858574 Bijlage 2 Ontwikkelingen voortgangsrapportage 2023-1

BIJLAGE 2 Ontwikkelingen voortgangsrapportage 2023-1: Organisatieontwikkeling en personeel Onderstaande beschreven ontwikkelingen geven een update van de stand van zaken t.a.v. de organisatieontwikkeling en dienstverlening. Organisatieontwikkeling Om goed te kunnen inspelen op de veranderende klantvraag en om de dienstverlening aan onze inwoners te verbeteren zijn we vorig jaar gestart met een doorontwikkeling van onze organisatie. Dit doen we volgens de uitgangspunten van ‘Werken vanuit de bedoeling’. Inmiddels hebben we ook de diverse andere rapporten, onderzoeken en visies die we al beschikbaar hadden samengebracht en geordend in één totaaloverzicht met doelen en acties voor de komende tijd. Daarin onderscheiden we vier sporen:

1. Inhoudelijke taken die we doen voor de raad en de samenleving: raadsakkoord, begroting, Centrale PlanningsLijst (CPL);

2. Regulier inhoudelijk werk: teamplannen; 3. Hoe doen we nu zaken: hoe leveren we dienstverlening met een menselijke maat, hoe betrekken we de samenleving;

4. Hoe richten we de organisatie goed in en zorgen we dat onze medewerkers goed zijn toegerust om te kunnen doen wat nodig is en verwacht wordt. Meer concreet werken we binnen de vier sporen momenteel onder andere aan de verbetering van onze telefonische dienstverlening. Ook zijn we met onze medewerkers in gesprek over werken vanuit de bedoeling (wat is het, wat betekent het voor je werk, wat zou je anders kunnen doen, wat heb je daarvoor nodig). We krijgen meer en beter inzicht in onze medewerkers, de kwaliteiten die we in huis hebben, hoe we die goed kunnen inzetten en waar we ontwikkeling en aanvulling op nodig hebben door te gaan werken met een strategische personeelsplanning (SPP) en betere gesprekken te voeren over ontwikkelwensen en -mogelijkheden. Ook werken we aan een flexibelere, betere en eenvoudigere interne dienstverlening. De voortgang op de diverse acties monitoren we en delen we regelmatig met onze medewerkers. Personeel Om goed te kunnen inspelen op de krapte op de arbeidsmarkt hebben we diverse acties ingezet, waar we de komende tijd mee verder gaan. Voor dit jaar hadden we extra budget aangevraagd bij de begroting 2023 (nieuw beleid) voor o.a. werving en selectie. Afgewogen zal worden of hiervoor in de begroting 2024 opnieuw extra budget nodig is. Het lukt al beter om vacatures zelf in te vullen.

Hiervoor hebben we vorig jaar regelmatig een werving- en selectiebureau ingezet en op dit moment hebben we een eigen recruiter aangenomen. We hebben betere strategieën en werkwijzen om de arbeidsmarkt te benaderen en ontwikkelen die dit jaar verder door. We zetten bijvoorbeeld meer en specifiekere wervingskanalen in dan voorheen. We hebben een betere verhouding tussen personeel dat we inhuren en in dienst hebben. Zo zijn alle leidinggevende functies weer vast ingevuld. Ondanks dat de verhouding personeel en inhuur is verbeterd, zien we dat we nog steeds ook veel personeel moeten inhuren. Hierbij kijken we wel kritischer en bewuster naar wat er echt nodig is. Voor bepaalde functies, zoals nieuwe functies in het ruimtelijk domein en ondersteunende adviseursfuncties, zijn geen geschikte kandidaten te vinden. Waar mogelijk kiezen we ervoor onervaren kandidaten aan te nemen en zelf op te leiden. Dit leidt soms tot tijdelijk extra inhuur voor een goede begeleiding van de nieuwe medewerker en het leidt tot extra opleidingskosten. Het is echter een investering die zich naar verwachting later terugbetaalt. We investeren in het binden en boeien van personeel. Dat gaan we doen door het aanbieden van een breed opleidingsaanbod (doorontwikkeling van de Eper academie). Voor dit jaar ligt de focus op de basis en het goed begeleiden en faciliteren van nieuwe medewerkers.

We zetten ook steeds meer in op talentontwikkeling. Door goed inzicht in ieders talenten verwachten we niet alleen dat mensen met meer plezier hun werk kunnen doen, maar ook dat we de interne doorstroom kunnen bevorderen. Volgend jaar werken we aan een breed intern opleidingsaanbod voor persoonlijke ontwikkeling. Daarnaast werken we aan aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Zo onderzoeken we de mogelijkheid van een reiskostenvergoeding, maar ook andere opties zoals een bredere bestedingsmogelijkheid van het individueel keuzebudget. Dit doen we in samenhang met een visie op werkgeluk en vitaliteit.

We zien dat het verzuim hoog is. Het gaat al beter dan in het eerste kwartaal, maar we hebben een aantal langdurig zieken en een hoge verzuimfrequentie (hoe vaak medewerkers zich gemiddeld per jaar ziek melden). De aard van de ziekte is divers (ernstig ziek, long Covid, wel/niet werk gerelateerd). Uitval door ziekte leidt tot druk op de andere collega’s. Daarom herprioriteren we taken of zetten we extra inhuur in. De kosten voor langdurig zieken zijn in de voortgangsrapportage 2023 apart vermeld. We spelen steeds beter in op verzuimbegeleiding en zetten ook preventief middelen in. De kosten van deze inzet blijven nu nog binnen het budget, maar vallen mogelijk later in het jaar toch hoger uit. Uitval door ziekte leidt in een aantal gevallen ook tot ziek uit dienst gaan en daarmee tot hogere kosten voor (uitkeringen voor) voormalig personeel. Naast dat we u in de voortgangsrapportage 2023 informeren over deze ontwikkelingen, zullen wij u bij de behandeling van de begroting 2024 over de structurele financiële impact informeren en waar nodig voorstellen doen voor aanpassing van de begroting op de desbetreffende onderdelen.