566628 Bestuursbesluit ontwerp-begrotingswijziging 2023

Nota voor

:

Vergadering bestuur Tribuut Belastingcentrum

Datum

:

21 oktober 2022

Onderwerp

:

Ontwerp-begrotingswijziging 2023 en toetreding gemeente Brummen

Doel voorstel

:

□ informerend

Van

:

Bert Groot Wesseldijk

Bijlage

:

1 2 3

□ opiniërend

X besluitvormend

Maatstaven begroting 2023 Samenvatting programma begroting na wijziging 2023 Taakvelden 2023

Inleiding Door de deelname van de gemeente Brummen aan Tribuut is het noodzakelijk de begroting voor 2023 aan te passen. Brummen is per 1 januari 2023 deelnemer van de GR Tribuut Belastingsamenwerking, maar vanaf 1 november 2022 gaat Tribuut werkzaamheden uitvoeren voor gemeente Brummen. Om Brummen zekerheid te geven over de kosten, willen we voor 1 november 2022 de ontwerpbegrotingswijziging hebben vastgesteld. De ontwerp-begrotingswijziging wordt vastgesteld in de bestuursvergadering en aangeboden aan de deelnemende gemeenten om voor zienswijzen voor te leggen aan de gemeenteraden. Door de deelname van gemeente Brummen aan de GR, zijn de uitvoerende kosten (zoals ICT en variabele kosten) aangepast naar verhouding van de omvang van Brummen ten opzichte van het geheel. De personeelskosten zijn ingeschat met een beperkte aanpassing van de formatie en de overhead is aangepast waar nodig. Daarvoor is in maart een inschatting gemaakt die als bijlage aan de vastgestelde begroting is toegevoegd. Daarin was een precieze inschatting van de kosten voor Brummen nog afhankelijk van de inschatting van de dienstverlening door Tribuut. Inmiddels zijn we verder in het proces en kunnen we nu beter inschatten welke maatstaven we moeten opnemen voor de dienstverlening aan gemeente Brummen en daarmee de kosten kunnen toerekenen.

Het verschil tussen de oorspronkelijk begroting (€ 6.455.000,-) en de begroting inclusief Brummen (€ 6.611.000,-) is ca. € 156.000,-. Voor de toetreding van Brummen zijn de volgende kosten aangepast. Naar rato van het aantal objecten Automatisering 66.471 Bankkosten

5.350

Extra transactiekosten naar rato

Drukwerk/Post

11.197

Naar rato van het aantal objecten

Personeel

50.000

Inschatting op bezetting

Deurwaarderskosten

3.032

Naar rato van het aantal objecten

Proceskosten

20.000

Ervaringscijfers voor Brummen

Totaal

156.050

De maatstaven voor 2023 zijn ook aangepast met 86.000 extra regels voor belastingteruggave voor gemeente Apeldoorn. De invoering van de BIZ voor Epe is nog niet meegenomen, maar de invloed op de begroting is beperkt en zal voor 2023 apart worden gefactureerd. 1 Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

Los van deze aanpassing is er een aantal andere ontwikkelingen die bij het opmaken van de begroting voor 2023 nog niet waren voorzien. Dit zijn: 1. Energie Het huidige energiecontract dat de regiogemeenten met Gazprom hebben, is opgezegd. Er is een gezamenlijk contract met Vattenfall afgesloten. Dat leidt tot een forse prijsstijging. Gemeente Epe is onze verhuurder. In de DVO met Epe is afgesproken dat de nacalculatie de (geïndexeerde) voorschotten niet zal overschrijden. Wel is duidelijk dat de teruggaaf van afgelopen jaar van ca. € 34.000,- zal verdampen. Met dit bedrag zal de begroting voor 2023 worden aangepast. 2. Indexering van loon en prijzen Uitgangspunt bij het opstellen van de begroting zijn de indexcijfers uit de septembercirculaire omdat daarmee het gemeentefonds ook aangepast wordt. In de begroting is al aangekondigd dat we het vermoeden hadden dat de indexering niet voldoende is om de kosten te dekken. De onderstaande indexcijfers zijn toegepast op de begroting van 2022. Voor 2023 resulteert deze hogere indexering in ca. € 75.000,- extra aan begrote kosten. In de gewijzigde begroting opgenomen indexeringen: Septembercirculaire 2022 Index jaar 2023 Loonkostenindex (loonvoet sector overheid)

