toewijzingen, of berichten die leiden tot een toewijzing, regieberichten alsmede facturen digitaal te verwerken en opdrachtbevestigingen digitaal aan te leveren (iWmo berichtenverkeer) conform de meest actuele versies van de istandaarden en de productcodelijsten zoals landelijk vastgesteld. De codes van deze berichten (en retourberichten) alsook de berichtspecificaties, uitgangspunten, bedrijfsregels, operationele regels, technische regels, controleregels en schema's, berichtschema's, codelijsten, standaardbeschrijvingen en invulinstructies zijn te vinden op de websites www.istandaarden.nl van het Zorginstituut Nederland en www://ei.vektis.nl van Vektis. Opdrachtnemer zal, behoudens expliciete opdracht van de opdrachtgever, alleen gebruikmaken van het landelijk berichtenverkeer voor: a. Verzoek om Toewijzing zorg b. Wijzigingen in trajecten c. Melding start zorg d. Melding einde zorg e.

Declaratie/facturatie In aanvulling op de landelijke richtlijnen voor het berichtenverkeer is het gebruik van de melding start zorg en einde zorg verplicht in de regio Midden-IJssel/Oost-Veluwe.

4.2 TOEWIJZING, FACTURATIE EN BETALING (NAAR MODEL ISOCIAAL DOMEIN)

Binnen de overeenkomst wordt gewerkt conform het landelijk berichtenverkeer. Voor invulling van de voorwaarden wordt gebruik gemaakt van de landelijke voorwaarden iSociaal Domein voor de inrichting en gebruik van het landelijk berichtenverkeer. Hiervoor is het noodzakelijk dat Opdrachtnemer beschikt over een AGB-code met de erkenning voor Wmo en/of Jeugdwet.

Annex 1 Algemene Voorwaarden Sociaal Domein

Binnen het dienstverleningsproces worden de volgende administratieve stappen onderscheiden (in lijn met de bepalingen van iSociaaldomein):

1.

1.

4.2.1 REGIEBERICHTEN

Opdrachtnemer stuurt opdrachtgever bij aanvang van de zorg het iWmo/-bericht ‘Start Zorg’ en bij de beëindiging van de zorg het iWmo -bericht ‘Stop Zorg’.

4.2.2

BUDGETPLAFOND

Opdrachtgever kan a. voor opdrachtnemer per kalenderjaar de gehele bestedingsruimte of de bestedingsruimte per product vaststellen op een nader vast te stellen maximumbedrag. Het door opdrachtnemer maximaal te declareren bedrag gedurende het kalenderjaar legt de gemeente vast in een brief of addendum. Bij verwachte over- of onderschrijding van de bestedingsruimte meldt opdrachtnemer dit onverwijld schriftelijk bij de opdrachtgever. De opdrachtnemer meldt dit zo vroeg mogelijk, maar b. uiterlijk wanneer in een kalenderjaar een door de opdrachtgever vastgesteld percentage van de overeengekomen bestedingsruimte is uitgenut of wanneer in twee kwartalen in hetzelfde kalenderjaar de uitnutting van de bestedingsruimte lager is dan een vastgesteld percentage (naar rato van de periode). Partijen treden na deze melding zo snel mogelijk maar bij voorkeur binnen twee weken in overleg,

18

c.

d.

1.

2. 3.

4.

5.

waarna de opdrachtgever al dan niet besluit tot aanpassing van de bestedingsruimte. Zonder aanpassing van de bestedingsruimte, schriftelijk in een brief of addendum vastgelegd, betaalt opdrachtgever de declaraties die de bestedingsruimte overschrijden niet. De opdrachtgever behoudt het recht om (op basis van eigen monitoring) de bestedingsruimte te wijzigen. Partijen treden na dit voornemen in overleg, waarna de opdrachtgever al dan niet besluit tot aanpassing van de bestedingsruimte. Zonder aanpassing van de bestedingsruimte, schriftelijk vastgelegd in een brief of addendum, betaalt opdrachtgever de declaraties die de bestedingsruimte overschrijden niet. De opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor de in- en uitstroom van cliënten tijdens het kalenderjaar passend binnen deze bestedingsruimte.

6. 7.

1.

2.

