840459 Evaluatie verkiezingen PS WS 2023 tbv college en raad (geanonimiseerd)

EVALUATIE

VERKIEZINGEN

2023

voor de leden van provinciale staten van Gelderland en het algemeen bestuur van het waterschap Vallei en Veluwe

A. van der Beek

Inhoudsopgave samenvatting. Evaluatie verkiezingen Provinciale staten en het algemeen bestuur van het waterschap op 15 maart 2023 1. Inleiding. 2. Projectteam.. 2.1 Samenstelling.. 2.2 Samenwerkin 2.3 Werkzaamheden. 3. Stemlokalen..

3.1 Aantal en spreiding..… 3.2 Toegankelijkheid.. 3.3 Contact

en huur stemlokale!

4. stembureauleden.

4.2 Training en toetsing stembureauleden… 4.3 Indeling stembureauleden… 4.4 Drukte per stembureau. 4.5 Vergoeding en facilitaire verzorging. 5. Gemeentelijk stembureau (GSB).. 5.1 Bemensing. 5.2 Proces...

5.3 Voldoet het GSB aan de verwachting?. 5.4 Analyse processen-verbaal stembureaus... 6. Politieke partijen. 61 Ondersteuningsverklaring 6.2 Campagne en verkiezingsborden.. 7. Inkoop (software, drukwerk, etc‚). 8. Communicati.

Samenvatting Deze evaluatie behandelt de totale uitvoering van de verkiezingen in Epe: de voorbereidingen vanaf september 2022, de feitelijke verkiezingsdag op 15 maart 2023 en de zittingsdagen van het gemeentelijk stembureau op 16, 17, 20 en 21 maart 2023.

Op 14 juni 2022 heeft de Eerste Kamer de ‘wet nieuwe procedure vaststelling verkiezingsuitslagen’ aangenomen, die tijdens deze verkiezing voor het eerst is toegepast. Met deze wet wijzigt de Kieswet en wordt ook een nieuwe manier voor de vaststelling van verkiezingsuitslagen geïntroduceerd. Het beoogd effect is 0.a. dat de in de Kieswet geregelde procedure van uitslagvaststelling transparanter en beter controleerbaar moet worden gemaakt, en dat er in deze procedure gelegenheid moet komen om fouten in het telproces tijdig te constateren en te corrigeren. De uitvoering van deze nieuwe wet heeft in heel Nederland grote problemen tot gevolg gehad voor de vaststelling van de verkiezingsuitslagen. Epe vormde daarop geen uitzondering. Na de feitelijke verkiezingsdag op 15 maartjl. waren er nog 3 hele dagen nodig

om de verkiezingsuitslag vast te stellen volgens de nieuwe wettelijke voorschriften. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en de Kiesraad organiseerden in april jl. evaluatiebijeenkomsten. Het signaal vanuit alle gemeenten was heel duidelijk: ‘dit niet nóg een keer! De meest opvallende bevindingen en verbeterpunten binnen de gemeente Epe 1.

Dubbele verkiezingen blijken (net als in 2015 en 2019) een te grote belasting te zijn voor de stembureaus, zeker met een opkomst die in Epe op 15 maart jl. 5% hoger lag dan in 2019 (65%). Het vraagt te veel van onze vrijwiligers en meerderen van hen haken daarom definitief

af. Dit signaal is tijdens de landelijke bijeenkomst door alle gemeenten en dus ook namens de gemeente Epe nadrukkelijk afgegeven; 2.

Het theoretische kennisniveau van de Eper stembureauleden is over het algemeen goed, in

de uitvoering is verbetering mogelijk; 3.

Het Eper vrijwilligersbestand kent een minder evenwichtige opbouw qua leeftijd: ruim 60% van de aangemelde vrijwilligers is ouder dan 60 jaar. Dat vraagt om werving van meer jongere vrijwiligers, zodat de continuïteit in de stembureaubezetting gewaarborgd blift:

4.

Het aantal kiezers per stembureau verschilt onderling aanmerkelijk.

Voor volgende

verkiezingen gaan we daar, op basis van de historische gegevens van vergelijkbare verkiezingen, per stembureau passende maatregelen voor nemen;

5.

De gang van zaken op het gemeentelijk stembureau verliep eerst stroefop basis van de handleiding die hiervoor van het ministerie en de Kiesraad beschikbaar was. Gaandeweg de zitingsdagen hebben we de procesgang zelf meer gestructureerd en tegelijkertijd in een procesbeschrijving vastgelegd.

De complete evaluatie treft u hierna aan. Wanneer u naar aanlei

daarvan vragen of

opmerkingen heeft, dan kunt u mailen naar—.

(geanonimiseerd)

Namens de projectleiders,

(geanonimiseerd)

Evaluatie verkiezingen Provinciale staten en het algemeen

bestuur van het waterschap op 15 maart 2023

1. Inleiding Op 15 maart 2023 vonden de verkiezingen van de leden van provinciale staten en het algemeen bestuur van het waterschap plaats. Het college en de burgemeester zijn verantwoordelijk voor het organiseren van de verkiezingen binnen het grondgebied van de gemeente. Daarvoor is een projectteam Verkiezingen ingericht. Deze verkiezingen waren de eerste waarbij nieuwe regels golden voor het vaststellen van de uitslag. Er waren deze keer vrijwel geen bijzondere maatregelen vanwege corona meer. Het zal u mogelijk niet ontgaan zijn dat de nieuwe regels in combinatie met een dubbele verkiezing en een hogere opkomst veel van de organisatie gevergd hebben.

Landelijk evalueert de Kiesraad samen met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties deze verkiezingen. De projectleiders verkiezingen doen dat voor de organisatie in Epe om verantwoording af te leggen, te leren en verbeteringen voor een volgende keer vast te leggen.

2.

