635725 Advies doorontwikkeling organisatie-Werken aan regionale kracht

VOORSTEL DAGELIJKS BESTUUR Nota voor: Datum: Onderwerp: Opsteller: Bijlagen:

Dagelijks bestuur 6 juli 2022 Doorontwikkeling organisatie Regio Stedendriehoek – Werken aan versterken van de regionale kracht Evelyne van de Vlekkert/Ineke Lijnema

Gevraagd besluit; 1. Instemmen met de voorgestelde capaciteitsuitbreiding voor de werkorganisatie van de Regio Stedendriehoek om te kunnen werken aan het versterken van de regionale kracht. 2. Instemmen met het verzoek aan de acht gemeenten om hiervoor incidentele middelen vrij te maken (periode 2023).

1. AANLEIDING Strategische Agenda 2022-2030 In maart 2022 is de Strategische Agenda Cleantech Regio 2022-2030 vastgesteld. In deze agenda spreken de acht samenwerkende gemeenten van de Regio Stedendriehoek, de Strategische Board en de provincies Gelderland en Overijssel uit dat de bestaande samenwerking wordt versterkt op het gebied van de grote opgaven als wonen, werken en bereikbaarheid. Afgesproken is om daarbij de hoge kwaliteit van de ruimte en leefomgeving voorop te stellen, in alle keuzes duurzaam te zijn en het op een digitaal vooruitstrevende manier aan te pakken. De werkorganisaties van de Regio Stedendriehoek en de Strategische Board werken op dit moment samen met alle betrokken stakeholders aan de vertaling van de strategische agenda in een uitvoeringsagenda. Deze agenda bestaat uit concrete projecten en initiatieven die passen binnen de uitgangspunten van de strategische agenda. Het gaat onder andere over grootschalige ontwikkeltrajecten van de gemeenten zoals de spoorzones in de steden en centrumontwikkeling in de dorpen, het op de kaart zetten van de A1-corridor, projecten van de waterschappen op het gebied van waterhuishouding en over hoe we om willen gaan met de beperkte ruimte en hoe de kwaliteit van de leefomgeving hoog te kunnen houden. Deze projecten en initiatieven worden niet nu pas verzonnen.

Gemeenten, ondernemers, kennisinstellingen, waterschappen zijn allemaal bezig met de grote maatschappelijke opgaven en hebben daar al plannen voor ontwikkeld. Door regionaal samen te werken en zaken slim te koppelen, kan massa gemaakt worden. Daardoor komen we als regio beter in beeld bij grote financiers als de pensioenfondsen, bij provincies en het Rijk zodat ze met ons meedenken, regelruimte bieden, mede-eigenaarschap nemen. Parallel aan het ontwikkelen van de uitvoeringsagenda wordt een verkenning uitgevoerd naar de mogelijkheden van een investeringsplatform, een nieuwe Regio Deal en kansen in Europa. Gebiedsaanpak In het verlengde van het faciliteren van het proces van de uitvoeringsagenda staat de regio ook voor grote ruimtelijke opgaven. De Regionale Energiestrategie (RES), de woonopgave, het Nationaal Programma Landelijk Gebied (NPLG) hebben allemaal hun weerslag op de ruimte en daarmee op ons mooie landschap. Het Rijk wil alle ontwikkelingen met ruimtelijke impact onder één procesregime brengen. De provincies krijgen daarmee een invloedrijke rol in de ruimtelijke ontwikkeling als gebiedsautoriteit. De provincie Gelderland is vooruitlopend op die Rijksopdracht al begonnen met het in kaart brengen van alle opgaven die beslag nemen op de ruimte.

