917664 3 Opmerkingen naar aanleiding van het Jaarverslag 2022

Opmerkingen naar aanleiding van het Jaarverslag 2022 (Infographic) en de aanbevelingen van de commissie voor de Bezwaarschriften. Een jaaroverzicht van de commissie bezwaarschriften is een belangrijke graadmeter om de juridische kwaliteit van besluiten en procedures te meten. Opmerkingen over het jaarverslag 2022 (Infographic) De commissie voor de Bezwaarschriften heeft het jaarverslag 2022 net als vorig jaar in de vorm van een Infographic uitgebracht, waarin de cijfers over het aantal bezwaren per kamer, qua onderwerp, uitkomst/afhandeling en doorlooptijd visueel zijn weergegeven. Hierdoor zijn de belangrijkste feiten in één oogopslag helder. Er is een verdeling gemaakt in een beperkt aantal categorieën onderwerpen, waardoor niet altijd duidelijk is waar de bezwaarschriften specifiek op zien. Bij kamer 1 is één hele grote categorie (omgevingsvergunningen). Ontvangen bezwaren Het aantal ontvangen bezwaren (beide kamers) in 2022 is met ruim 35% gedaald (2022: 128: 2021: 198). Doorlooptijden Voor 2022 laten de cijfers zien dat kamer 2 qua doorlooptijden beter “scoort” dan kamer 1. 94% van de bezwaren is tijdig afgehandeld, terwijl dat bij kamer 1 65% is. Voor kamer 2 is dit een vergelijkbaar percentage als in 2020 (90%). Bij kamer 1 is sprake van hetzelfde resultaat ten opzichte van 2021 (65%).

Het daarnaast vermelden van absolute cijfers geeft een beter beeld over de exacte aantallen bezwaarschriften waar het over gaat. Afgehandelde bezwaren Het aantal afgehandelde bezwaren in kamer 1 (80) is aanmerkelijk lager dan vorig jaar (126). In kamer 2 zijn ook minder zaken afgehandeld (40) dan vorig jaar (68). Ingetrokken Bij kamer 2 zijn wederom veel bezwaren ingetrokken (in totaal 31), waarvan ruim driekwart na contact met de bezwaarde, zonder wijziging van het besluit en minder dan een kwart nadat het besluit is herzien. Bij kamer 1 zijn in totaal 34 bezwaren ingetrokken, waarvan 21 na contact met bezwaarde zonder wijziging van het besluit en 13 na herziening van het besluit. Gegrond Bij kamer 1 heeft de commissie in 5 gevallen (deels) gegrond geadviseerd, zonder gevolgen voor het besluit. In 4 gevallen is geadviseerd om bezwaar gegrond, met herroepen besluit, geadviseerd. In 2021 waren deze aantallen hoger, respectievelijk 11 en 8 gevallen. Bij kamer 2 is geen bezwaar gegrond, met herroepen besluit, geadviseerd. In 2021 was slechts 1 bezwaar gegrond.

Opmerkingen over de aanbevelingen van de commissie De commissie heeft aanbevelingen over het jaar 2022 gedaan in een afzonderlijke aanbiedingsbrief aan de burgemeester. Kamer 2, Sociaal en zorg De commissie heeft dit jaar geen aanbevelingen voor Kamer 2. De commissie is tevreden over de manier waarop schriftelijk en ter zitting verweer wordt gevoerd. Verweerders nemen voorafgaand aan de zitting contact op met de bezwaarmaker, en dit leidt in veel gevallen tot het intrekken van het bezwaarschrift. Kamer 1, Algemeen De commissie heeft opmerkingen gemaakt over de vertegenwoordiging tijdens de zitting en de motivering van besluiten, de inhoud van verweerschriften en het halen van termijnen. Vanuit het Team VTH-V is onderstaande integrale reactie gegeven over deze bevindingen van de commissie, toegespitst op vergunningverlening en handhaving van de Wabo. Het verslag behelst de resultaten het jaar 2022. We kijken terug op het jaar 2022 als een jaar met verschillende personele mutaties en organisatorische veranderingen, hetgeen zich in 2023 ook nog heeft voortgezet. In de loop van 2023 is er wat meer organisatorische rust ontstaan. Het team VTH-V heeft dit jaar zijn definitieve vorm gekregen en door meer samenwerking en uitwisseling is de verwachting dat er al snel een algehele kwaliteitsverbetering zal plaatsvinden.

Door de omstandigheden zoals hierboven genoemd, zien wij 2023 echter nog wel als een jaar om verder te bouwen. Wat opvalt in het jaarverslag is dat er nagenoeg een halvering van het aantal bezwaren zijn ten opzichte van 2020 en 2021. Dat is een prettige constatering, hoewel het besef er wel degelijk is dat deze getallen lang niet alles zeggen. In de aanbiedingsbrief zien wij een aantal conclusies, aanbevelingen en suggesties, zoals de motivatie van het besluit, tonen van empathie en de vertegenwoordiging bij de hoorzitting. De zorg die de commissie uit over het herhaald uitbrengen van deze adviezen wordt begrepen. Alle disciplines binnen de afdeling Ruimte streven een hoog niveau na, waarbij juridisch sterke besluiten die uitlegbaar zijn aan de inwoners de norm moet zijn. Door de huidige omstandigheden zal het echter ook zoeken blijven naar de balans tussen de inzet van onze schaarse middelen en de verwachtingen ten opzichte van de beoogde kwaliteitsverbetering. Algemene opmerkingen Verweer voeren Binnen de gemeente Epe ligt de verantwoordelijkheid voor het verweer voeren bij de vakafdeling. Het voeren van verweer vraagt om bepaalde (juridische) competenties, die niet binnen alle vakafdelingen in voldoende mate aanwezig zijn. In 2023 wordt daarom gewerkt aan het verbeteren van de juridische functie binnen de organisatie.

Empathie tonen De commissie vraagt opnieuw aandacht voor de empathie richting een bezwaarde bij het voeren van verweer. De commissie constateert dat vaak wordt vastgehouden aan de juridische inhoud. Een meer empathische reactie kan voor meer begrip zorgen. Empathie tonen hoeft niet ten koste te gaan van juridische werkelijkheid. De vertegenwoordiger op de zitting kan de juridische kern van de zaak belichten maar daarbij met woordkeuzen wel empathie tonen naar bezwaarden. Termijnen Het halen van beslistermijnen is in 2022 nagenoeg hetzelfde als in 2021. De Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is ook van toepassing op beslissingen op bezwaar. Ook het college kan dus een dwangsom verbeuren bij te laat beslissen. Vanuit de vakafdelingen en bij het secretariaat staat het halen van de termijnen als prioriteit genoteerd. Het halen van termijnen is echter ook afhankelijk van zaken die niet altijd binnen de invloedssfeer liggen. Immers, het komt vaak voor dat één van de partijen niet kan en de zitting wordt uitgesteld, maar dat het te kort dag is om een andere zaak op die zittingsdatum te plannen. Epe, 13 september 2023 Team Communicatie en Juridische Zaken