Projectteam

21

Samenstelling

Voor de organisatie van de verkiezingen is een kernprojectteam samengesteld. Naam

Rol

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

Projectleider

De volgende

Projectleider BRP-specialist BRP-specialist Projectmedewerker Projectmedewerker Projectmedewerker

personen zijn nauw betrokken

Naam

Rol

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

ICT/applicatiebeheer

geweest bij de voorbereiding en uitvoering.

ICT/applicatiebeheer Website Communicatie Communicatie

Buitendienst Gebouwenbeheer Facilitair

gebouw

Facilitair keuken Printwerk CISO Faciliteren raadszaal

Daarnaast zijn collega's uit diverse teams binnen onze organisatie ingeschakeld, met name

om de werkzaamheden van het Gemeentelijk Stembureau (GSB) op 16, 17 en 20 maart jl. uit te voeren.

2.2

Samenwerking

De kernleden van de projectgroep hadden vanaf november wekelijks een weekstart. Aan de hand van de planning werden taken uitgezet en bewaakt. De twee projectleiders hadden wekelijks bilaterale afstemming, waarin 0.a. taakverdeling en te maken keuzes aan de orde kwamen.

Op meer incidentele basis waren er overleggen en afstemming met diverse collega's. Via het PHO dienstverlening is de burgemeester als portefeuillehouder op de hoogte gehouden van de vorderingen. De onderlinge samenwerking is goed. De bereidwilligheid om mee te werken bij de verschillende medewerkers is groot. De organisatie van verkiezingen is steeds minder uitsluitend een aangelegenheid van ‘burgerzaken’. De verbreding van de betrokkenheid is goed voor draagvlak en herkenbaarheid in de organisatie. Deze verbreding is ook noodzakelijk nu nieuwe regelgeving het analoge proces ná de verkiezingsdag heeft uitgebreid en geïntensiveerd.

De meer incidentele afstemming, zoals rondom (digitale) veiligheid kwam soms ongepland aan

de orde.

Leerpunt en actie We nemen alle overleggen zoveel mogelijk op in de planning en we leggen dit vast in de agenda's. Daarmee borgen we de brede betrokkenheid en erkennen we ook de inzet van die collega's. Zo voorkomen we ook dat we op een bepaald mogelijk moment misgrijpen, omdat de betreffende collega onverwacht afwezig blijkt. 23

_ Werkzaamheden

De meeste tiijd zit in de voorbereidingen. Het gaat onder meer om het regelen van de stemlokalen, de stembureauleden,

het trainen en toetsen daarvan, enkele formele

bekendmakingen, regelen van drukwerk zoals stempas, stembiljetten en kandidatenlijsten, en de postbezorging. De opbouw van en de materialen voor de stembureaus. Het regelen van een goed uitgeruste, beveiligde ruimte voor de opslag van stembescheiden. Het

organiseren en uitdenken van het gemeentelijk stembureau’. Het afronden van de voorbereidingen kostte achteraf gezien meer tijd dan ingeschat. Dat kwam vooral door

nieuwe wettelijke voorschriften, en voor een deel door gemaakte keuzes?. Op de dag van de verkiezing is het team bereikbaar voor de

stembureauleden bij eventuele vragen. Alle stembureaus zijn 's ochtends en 's middags bezocht om te zien hoe het stembureau functioneerde en of er zaken waren die om een snelle oplossing vroegen. Op de dag zelf hebben zich geen grote bijzonderheden voorgedaan. In een enkel geval bleek de verlichting van de stemhokjes niet optimaal te zijn, waren er wat problemen met de (cijfer)sloten voor het afsluiten van

de stembus.

Meestal

een oplossing vinden. Soms konden de daad terzijde staan.

konden

de stembureaus

zelf wel

projectleden hen met raad en

De dag voor de verkiezingen hebben de voorzitters de stembiljetten, de koffer met materialen en de transportboxen meegenomen. Het aantal stembiljetten dat werd

meegegeven was nu afgestemd op de verwachte opkomst en grootte van het stembureau. * Zie ook paragraaf 5. ? Zoals het werken met cijfersloten: die moesten allemaal ingesteld worden, wat nogal veel tijd vroeg. 4

Doordat de opkomst een stuk hoger uitviel moest het projectteam later op de dag stembiljetten nabrengen. Dat kostte al met al meer tijd dan verwacht. Leerpunten en acties

We gaan de voorbereidingen beter vastleggen en daarbij de gevraagde inzet van collega's eerder regelen. Het aantal mee te geven stembiljetten gaan we ruim boven de vorige vergelijkbare verkiezing aanhouden. 3.

Stemlokalen

3.1 Aantal en spreiding Er waren 20 stemlokalen, waarvan 10 in Epe, 1 in Oene, 2 in Emst en 7 in Vaassen. Dat is één minder dan bij de voorgaande verkiezing. Toen was er een stemlokaal bij CVO en een bij Regio'72 in Vaassen. Die locaties liggen naast elkaar. Die zijn samengevoegd. Bij het maken van de indeling moesten we nog rekening houden met mogelijke coronabeperkingen. Daarom is ervoor gekozen om verzorgingshuizen ook deze keer niet te gebruiken als stemlokaal. De locaties zijn via huis-aan-huisblad, de gemeentelijke website en www.waarismijnstemlokaal.nl gecommuniceerd. Het aantal stemlokalen lijkt op dit moment toereikend. Wel waren er grote verschillen in drukte. Het stemlokaal in het gemeentehuis was heel druk. Onder 4.4 gaan we hier we hier verder op in. Het kan zijn dat met de geplande woningbouw de komende jaren meer locaties nodig zijn. Leerpunten en acties We maken jaarlijks een nieuwe indeling van stemlokalen, waarbij we zo goed mogelijk spreiden.

3.2 Toegankelijkheid Mensen met een lichamelijke beperking moeten® zoveel mogelijk zelfstandig hun stem kunnen uitbrengen. Alleen het stemlokaal in de Eper Veste voldeed niet volledig aan de eisen. De raad is hiervan via de griffel op de hoogte gesteld. De andere stemlokalen voldeden

wel

aan

alle eisen.

