Document · PDF

369271 GGD NOG, Afronding takendiscussie adviesnota AB 18 nov 2021 met bijlagen en presentatie

Gemeenteraad 27 januari 2022, gemeente EpeBij agendapunt: Vaststelling Lijst ingekomen stukken 27 januari 202218.388 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Algemeen bestuur Agendapunt:

Overlegdatum:

18-11-2021

Portefeuillehouder:

C.M. de Waard-Oudesluijs

Adviesnota Onderwerp

Afronding takendiscussie: besluitvorming over aandachtspunten en samenwerking

Voorstel A.

D. E. F. G.

in te stemmen met het aanpakken van de volgende 7 aandachtspunten van de notitie “Koersnotitie in de praktijk brengen”: A.1. Beter inspelen op de vraag van gemeenten A.2. Vanuit partnerschap afspraken maken A.3. Data: Veiligheidsrisico’s wegnemen en gemeenten beter faciliteren met data A.4. Arbeidsmarkt A.5. Bedrijfsvoering A.6. Communicatie A.7. Medische milieukunde; Voor het 8e aandachtspunt Infectieziektebestrijding + crisis & rampenbestrijding de landelijke ontwikkelingen af te wachten en dit aandachtspunt uiterlijk in november 2022 opnieuw te wegen; in te stemmen met de start van het voorbereidingstraject voor volledige participatie in Het Service Centrum (HSC) conform het advies van Lysias.

Dit onder voorwaarde dat uit een nadere uitwerking blijkt dat de business case voor de kosten van GGD NOG positief is (gedefinieerd als structurele verlaging van de kosten en een terugverdientijd van ten hoogste vier jaar); in te stemmen met samenwerking met de VNOG op de gebieden preparatie crisisbeheersing en publiekscommunicatie; in de loop van 2022 verdere mogelijkheden van samenwerking met VNOG te onderzoeken, op het gebied van facilitair en huisvesting; in te stemmen met dekking voor het ondernemen van incidentele acties op de aandachtspunten in 2022-2025 door inzet van de reserve frictiebijdrage Apeldoorn en een saldo-reservering; in te stemmen met de financiële uitwerking en het opnemen ervan in Uitgangspuntennota 2023 en meerjarenraming.

Inleiding

Na anderhalf jaar voorbereiding, gesprek en onderzoek komt de afronding van de Takendiscussie in zicht. De naam Takendiscussie was er één die gaandeweg het proces steeds minder de lading dekte. Immers, voor wijziging van taken van de GGD bleek al snel weinig bestuurlijk draagvlak. Daarmee raakte een substantiële kostenbesparing uit zicht, en kwam de focus te liggen op andere mogelijkheden om de GGD te versterken. Dat dat nodig was bleek uit de quick-scan die Lysias heeft uitgevoerd: GGD NOG heeft als de kleinste zelfstandige GGD van Nederland versterking nodig om niet door de ondergrens te zakken. Tijdens de laatste vergadering van het AB op 9 september zijn 8 aandachtspunten doorgenomen, punten waarop een verbeterslag vanuit oogpunt van de koersnotitie noodzakelijk is. De afgelopen weken is onderzocht welke kwaliteits- en kostenvoordelen 1

samenwerking met de Veiligheidsregio en Het Service Centrum (HSC, een samenwerkingsverband van GGD’en) kan opleveren. Met deze notitie wordt beoogd de Takendiscussie af te ronden en actie in te zetten op de aandachtspunten en de samenwerking.

Beoogd effect

Afronden van de takendiscussie met een besluit op de aandachtspunten en samenwerking.

