918585 6. Addendum 2023 Plan VIC 2022-2025 gemeente Epe
Tekst van het document
Gemeente Epe “in control” Addendum 2023
Plan (verbijzonderde) interne controle 2022-2025
Inhoudsopgave 1.
Aanleiding ........................................................................................................................................ 3
2.
Aanpak verbijzonderde interne controle 2023 ............................................................................... 3
3.
Speerpunten VIC 2023 ..................................................................................................................... 3
4.
Rechtmatigheidsverantwoording 2023 ........................................................................................... 4
5.
Kaderstelling door Raad .................................................................................................................. 5
6.
Actualisatie controleaanpak en risicoanalyse ................................................................................. 6 6.1.
Materialiteit............................................................................................................................. 6
6.2.
Rapportering............................................................................................................................ 6
6.3.
Tijdsplanning ........................................................................................................................... 7
Bijlage 1 Controleproces nader toegelicht .............................................................................................. 8 Uitgangspunten uitvoering en vastlegging ........................................................................................ 8 Significante posten en processen ....................................................................................................... 8 Gemeentebrede risicoanalyse ............................................................................................................ 8 Aanpak controle per proces ................................................................................................................ 9
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
2
1.
Aanleiding
In 2022 is het (verbijzonderde) interne controle plan 2022-2025 vastgesteld voor de gemeente Epe. Jaarlijks wordt dit plan aangevuld met een addendum. Gemeente Epe zal in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording over het boekjaar 2023 af moeten geven. In dit addendum gaan we in op de volgende onderwerpen: • Hoofdstuk 2: Aanpak verbijzonderde interne controle 2023; • Hoofdstuk 3: Speerpunten VIC 2023; • Hoofdstuk 4: Implementatie rechtmatigheidsverantwoording 2023; • Hoofdstuk 5: Kaderstelling door de Raad; • Hoofdstuk 6: Actualisatie controleaanpak en risicoanalyse
2.
Aanpak verbijzonderde interne controle 2023
Dit controleplan bevat een uitwerking van de verbijzonderde interne controle (verder: VIC) binnen onze organisatie. De VIC heeft tot doel de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties vast te stellen. De werkzaamheden van de VIC zijn er daarmee op gericht om vast te stellen dat er geen afwijkingen van materieel belang zijn in de verantwoording voor wat betreft rechtmatigheid. Dat betekent onder meer dat: • Werkzaamheden gericht zijn op financiële stromen in de rekening; • Die van materieel belang zijn (financiële omvang).
Het jaar 2023 staat in het teken van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording en het verder implementeren van de procesbeheersing Implementatie rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van 2023 moet het College van B&W zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen. Over het boekjaar 2022 heeft de gemeente al proef gedraaid om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording. De basis ligt er om een rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen geven over boekjaar 2023. De huidige controleverklaring voor het onderdeel rechtmatigheid van de accountant wordt vervangen voor een rechtmatigheidsverantwoording van het College van B&W. Feitelijk verschuift de verantwoording over rechtmatigheid van de accountant naar het bestuur van de gemeente. In hoofdstuk 4 gaan we hier nader op in.
3.
Speerpunten VIC 2023
Vanuit de controle 2022 zijn enkele aandachtspunten naar voren gekomen, die van belang zijn voor de controle van 2023: 1.
2.
3.
Aanbestedingen: Voor de controle op rechtmatigheid van aanbestedingen 2023 wordt door de VIC controle uitgevoerd op crediteuren met bestedingen groter dan 50k welke door de 2e lijn gecontroleerd zijn. Vervolgens zal de accountant gebruik van de werkzaamheden die uitgevoerd zijn door de VIC en deze analyse integraal beoordelen. Het is vervolgens aan de accountant in hoeverre ook daadwerkelijk op dossierniveau nog een controle plaats zal vinden door de accountant (middels steekproef, dan wel op basis van risicoanalyse of mogelijk zelfs integraal). Subsidieproces: in de rapportage van VIC en managementletter van de accountant is genoemd dat in de uitvoering van het subsidieproces risico’s zijn, Dit aangezien er niet altijd gehouden wordt aan de voorwaarden die benoemd staan in de verordening. Fraude: met ingang van voorgaand jaar moet onze accountant expliciet rapporteren op het onderwerp Fraude. Daartoe heeft de organisatie in 2022 een frauderisicoanalyse en
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
3
frauderisicobeleid opgesteld. In de risicoanalyse zijn naast de risico’s ook de beheersmaatregelen uitgewerkt. De controle en verantwoording van de beheersmaatregelen kan nog verbeterd worden. Voor 2023 zal met name de toetsing op de frauderisico’s specifiek aandacht krijgen in de controle. In de VIC rapportages 2023 zullen wij specifiek ingaan op de voortgang en de uitkomsten van deze controles.