3,30%

PIOFACH index (bruto binnenlands product pbbp)

4,90%

Materiele kostenindex (netto materieel imoc)

5,90%

Prijsindexeringen uit de septembercirculaire 2022

3. Automatisering De herinrichting van onze desktopsystemen is een groter project geworden dan voorzien. Er zijn meerdere redenen om nu deze nieuwe inrichting door te voeren, namelijk: - De schermen zijn al jaren afgeschreven en moeten nu vernieuwd worden. - Serverbeheer, zoals dat nu is ingericht bij Apeldoorn, wordt te duur om te onderhouden. - Cloudapplicaties geven veel minder beheer en onderhoudskosten. - Office365 geeft een betere invulling aan een goede informatiebeveiliging. - Apparaat beheer kan door Apeldoorn op afstand worden uitgevoerd. - We kunnen hiermee een moderne werkplek inrichten.

2 Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

Voor investeringen in de hardware hebben we een voorziening getroffen. De hardware (schermen, laptops en toebehoren) wordt geactiveerd en afgeschreven in drie jaar, conform ons afschrijvingsbeleid. De voorziening valt vrij in 2022 en komt ten goede van het resultaat en kan bij een positief resultaat worden toegevoegd aan de reserve. Na 2023 zal een deel van de kosten verminderen door het wegvallen van serverbeheer bij Apeldoorn en is minder beheer nodig doordat alle applicaties in de cloud worden geplaatst. Voor 2023 hebben we echter hogere kosten door de uitbreiding van de Microsoft 365 licenties en een hoger afschrijvingsbedrag. Voor de nieuwe licenties voor Microsoft 365 e.d. € 35.000.Extra afschrijvingsbedragen € 22.000,Deze bedragen zijn opgenomen in de gewijzigde begroting. 4. BAG, BGT en SOR (Samenhangende Object Registratie) en innovatie team WOZ Vanuit Brummen komen er geen medewerkers over om de WOZ-taken uit te voeren, dus de uitbreiding voor team WOZ is daarmee verklaarbaar. Het moderne gegevensbeheer vraagt meer en meer aandacht en dus is extra capaciteit voor de WOZ voor Brummen ook nodig. Dit kunnen we uit de bijdrage van Brummen financieren en is al opgenomen in de begroting. Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) In 2021 is duidelijk geworden dat het synchroon houden van de WOZ en de BAG een concrete taak is geworden.

Voor bouwjaren is dit grotendeels eenmalig, echter voor de gebruiksoppervlakte is het streven naar een maandelijkse uitwisseling. BAG-beheerders wensen een uitwisseling van alle verschillen die richting realtime gaat. Op dit moment maken we in het proces stap-voor-stap progressie en de applicatie Way2Go biedt hopelijk ook de juiste mogelijkheden. We overbruggen met Way2Go het moment dat de SOR in werking gaat treden (2025?). Concreet vraagt de afstemming continue aandacht van de WOZ. Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Nieuw is dat de BGT ook gekoppeld moet gaan worden aan de WOZ. Tribuut voert vooruitlopend op de SOR met de gemeentelijke BAG/BGT-beheerders hier het gesprek over hoe dit proces in te richten. De vrijheid om een werkwijze te bedenken, is groot omdat er geen spelregels zijn benoemd. Het realiseren van een koppeling tussen de BGT en de WOZ vraagt om inrichting van de processen, een bestandsvergelijking en om een communicatieplatform. Ik denk hierbij aan de volgende taken: - De organisatie binnen Tribuut en de afstemming met de gemeenten. - De jaarlijkse mutatiedetectie BGT inrichten en afstemmen, resultaten en verschillen verwerken. - Een (eenmalige) bestandsvergelijking is een project op zichzelf. Veel werk zit in het opwerken van verschillen, uitval en het ongekoppelde oplossen.

