806269 Beslisnota Vaststelling Participatiebeleid 'Samen werken aan een plan' (mei - juni 2023)

Beslisnota voor de raad Onderwerp

Vaststelling Participatiebeleid 'Samen werken aan een plan' (mei - juni 2023)

Programma

5 - Ruimte en wonen

Portefeuillehouder

Dhr. M. Kerkmans

Zaaknummer

806269

Adviseur

ter Haar

Afdeling

Ruimte

E-mail adres

ruben.ter.haar@epe.nl

TE BESLUITEN OM 1. het participatiebeleid "Samen werken aan een plan" gericht op ruimtelijke initiatieven gewijzigd vast te stellen met het oog op de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024; 2. het college te mandateren om het participatiebeleid aan te passen aan de terminologie en instrumenten van de Omgevingswet, op het moment dat de Omgevingswet in werking treedt.

INLEIDING Een nieuwe wijk, een nieuwe woning, het bouwen van een schuur of de aanleg van een zonnepark. Zomaar wat voorbeelden van ruimtelijke initiatieven waarvoor uiteindelijk mogelijk een bestemmingsplan (of straks een omgevingsplan onder de Omgevingswet) gewijzigd moet worden en waarvoor in ieder geval een omgevingsvergunning nodig is. Deze initiatieven hebben impact op de omgeving en kunnen gevolgen hebben voor omwonenden. Ook kunnen deze initiatieven van invloed zijn op belangen die bepaalde organisaties vertegenwoordigen. Het is belangrijk dat over alle ruimtelijke initiatieven op tijd het gesprek wordt aangegaan met de omgeving en organisaties en dat deze participatie zo vroeg mogelijk gebeurt. Het goede gesprek, de verbinding: daar gaat het bij participatie om. We betrekken elkaar bij initiatieven. In onze gemeente noemen we dat ‘het omgevingsgesprek’. Participatie, oftewel het omgevingsgesprek, is één van de stappen in het proces Omgevingsoverleg. Het proces Omgevingsoverleg is het nieuwe aanvraagproces in de geest van de Omgevingswet, waar we vanaf 1 juli 2023 mee willen gaan werken. Dit proces gaat vooraf aan een officiële aanvraag voor een omgevingsvergunning of een officiële aanvraag voor een nieuw wijzigings-/bestemmingsplan.

Wat verstaan we onder participatie in onze gemeente? Wat wordt van de initiatiefnemer verwacht en wat kan de omgeving (en ook andere betrokkenen, zoals organisaties/marktpartijen) verwachten als zich een initiatief voordoet? Hiervoor zijn spelregels gemaakt. Deze spelregels staan beschreven in het participatiebeleid “Samen werken aan een plan”. Zodra het participatiebeleid door de gemeenteraad is vastgesteld moeten de spelregels bij ruimtelijke initiatieven in acht worden genomen.

BEOOGD EFFECT Het verankeren van de spelregels om de samenwerking tussen initiatiefnemer, omwonenden, organisaties en de gemeente Epe te ondersteunen bij ruimtelijke initiatieven.

ARGUMENTEN 1.1 Er zijn geen zienswijzen ingediend tegen het ontwerpbeleid Op grond van de Inspraakverordening 2004 heeft het ontwerpbeleid voor zes weken ter inzage gelegen. Binnen deze termijn zijn geen zienswijzen ingediend op basis waarvan het beleid gewijzigd moet worden vastgesteld. Wel is het beleid aangepast vanwege het uitstel van de Omgevingswet. Alle Omgevingswet gerelateerde teksten zijn verwijderd. De uitgangspunten van het beleid zijn ongewijzigd gebleven. 1.2 Met het participatiebeleid zijn we klaar voor de Omgevingswet