4.
Rechtmatigheidsverantwoording 2023
Op 31 mei 2022 is het wetsvoorstel, waarin de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen, door de Tweede Kamer aangenomen. Besloten is om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in te laten gaan met verslagjaar 2023. Met ingang van het verslagjaar 2023 wordt de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (‘college’) voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. De huidige controleverklaring voor het onderdeel rechtmatigheid van de accountant wordt vervangen door een rechtmatigheidsverantwoording van het College van B&W. Feitelijk verschuift de verantwoording over rechtmatigheid van de accountant naar het bestuur van de gemeente. De rechtmatigheidsverantwoording is afgekaderd op de rechtmatigheidscriteria die buiten de controle van de accountant vallen (= getrouwheidscontrole). In onderstaande tabel is dit onderscheid in beeld gebracht: Verantwoording Accountant
College van B&W
Rechtmatigheidscriterium
Toelichting
1.
Calculatiecriterium
Er wordt vastgesteld dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn.
2.
Valuteringscriterium
De juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen wordt vastgesteld.
3.
Adresseringscriterium
De juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan vastgesteld is.
4.
Volledigheidscriterium
De volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook verantwoord zijn.
5.
Aanvaardbaarheids-criterium
De financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen.
6.
Leveringscriterium
De juistheid van de ontvangen levering heeft plaatsgevonden.
7.
Begrotingscriterium
De financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting.
8.
Voorwaardencriterium
Voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden.
9. Misbruik en oneigenlijk gebruik Er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn criterium
verstrekt plaats vindt met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (M&O).
Voor de gemeente onderkennen we de volgende relevante actualiteiten een aandachtspunten ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording: • De komst van de rechtmatigheidsverantwoording stelt eisen aan de procesbeheersing. De ambtelijke organisatie moet aan het College kunnen aantonen dat de rechtmatigheid op orde is. Voorwaarden hiervoor zijn: o Inzicht in de opzet van het proces, bijvoorbeeld aan de hand van een procesbeschrijving; o een risicoanalyse met betrekking tot significante transactiestromen; o een analyse om te bepalen welke elementen uit het normenkader van invloed zijn op rechtmatigheid; o controle van de processen aan de hand van deze punten (systeemgericht of gegevensgericht);
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
4
o
•
-
-
•
een controle op de begrotingsrechtmatigheid (juiste verwerking begrotingswijzigingen en kwalitatieve toelichting verschillen realisatie versus begroting) . In de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV is als uitgangspunt opgenomen dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is (bruto). Het college en de raad leggen in de financiële verordening (of beleidsnota) vast op welke wijze wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door de raad. Vervolgens zal bij de jaarrekening per overschrijding een analyse gedaan moeten worden in hoeverre deze overschrijding past binnen het kader van de raad. Overschrijdingen die hier buiten vallen, tellen mee als (netto)fout in de rechtmatigheidsverantwoording. Specifiek zien we voor 2023 de volgende aandachtspunten: Dit betekent dat er een analyse gedaan moet worden in hoeverre de kaders zijn vastgelegd: zijn de genoemde zaken nu georganiseerd in de financiële verordening of andere nota, om vervolgens de verordening en/of nota aan te passen waar nodig. Dit geldt zowel voor de programmalasten, maar ook voor de investeringskredieten. Voor kredieten geldt ook dat eventuele overschrijdingen op jaar- en totaalniveau getoetst moeten worden aan de afspraken die met de raad zijn gemaakt.