4.2.3 BETALING

Opdrachtnemer stuurt opdrachtgever éénmaal per maand voor Wmo, op basis van de daadwerkelijk aantoonbaar geleverde prestaties aan opdrachtgever welke de toewijzing verstuurd heeft, de geleverde prestaties of afgeronde (deel-)trajecten door middel van het bericht ‘WMO323 Declaratie’. Opdrachtnemer voorziet het ‘Declaratie’ bericht te allen tijde van het toewijzingsnummer, zoals afgegeven bij de ‘Toewijzing’. Indien opdrachtgever een declaratieregel afkeurt, dan wordt de afgekeurde regel door opdrachtnemer gecorrigeerd. Betaling van goedgekeurde declaratieregels vindt plaats binnen 30 dagen na ontvangst van het bericht ‘Declaratie’ mits het bericht ‘Toewijzing’ conform de iWMO301 voor de dienstverlening op de betreffende declaratie is toegestuurd. Als de opdrachtgever toerekenbaar tekortschiet in zijn verplichting tot betalen, is deze na ingebrekestelling in verzuim en is de wettelijke rente verschuldigd over het achterstallige bedrag over de tijd dat het verzuim duurt. Als de opdrachtgever één of meer declaratieregels niet kan accorderen zal de opdrachtgever binnen 30 dagen na ontvangst van de Declaratie in overleg gaan met opdrachtnemer. Als er sprake is van een geschil over een Declaratie of Declaratieregel mag opdrachtgever de betaling van de betreffende Declaratie(regels) opschorten en is er geen wettelijke rente verschuldigd.

Annex 1 Algemene Voorwaarden Sociaal Domein

3.

4.

1.

2.

3.

Opdrachtnemer mag enkel verrekenen na schriftelijke toestemming van de betreffende opdrachtgever. Als opdrachtnemer herhaaldelijk toerekenbaar tekortschiet in het aanleveren van declaratieregels aan opdrachtgever binnen de geldende termijnen, is deze na ingebrekestelling door de opdrachtgever in verzuim. Opdrachtgever kan in dit geval een boete opleggen van 8% over het bedrag per declaratieregel die te laat is ingediend.

4.2.4 ADMINISTRATIEVE VEREISTEN

Opdrachtnemer registreert de uitgevoerde werkzaamheden per cliënt op een wijze die past bij zijn bedrijfsvoering en die past bij de tarief-eenheid zoals opgenomen in de overeenkomst behorende bij de gecontracteerde dienstverlening. Opdrachtnemer creëert uit deze registratie van uitgevoerde werkzaamheden op navolgbare en controleerbare wijze de declaratie met de in de gecontracteerde dienstverlening genoemde productcodes welke naar opdrachtgever wordt verstuurd. Door het inrichten en zorgvuldig uitvoeren van regulier berichtenverkeer, monitoren zowel opdrachtnemer als opdrachtgever welke cliënten zorg ontvangen. Opdrachtnemer verleent op verzoek van opdrachtgever medewerking aan bestandvergelijking op deze cliëntregistratie.

4.2.5 FINANCIËLE VERANTWOORDING EN CONTROLE BIJ JAARAFSLUITING

Bij afsluiting van het boekjaar verstrekt opdrachtnemer aan opdrachtgever per gemeente een productieverantwoording over de uitgevoerde werkzaamheden, gewaardeerd tegen het afgesproken tarief (zie hiervoor de gecontracteerde dienstverlening), in het format met de daarbij behorende termijnen zoals landelijk afgestemd en gepubliceerd op website i-Sociaaldomein, indien opdrachtgever daar om vraagt. Indien opdrachtnemer een jaaromzet heeft onder de €125.000 voor de opdrachtgever dan is er geen controleverklaring van zijn accountant vereist, tenzij blijkt dat de geleverde jaaromzet voor opdrachtgever dusdanig substantieel is, dat er sprake is van materialiteit. In dat geval kan opdrachtnemer geen beroep doen op dit artikel. Opdrachtnemer kan ten behoeve van de controleverklaring van zijn accountant aangeven dat hij gebruikmaakt van een landelijk protocol gepubliceerd op website iSociaaldomein.

19

1.

2.

4.2.6 OVERIGE VERANTWOORDING De uitkomsten van kwaliteit-, resultaat- of outputindicatoren zijn geen onderdeel van de financiële verantwoording en controle van de opdrachtgever. Opdrachtgever hanteert een regionaal monitoringsysteem voor onder andere het volgen van ingezette zorg, doorlooptijden etc., waar zowel incidenteel als structureel van opdrachtnemer gevraagd kan worden om informatie aan te leveren. Het staat de opdrachtnemer niet vrij om dit te weigeren.

3.

4.4 TERMIJNEN IWMO

Opdrachtnemer handelt conform de benoemde termijnen voor het berichtenverkeer iWmo zoals opgenomen in het regionaal administratieprotocol De daar benoemde termijnen zijn fatale termijnen. Bij het overschrijden van deze termijnen is de partij van rechtswege in gebreke jegens de wederpartij. Het niet nakomen van de overeengekomen fatale termijnen kan leiden tot latere betaling, dan wel een ingebrekestelling met een verbetertermijn. Bij het overschrijden van de verbetertermijn behoudt de opdrachtgever zich het recht voor om zich te beroepen op artikel 3.2. lid 2 onder b.

1. 2.

1. 2.

4.

1.

4.5 TARIEVEN

Alle tarieven zijn inclusief btw. Indien en voor zover opdrachtnemer btw dient af te dragen is dit in de tarieven vervat. Indien opdrachtnemer een onderaannemer inzet, ziet opdrachtnemer erop toe dat deze onderaannemer minimaal 90% van het geldende tarief betaald krijgt voor de diensten die de onderaannemer verricht conform de eisen in het gunningsdocument.