De Omgevingswet, die op 1 januari 2024 in werking treedt, vraagt van alle betrokkenen om zo snel mogelijk met elkaar in gesprek te gaan bij ruimtelijke initiatieven. Hoe dit eruit ziet staat beschreven in het participatiebeleid. Het beleid is dan ook geschreven in de geest van de Omgevingswet, waarin participatie een belangrijke rol heeft. 1.3 Het participatiebeleid voor ruimtelijke initiatieven geeft helderheid aan initiatiefnemers en omwonenden/betrokkenen. In het participatiebeleid staat beschreven op welke wijze geparticipeerd moet worden bij ruimtelijke initiatieven en waarom dit belangrijk is. Er wordt beschreven hoe we dit gaan toepassen en welke werkwijze daarvoor gevolgd wordt in de vorm van een stappenplan. De omgevingsanalyse, het participatieplan en het participatieverslag staan hierin centraal. Om grip te krijgen op de vorm en reikwijdte van de participatie maken we gebruik van participatiemeters als hulpmiddel. Hierbij wordt ook gekeken naar de impact van het ruimtelijk initiatief en welke rol de gemeente Epe inneemt als sprake is van een initiatief met een grote impact op de omgeving. 1.4 Met het participatiebeleid doen we recht aan ieders belang In het beleid is beschreven dat de kern van de participatie is dat het gesprek vroegtijdig ontstaat en de omgeving betrokken wordt bij ruimtelijke initiatieven.

Participatie is daarbij gericht op meedoen en de kennis en kunde van de omgeving bij het ruimtelijk initiatief. Belangrijk daarin is het open gesprek en wederzijds vertrouwen. Als het tot een officiële aanvraag komt, moet de uitkomst van het participatieproces worden meegeleverd in de vorm van een participatieverslag. 1.5 Het beleid is in samenspraak met een raadswerkgroep opgesteld Participatie bij ruimtelijke initiatieven is een belangrijk thema binnen onze gemeente. Daarom is vanaf de start de gemeenteraad betrokken bij het opstellen van het participatiebeleid. Aan de hand van diverse concrete cases is met de toenmalige raadswerkgroep gesproken over de inhoud en vorm van het participatiebeleid. Dit heeft geresulteerd in het voorliggende participatiebeleid. 1.6 Het beleid is aangevuld met bijlagen ter verheldering van het omgevingsgesprek, binnen de context van het proces Omgevingsoverleg. Op 12 januari 2023 is voorliggend participatiebeleid behandeld in de raadscommissie Omgeving en Financiën. De commissie heeft toen besloten dat het stuk op dat moment niet rijp was voor beraadslaging. Verschillende raadsleden en een inspreker hadden vragen over het participatiebeleid. Daaruit bleek dat het beleid op een aantal punten onvoldoende duidelijk was om een besluit over te nemen.

Het college heeft naar aanleiding van de vragen voorgesteld een verbeelding toe te voegen aan het beleid. Deze verbeelding is nu toegevoegd, in de vorm van drie documenten: 1. Bijlage 1 – Infographic Omgevingsoverleg: Dit document vat het Omgevingsoverleg samen in een aantal stappen. Het proces Omgevingsoverleg is het nieuwe aanvraagproces in de geest van de Omgevingswet. Dit proces gaat vooraf aan een officiële aanvraag voor een omgevingsvergunning of een officiële aanvraag voor een nieuw wijzigings-/bestemmingsplan. Participatie, oftewel het omgevingsgesprek, is één van de stappen in het proces Omgevingsoverleg. 2. Bijlage 2 – Participatie – Samenwerken aan een plan – Stappenplan: Dit document laat in 8 concrete stappen zien wat er van de initiatiefnemer verwacht wordt bij het omgevingsgesprek, en welke rol de gemeente hierbij kan hebben. Ook heeft het document een checklist, welke de initiatiefnemer kan gebruiken bij het doorlopen van het omgevingsgesprek. 3. Bijlage 3 – Participatie – Samenwerken aan een plan - Overzicht: Dit document laat samenvattend in één oogopslag zien hoe het omgevingsgesprek gevoerd wordt. De drie nieuwe bijlagen vervangen twee (oude) bijlagen, waar ze inhoudelijk mee overeenkomen. De tekst in het beleidsstuk is aangepast zodat het verwijst naar de nieuwe bijlagen.