In de jaarrekening wordt per overschrijding een evaluatie verwacht van de overschrijding, met een analyse in hoeverre deze wel/niet past binnen de afspraken met de raad. Voor de VIC zal de controle op begrotingsrechtmatigheid een belangrijk speerpunt zijn in de controle. In de Kadernota rechtmatigheid 2023 wordt ook aandacht gevraagd voor het beleid inzake Misbruik & oneigenlijk gebruik. Het college dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O beleid Voldoende actueel is; en voldoende is afgestemd op de meest recente wetgeving en de praktijk. Het beleid feitelijk ook wordt nageleefd.
De VIC zal hier specifiek op toetsen voor 2023.
5.
Kaderstelling door Raad
Voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording dienen er nog een aantal zaken formeel vastgesteld te worden in boekjaar 2023. Onderstaand schema laat zien welke onderdelen nog op route gebracht dienen te worden in 2023.
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
5
6.
Actualisatie controleaanpak en risicoanalyse
De controleaanpak is uitgewerkt in bijlage 1. Daarin is een nadere toelichting opgenomen op het volgende: -
Uitgangspunten voor de uitvoering en vastlegging. Selectie van de posten en processen die in de controle zitten. Risicoanalyse: hoe wordt de risicoanalyse opgebouwd. Aanpak van de controle per proces: een nadere toelichting op de werkzaamheden die per proces wordt uitgevoerd.
Vanwege het technische karakter van deze onderwerpen zijn deze in een bijlage opgenomen. Hierna wordt verder ingegaan op de materialiteit en wordt de rapportage en planning toegelicht.
6.1. Materialiteit In het VIC plan 2022-2025 zijn de kaders voor de toleranties opgenomen. Deze toleranties bepalen de goedkeuringsmaterialiteit (= diepgang controle en marge voor fouten) en de rapporteringstolerantie (= grens waarboven fouten gerapporteerd moeten worden). De goedkeuringstoleranties (1%, BADO) wordt gebruikt voor het uiteindelijke oordeel van de accountant. Voor de uitvoering van de controle (w.o. steekproeven) wordt echter gebruik gemaakt van een lagere grens, om zo het risico op afwijkingen op totaalniveau (goedkeuringstolerantie) tot een passend laag niveau te brengen. Hierbij speelt mee dat een controle niet integraal plaatsvindt, maar op basis van steekproeven en analyses, waardoor er ‘ruimte’ moet zijn voor onontdekte fouten. De controlestandaarden voor de accountants schrijven daarom – aanvullend op de BADO - ook voor dat bij een controle een uitvoeringsmaterialiteit vastgesteld moet worden (COS 3201). De uitvoeringsmaterialiteit wordt vastgesteld op 70% van de goedkeuringstolerantie. Met deze grens wordt aangesloten bij een percentage dat door meerdere grote accountantskantoren wordt gebruikt. Indien de accountant de uitvoeringsmaterialiteit lager vaststelt, dan zal de uitvoeringsmaterialiteit van de accountant gevolgd worden.
6.2. Rapportering De VIC werkzaamheden over het eerste halfjaar wordt uitgevoerd in de periode juni – oktober ter voorbereiding op de interimcontrole van de accountant. In oktober wordt door de VIC voor het eerst gerapporteerd over de procesbeheersing voor de materiele processen. Dit zal initieel teruggekoppeld worden naar de procesbeheerders, om deze uiteindelijk samen te voegen in een rapportage aan het DT. In de rapportage worden onder meer eventueel gebleken tekortkomingen als bevindingen opgenomen. De tussentijdse rapportage geeft een beeld van de kwaliteit van de procesbeheersing. De controle over de uitvoering van de werkzaamheden in het tweede halfjaar vind plaats in de periode oktober – februari, voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole van de accountant. Deze rapportage zal meer gericht zijn op de financiële rechtmatigheid. In deze rapportage worden de uitkomsten gedeeld van de financiële rechtmatigheidscontrole, de geconstateerde fouten en de evaluatie van de fouten. Afsluitend wordt een conclusie getrokken in hoeverre de gemeente rechtmatig gehandeld heeft in het boekjaar.
1 Deze regeling behandelt de verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot het toepassen van het begrip materialiteit bij de
planning en uitvoering van een controle van financiële overzichten.