De komende maanden moet hier meer duidelijkheid over komen, zowel over de precieze wensen van het Rijk alsmede op de rol die provincie hierin gaat pakken. Hoe dan ook is duidelijk dat we als regio hier een rol in hebben én dat hier grote kansen liggen voor ons als regio. Op basis van toekomstige gebiedsprogramma’s worden arrangementen ontwikkeld en uitvoeringsprogramma’s gemaakt en worden 1

toekomstige middelen verdeeld. Hoe de provincies Gelderland en Overijssel de eigen rol zien en in hoeverre de provincies gaan sturen op de ruimtelijke inpassing is niet duidelijk. Maar de noodzaak om als regio proactief te handelen en daarmee zèlf de regie in handen te houden, is evident. Versterken regionale kracht Bovenstaande maakt duidelijk dat de rol van de regio aan belang toeneemt. Het is van groot belang om meer regionale kracht te ontwikkelen om enerzijds tot totstandkoming èn uitvoering van een kwalitatief hoogwaardige agenda te komen, waar alle stakeholders zich in herkennen en baat bij hebben, en anderzijds antwoord te geven op de vragen van Rijk en provincies die gaan komen en in te kunnen springen op de kansen die daar liggen. Op dit moment zijn er stevige knelpunten in de bezetting van het regiobureau van de Regio Stedendriehoek. •

Er is sprake van onderbezetting door vertrekkende medewerkers en doordat posities op strategische portefeuilles als gebiedsontwikkeling/stikstof moeilijk ingevuld kunnen worden.

•

Daarnaast is er het structurele probleem van de discrepantie tussen de light inrichting van de werkorganisaties van GR en Board en de toegenomen bestuurlijke ambities in combinatie met de uitvragen die het Rijk/de provincies doen richting de regio.

De basisbezetting van GR en Board is niet ingericht op de strategische integrale beleidsvraagstukken die in toenemende mate van de regio gevraagd worden (en die primair bij de GR belegd zijn) en ook niet op de benodigde lobby en acquisitie van financiële middelen via een investeringsplatform, Regio Deal en Europese fondsen die nodig zijn om de ambitieuze uitvoeringsagenda uit te voeren (wat primair bij de Board belegd is maar waar GR en Board nauw samen in optrekken). Om als regio mee te kunnen in de vaart der volkeren is het nodig: 1. De huidige capaciteit te versterken bij zowel GR als Board. 2. Bestuurlijk en ambtelijk slimmer te organiseren en de regionale capaciteit op termijn structureel te intensiveren. Dit advies richt zich met name op de directe toekomst (punt 1), met in ieder geval een tijdelijke versterking vanaf nu tot 1 januari 2024. Daarnaast biedt dit advies een doorkijkje naar ontwikkelingen binnen de regio die aanleiding geven tot structurele wijzigingen. Het gaat hierbij om verwachte wijzigingen in de GR en Board van de Cleantech Regio, die voortvloeien uit de uitvoeringsagenda en die vragen om aanpassingen in de werkorganisaties die hierbij horen (punt 2). Over deze verwachte wijzigingen volgen nog meer gesprekken, informatie en een uiteindelijk voorstel.

Met dit voorstel tot incidentele ondersteuning en bijbehorende incidentele financiering beogen we om allereerst het regiobureau weer op sterkte te brengen, zodat medewerkers slagvaardig kunnen zijn in de opgaven die er liggen met een aanvaardbare werkdruk kunnen werken. We kijken hierbij alvast naar de toekomst, met de bedoeling om incidentele aanpassingen in de toekomst te bestendigen.

2. TOELICHTING Schets regiobureau Het regiobureau bestaat uit de secretaris-directeur, die het regiobureau aanstuurt, een lobbyist/strateeg, drie projectsecretarissen, een communicatieadviseur en een manager bedrijfsvoering. Het regiobureau wordt gefinancierd vanuit de acht deelnemende gemeenten. Daarnaast stuurt de secretaris-directeur de regiocoördinatoren en programmamanagers aan die verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke thema’s (wonen, economie/landbouw, bereikbaarheid, gebiedsontwikkeling). De regiocoördinatoren worden om-niet geleverd door de deelnemende gemeenten, voor circa 12-16 uur per week. Ten slotte valt de aansturing van de RES-procesregisseur onder verantwoordelijkheid van de secretaris-directeur. De procesregisseur wordt ingehuurd via de aparte RES-begroting (nationale gelden).

2

Naast de specifieke GR-taken wordt nauw samengewerkt met de Board op het gebied van de uitvoeringsagenda, lobby en aan de middelen om de agenda uit te voeren, onder andere via een investeringsplatform en een nieuwe Regio Deal. Onderstaand schema geeft het takenpakket weer.

Acute knelpunten •

•

•

•

Tot circa 3 jaar geleden werd de secretaris ondersteund door een adjunct-secretaris, en nog wat langer geleden door een bestuursadviseur. Ook was er een aparte adviseur verantwoordelijk voor de bestuurlijke ondersteuning van de overheidsgeleding in de Board. Bij vertrek van deze medewerkers in 2019 zijn deze functies niet ingevuld. Herhaalde gesprekken met de gemeentesecretarissen in de afgelopen jaren leidden niet tot invulling van deze functies. In de praktijk is gebleken dat het opvangen van deze taken voornamelijk bij de secretaris terecht kwam. De secretaris heeft hierdoor een te omvangrijk takenpakket. Dit leidt ertoe dat er sprake is van overvraging van haar capaciteit én tot verlies aan slagvaardigheid in de opgaven waar de regio voor staat. Daarnaast is sinds september 2021 een vacature voor regiocoördinator Gebiedsontwikkeling. Gezien de ontwikkelingen die hierboven zijn geschetst, is het van groot belang dat deze post zo snel mogelijk wordt ingevuld. Het belang van die functie is toegenomen. In de strategische agenda is afgesproken dat er regionaal gewerkt wordt aan een gebiedsvisie, wat des te meer van belang is nu Rijk en provincies aan de deur kloppen om tot gebiedsprogramma’s te komen.

Ook stikstof is een belangrijk thema waarop koers bepaald zal moeten worden, willen de 8 gemeenten hun ambities van 20.000 extra woningen tot 2030, oplopend tot 40.000 in 2040 waarmaken. Het vraagt meer dan het ondersteunen van het afstemmingsberaad gebiedsontwikkeling en het coördineren van een regionale werkgroep. We zoeken daarom een programmamanager gebiedsontwikkeling die actief in opdracht van de acht gemeenten aan de slag gaat met provincies en het Rijk en daarbij de raden nauw betrekt. Het ontwikkelen van een investeringsplatform en het actief lobbyen voor fondsen bij zowel het Rijk als Europa vraagt specifieke expertise die op dit moment niet is opgenomen in de basisbezetting van GR en Board. De vacature van lobbyist (EU) is niet ingevuld en er ontbreekt financiële expertise die nodig is om projecten financierbaar te maken voor de grote fondsen. De wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) wordt dit jaar gewijzigd. De betrokkenheid van de gemeenteraden bij de regionale samenwerking van de acht gemeenten zal toenemen. De vraag is hoe deze betrokkenheid het

3

beste georganiseerd en (in)geregeld kan worden. Deze taak ligt op dit moment bij de secretaris, maar gezien de werkbelasting zal dit op een andere manier georganiseerd moeten worden.

3. VOORSTEL Het voorliggende voorstel loopt vooruit op de uitvoeringsagenda en de bijbehorende organisatiestructuur. De benodigde capaciteit is, zoals hierboven al beschreven, in elk geval nodig, hoe de agenda en organisatie er ook uit komt te zien. We willen met dit voorstel zo snel mogelijk onze basis op orde brengen. Mocht bij het uitvoeringsprogramma en de organisatie daarvan blijken dat er op bepaalde punten extra capaciteit nodig is, zal dit worden meegenomen in de totale voorstellen. Het voorstel is de capaciteit uit te breiden in de periode 1 juli 2022-31 december 2023 en incidenteel de financiële middelen beschikbaar te stellen voor 2023. Het gaat hierbij om de volgende functies: a) Bestuursadviseur/adjunct-secretaris (32 uur per week, schaal 12 / uitbreiding huidige begroting) De bestuursadviseur/adjunct fungeert als de rechterhand van de secretaris, adviseert en ondersteunt de secretaris in de bestuurlijke cyclus en in de bedrijfsvoering. De bestuursadviseur zorgt voor de voorbereiding van op de gespreksonderwerpen van het DB, heeft zicht op actiepunten, geeft gevraagd en ongevraagd advies en zorgt mede voor een goede dagelijkse gang van zaken op het regiobureau.

Specifieke opdracht is het opleveren van een advies over de doorontwikkeling van de organisatie (intensivering samenwerking Board/GR) en het aanpassen van de Gemeenschappelijke Regeling, inclusief de benodigde aanpassingen in de positie van de raden en de burgerparticipatie. b) Programmamanager gebiedsontwikkeling/stikstof (24 uur per week, schaal 12 / deels uitbreiding huidige begroting) In de strategische agenda is afgesproken dat we de integrale gebiedsvisie gaan ontwikkelen. Hieronder ligt nog geen concrete bestuurlijke opdracht. De programmamanager gebiedsontwikkeling is verantwoordelijk voor het ophalen en van de bestuurlijke opdracht integrale gebiedsvisie, en vervolgens voor het uitvoeren ervan. Hierbij is speciale aandacht voor de uitvraag van de provincie Gelderland op het gebied van RES, woonopgave en NPLF (stikstof) en met betrokkenheid van de raden. De betrokkenheid van Deventer en de provincie Overijssel is hierbij een aandachtspunt. Het voorstel is om deze vacature niet meer om-niet in te vullen. Enerzijds omdat gebleken is dat gemeenten op dit moment niet kunnen leveren. Anderzijds omdat het een verzwaring van de opdracht is in zowel inhoud als omvang.

Als de samenwerkende gemeenten hun om niet inzet willen omzetten in euro’s en daarbij een surplus bieden om van 16 naar 24 uur te komen, dan kan vanuit de regio op incidentele basis een programmamanager geworven worden. c) Adviseur Public Affairs (24 uur per week, schaal 12 / deels uitbreiding van huidige begroting) Veel van de opgaven waar gemeenten voor staan kennen een regionale context. Wonen, werken, bereikbaarheid, ruimtelijke ordening, stikstof, energietransitie zijn allemaal onderwerpen die niet stoppen bij de gemeentegrenzen. Dat geldt inhoudelijk, maar het geldt ook voor de aansturing vanuit andere overheden. Zowel de provincie als het Rijk sturen op regio’s. Om als partner van Rijk en provincie mee te kunnen doen is het daarom nodig om ons als regio te positioneren en te profileren. Om te beginnen met een goede inhoudelijke agenda, vervolgens met de juiste contacten en daarna met het aangaan van samenwerkingsrelaties. De adviseur Public Affairs jaagt dit proces aan en vervult er zelf een rol in. Dat vraagt zowel goede inhoudelijke en interne kennis alsmede (het opbouwen van) de juiste contacten buiten de deur. Omdat Public Affairs ook vaak een bestuurlijke component kent is aanhaking bij het DB/AB van de regio van belang. In andere regio’s neemt de adviseur Public Affairs vaak structureel deel aan de DB-vergaderingen.

De adviseur Public Affairs is verantwoordelijk voor de lobby op basis van de strategische agenda en werkt daarmee op corporate niveau (voor GR en Board samen). Tot nu toe wordt de functie ingevuld door Pieter Schavemaker, die deze werkzaamheden voor zowel Apeldoorn als de regio doet, waarvan 18 voor de regio. Dat is te beperkt. Een vaste en daarmee dedicated adviseur Public Affairs voor de regio is passender en stelt ons in staat om de regio beter te positioneren.

4

d) Subsidie-expert (24 uur per week, schaal 12 / uitbreiding huidige begroting) Het ontwikkelen van een investeringsplatform en het actief lobbyen voor fondsen bij zowel het Rijk als Europa vraagt naast lobby inzet, specifieke financiële expertise bij GR en Board. De subsidie-expert heeft actieve kennis van initiatieven in de regio en koppelt kansen en projecten aan passende subsidies. De expert adviseert daarin de initiatiefnemers en acteert daarnaast als vraagbaak voor de regionale werkorganisaties. De subsidie-expert werkt nauw samen met de themalijnmanagers van de Board, de regiocoördinatoren van de GR, de eerstelijns adviseurs van GR en Board en de subsidie-experts van de gemeenten. e) Projectondersteuning (36 uur per week, schaal 9 / uitbreiding huidige begroting) De ondersteuningstaken bij programma’s en projecten nemen toe, onder andere bij de totstandkoming en uitvoering van uitvoeringsagenda, het investeringsplatform, de aanvraag en uitvoering Regio Deal en lobby in het algemeen. De huidige capaciteit aan projectondersteuning biedt deze ruimte niet. Er is dan ook meer capaciteit nodig. f) Budget voor inhuur specifieke expertise Met enige regelmaat heeft de regio specifiek advies nodig, denk hierbij aan financieel advies, advies met betrekking tot aanbesteding en inkoop en juridisch advies.

De regio heeft een DVO met de gemeente Apeldoorn voor financieel advies en voor inkoop. Voor juridisch advies is er echter geen afspraak. Nu de werkorganisaties van GR en Board voor een organisatieverandering staan en de WGR gewijzigd is, heeft de regio gedegen juridische ondersteuning nodig. In het voorstel is hiervoor een bedrag opgenomen. Arbeidsvoorwaardelijk Uitgangspunt is dat de extra capaciteit valt onder de hiërarchische aansturing door de GR. De constructie daarbij is onder andere afhankelijk van het aanbod aan personeel. Kandidaten afkomstig van een van de acht gemeenten kunnen gedetacheerd worden, en in andere gevallen moeten we voor een andere constructie kiezen. Het gaat nu om een tijdelijke situatie ter overbrugging tot er een nieuw voorstel ligt voor een meer structurele invulling en de daarbij behorende organisatievorm en werkgeverschap van GR en Board. Tot die tijd kiezen we de meest efficiënte oplossing om het te organiseren.

4. FINANCIËLE ASPECTEN De gevraagde uitbreiding willen we zo snel mogelijk realiseren. Met de doorlooptijden om vacatures in te vullen, en met het oog op de huidige krapte op te arbeidsmarkt zullen wij op zijn vroegst vanaf 1 oktober dit jaar op sterkte zijn. Het bedrag van de extra inzet dit jaar bedraagt daarmee ca. €75.000. De begroting van 2022 heeft, mede door de onderbezetting op dit moment, een onderbesteding. We verwachten de extra personeelskosten daarom in 2022 binnen de begroting op te kunnen vangen. De gevraagde uitbreiding van de begroting voor 2023 bedraagt €360.000. Het grootste deel hiervan is een daadwerkelijke uitbreiding. In het geval van de programmamanager gebiedsontwikkeling gaat het voor 16 uur om een wisseling van om-niet inzet (nu niet ingevuld) naar euro’s en daarbovenop een uitbreiding van 8 uur. In onderstaande tabel op de volgende pagina zijn de extra gevraagde middelen vertaald naar de incidentele bijdrage van de gemeenten. In de verrekening van de kosten naar de bijdrage per gemeente is rekening gehouden met de in-kind bijdrage die de gemeenten Apeldoorn, Deventer, Voorst en Zutphen nu leveren aan het regiobureau. Zoals aangegeven gaat het in eerste instantie om een inzet tot en met 31 december 2023. Met deze inzet is het regiobureau weer op sterkte en kan er slagvaardig gewerkt worden aan de opgaven waar wij in de regio voor staan.

Wij kijken in dit voorstel echter verder vooruit naar de toekomst, waar deze inzet als minimaal nodig wordt ingeschat. Wij denken dan ook dat deze inzet onderdeel gaat uitmaken van een voorstel voor structurele uitbreiding.

5

Begroting GR Regio Stedendriehoek incidenteel 2023 Functie Secretaris Bestuursadviseur/Adjunct Secretaris Adviseur Public Affairs Subsidie adviseur Programmamanager Gebiedsontwikkeling Projectsecretaris Projectsecretaris Projectsecretaris Projectsecretaris Manager Bedrijfsvoering Strategisch communicatieadviseur Medewerker communicatie Managementassistent Subtotaal

Status Ingevuld Vacature Vacature Vacature Vacature Ingevuld Vacature Vacature Vacature Ingevuld Ingevuld Ingevuld Vacature

Schaal

Uren 14 12 12 12 12 9 9 9 9 11 11 7 7

Kosten 32 € 140.800 32 € 120.000 24 € 90.000 24 € 90.000 24 € 90.000 36 € 78.000 36 € 78.000 36 € 78.000 18 € 42.700 12 € 43.000 32 € 95.000 16 € 26.000 32 € 74.000 € 1.045.500

Reiskosten Inhuur specifieke expertise Totaal Begroting Verschil met huidige begroting Personeelskosten regiogemeenten in kind Apeldoorn Loes Klanderman € 4251,67 * 12 maanden €

51.000

Zutphen Edwin Koning € 4.037,58 * 12 maanden

€

48.450

Deventer Arjan Brink €1.376 * 45 weken

€

62.000

Voorst Monique Loeters €1032 * 45 weken = 46.500

€

46.500

Totale kosten

Gemeenten Apeldoorn Deventer Zutphen Brummen Epe Lochem Heerde Voorst Totaal

Bedrag op inwoneraan Percentage tal 165.525 37,0% € 210.050 101.453 22,7% € 128.743 48.372 10,8% € 61.384 20.902 4,7% € 26.524 33.256 7,4% € 42.202 34.094 7,6% € 43.265 18.974 4,2% € 24.078 24.984 5,6% € 31.704 447.560 100% € 567.950

€ € € € €

4.500 20.000 1.070.000 710.000 360.000

€ €

207.950 567.950

Inwoners dec. 2022

€ € € € € € € € €

In kind -51.000 -62.000 -48.450 -46.500 -207.950

Bedrag na verrekening In kind inzet € 159.050 € 66.743 € 12.934 € 26.524 € 42.202 € 43.265 € 24.078 € -14.796 € 360.000

5. RISICO’S Geen extra middelen of geen beschikbare mensen betekent dat een aantal zaken on hold worden gezet of dat processen vertraging oplopen waar dit niet wenselijk is. Een stevig risico is dat de gemeenten weliswaar extra middelen beschikbaar stellen aan de regio, maar dat de benodigde personele capaciteit in deze overspannen arbeidsmarkt niet (snel) gevonden wordt. In dat geval zal een extern worden ingehuurd, hoewel ook die markt op dit moment geen garantie biedt op (kwalitatief goede) beschikbare experts.

6

6. VERVOLG Tot eind 2022 wordt parallel en in samenhang gewerkt aan drie sporen: 1. Totstandkoming van de uitvoeringsagenda met concrete projecten en beleidsinitiatieven (inhoud). 2. Verkenning naar wat een investeringsplatform, een nieuwe Regio Deal en Europese fondsen bij kunnen dragen aan de realisatie van de uitvoeringsagenda (financiering). 3. Verdere uitwerking van de intensivering samenwerking van Board en GR, gevolgen voor werkorganisaties en governance, inclusief de benodigde aanpassing van de gemeenschappelijke regeling (organisatie/governance). Dit leidt tot een totaalpakket van inhoud, financiering en organisatie/governance. Dit totaalpakket, inclusief financiële consequenties, wordt aan de raden voorgelegd zodat dit meegenomen kan worden in de Voorjaarsnota en MPB 2024. Het is van groot belang de raden vroegtijdig te betrekken. Naar verwachting wordt op 15 november een raadsconferentie gehouden. Daar wordt o.a. aandacht besteed aan bovenstaande inclusief de uitvoeringsorganisatie. Ook wordt nu al via de nieuwsbrieven, kwartaalupdates en presentaties aan raden aandacht besteed aan het proces waarin we zitten. Met als uitgangspunt dat de inhoud centraal staat en de organisatie en financiën daaruit volgen.

De oproep aan de DB-leden is om op regelmatige basis met hun raden in gesprek te gaan over wat er speelt zodat de raden mee worden genomen in het proces en niet voor verrassingen komen te staan. De ervaring leert dat een inhoudelijk gesprek met het eigen college meer impact heeft op een positieve instelling van de raden tegenover de regio dan tal van gesprekken die ambtelijk vanuit de regio met de raden wordt gevoerd.

Procedure

Aan de orde

Datum

Dagelijks bestuur

Ja

6 juli 2022

Regioraad

Nee

7