Een aantal afbeeldingen (van de participatiemeters) in het beleidsstuk zijn verwijderd, aangezien deze uitgewerkt zijn in de verschillende bijlagen. Tot slot zijn er een aantal tekstuele aanpassingen gedaan t.b.v. de helderheid en leesbaarheid van het document. 2.1 Aanpassen aan de Omgevingswet betreft een administratieve handeling Het ontwerpbeleid was gebaseerd op de Omgevingswet. Als gevolg van het uitstel van de Omgevingswet wordt voorgesteld om het beleid gewijzigd vast te stellen en de verwijzingen naar de Omgevingswet en de instrumenten zoals die gaan gelden onder de Omgevingswet te schrappen. Op het moment dat de Omgevingswet in werking treedt – 1 januari 2024 - kunnen deze verwijzingen weer worden toegevoegd en het beleid weer in lijn met de Omgevingswet worden gebracht. De aanpassing aan de Omgevingswet betreft een administratieve handeling, waarbij de teksten die nu worden geschrapt weer worden teruggeplaatst.

KANTTEKENINGEN

1.1 De initiatiefnemer is niet verplicht te participeren voorafgaand aan een officiële aanvraag Met behulp van voorliggend participatiebeleid geven we initiatiefnemers kaders en hulpmiddelen waarmee ze omwonenden en andere belanghebbenden kunnen betrekken bij een ruimtelijk initiatief. We adviseren initiatiefnemers altijd het omgevingsgesprek te voeren bij een ruimtelijk initiatief, en we gaan met ze in gesprek om samen te kijken welke vorm van participatie passend is bij de impact van het desbetreffende initiatief. Echter kunnen wij initiatiefnemers hiertoe niet verplichten. Het proces Omgevingsoverleg is een informeel proces en participatie is geen indieningsvereiste bij een officiële aanvraag omgevingsvergunning of een verzoek om een bestemmingsplan te wijzigen onder het regime van de Wro (Wet ruimtelijke ordening). Wanneer een initiatiefnemer een officiële aanvraag indient vragen we wel om een participatieverslag. Hierin geeft een initiatiefnemer aan óf de hij/zij heeft geparticipeerd, en zo ja, hoe. Door niet te participeren, voorafgaand aan een officiële aanvraag voor een vergunning of een wijziging van het bestemmingsplan, loopt de initiatiefnemer naar verwachting een hoger risico op zienswijzen en bezwaren in een later stadium. Dit kan vervolgens leiden tot een vertraging in het proces en/of het (deels) sneuvelen van een plan.

Wanneer de Omgevingswet in werking treedt op 1 januari 2024 wordt participatie een aanvraagvereiste. De initiatiefnemer moet aangeven wat hij aan participatie heeft gedaan. Op welke manier hij daar invulling aan geeft, is een eigen keuze. Het is geen wettelijke plicht. De initiatiefnemer kan ook aangeven waarom er juist geen participatie heeft plaatsgevonden. Wel kan de gemeenteraad met een raadsbesluit gevallen aanwijzen waarin participatie verplicht is (buitenplanse omgevingsplanactiviteiten). In die gevallen is participatie wel verplicht en bij het ontbreken van participatie kan een aanvraag buiten behandeling worden gelaten.

FINANCIËN n.v.t.

COMMUNICATIE Het ontwerp participatiebeleid heeft met ingang van donderdag 22 september tot en met 2 november 2022 ter inzage gelegen. Dit is op gebruikelijk wijze bekend gemaakt. Tijdens de terinzagelegging zijn geen zienswijzen tegen het ontwerp participatiebeleid ingediend.

UITVOERING Na uw besluit wordt het participatiebeleid gepubliceerd. Na publicatie treedt het beleid in werking. Het participatiebeleid maakt deel uit van het proces Omgevingsoverleg In dit proces wordt de wenselijkheid van het initiatief onderzocht en de stappen die daarin gevolgd worden. Participatie, oftewel het omgevingsgesprek, is één van die stappen. Zie ook Bijlage 1 – Infographic Omgevingsoverleg. Het proces omgevingsoverleg is in ontwikkeling en wordt naar verwachting op 1 juli 2023 geïmplementeerd.