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
6
De rapporten worden aangeboden aan DT en dienen vervolgens als verantwoording aan het college. Op basis van deze uitkomsten kan het college de rechtmatigheidsverantwoording opstellen. Het controledossier, de rapportage VIC en de rechtmatigheidsverantwoording zullen aan de accountant aangeboden worden ter controle. De accountant toetst vervolgens in hoeverre de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.
6.3. Tijdsplanning In de volgende tabel wordt de planning van het VIC proces uitgewerkt: Periode Juli September
Fase 1 – interim controle
Juli - september
Augustus september
Uitvoering interne controle inclusief vastlegging: opzet en bestaan voor de materiele processen
Oktober
-
Oktober
-
November
November februari
Fase 2 - jaarrekeningcontrole
Actie Opstellen controleplan Actualisatie normenkader, toetsingskader controleprotocol Analyse processen middels gesprekken procesuitvoerders
Februari-maart Maart
Februari – April
DT 1e rapportage interne controle (procesbeheersing)
Betrokken medewerker(s) VIC, controller Controller, VIC VIC, proceseigenaren, senior medewerkers in proces, controller(s) VIC en proceseigenaren
VIC
Bespreking rapportage interne controle met de controller & DT. Interimcontrole accountant: Opzet en bestaan materieel processen Review deelwaarnemingen eerste half jaar
VIC/controller/DT
Uitvoering 2e deel interne controle inclusief vastlegging. Processen met gegevensgerichte werkzaamheden. 2e deel van het jaar Opstellen 2e rapportage interne controle (financieel in control) Bespreking rapportage interne controle met de controller & DT + uitkomsten rechtmatigheidsverantwoording. Afronding controle door accountant Ondersteuning accountant zodat deze de controle zo efficiënt mogelijk kan uitvoeren.
VIC en proceseigenaren
VIC/controller
VIC VIC/controller
VIC
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
7
Bijlage 1 Controleproces nader toegelicht In deze bijlage is de controleaanpak voor een proces uitgewerkt.
Uitgangspunten uitvoering en vastlegging Belangrijke uitgangspunten van de controleaanpak zijn: • Zoveel mogelijk controles te integreren. • Maximale aansluiting zoeken bij de accountantscontrole, zodat de controle efficiënt verloopt en de belasting voor de organisatie beperkt wordt. • Uitgebreide vastlegging. Controles worden zichtbaar vastgelegd, zodat deze ook gebruikt kunnen worden in een accountantscontrole. Onderliggende documenten worden zoveel mogelijk digitaal vastgelegd (bijvoorbeeld subsidiebeschikkingen, facturen, etc.). • Zoveel mogelijk applicatie controls vastleggen met printscreens. • Aantonen betrouwbaarheid lijstwerk • Duidelijke aansluiting tussen de controlestukken en de financiële administratie • Een aantal controles worden uitgevoerd in het voorjaar om de werklast gedurende het jaar te verdelen en voldoende spreiding over het jaar te realiseren.
Significante posten en processen Wij toetsen jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante (materiele) financiële bedrijfsprocessen en financiële bedrijfsprocessen met een hoog inherent risico. Een bedrijfsproces is in dit verband een afgebakend geheel van eenduidige maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. Op grond van de hierboven gestelde goedkeuringstolerantie kan bepaald worden welke processen als financieel kritisch worden aangemerkt. Hierbij is met name de omvang in termen van bedragen van belang: •
Omvang van de post en onderliggend proces. Object van de controle is de verantwoording in de jaarrekening. Dat betekent dat primair het niveau van de balans en van de baten en lasten van belang zijn voor deze grens. In de praktijk nemen we de stromen zoals deze in de IV3matrix gerapporteerd worden).