In de

instructie

aan

de

stembureauleden

is de checklist

toegankelijkheid als onderwerp aan de orde geweest. Er zijn vanuit kiezers geen opmerkingen ontvangen over de toegankelijkheid van stemlokalen.

Om invulling te geven aan het VN-verdrag Handicap* is door de VNG en de NVVB een handreiking toegankelijk stemmen opgesteld. In Epe is daar op de volgende wijze invulling aan gegeven. Een exemplaar van de kandidatenlijst in braille was besteld voor bij de balie. Die is echter niet geleverd. Op de gemeentelijke website een gesproken versie van de kandidatenlijst geplaatst. Dit jaar hebben we voor de eerste keer een ‘prokkelduo’ ingezet op een stembureau. lemand met een (lichte)

beperking heeft met hulp van een begeleider meegeholpen

op het stembureau in het gemeentehuis’. Het was een waardevolle aanvulling voor dit zeer drukke stembureau. Hiermee is een voorzichtige en zichtbare invulling gegeven aan meer inclusiviteit. In de voorbereiding heeft dit wel veel extra tijd gevraagd.

Artikel J 4 Kieswet

* Verdrag inzake de rechten van personen met een handicap * https:,

Ä

Ä

clusieve-stembureaus;

Leerpunten en acties Voor een volgende verkiezing willen we gesprekken aangaan met belangenorganisaties om de behoeftes in deze gemeente in beeld te krijgen. Zo kunnen we daar beter op inspelen. We gaan door met een prokkelduo en proberen dit geleidelijk uit te breiden. 3.3

Contact en

huur stemlokalen

Sommige stemlokalen zijn gemeentelijk eigendom. Andere lokalen moeten we huren. In de meeste gevallen zijn er goede contacten tussen het team Verkiezingen en de beheerders van de lokalen. In een enkel geval was het vastleggen van afspraken voor verbetering vatbaar. Gestegen energiekosten hebben bij bepaalde lokalen geleid tot wat hogere kosten. Er zijn vrij grote verschillen tussen de huurprijzen die in rekening worden gebracht. Leerpunten en acties We gaan afspraken beter vastleggen. We onderzoeken of we een standaardovereenkomst

kunnen gebruiken en vergoedingen meer kunnen uniformeren. 4.

Stembureauleden

Voor de bemensing van de stembureaus is grotendeels gewerkt met vrijwilligers. Het stembureau

bestaat

uit ten

minste drie leden van wie er één

voorzitter is. Het stembureau

voert de eigenlijke werkzaamheden uit op de dag van de verkiezing. Zij stellen vast of de kiezer mag stemmen, controleren het ID-bewijs, nemen de stempas in en reiken het stembiljet uit. ’s Avonds telt het stembureau de stemmen.

41

Werving

In de coronaperiode zijn extra stembureauleden geworven. Er was een pool van ruim 430 vrijwilligers die is benaderd. Daarvan hebben ongeveer 250 mensen zich als beschikbaar opgegeven. Daarnaast hebben zich enkele mensen spontaan aangemeld als (nieuw) stembureaulid. Voor de werving is gebruik gemaakt van ondersteunende software. Die had beperkingen. Als iemand wilde doorgeven dat hij voor deze verkiezing niet beschikbaar was, moest hij toch nog bepaalde gegevens invullen die niet nodig zijn. Dat heeft bij sommige vrijwilligers tot wat irritatie geleid. Voor het overige is de werving goed verlopen. Uiteindelijk zijn ongeveer 210 vrijwilligers ingezet in diverse rollen. De verkiezingen steunen voor een belangrijk deel op seniore vrijwilligers. Dat is zichtbaar in onderstaande plaatjes. Leeftijdsverdeling ingezette stembureauleden 80+

70-80

38%

60-70

32%

50-60

17%

40-50

5%

30-40

2%

<30

5%

Leeftijdsverdeling vrijwilligersbestand 80+

2%

70-80

31%

60-70

30%

50-60

17%

4050

9%

30-40

4%

<30

8%

Leeftijd is geen onderscheidend criterium om iemand al dan niet in te zetten op het stembureau. Deze opbouw kan op termijn echter wel tot problemen leiden bij het rondkrijgen van de indeling. Op enig moment bedanken mensen als lid als ze fysiek en/of mentaal niet

meer in staat zijn om als stembureaulid deel te nemen. Leeftijd kan daarbij een rol spelen. Een aantal vrijwilligers heeft na de afgelopen dubbele verkiezing aangegeven dat de belasting te groot wordt. We streven naar een meer evenwichtige leeftijdsopbouw van de vrijwilligers. Leerpunten en acties We onderzoeken de inzet van andere software ter ondersteuning van het verkiezingsproces. Verder gaan we aan de slag met het werven van jongere vrijwilligers om richting toekomst de

continuïteit te kunnen borgen.

4.2

Training en toetsing stembureauleden

Al een aantal jaren verzorgen de projectleiders zelf de training van stembureauleden. Dat is vormgegeven als een klassikaal-frontale presentatie waarbij de dag van de stemming de revue passeert. De training duurt ongeveer anderhalf uur. Stembureauleden zijn verplicht de training te volgen, anders kunnen ze niet deelnemen als lid. Ook tellers hebben deze training gevolgd. Voor hen komt er meer stof aan bod, dan dat zij nodig hebben voor hun taak. Er zijn meerdere trainingen geweest om alle vrijwilligers te kunnen instrueren. Prettig is dat er persoonlijk contact is met stembureauleden en dat zij een beeld hebben wie er vanuit de gemeente bij de organisatie van de verkiezingen betrokken is.

Dit jaar hebben we voor het eerst een — zelf ontwikkelde — toets afgenomen na afloop van de training. Dat was om te testen in hoeverre de behandelde stof was overgekomen, wat het kennisniveau van de deelnemers ongeveer is en of daarin nog hiaten naar voren kwamen. In de toets werden praktijksituaties behandeld met meerkeuzevragen. Vooraf hebben we de cursisten meegedeeld dat er geen cijfer wordt gegeven. We hebben ook aangegeven dat we de toets wel bekijken bij het maken van de indeling. Als zou blijken dat een voorzitter bijvoorbeeld wel erg slecht scoort, zouden we die natuurlijk (liever) niet op die plek indelen. De toets was voor ons ook een instrument om de aanwezigheid te kunnen vastleggen.