- Bij elke mutatie zal in het denken en handelen een extra stap voor de BGT moeten worden gezet. Bewustwording hiervan ontwikkelen. - In de applicatie Way2Go moet verder de samenhang worden onderzocht en ontwikkeld. - Dagelijks inlezen van data, in verband met actualiteit, wordt meer en meer verwacht. - In de beheerfase moeten de verschillen structureel in beeld worden gebracht en worden opgelost (dashboard). Ook hier het streven maandelijks. - Bijna elke mutatie in de WOZ kent straks vervolgacties buiten de WOZ. Consequentie hiervan is meer mailverkeer ten aanzien van mutaties, dus extra afstemming en meerwerk. Om bovenstaande en andere werkzaamheden beheersbaar te houden, willen we ook meer onderzoek doen naar innovaties zoals API’s en robotisering. Daarvoor is in eerste instantie een goede analyse van de processen noodzakelijk en verdere verdieping om automatisering te zoeken en eventueel samen met de leveranciers te ontwikkelen.

3 Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

Consequentie van bovenstaande is dat uitbreiding van het team WOZ Gegevensbeheer noodzakelijk is. Voor deze uitbreiding van 1 FTE zijn de jaarkosten € 68.000,-. Hoewel de SOR nog geen verplichting is, wordt in gezamenlijk overleg met de deelnemende gemeenten veel inspanning geleverd hier invulling aan te geven. Als we deze extra FTE niet toevoegen hebben we hierin voor niets geïnvesteerd en gaat kwaliteit verloren in de basisadministraties. Bij het opstellen van de begroting in februari hebben we nog niet voorzien dat andere werkzaamheden zoals het bijhouden van de ‘gebruiksoppervlak’ zoveel capaciteit vraagt. 5. In control / rechtsmatigheidsverklaring / IB&P o.a. PO / administratie In 2021 hebben we het risicomanagement opnieuw opgetuigd en een controleplan gemaakt om de risico’s goed te beheersen en vol vertrouwen naar de rechtmatigheidsverklaring toe te werken die we vanaf 2023 zelf moeten afgegeven. Uit de managementletter blijkt ook dat het wenselijk is om meer interne controles uit te voeren. Uit de nulmeting over de informatiebeveiliging en privacy is gebleken dat we meer formaliteiten moeten vastleggen en beheren. Dan gaat het bijvoorbeeld om een deel van de rol van privacy officer en het beheer van het verwerkingsregister. Controles op het nakomen van archiveringstermijnen en wijzingen op verwerkingsovereenkomsten e.d.

zijn noodzakelijk om de privacy en informatiebeveiliging te waarborgen. Tot slot willen we de administratieve taken voor het inboeken van facturen e.d. weghalen bij de afdelingen WOZ en Invordering. Er zijn daar twee personen die wekelijks een halve dag ondersteunen bij de administratie. Hiermee krijgen we ook kortere lijnen en meer uniformiteit bij het inboeken. Hiervoor is naar onze inschatting 0.67 FTE uitbreiding van de staf nodig om dit te realiseren. De jaarkosten daarvoor zijn ca € 46.000,-. 6. Toename verwacht van bezwaren De stijging van de WOZ waarde in het afgelopen jaar is bovenmatig (>20%), terwijl op dit moment de woningprijzen afvlakken. Daarnaast hebben gemeenten indexering toepast op de OZB die door de economische ontwikkelingen hoger uitvalt dan men gewend is. Tel daarbij op dat iedereen de lasten ziet stijgen en dus alert zal zijn op alles wat de kosten kan beperken. Deze uitgangspunten leiden ongetwijfeld tot meer telefoonverkeer, meer bezwaren, meer terugbelverzoeken, meer verlagingen en daarmee waarschijnlijk ook tot meer proceskostenvergoedingen aan NCNP bureaus. Echter zijn deze kosten niet exacte in te schatten. Voorstel is een deel van de reserve aan te houden en eventuele toename van kosten als risico te zien. Eventueel verlies dat zou kunnen ontstaan kan dan uit de reserve worden gedekt.