Gemeentebrede risicoanalyse Naast identificatie van de relevante processen op basis van omvang, wordt een analyse gedaan op het risico dat er een fout zit in een bepaalde post van de jaarrekening. De omvang is een randvoorwaarde. Processen die qua financiële omvang groter zijn dan de uitvoeringsmaterialiteit, zijn in principe materieel: in deze processen is een afwijking van materieel belang mogelijk. Of anders gezegd: processen met een financiële omvang die kleiner is dan de uitvoeringsmaterialiteit, kunnen geen afwijking van materieel belang veroorzaken (daarbij rekening houdend met een volledigheidsaspect). Vervolgens is het van belang in hoeverre een post/proces een inherent risico kent, of er significante risico’s bestaan en in hoeverre deze zaken intern beheerst worden: •
inherent risico op onjuistheden - het risico op fouten in een post, zonder dat er controle of beheersing op plaatsvindt. Dit hangt vaak samen met het volgende: o complexiteit van de regelgeving: complexe regelgeving geeft inherent een hogere kans op een afwijking o bevindingen van voorgaand jaar; o wijzigingen in wet en regelgeving; o mate waarin IT-hulpmiddelen worden benut;
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
8
o eventuele andere overwegingen (bijv. politieke focus). Significant risico - verder wordt beoordeeld in hoeverre er sprake is van een significant risico op afwijkingen binnen een proces, bijvoorbeeld vanwege: o Eventueel andere overweging (bijv. politieke focus). o Macro-economische factoren, zoals een crisis. • Controlerisico - is het risico dat een onjuistheid niet wordt voorkomen of tijdig ontdekt en hersteld door de interne beheersingsmaatregelen van de huishouding. Hierin onderscheiden we de volgende mogelijkheden: o Nee: er zijn geen effectieve beheersmaatregelen o Ja met opmerkingen: er zijn effectieve beheersmaatregelen die deels borgen dat de financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig verlopen. Echter dekken de beheersmaatregelen het risico niet volledig af: er zijn aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden nodig o Ja: er zijn beheersmaatregelen die het risico op een afwijking van materieel belang waarborgen en deze zijn naar verwachting effectief. Op basis van deze analyse wordt de aanpak per post/proces bepaald. Hoe hoger de omvang en risico, hoe hoger de steekproeven zullen zijn. En omgekeerd: als er een laag risico bestaat en de beheersing op orde is (controlerisico laag), dan is een lagere steekproef nodig. •
Deze inschatting zal na de interim controle en bij de jaarrekeningcontrole geactualiseerd worden, zodat bij jaarrekeningcontrole een conclusie getrokken kan worden op procesniveau.
Aanpak controle per proces Jaarlijks starten we met de actualisering van de significante posten en processen en de risicoanalyse. Vervolgens worden per proces de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IC beoordeeld. Met de (verbijzonderde) interne controle wordt gekeken naar de opzet (hoe staat het op papier), het bestaan (wat is er werkelijk) en de werking (toetsing) van de beheersingsmaatregelen op procesniveau. De uitvoering van een (verbijzonderde interne controle) op een bedrijfsproces zal plaatsvinden in vijf verschillende fases, namelijk:
Fase 1: Het in kaart brengen van het bedrijfsproces (opzet) In deze fase wordt het bedrijfsproces in kaart gebracht door een (beknopte) procesbeschrijving op te stellen of te actualiseren. De procesbeschrijvingen worden gebruikt voor het beschrijven van de verrichten activiteiten c.q. handelingen, de daarbij betrokken (verantwoordelijke) functionarissen en de in- en uitgaande informatiestromen van het bedrijfsproces. De beschrijving is gericht op de AO/IB. Het streven is om de processen niet te gedetailleerd te beschrijven. Wel zal de essentie van de processen worden vastgelegd.
Fase 2. Risicoanalyse en controle opzet Risico-inschatting is het (continue) proces waarin de organisatie zich bezig houdt met het identificeren en analyseren van risico’s (zowel interne als externe risico’s). In de risicoanalyse staat de vraag centraal: wat kan er fout gaan in het proces, met financiële (nadelige) gevolgen. In deze fase wordt de risicoanalyse met de belangrijkste functionarissen geactualiseerd en worden de functionarissen gevraagd aan te geven wat de belangrijkste risico’s binnen het proces zijn en hun visie op de deze risico’s. In 2023 wordt per proces een gesprek gepland met de proceseigenaren om de risico’s en beheersmaatregelen binnen een proces te beoordelen en de risicoanalyse te actualiseren. Fase 1 en fase 2 worden hiermee in 1 sessie samen genomen.