Na afloop zijn de juiste antwoorden met toelichting aan de cursisten toegezonden. Doel was vooral dat ze konden leren van die terugkoppeling. Hieronder een weergave van de score: Toetsscore

m <40%m

40-60%

m >60%

Een klein deel had minder dan 40% van de antwoorden goed. Het merendeel scoort voldoende/goed.

Leerpunten en acties Het ontwikkelen, inplannen, geven en verwerken van de training en toets was erg arbeidsintensief. Er zijn ook e-learningmodules op de markt beschikbaar. Het praktisch oefenen van handelingen waaronder het tellen van de stemmen en het invullen van een proces-verbaal is niet aan bod gekomen in de training. Voor de volgende keer willen we onderzoeken of we voor de theoretische training en toetsing gebruik kunnen maken van elearning. Daarnaast willen we in elk geval de (beoogde) voorzitters van stembureaus gelegenheid geven om meer praktijkgericht te kunnen oefenen. Bijvoorbeeld door het opzetten van een test-stembureaulocatie in het gemeentehuis.

4.3

_ Indeling stembureauleden

Op elk stembureau waren twee ploegen van drie stembureauleden ingedeeld. Een ochtendploeg die van 7.00 tot 14.00 werkte en een middagploeg die van 14.00 tot 21.00 uur werkte. De ochtendploeg is voor 21.00 uur teruggekomen om met tellen te helpen. Daarnaast zijn er per stembureau (tenminste) 3 tellers benoemd die vanaf 21.00 uur hebben geteld. In totaal waren voor deze stembureaus ruim 180 mensen nodig. Op stembureaus mogen geen kandidaten voor de betreffende verkiezing of zittende volksvertegenwoordigers worden ingedeeld. In Epe deden we dat sinds de vorige

verkiezingen al niet. Nu mag het van de wet niet meer. Dat heeft in ca. 5 gevallen ertoe geleid dat we een vrijwilliger niet konden inzetten. Om verdere schijn van vooringenomenheid of onpartijdigheid te voorkomen hebben we ook mensen die één huishouding vormen niet samen op één stembureau ingedeeld. Ook hebben we getracht bij de indeling te zorgen voor verversing in de samenstelling op een stembureau ten opzichte van de vorige verkiezingen. Mensen vinden het vaak leuk en gezellig om weer met dezelfde bekenden op het stembureau te zitten. Een goede onderlinge verhouding is goed. De stembureauleden moeten elkaar echter ook kunnen en durven (blijven) aanspreken als zaken niet volgens de afspraken verlopen. Regelmatige wisselingen in de bezetting kunnen daaraan bijdragen. En ook met andere mensen kunnen weer nieuwe contacten ontstaan.

Om de continuïteit te borgen hebben we de voorzitters wel zoveel mogelijk ingedeeld op hun ‘oude’ stembureau. Dat heeft vooral een praktische reden. Zij kennen de bijzonderheden van de locatie, zoals sleutels, alarmen en ruimtes.

Leerpunten en acties Door het afvallen vrijwilligers tussen het moment van training en inzet op het stembureau was de pool van inzetbare mensen net voldoende. Dat gaf minder flexibiliteit en keuze in de beoogde inzet. Dit pleit eveneens voor het aanvullen van het vrijwilligersbestand. 44

_ Drukte per stembureau

Elk stembureau kende nu dezelfde bezetting. De enige uitzondering was het stembureau in het gemeentehuis in de middag. Daar was één extra (prokkel)lid. De drukte per stembureau liep nogal uiteen. Het gemeentehuis was een echte uitschieter qua drukte. Daar hadden

stembureauleden nauwelijks gelegenheid om even te toiletteren of koffie/thee te nuttigen.

Traditiegetrouw kent het gemeentehuis een opkomst® van rond of zelfs boven de 100%. Dat komt vermoedelijk omdat de meeste verkiezingen op een woensdag plaatsvinden en er op die dag ook markt is in Epe. Veel mensen combineren een bezoek aan de markt met het uitbrengen van hun stem. De relatieve opkomst zegt evenwel nog niet hoe druk het is op het stembureau. Dat hangt af van het daadwerkelijke aantal kiezers dat zich meldt. De rode lijn geeft de gemiddelde opkomst van alle stembureaus weer.

Opkomst (%) 100%

100%

90%

90%

80%

80%

70%

70%

60%

60%

50%

50%

40%

40%

30%

30%

20%

20%

10%

10%

0%

0%

S

N

e

J

I

DDE

SSE

N 3S ES

K

REgE) ©

$S

N

SSE

S

3

*

(geanonimise rd) ES P SS g N S SA '(geanonimise rd) E

s

! S

Het gemeentehuis ontving ook de meeste kiezers. Daarnaast zijn er nog vier stembureaus waar in absolute zin veel kiezers hebben gestemd. Er is geen één-op-één verband tussen drukke stembureaus en het tijdstip waarop deze stembureaus alle werkzaamheden hadden afgerond.

< Opkomst is het aantal kiezers dat heeft gestemd ten opzichte van het aantal kiezers dat voor dat stembureau was uitgenodigd om te komen stemmen.

Kiezers 1400

1200 1000

B00 600

800 600

400

400

200

200

: (geanonimise rd) (geano im se rd)

®

(geano im se r(dg)eano im se rd)

*

EN &

S

0

(geanonimise rd) ESL

Leerpunten en acties Een volgende keer gaan de bezetting van de stembureaus meer afstemmen op het verwachte

aantal kiezers om

daarmee

de drukte

beter te kunnen

verdelen.

In het

gemeentehuis willen we een dubbele ‘kiesstraat’ inrichten, zodat er meer kiezers tegelijk bediend kunnen worden en de wachttijd daarmee wordt verkort. Ook geeft dit de stembureauleden wat meer ruimte om tussendoor even te pauzeren.

45

Vergoeding en facilitaire verzorging

Vrijwilligers ontvangen een vergoeding voor hun inzet. Er is onderscheid tussen de dagvoorzitter, die meer taken en verantwoordelijkheden heeft, overige leden en tellers. Vanwege de dubbele verkiezing is de vergoeding verhoogd. Voor het volgen van de instructie ontvangen cursisten een vergoeding. De totale vergoeding was: * *

Voorzitter Lid stembureau

€ 180 € 130

*

Teller

€75

*

Teller GSB7

€ 15 per uur tot max. € 100 per dag

De meeste vrijwilligers gaat het niet om de vergoeding. Incidenteel hebben mensen

opmerkingen gemaakt of vragen gesteld. Volgens informatie van de rijksoverheid liggen vergoedingen tussen de € 100 en € 150 voor een stembureaulid en € 40 voor een teller. De vergoedingen in Epe zijn in dat opzicht niet laag te noemen. Deze vergoedingen liggen boven de belastingvrijstelling voor vrijwilligersvergoedingen. De gemeente moet de vergoeding aan de belastingdienst doorgeven. Vrijwilligers moeten de

vergoeding vervolgens aangeven in hun aangifte inkomstenbelasting. Dit aspect is niet belicht in de cursus en heeft later bij sommige vrijwilligers vragen opgeroepen. De stembureauleden die naast de voorzitter stembescheiden naar het gemeentehuis hebben gebracht, hebben daarvoor als attentie een tegoedbon ontvangen. De gemeente heeft gezorgd voor een broodmaaltijd voor beide ploegen op het stembureau, voor koeken, koffie/theelfris en wat versnaperingen. De dag duurde echter lang. Het laatste

stembureau heeft om 2.30 uur pas alles op het gemeentehuis ingeleverd. Vanuit 7 GSB:

gemeentelijk stembureau. Zie ook 5. /onderwerpen/verkiezingen/vraag-en-antwoord/veelgestelde-vragen-over-

werken-op-een-stembureau 10

verschillende stembureauleden is het signaal ontvangen dat men een warme snack en wat meer zoete

snacks misten.

Leerpunten en acties

We gaan voortaan de belasting op de vergoeding meenemen in de informatie voor (potentiële) stembureauleden. Verder gaan we de versnaperingen afstemmen op de (verwachte) duur van de dag/avond. De gemeente gaat geen alcoholische dranken vergoeden of verstrekken.

5.

Gemeentelijk stembureau (GSB)

Voorheen vond er bij het inleveren van de stembescheiden in aanwezigheid van de voorzitters een controle plaats door het projectteam. Eventuele vragen werden opgehelderd en/of onjuistheden in het proces-verbaal werden gecorrigeerd. Een klein verschil tussen

toegelaten kiezers en aangetroffen stembiljetten werd geaccepteerd. De volgende dag tekende de burgemeester de definitieve uitkomst.

Door een wetswijziging® is die werkwijze niet meer toegestaan. Er zijn twee mogelijkheden: de gemeente kiest voor het decentraal tellen van de stemmen (op het stembureau zelf), of voor het centraal tellen van de stemmen de volgende dag. In Epe hadden we gekozen voor decentraal tellen.

De dag na de verkiezing komt een gemeentelijk stembureau (hierna ook: GSB) dan in openbare zitting bijeen en controleert de processen-verbaal van de stembureaus. Als er onverklaarde verschillen blijken te zijn tussen toegelaten kiezers en aangetroffen stembiljetten, of (op)telfouten te zijn gemaakt, moet het GSB een hertelling uitvoeren en daarvan proces-verbaal opmaken.

5.1

Bemensing

De werkzaamheden van het GSB zijn divers van aard. De controle van de processenverbaal, het invoeren van de uitslagen in de ondersteunende software (OSV) voor de verkiezingen en het begeleiden van het proces is uitgevoerd door gemeentelijk personeel. Dat was daarvoor aangewezen als lid van het GSB. Voor het uitvoeren van het hertellen is (vooral) gebruik gemaakt van vrijwilligers die de dag

ervoor niet op het stembureau waren ingedeeld. Zij zijn eveneens aangewezen als lid/teller van het GSB.

Van tevoren was op basis van de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 een inschatting gemaakt over het aantal stembureaus dat opnieuw geteld zou moeten worden. Dat lag op 56 stuks. De verwachting was dat de werkzaamheden op donderdagmiddag zo rond de lunchtijd afgerond zouden kunnen worden. Dit bleek een misvatting. Ook op vrijdag 18 en zelfs op maandag 20 en dinsdag 21 maart heeft het GSB nog werkzaamheden moeten verrichten. Op vrijdag was een nieuwe telploeg nodig. Deze is in allerijl bijeen gezocht, waarbij een beroep is gedaan op gemeentepersoneel en bekenden daarvan.

Epe was bepaald geen uitzondering. In het hele land viel de nieuwe manier van werken

enorm tegen. In een aantal gemeenten zijn medewerkers zelfs ziek uitgevallen hierdoor. ‘De’ oorzaak daarvoor is niet exact te duiden.

Het heeft te maken

met het invoeren

van een

nieuwe werkwijze, bij een dubbele verkiezing, waarbij de opkomst ongeveer 10% hoger lag dan bij de vorige dubbele verkiezing. * Wet nieuwe procedure vaststellen verkiezingsuitslagen (Stb. 2022, 292} 11

Leerpunten en acties De collegialiteit en loyaliteit bij degenen die zich hiervoor hebben ingezet was bijzonder. Het was een relatief kleine groep die veel extra werk heeft verzet. We willen vooraf meer personeel standby geregeld hebben. Dan kunnen we de werkdruk beter spreiden. 5.2

Proces

Hoewel we vooraf goed over het proces binnen het GSB hadden nagedacht liepen we er tegenaan dat dit toch onvoldoende helder was. De handleidingen die vanuit het rijk waren ontvangen waren te omvangrijk en bevatten onvoldoende procesbeschrijving. De werking van OSV riep vragen op. Dit hadden we vooraf niet kunnen testen. Dit betekende dat op donderdag 17 maart het wiel in feite ter plekke werd uitgevonden. Daardoor moesten de tellers, die vanaf 09.00 uur aanwezig waren, ongeveer anderhalf uur lang wachten voordat ze iets konden gaan doen.

Gaandeweg ontstonden ideeën en oplossingen om het werk goed georganiseerd te kunnen uitvoeren. Na afloop is dit uitgebreid met betrokkenen geëvalueerd en het verbeterde proces hebben

we

inmiddels

beschreven.

Gelet op mogelijke coronabeperkingen hadden we in december gekozen voor de raadszaal als locatie voor het GSB. Het begin van de zitting is uitgezonden via internet. Toen bleek dat de uitvoering wel erg veel tijd in beslag ging nemen is de uitzending op enig moment gestopt. Er is in elk geval één toeschouwer geweest van de uitzending. Die is later ook bij de zitting(en) in de raadszaal geweest. Het betrof een belangstellende voorzitter van een van de stembureaus.

Het hertellen vond plaats in ruimten 103/104/105 op de 1° verdieping. De beveiligde opslagruimte voor de stembescheiden bevindt zich in 048, op de begane grond. In de praktijk was deze fysieke spreiding onhandig. Het was lastig om snel onderling af te stemmen. Gelukkig hadden we gekozen voor de aanschaf van rolcontainers voor het opbergen van de stembescheiden. Dat maakte het interne transport nog doenlijk, maar de hoeveelheid transport en het feit dat er maar één rolcontainer in de lift past maakte dit erg tijdrovend.

Het invoeren in OSV in de raadszaal was mogelijk, maar vroeg meer organisatie omdat de computers ’s nachts achter slot en grendel moeten staan en er netwerk (met kabels) moest worden aangelegd. Door het aantal personen in die ruimte maakte het wat rumoerig voor invoerders.

Deze ervaringen maken dat we de volgende keer mogelijk kiezen voor centraal tellen van de stemmen. Dit hangt ook af of het (wettelijk) mogelijk is om op de verkiezingsdag alleen de stempassen te tellen en het tellen van de stembiljetten tot de volgende dag uit te stellen. Deze sterke wens is vanuit gemeenten en de belangenvereniging Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken richting Kiesraad en BZK geuit. Het tellen van de stembiljetten op de avond zelf heeft onder de nieuwe wetgeving eigenlijk geen toegevoegde waarde. De nieuwswaarde komt vooral uit de exitpolls en niet uit de voorlopige uitslag, waarvan de

eerste pas na middernacht bekend wordt. Zij onderzoeken nu de mogelijkheden. Ook zelf gaan we nadenken of we hier op een creatieve manier een oplossing voor kunnen vinden. Leerpunten en acties Het met elkaar doormaken van de nieuwe telwijze heeft tijd gekost, maar ook belangrijke inzichten opgeleverd. Deels zijn die al vertaald in wijzigingen in het proces die ook zijn 12

beschreven. Voor een ander deel vraagt dit verdere uitwerking. We gaan variaties op het telproces in de praktijk testen (voordat er verkiezingen zijn, niet tijdens) om te zien of we daar nog winst kunnen behalen. Verder willen we de volgende keer het GSB op de begane grond voor de servicedesk en in ‘de Sprengen’ inrichten. De ruimtes in 037 gebruiken we

dan voor de invoer in OSV. Het voordeel daarvan is dat de fysieke onderlinge afstand veel kleiner is. Ook kan het invoeren in alle rust plaatsvinden.

5.3

_ Voldoet het GSB aan de verwachting?

De nieuwe wet is ingevoerd met de volgende redenen: e bevorderen van de transparantie van de procedure van het vaststellen van de uitslag e correctie van onjuistheden in de stemopneming of vaststelling van de verkiezingsuitslag

De transparantie komt onder andere tot uitdrukking in de openbare zitting. Er was één (bekende) belangstellende tijdens die zitting aanwezig. In die zin is de transparantie gediend. De vraag is in hoeverre een toeschouwer echt goed zicht heeft op wat er precies gebeurt. De fysieke afstand vanaf de publieke tribune lijkt daarvoor te groot. Er zijn door deze toeschouwer geen vragen gesteld of opmerkingen gemaakt. De transparantie blijkt ook uit de processen-verbaal. Als er een correctie of hertelling moest plaatsvinden, is dat te vinden op het proces-verbaal van dat stembureau, het bijbehorende

corrigendum'® en op het proces-verbaal van het gemeentelijk stembureau. Die processenverbaal moet de gemeente op de website toegankelijk maken en ter inzage leggen. Vanwege de vertraging in de werkzaamheden van het GSB zijn die processen-verbaal pas later dan beoogd op de site geplaatst. Er zijn zo’n 5 à 10 verzoeken of vragen geweest van mensen en partijen naar die processen-verbaal. Dat laat zien dat mensen daarin

geïnteresseerd zijn. Er zijn geen inhoudelijke vragen of opmerkingen gemaakt naar aanleiding van die informatie op de site. De wet gaat ervan uit dat de controletelling door het GSB van hogere kwaliteit is dan de

telling die het stembureau op de dag van de verkiezing uitvoert’. Als het GSB een (op)telfout constateert of een niet verklaard verschil tussen toegelaten kiezers en aantal stembiljetten moet het GSB een hertelling uitvoeren. Daarvoor is een instructie opgesteld. Die ene hertelling van het GSB levert dan de ‘juiste’ aantallen op, althans dat schrijft de wet voor. De praktijk heeft geleerd dat het GSB ook fouten maakt bij het tellen. Deze groep mensen was op donderdag zo’n 6-7 uur aan het tellen. Die raken eveneens vermoeid. Bovendien

blijkt het nog lastig om iedereen op dezelfde wijze te laten tellen. Verder bleek het juist invullen van het corrigendum een flinke opgave. Meer dan eens moest het GSB een hertelling overdoen omdat er alsnog onduidelijkheden of onjuistheden bleken bij het invoeren van de gegevens in OSV. 54

_ Analyse processen-verbaal stembureaus

Bij de waterschapsverkiezingen bleken bij 10 stembureaus fouten in de processen-verbaal die tot nader onderzoek door het GSB hebben geleid. Bij de provinciale verkiezingen was dat bij 7 stembureaus het geval. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende fouten. Hierin zijn beide verkiezingen bij elkaar opgeteld.

Verschil tussen stembureau en GSB/fouten

Totaal aantal

Aantal stembureaus waarin dit voorkwam

*° Het corrigendum is een aanvulling op het proces-verbaal van het stembureau, waarin het GSB de geconstateerde verschillen na hertelling ten opzichte van dat proces-verbaal aangeeft.

* In de memorie van toelichting wordt bijvoorbeeld gesproken over tellen in niet goed uitgeruste stemlokalen door vermoeide personen in de oude situatie. 13

Toegelaten kiezers

222

6

Aangetroffen stembiljetten Verklaring voor verschil kiezers-

20 15

10 9

Telfouten bij kandidaten

37

10

Optelfouten in het proces-verbaal

21

11

stembiljetten’®

Nadere duiding: In een aantal gevallen bleek dat door optelfouten het verschil dat in het proces-verbaal was geconstateerd tussen toegelaten kiezers en aangetroffen stembiljetten niet bleek te bestaan. In twee gevallen had een stembureau een verschil van één geconstateerd en vervolgens 2 verschillen verklaard. Dat moest dan toch leiden tot een hertelling, waarbij de getelde biljetten en stempassen werden bevestigd en de aantallen bij de verklaring dus niet juist waren.

Bij een stembureau roept de gegeven verklaring voor het verschil twijfels op over de juistheid daarvan. Daar zijn de verschillen voor PS verklaard als ‘4 stembiljetten te veel uitgereikt’ en bij WS als ‘3 stembiljetten te weinig uitgereikt’. Daarmee was er op papier een sluitende verklaring. Na hertelling bleek het verschil bij WS 6 te bedragen. De verschillen zijn vergeleken met andere stembureaus groot. Bij één stembureau was er een onverklaard verschil aangegeven in het PV. Om onduidelijke redenen heeft dit niet geleid tot een hertelling door het GSB. Het centraal stembureau heeft daar ook niet meer naar gevraagd. In een enkel geval waren er opvallende verschillen in tellingen bij een bepaalde kandidaat. Ook opvallend was dat er fouten waren gemaakt in de telling van blanco of ongeldige stembiljetten. Die worden extra bekeken. Verder blijkt uit de analyse dat de processen-verbaal niet allemaal correct zijn ingevuld. Het

gaat 0.a. om handtekeningen op het verkeerde blad, geen tijden ingevuld, ontbreken van of onjuist ingevulde (sub)totaaltellingen per partij en bij een stembureau een paraaf op elke bladzijde, hetgeen bij het inscannen tot veel extra werk leidde. Er waren 5 stembureaus (25%) waarbij noch bij de provinciale staten- noch bij de waterschapsverkiezingen fouten of onverklaarde verschillen zijn geconstateerd. Dat betekent dat bij 15 stembureaus (75%) er wel verschillen waren. Conclusie is dat het GSB inderdaad fouten (zichtbaar) heeft hersteld. In die zin is zoveel

mogelijk recht gedaan aan het motto ‘Elke stem geldt’ en voldoet het GSB aan de wettelijke doelstelling. In hoeverre dat van invloed is geweest op de definitieve uitslag — met andere woorden: zijn er nu andere kandidaten gekozen doordat dit herstel heeft plaatsgevonden — is lastig te bepalen. Ook (herstelde) fouten in andere gemeenten spelen daarbij een rol. Daarop hebben wij geen volledig zicht. In absolute zin zijn de herstelde verschillen klein en zal de invloed waarschijnlijk nihil zijn geweest. Belangrijke kanttekening is dat ook het GSB mensenwerk is, waarbij fouten worden gemaakt. De wettelijke veronderstelling dat GSB foutloos werkt, geeft de stembureauleden van de * Dit betreft alle bij elkaar opgetelde verschillen tussen de tellingen van de stembureaus en de telling van het GSB. Het betreft de optelsom van het aantal stempassen, kiezerspassen en volmachten. In sommige gevallen bleek een sternpas een volmacht of omgekeerd. Dat leidt tot 2 verschillen: 1x bij de stempassen en 1x bij de volmachten.

14

woensdag de indruk dat hun werk/inzet als minder wordt ingeschat. Dat helpt niet bij het behouden van gemotiveerde vrijwilligers. Het centraal stembureau heeft in één geval gevraagd om nader onderzoek. Dat bleek

overigens niet te leiden tot een andere uitkomst dan het GSB al had vastgesteld. De oorzaak was een onduidelijk voorgeschreven model proces-verbaal voor het GSB.

6.

Politieke partijen

De betrokkenheid van de gemeente bij de politieke partijen is minder dan bij de gemeenteraadsverkiezingen. Waterschap, provincie en de centrale stembureaus zijn de organen waar politieke partijen deze verkiezingen het meeste mee te maken hadden.

6.1

_ Ondersteuningsverklaring

De gemeente had een rol bij de ondersteuningsverklaringen voor nieuwe kandidatenlijsten. Nieuwe partijen die willen meedoen met de verkiezingen moeten voldoende ondersteuningsverklaringen verzamelen. De kiezer meldt zich in zijn woongemeente bij het gemeentehuis en ondertekent daar een ondersteuningsverklaring. In Epe hebben kiezers daar (beperkt) gebruik van gemaakt.

6.2 Campagne en verkiezingsborden Op de website heeft informatie gestaan over de regels rondom flyeren en verkiezingsborden. Een enkele politieke partij vroeg hier al om voordat de informatie op de site beschikbaar was. Gebleken is dat niet alle partijen informatie niet op de site zoeken, maar via de mail contact opnemen als ze vragen hebben.

De gemeentelijke verkiezingsborden zijn volgens het bestaande beleid’* geplaatst. Niet alle partijen houden zich aan de regels en hebben bijvoorbeeld grotere formaten plakbiljetten gebruikt dan toegestaan. Een partij begon in het midden van het bord te plakken, zodat er onvoldoende ruimte overbleef voor andere partijen. Er is over andere biljetten geplakt en ook op de achterzijde van sommige borden is geplakt. De palen waarmee de borden in de grond stonden, hadden verschillende hoogtes. Wat de projectleiders betreft is deze wijze van

campagnevoering niet meer bij de tijd. Het is echter wachten op de in 2017 aangekondigde evaluatie van het reclamebeleid voordat hierin wijzigingen te verwachten zijn.

** Dit beleid is vastgelegd in het Reclame- en bewegwijzeringsbeleid gemeente Epe 2017, nr. 2017-00638. 15

7.

Inkoop (software, drukwerk, etc.)

Voor de ondersteuning maken we al jaren gebruik van een leverancier. Zij leveren de

software voor het verkiezingsproces, regelen het drukwerk en diverse materialen voor de stembureaus. De functionaliteit voor het uitnodigen van stembureauleden voldeed niet. Daar is in 4.1 al op ingegaan. Er was nieuwe functionaliteit voor het indelen van de leden op de stembureaus. Die zou het indelen grotendeels moeten automatiseren. Helaas konden niet al onze indelingswensen vertaald worden in de software. Verder kwam de automatische indeling toch niet helemaal rond en vond indeling plaats op basis van alfabetische volgorde. Kortom:

de functionaliteit bracht niet wat we ervan

hadden

verwacht.

De levering van sommige materialen vond pas vrij laat plaats. De leverancier heeft hier onvoldoende actief over gecommuniceerd. Wij hebben ervan geleerd dat we dat vooraf beter moeten afspreken.

De levering van een kandidatenlijst in braille bleef uit. De bezorging van de stempassen is in een aantal gevallen niet goed gegaan. De kandidatenlijsten zijn later dan afgesproken, maar nog wel tijdig, bezorgd. Over de bezorging van de stempassen zijn raadsvragen gesteld. De leverancier verwijst naar de postbezorger en die verwijst naar de leverancier. Er is geen precieze oorzaak achterhaald waarom in een bepaalde straat de levering heeft gehaperd. Uiteindelijk is dit in (bijna) alle gevallen wel opgelost door na te zenden. Een kiezer meldde zich pas op de dag van de verkiezingen met de mededeling dat hij geen stempas had ontvangen. Die konden we op grond van wettelijke beperkingen geen stempas meer uitreiken.

Na afloop ontstond discussie met de leverancier over de aantallen gefactureerde stempassen. Dit aantal lag hoger dan het aantal kiezers. Er ging een heel technisch verhaal achter schuil over het opmaken van stempassen.

Dat was echter van tevoren niet met ons

gedeeld. Er volgt een creditfactuur. Het contract met deze leverancier is inmiddels afgelopen. Deze gang van zaken is extra aanleiding om opnieuw de inkoop hiervan in de markt te verkennen.

Een gouden greep bleek de keuze voor de aanschaf van rolcontainers (bij een andere leverancier). Met de nieuwe regels werd het nodig om verkiezingsbescheiden na de verkiezingen te kunnen verplaatsen. Het uitgeven van stembureaumaterialen aan de voorzitters, het in ontvangst nemen daarvan na afloop van de verkiezingen en het interne transport naar het GSB werd hierdoor enorm vergemakkelijkt.

16

8.

Communicatie

De externe communicatie kende meerdere doelen. Enerzijds had het een informerend karakter, zoals welke stemlokalen er zijn, hoe laat de stembureaus geopend zijn, hoe mensen een vervangende stempas kunnen aanvragen etc. Deze informatie is op de site geplaatst. In “Rondom de Sprengen“ is op diverse momenten aandacht besteed hieraan. Ook is verwezen naar informatie over wat de provincie en het waterschap doen en waar de

verkiezingen over gaan. Voor een deel betrof de communicatie verplichte bekendmakingen op grond van de Kieswet. Deze zijn via het elektronische gemeenteblad bekendgemaakt. Een ander aspect was de opkomstbevordering. Vanuit democratisch oogpunt is het wenselijk dat zoveel mogelijk kiezers gaan stemmen. Het soort verkiezing dat speelt is daarbij niet

relevant. Ook daar is op diverse manieren aandacht aan besteed: 0.a. op de site, via een filmpje van de burgemeester en via “Rondom de Sprengen”. De opkomst was een stuk hoger dan de vorige keer. Dit was een landelijke trend. Het effect van onze communicatie-uitingen daarop is onbekend.

We hadden geen inzage in de actuele drukte of opkomst op een stembureau. Daar was deze keer ook niet naar gevraagd. Bij de gemeenteraadsverkiezingen is daar wel kort voor de dag van de verkiezingen wel naar gevraagd, maar was toen niet realiseerbaar. Om dat te kunnen doen is digitale hulp nodig. Op de markt is een app beschikbaar, waarbij via de telefoon de stempas gescand wordt. Dan vindt direct de controle van de geldigheid van de stempas plaats en wordt die geregistreerd. Daarmee wordt de opkomst en de drukte gemonitord. Die kan ook online per stembureau worden weergegeven. We denken dat dit een waardevolle aanvulling kan zijn voor toekomstige verkiezingen. Zeker in het kader van spreiding van de drukte over verschillende stembureaus en over de dag zou dit behulpzaam kunnen zijn. We gaan de mogelijkheden en (financiële) consequenties daarvan in beeld brengen.

17