Totaaloverzicht van de wijzigingen Energie Indexering Extra licenties e.d. Toename afschrijving automatisering Uitbreiding team WOZ Uitbreiding Staf ICT-aanpassingen en afronding Verwachte extra bezwaren 2023 Totaal

Wijziging begroting 2023 € 34.000,€ 75.000,€ 35.000,€ 22.000,€ 68.000,€ 46.000,€ 10.000,PM € 290.000,-

4 Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

De algemene reserve Algemene reserve op 1 januari 2022 Vrijval voorziening Bijdrage aan algemene reserve door Brummen (naar rato) Resultaat van 2022 Totale reserve 31 december 2022 (zonder resultaatbestemming)

€ € €

240.000,60.000,16.680,-

€

PM 316.680,-

Oorspronkelijk was de bedoeling om € 40.000,- van de algemene reserve te gebruiken voor het dekken van de begroting van 2023. Echter wordt de begroting nu compleet anders opgezet en zijn de maatstaven gewijzigd. Het voorstel is om de gewijzigde bedragen voor energie en wijziging van de indexering te dekken uit de algemene reserve. De totale reserve voorziet daarin. Het bestuur heeft bij de vorming van de reserve twee uitgangspunten benoemd, namelijk dat gemeente Brummen naar rato bijdraagt aan de reserve en eventuele extra indexering van kosten gedekt kan worden uit de reserve. Beide voorwaarden zitten in dit voorstel. De aanpassing van de meerjarenbegroting wordt in de reguliere P&C cyclus opgenomen. We verwachten dan ook een beeld te hebben van de wijziging van de DVO met Apeldoorn. De meerjarenbegroting zal voor 1 april 2023 worden aangeboden aan de deelnemers. In het onderstaande overzicht staan de bijdragen van de gemeenten na de gewijzigde begroting. Daarin is het bedrag van de wijziging gedekt door de reserve. Bijdrage per gemeente voor 2023 Gemeente

Oorspronkelijk begroting 2023 (x 1.000)

Apeldoorn Epe Lochem Voorst Zutphen Brummen Algemene reserve TOTAAL

€ 3.356 € 692 € 757 € 469 € 1.180

€ 6.455

Oorspronkelijk Ingeschatte Begroting 2023 Incl. Brummen (x 1.000) € 3.289 € 661 € 738 € 454 € 1.144 € 326

Gewijzigde begroting 2023 (x 1.000) Incl. Brummen

€ 6.611

€ 6.901

€ 3.455 € 674 € 753 € 465 € 1.171 € 384

Bijdrage Gemeenten bij dekking Alg. reserve (x 1.000) € 3.400 € 663 € 741 € 457 € 1.152 € 378 € 109 € 6.901

5 Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

Besluit Het bestuur van Tribuut Belastingsamenwerking besluit; Bijeen in de vergadering d.d. 21 oktober 2022 1. 2. 3. 4.

In te stemmen met de ontwerp-begrotingswijziging 2023. In te stemmen met de dekking voor de begroting 2023 uit de algemene reserve van € 109.000,-. In te stemmen met de gewijzigde bijdragen van de deelnemende gemeenten over 2023. Deze ontwerp-begrotingswijziging toe te sturen aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, zodat de raden eventuele een zienswijze kunnen indienen, bij voorkeur voor 1 januari 2023 maar uiterlijk op 13 januari 2023.