Fase 3: Lijncontrole en (bestaan) Om vast te stellen of het proces in werkelijkheid ook daadwerkelijk verloopt zoals is beschreven, wordt een lijncontrole uitgevoerd. Dat betekent dat het proces van start tot afronding integraal doorlopen wordt.
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
9
Het doel van de lijncontrole is vast te stellen of de procesbeschrijvingen juist zijn en dat de in de eerste fase geïdentificeerde controle maatregelen daadwerkelijk bestaan. Eventueel worden aanvullend op de lijncontrole testwerkzaamheden uitgevoerd op de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen.
Fase 4: Testwerkzaamheden (werking) Op basis van de lijncontrole wordt bepaald welke beheersmaatregelen ook daadwerkelijk getoetst kunnen worden. Voor een beheersmaatregel is daarbij het volgende van belang: In hoeverre is het een routinematige handeling Welke altijd op dezelfde wijze werkt / wordt uitgevoerd (gedurende de verslagperiode) Zijn er vastleggingen waarmee de werking vastgesteld kan worden. Door het uitvoeren van testwerkzaamheden kan een oordeel worden gegeven over de werking van deze interne beheersingsmaatregelen. Binnen procesgericht controleren onderkennen we de volgende strategieën: -
Systeemgerichte controle: testen van beheersmaatregelen, op basis van analyse van het proces (opzet en bestaan) wordt bepaald in hoeverre er beheersmaatregelen bestaan binnen het proces waarop gesteund kan worden. Indien er effectieve beheersmaatregelen bestaan binnen het proces (minimaal 2 voor een specifiek risico), kan gekozen worden voor controle van de effectiviteit van beheersmaatregelen. - Gegevensgerichte werkzaamheden worden uitgevoerd om afwijkingen van materieel belang op beweringniveau (richting) te ontdekken en omvatten detailcontroles van transactiestromen, posten in het financiële overzicht en onderdelen van de toelichting bij het financiële overzicht, alsmede gegevensgerichte cijferanalyse. Gegevensgerichte werkzaamheden worden uitgevoerd om in te kunnen spelen op het ingeschatte risico van een afwijking van materieel belang. Deze methode wordt gevolgd indien blijkt dat niet gesteund kan worden op beheersingsmaatregelen. Om de werking van de procesgang vast te stellen wordt, in geval niet gesteund kan worden op interne beheersingsmaatregelen, een transactiegerichte test uitgevoerd (gegevensgericht): hierbij wordt vastgesteld dat voor het proces de relevante transacties werken conform verwachting en deze juist en volledig worden verwerkt in de financiële administratie.
De doelstelling van het uitvoeren van systeemgerichte werkzaamheden is beoordelen of een interne beheersingsmaatregel effectief heeft gewerkt. Het doel van een gegevensgerichte detailcontrole is om afwijkingen van materieel belang op beweringniveau te ontdekken. Omdat regelmatig blijkt dat de interne beheersingsmaatregelen niet alle (specifieke) risico’s afdekken, kunnen beide doelstellingen (werking beheersingsmaatregel en afwijkingen op beweringniveau) tegelijkertijd worden bereikt door onderzoek van de interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte detailcontrole van dezelfde transacties, ook wel bekend als de "dual-purpose test": hierbij wordt een transactie(stroom) getest op effectiviteit van beheersing en worden gegevensgerichte detailcontroles uitgevoerd. Voor een transactiegerichte test geldt hetzelfde: hierbij wordt vastgesteld dat voor het proces de relevante transacties werken conform verwachting en deze juist en volledig worden verwerkt in de financiële administratie. Hiermee kan de omvang van de aanvullende gegevensgerichte controle beperkt worden. Voor een systeemgerichte controle is de mate (aantal) waarin een interne beheersingsmaatregel wordt uitgevoerd bepalend voor het aantal testen dat uitgevoerd zal worden. Voor een transactiegerichte test is de mate van optreden van de procesgang bepalend voor het aantal deelwaarnemingen.
Om een dual purpose test uit te voeren, wordt de hoogste van beiden genomen. Bij detailcontroles (gegevensgerichte controle) wordt waar mogelijk gebruikt gemaakt van key-items, waarbij de grootste transacties als key-item geselecteerd zal worden (om zo veel mogelijk zekerheid te verkrijgen over
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
10
de verantwoorde bedragen). De toereikendheid van de aantallen voor de gegevensgerichte controle moeten in overleg met de accountant bepaald worden. Steekproeven De belangrijkste methoden voor het trekken van steekproeven zijn aselecte trekking, systematische trekking en willekeurige trekking. De steekproeven zullen overwegend a-select getrokken worden op basis van een eurosteekproef, waarbij tendentie in de selectie vermeden dient te worden. Hierbij wordt rekening gehouden met voldoende spreiding van de waarnemingen over het jaar heen en het feit dat alle euro’s onderdeel zijn van de steekproef (gelijke kans op selectie). In een aantal processen worden interne controlewerkzaamheden al standaard uitgevoerd op grond van organisatorische overwegingen. Voorbeelden hiervan zijn het bijhouden van het standenregister en het opstellen van aansluiting tussen de financiële administratie en de salarisadministratie door de adviseur interne controle / kwaliteit.
Fase 5: Evaluatie en vastlegging In de laatste fase van de uitgevoerde interne controle vindt de evaluatie van de interne beheersingsmaatregelen binnen het proces plaats en wordt de rapportage gevuld. Deze evaluatie wordt door de VIC als intern auditor vastgelegd, zodat daarmee een beeld wordt verkregen van de procesbeheersing. Geconstateerde financiële fouten kunnen in drie categorieën worden ingedeeld: - Structurele fouten; dit zijn fouten waarvan de oorzaak bekend is, zodat de financiële gevolgen zijn door te rekenen en te herstellen. Als die analyse van de gevolgen van de gevonden foutoorzaak voldoende fouten boven tafel haalt, is extrapolatie niet meer nodig. - Incidentele fouten; van deze fouten is de oorzaak niet bekend, zodat de accountant er rekening mee moet houden dat zij zich in de gehele massa kunnen voordoen. Extrapolatie is daarom nodig. - Unieke fouten; deze fouten zijn van dien aard dat ze verder niet in de massa voorkomen. In feite zijn het fouten die zich eenmalig voordoen. Aangetoond moet worden dat de oorzaak van de fout zodanig van aard is dat deze ook daadwerkelijk verder niet meer voorkomt. Extrapolatie is niet nodig. Er wordt altijd uitgezocht hoe de fout is ontstaan. Dit kan bijvoorbeeld door het uitvoeren van een aanvullende steekproef of het inkaderen van de massa waarin de fout kan plaatsvinden.
Als de fout is ontstaan in het boekjaar waarover verantwoording wordt afgelegd dan kan deze vaak worden hersteld. Als de fout wordt geconstateerd in een volgend boekjaar, dan moet na het herstellen van de fout deze alsnog worden meegenomen in de foutenevaluatie. Als de extrapolatie van incidentele fouten leidt tot een onacceptabel grote financiële (hoger dan de tolerantie) fout, dan wordt er aanvullend onderzoek uitgevoerd. De steekproef wordt uitgebreid op het aspect van de geconstateerde fout. Geconstateerde onrechtmatigheden kunnen vaak worden hersteld door de gemeenteraad of het college. De volgende methodes zijn beschikbaar: • De gemeenteraad is bevoegd om een voorwaarde buitenwerking te stellen. Deze voorwaarde heeft dan geen interne en externe werking en leidt dan niet tot een rechtmatigheidsfout. • De gemeenteraad is bevoegd om een werkwijze goed te keuren. Bijvoorbeeld als subsidieaanvragen niet tijdig zijn ingediend maar toch zijn behandeld kan de raad besluiten dat dit rechtmatig is. Deze procedure heet de indemniteitsprocedure. • Op basis van een hardheidsclausule kan het college bevoegd zijn om per geval een onrechtmatigheid goed te keuren. Het college kan dit enkel voor specifieke gevallen en mag niet een gehele massa goedkeuren, dit recht is voorbehouden aan de raad.
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
11
Deze mogelijkheden bestaan voor afwijkingen op eigen regelgeving (door de raad bepaald). Voor afwijkingen van externe regelgeving (w.o. aanbestedingen) is dit niet mogelijk.
Addendum 2023 - Plan verbijzonderde interne controle 2022-2025 gemeente Epe
12