2.

juni meest actuele Overheidsbijdrage Arbeidskostenontwikkeling (OVA) over het volgende jaar. b) Voor de Huishoudelijke hulp en persoonlijke verzorging wordt alleen uitgegaan van de cao VVT, als de cao indexatie voor het volgende jaar op 1 juni onbekend zijn dan wordt de op 1 juni meest actuele OVA over het volgende jaar toegepast. Indexatie van de materiele kosten is als volgt: a) Voor de indexering van de materiele kosten wordt uitgegaan van het prijsindexcijfer materiële kosten PPC welke bekend is op 1 juni over het volgende jaar. Tevens wordt de PPC van het lopende jaar in het tarief voor het volgende jaar gecorrigeerd volgens T-1. b) De materiele kosten bestaan tenminste uit het materiële deel van de overheadkosten voor en afhankelijk van het product kan er tevens sprake zijn van huisvestingskosten en verzorgingskosten. Opdrachtgever zal tijdig over de indexering communiceren, doch uiterlijk 2 maanden voor ingaan van de nieuwe tarieven per artikel 4.6.1. gestelde termijn.

4.7 SOCIAL RETURN ON INVESTMENT (SROI)

Opdrachtnemer heeft een SROI verplichting van minimaal 2,5% van de opdrachtwaarde exclusief btw. Opdrachtnemer vult diens SROI verplichting in volgens de regels die zijn gesteld in Annex 5 social return verplichting Apeldoorn.

4.6 INDEXERING

De tarieven worden jaarlijks geïndexeerd door opdrachtgever. De ingangsdatum is 1 januari van het nieuwe kalenderjaar. Indexatie van de personele kosten is als volgt: cao-indexaties van de cao’s (welzijn, jeugdzorg, ggz en gehandicaptenzorg) die zijn vastgesteld zijn op 1 juni over het volgende jaar worden door opdrachtgever verwerkt in de tarieven. Elke cao weegt even zwaar mee. a) Ontbreekt een cao-indexatie voor een product waarvan het tarief is gebaseerd op verschillende cao’s, dan hanteert opdrachtgever het gemiddelde indexatiepercentage van de wel vastgestelde cao’s. Zijn geen andere caoindexatiepercentages op 1 juni bekend, dan wordt gebruik gemaakt van de op 1

Annex 1 Algemene Voorwaarden Sociaal Domein

20

sorteren, dan wel dat uit de mediation blijkt dat dit geen effect sorteert, wordt er rechtstreeks tot rechtsgang over gegaan.

5. SLOTARTIKELEN

1.

2.

3.

1. 2.

3.

5.1 WIJZIGINGEN EN AANVULLINGEN

Wijzigen van de bepalingen van de algemene voorwaarden sociaal domein en de onderhavige overeenkomst of aanvullingen daarop kunnen schriftelijk tussen opdrachtgever en opdrachtnemer worden overeengekomen. Wanneer binnen de looptijd van de overeenkomst en de daarbij horende algemene voorwaarden sociaal domein door oorzaken, buiten de invloedsfeer van opdrachtgever (bijvoorbeeld maatregelen van de rijksoverheid en daaruit voortvloeiende lokale verordeningen en besluiten) - ook al behoren deze tot het risico van opdrachtgever - er maatregelen moeten worden genomen, welke van invloed zijn op deze algemene voorwaarden sociaal domein en onderhavige overeenkomst, dan zal de overeenkomst en/of algemene voorwaarden sociaal domein hierop worden aangepast. Opdrachtnemer zal hieraan meewerken. Indien gedurende de looptijd van de onderhavige overeenkomst de overeengekomen dienstverlening of een deel daarvan door een wijziging in wet- en regelgeving niet meer onder de, Wmo valt, eindigt van rechtswege dat deel van de overeenkomst dat betrekking heeft op deze dienstverlening met ingang van de inwerkingtreding van de gewijzigde wet- of regelgeving. Opdrachtgever is in dat geval niet gehouden tot enige (schade)vergoeding.

5.2 TOEPASSELIJK RECHT

Op deze voorwaarden en de onderhavige overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Mochten partijen de stap richting de rechter wensen te zetten om over te gaan tot ontbinding, met voorbehoud tot wat in artikel 3.2 lid 1 is bepaald, dan kan dit enkel nadat eerst een bemiddelingspoging via mediation is ondernomen. Hiervoor zal (iedere) partij één persoon afvaardigen die gezamenlijk een onafhankelijke voorzitter benoemen met het verzoek of deze op basis van unanimiteit tot een oplossing kunnen komen. Pas wanneer dit niet mogelijk blijkt zal de zaak aan de rechter in het arrondissement waar de opdrachtgever zich bevindt worden voorgelegd. Indien een van beide partijen voor mediation van mening is, dat deze geen effect zal

Annex 1 Algemene Voorwaarden Sociaal Domein

21