Argumenten A. Een verbeterslag op de benoemde 7 aandachtspunten is vanuit oogpunt van de koersnotitie noodzakelijk. De tijdelijke uitbreiding van taken en budget voor de bestrijding van COVID-19 laat op een aantal onderdelen de voordelen zien van een robuustere organisatie van de GGD. Dat maakt dit moment het geschikte moment om de aandachtspunten op te pakken. In onderstaande tabel staan de voordelen van aanpak per aandachtspunt: Aandachtspunt 1 Beter inspelen op de vraag 2 Vanuit partnerschap afspraken maken 3 Data: Veiligheidsrisico’s wegnemen & gemeenten beter faciliteren met data 4 Arbeidsmarkt

5 Bedrijfsvoering

6 Communicatie

7 Medische milieukunde

8 Infectieziektebestrijding + crisis & rampenbestrijding

Voordelen wanneer aandachtspunt wordt uitgevoerd De GGD is in staat vragen snel op te pakken en in samenwerking te beantwoorden. De GGD toont zich daarmee een betere gesprekspartner. Een (kosten)efficiënte en doelmatiger uitvoering wordt mogelijk gemaakt. Gemeenten reduceren onzekerheden en weten waar ze op mogen rekenen de komende jaren. Juridische en organisatorische risico’s van dataveiligheid worden gereduceerd. De informatiebehoefte van gemeenten wordt beter bedient. We benutten experts die kennis van de GGD-processen hebben opgedaan tijdens COVID-tijd en hun waarde hebben bewezen. Er is meer gereedschap in huis om in een zeer krappe arbeidsmarkt de benodigde expertise te verwerven. Ook blijft de GGD in staat een opleidingsplek aan te bieden aan jonge artsen. Dat verhoogt de bekendheid van de GGD NOG en verlaagt de drempel om hier aan de slag te gaan. Door professionele inrichting van een inkoopfunctie zal de GGD efficiënter en voordeliger haar werkzaamheden kunnen organiseren. De tijdelijke versterking van de financieel- en personeelsadviesfuncties begeleidt de transitie van aandachtspunt 1. De GGD biedt betere en meer toepasbare kennis voor inwoners. Er wordt gebruik gemaakt van passende en eigentijdse communicatiekanalen. Gemeenten vinden in het communicatieteam van de GGD proactieve meedenkers. Er worden ontwikkelingen gesignaleerd en met gemeenten samen opgepakt.

Door opwarmend klimaat en energietransitie zijn er veel veranderingen in de leefomgeving. Dit leidt ook tot veel meer vragen aan team Medische milieukunde. Met een arts extra kan de GGD met deze stijging van vragen meebewegen. Ook zet de GGD hiermee een stap in toegankelijker adviezen. PM

B. De verwachting is dat er vanuit de landelijke evaluatie van de corona-aanpak verregaande wijzigingen in het stelsel van infectieziektebestrijding en crisisbeheersing worden aangebracht. Omdat er nog weinig zicht is, welke richting dit op gaat is het verstandig om op regionaal niveau nu geen wijzigingen door te voeren voor actiepunt 8. C. De rapportage van Lysias over samenwerkingsopties geeft voldoende aanleiding om de samenwerking met HSC te versterken. De kwaliteitswinst en reductie van kwetsbaarheid zijn hierbij aanzienlijk. Ook is het aannemelijk dat er op termijn kostenvoordeel te realiseren valt, al is er op dit moment nog geen exacte berekening te maken van dat voordeel. Met een keuze voor versterking van HSC sorteert GGD NOG bovendien voor op de groeiende behoefte aan samenwerking tussen GGD’en, die als gevolg van de coronapandemie zichtbaar is. 2

D. Dezelfde rapportage van Lysias geeft voldoende aanleiding om de samenwerking met de Veiligheidsregio te versterken, specifiek op de onderdelen preparatie crisisbeheersing en publiekscommunicatie. E. Naast de aandachtspunten van ‘Koersnotitie in de praktijk brengen’ lijken er op de vlakken van facilitair en huisvesting synergievoordelen te behalen in samenwerking met de VNOG. F. De aanvang van het jaar 2022 is zeer nabij. Dat maakt dat de gevraagde investeringen niet volledig meegenomen kunnen worden in de begroting 2022. Voor 2022 is daarom op een andere wijze in dekking voorzien, zie de financiële paragraaf in de notitie Afronding van de takendiscussie. G. De financiële consequenties van de aanpak van de 7 aandachtspunten worden meegenomen in de uitgangspuntennota 2023. Dit geeft ook gemeenteraden de gelegenheid een zienswijze in te dienen.