De voorzitter,

De ambtelijk secretaris,

Dhr. H. van den Berge

Dhr. B.J. Groot Wesseldijk

6 Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

Bijlage 1 Maatstaven begroting 2023 Verdeelsleutel

Apeldoorn Epe

Lochem Voorst

Zutphen

Brummen Totaal

# Woning

78.974

15.726

16.252

10.805

24.474

10.023

156.254

# Niet Woningen

7.052

1.828

2.417

1.666

2.068

975

16.006

Proceskostenvergoeding

€ 232.629

€ 52.842 € 54.599 € 29.728

€ 100.730

€ 18.240

€ 488.768

#WOZ bezwaren

1.589

359

478

305

767

198

3.696

# Aanslagregels totaal

445.278

85.973

84.531

48.076

110.231

60.294

834.383

# Inlezen/verwerken

91.917

32.598

45.445

21.223

22.885

38.493

252.561

# Stuf-Vordering

8.809

2.022

2.103

1.148

7.666

1.157

22.905

# Controle grondslagen

10.049

706

887

221

3.402

200

15.465

# Biljetten

94.615

20.604

22.459

14.922

33.581

10.850

197.031

# Heffen bezwaren

249

89

111

50

360

55

914

# KWS verzoeken

3.773

336

415

212

1.209

0

5.945

Dwanginvordering

€ 427.077

€ 45.904 € 55.417 € 36.602

€ 130.330

€ 25.466

€ 720.796

# Klantcontacten

15.864

2.963

5.874

1.500

31.470

3.338

1.931

7 Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

Bijlage 2

Programmabegroting Programma

2022

P01 Waarderen

Totaal

€ € € € € €

Financiële begroting

2022

Personeelskosten Processen

€ € € € € € € € € €

P02 WOZ P03 Heffen P04 Invordering P05 FO

Inhuur processen Personeelskosten algemeen Automatisering Huisvesting Financiën Organisatie / Communicatie / Advieskosten Proceskostenvergoeding Projectkosten Totaal

2023

2.354.415 1.245.132 1.065.690 1.217.222 797.959 6.680.418

€

2.194.055

€

1.479.072

€

1.120.031

€

1.286.873

€

821.160

€

6.901.191

2023

3.046.217 488.027 783.833 927.400 200.500 130.500 403.941 500.000 200.000 6.680.418

€

3.280.123

€

331.000

€

858.838

€

1.059.693

€

234.892

€

142.402

€

459.243

€

535.000

€

-

€

6.901.191

8 Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

Bijlage 3

0.1

Taakvelden 2023

Apeldoorn

Bestuur

€

-

€ € € € € € € € € € € € €

€ 1.761.991 € 272.466 € 1.686 € 47.300 € € 959 € 274.708 € 246.852 € 820.827 € 6.148 € 22.465 € 3.455.401 €

0.4 Overhead 0.61 OZB Woningen 0.62 OZB niet woningen 0.63 Parkeerbelasting 0.64 Belastingen overig 0.8 Stelposten 3.4 Economische promotie 6.3 Inkomensregelingen 7.2 Riolering 7.3 Afval 7.5 Begraafplaats en crematoria 8.3 Bouwen en Slopen

Epe €

Lochem -

€

€ 357.096 € 74.770 € € 2.926 € € 684 € 24.464 € 106.068 € 100.452 € 5.677 € 1.466 € 673.603 €

Voorst -

€

€ 385.468 € 100.973 € € 3.462 € € 1.629 € 30.216 € 66.898 € 156.252 € 1.165 € 6.478 € 752.541 €

Zutphen -

€

€ 248.625 € 70.521 € € 946 € € 1.272 € 15.435 € 46.245 € 77.145 € 428 € 4.166 € 464.783 €

Brummen -

€

€ 632.958 € 98.081 € 23.534 € 20.397 € 187 € 88.026 € 100.415 € 195.617 € 3.496 € 8.276 € 1.170.987 €

Tribuut -

€

62.940

€ 205.839 € 35.508 € € 364 € € 296 € € 58.315 € 82.564 € 991 € € 383.876 €

2.272.259 3.151.356 572.352 9.304 29.304 50.000 1.830 432.849 82.164 220.848 4.874 11.113 6.901.191

9 Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut