918585 Beslisnota Beleid rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2023

Beslisnota voor de raad Onderwerp

Beleid rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 2023

Programma

11 - Bestuur en organisatie

Portefeuillehouder

Dhr. mr. drs. M.B. Heere

Zaaknummer

918585

Adviseur

de Wit

Afdeling

Directie

E-mail adres

jelle.de.wit@epe.nl

TE BESLUITEN OM 1. De Financiële verordening gemeente Epe 2023 vast te stellen; 2. De Controleverordening gemeente Epe 2023 vast te stellen; 3. Het Controleprotocol gemeente Epe 2023, inclusief de daarin opgenomen goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie vast te stellen; 4. Het Normenkader gemeente Epe 2023 vast te stellen.

INLEIDING Met ingang van 1 januari 2023 is de wet ‘versterking decentrale rekenkamers’ in werking getreden. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van dit wetsvoorstel. Dit onderdeel treedt voor gemeenten in werking op 1 januari 2023 en zal het eerst voor het verslagjaar 2023 gelden. In aansluiting op deze wet zullen ook het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden worden gewijzigd. Om te kunnen voldoen aan de rechtmatigheidsverantwoording dient ook gemeentelijk beleid aangepast te worden. Dit betekent dat de Financiële verordening en de Controleverordening aangepast worden. Daarnaast wordt het Controleprotocol met het normenkader volgens de normale cyclus jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld. Veranderingen rechtmatigheidsverantwoording. Tot en met het boekjaar 2022 vormde de accountant zich naast de getrouwheid een oordeel over de rechtmatigheid en bracht hierover verslag uit. De accountant voerde hierover ook het gesprek met de raad (commissie P&C). Met ingang van het jaarverslag 2023 moet het college nu zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Vanaf nu gaat de raad hierover in gesprek met het college en kan zo beter zijn controlerende rol vervullen. De basis hiervoor wordt gelegd in de Financiële verordening en de Controleverordening.

Beide verordeningen vormen het langjarig beleid van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid. De raad bepaalt daarnaast ook waar de grenzen liggen. Wanneer wil zij geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Deze grenzen wordt geregeld in het Controleprotocol, dat jaarlijks door de raad wordt vastgesteld. De rechtmatigheidsverantwoording maakt het noodzakelijk expliciet beleid te formuleren en vast te leggen over frauderisico’s en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Dit valt onder de bevoegdheid van het college. De accountant controleert uiteindelijk de jaarrekening op getrouwheid en de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording op juistheid en volledigheid. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘getrouw’ (juist en volledig) is. De vaststelling van de Financiële verordening, de Controleverordening, het Controleprotocol 2023 en het Normenkader 2023 is een bevoegdheid van de raad.

BEOOGD EFFECT Invulling geven aan de verplichting uit de wet ‘versterking decentrale rekenkamers’.

Het kader vastleggen voor een transparant en gezond financieel beleid.

ARGUMENTEN 1.1 Epe beschikt hiermee over een actuele financiële verordening In de laatste jaren zijn er enkele wijzigingen geweest in de wetgeving. Bijgevoegd bij de financiële verordening is een ‘was-wordt’ lijst bijgevoegd waarin aangegeven staat welke artikelen gewijzigd zijn ten opzichte van de vorige financiële verordening. 1.2 De rechtmatigheidsverantwoording is in deze verordening opgenomen. De verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie rechtmatigheidsverantwoording, het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium zijn beleidsmatig in de verordening opgenomen. 2.1 Epe beschikt hiermee over een actuele controleverordening De beleidsregels inzake de rechtmatigheidsverantwoording zijn in deze verordening opgenomen. Daarnaast is de verordening geactualiseerd. 3.1 Het controleprotocol is het kader van de raad voor de controle van de jaarrekening door de accountant en de verantwoording door het college. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente.

Daarnaast wordt de verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie opgenomen voor de rechtmatigheidsverantwoording waarover het college zich zal verantwoorden. 3.2 Het bevat de verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie In het Controleprotocol worden de goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording en de rapporteringstolerantie opgenomen. Voor 2023 bedraagt de verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering voor de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) wordt bepaald op 10% van de goedkeuringstolerantie van de fouten van de accountant. Dit zodat de raad met dezelfde diepgang geïnformeerd wordt over de getrouwheid en de rechtmatigheid. De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd ongewijzigd te laten. Dit aangezien er geen wetswijziging heeft plaatsgevonden voor deze toleranties. 4.1 Het normenkader is het kader, waarbinnen de rechtmatigheid wordt getoetst. Het normenkader is een inventarisatie van de externe en interne regelgeving die wordt meegenomen in de controle op de rechtmatigheid.

Daarmee wordt bepaald welke externe en interne regelgeving onder de jaarrekeningcontrole vallen.

KANTTEKENINGEN Geen.

FINANCIËN De vast te stellen nota’s hebben invloed op het financieel beleid van de Gemeente Epe. De beslispunten hebben echter geen directe financiële gevolgen.

COMMUNICATIE De ontwikkelingen rond de komst van de rechtmatigheidsverantwoording zijn in de afgelopen tijd meerdere malen toegelicht en besproken in de commissie planning en control. De concrete uitwerking in de Financiële verordening, de Controleverordening, het Controleprotocol en het Normenkader zijn op 10 oktober 2023 in de Commissie P&C toegelicht en besproken. Vragen zijn beantwoord. De Financiële verordening en de Controleverordening worden na vaststelling door de raad gepubliceerd op www.overheid.nl.

UITVOERING

De monitoring van de vast te stellen nota’s vindt plaats via de gebruikelijke planning- en controlcyclus. De raad wordt geïnformeerd middels de management letter en accountantsverslag van de accountant.