Kanttekeningen

A. Uitstel van aanpak van de aandachtspunten zou betekenen dat noodzakelijke verbeterslag niet of later wordt ingezet. Ook kunnen dan de positieve neveneffecten van de COVID-bestrijding niet benut worden. In de onderstaande tabel staan de nadelen als een aandachtspunt niet opgepakt wordt:

Aandachtspunt 1 Beter inspelen op de vraag

2 Vanuit partnerschap afspraken maken

3 Data: Veiligheidsrisico’s wegnemen & gemeenten beter faciliteren met data 4 Arbeidsmarkt 5 Bedrijfsvoering

6 Communicatie

7 Medische milieukunde

8 Infectieziektebestrijding + crisis & rampenbestrijding

Nadelen als aandachtspunt niet wordt uitgevoerd Zonder de investeringen in account- en projectmanagement blijft de bestaande structuur voorlopig in stand en kan de GGD onvoldoende aansluiten op behoeften van gemeenten en daarop niet flexibel inspelen. Onzekerheden voor GGD en de betrokken medewerkers blijven bestaan. Geschikte professionals kan de GGD geen vast contract bieden, met als gevolg dat de GGD onvoldoende kan garanderen dat de juiste professionals beschikbaar zijn om de taken uit te voeren. Er zit veel tijd in aanvragen, inwerken van medewerkers, afronding en verantwoording. De GGD en haar bestuur blijven blootgesteld aan operationele en juridische risico’s op het gebied van informatieveiligheid. Daarnaast dreigt een braindrain door uitstroom van experts die voor een deel van deze taken zijn ingewerkt tijdens bestrijding van het coronavirus. Er blijven meer vacatures moeilijk vervulbaar, met als gevolg dat de dienstverlening aan gemeenten hieronder leidt. Het niet inrichten van een inkoopfunctie zorgt voor veel inefficiëntie in de organisatie. Niet uitvoeren van de aanvulling financiën en personeel zorgt ervoor dat de veranderopgave niet voldoende ondersteund wordt Ook hier dreigt een braindrain door uitstroom van experts die ingewerkt zijn tijdens bestrijding van het coronavirus.

Al na een paar dagen in maart 2020 bezweek het reguliere communicatieteam onder de druk van vragen rond covid19. De GGD kon gelukkig terugvallen op de partners van de VNOG en de gemeente Apeldoorn om bereikbaar te blijven, maar het toonde dat communicatie bijzonder kwetsbaar was en vrijwel geen turbulentie aankon. Zonder investering in communicatie blijft de inrichting suboptimaal en kwetsbaar; iets dat professionals in het primair proces erbij doen naast hun reguliere werk. Het team Medische milieukunde blijft onder hoge druk staan en komt niet aan alle vragen toe. Daarmee kan o.a. in ontwikkelingen in de ruimtelijke ordening in de regio vertraging optreden. PM

B. Infectieziektebestrijding + crisis & rampenbestrijding is zeer kwetsbaar. Versterking is nodig om de vragen rond COVID aan te kunnen en voorbereid te zijn op nieuwe uitdagingen. 3

C. Het starten van het voorbereidingstraject is een duidelijke keuze voor één richting. Het vermindert de kwetsbaarheid van de GGD, maar ook haar wendbaarheid in de inrichting van de bedrijfsvoering. De intensievere samenwerking met HSC maakt andere organisatiekeuzes op termijn lastig, omdat ontvlechten te kostbaar en lastig is. B. Het kostenneutraal maken van 2022 is noodzaak vanwege de korte termijn, maar brengt ook een risico met zich mee. De ontwikkeling (en daarbij behorende kosten) wordt al ingezet terwijl via de zienswijzen op de uitgangspuntennota 2023 nog bijgestuurd kan worden. Bepaalde investeringen zijn tegen die tijd onomkeerbaar.

Financiën

Structurele kosten voor de aanpak van de aandachtspunten bedragen €565.000 per jaar. Een bedrag van € 225.000 wordt gedekt door hogere tarieven op plusproducten. Daarmee leveren ook derden (zoals reizigers en politie/justitie) die diensten van de GGD NOG afnemen een bijdrage aan de versteviging van de GGD. Het restant € 340.000 wordt gedekt door een verhoging van de inwonerbijdrage van 2,69% vanaf 2023. Nog niet meegenomen, maar aannemelijk geacht, is dat door volledige participatie in HSC op een termijn van ongeveer 5 jaar een kostenbesparing te realiseren is. Dit ligt in de orde van grootte van €200.000 tot €300.000. De verwachting is dat de GGD vanuit het budget voor COVID-19 bestrijding van het ministerie van VWS middelen kan reserveren voor de opgelopen achterstanden bij de ondersteuning tijdens de COVID-19 bestrijding. We verwachten dat we minimaal € 340.000 kunnen reserveren. Hiermee kunnen we de structurele verhoging voor 2022 dekken. Mochten we meer kunnen reserveren dan brengen we dit extra bedrag in mindering op de incidentele kosten van 2023 t/m 2025. De incidentele kosten kunnen voor een deel gedekt worden uit de bestemmingsreserve frictiebijdrage jeugdgezondheid Apeldoorn. Daarnaast heeft de GGD de afgelopen jaren steeds een klein positief saldo in de jaarrekening. Dit is voornamelijk het gevolg van hogere opbrengsten dan vooraf geraamd.

In deze opbrengsten is ook dekking voor de overhead opgenomen, die niet altijd volledig wordt ingezet. Het uitgangspunt is dat in de periode 2022-2025 jaarlijks een positief saldo van € 100.000 gepresenteerd kan worden. Dit zetten we in als dekking voor de incidentele kosten. Belangrijke kanttekening hierbij is dat als het positief saldo niet of niet helemaal wordt gerealiseerd de gemeenten alsnog gevraagd wordt een bijdrage te leveren. Voor de resterende bedragen is een eenmalige bijdrage van de gemeenten nodig van resp. € 562.000 in 2023, € 363.000 in 2024 en € 242.000 in 2025. In onderstaande tabel zijn de financiële gevolgen van de aandachtspunten van de notitie “Koersnotitie in de praktijk brengen” in beeld gebracht.

Financieel gevolgen van de aandachtspunten uit notitie “Koersnotitie in de praktijk brengen” Structureel Dekking Inwonerbijdrage Covid resultaat Tarief plustaken

Incidenteel start 1 april 2022

Dekking Frictiebijdrage Saldo reservering Totaal dekking Bijdrage gemeente totaal incidenteel

2022 565.000

2023 565.000

2024 565.000

2025 2026 565.000 565.000

0 340.000 225.000 565.000

340.000 0 225.000 565.000

340.000 340.000 0 0 225.000 225.000 565.000 565.000

2022 744.000 -186.000 558.000

2023 675.000 186.000 861.000

2024 463.000 0 463.000

2025 342.000 0 342.000

2026 0 0 0

458.000 100.000 558.000

199.000 100.000 299.000

0 100.000 100.000

0 0 0

562.000

363.000

242.000

Vervolg     

Het dagelijks bestuur geeft de directeur publieke gezondheid de opdracht de besluiten in uitvoering te brengen. De DPG zal het DB regelmatig terugkoppeling geven over de voortgang. De 7 aandachtspunten zullen in een organisatieontwikkelingsplan worden verwerkt. Met HSC zullen de gesprekken worden gestart om te komen tot volledige participatie. Met VNOG zullen de gesprekken worden gestart om de samenwerking vorm te geven. De financiële gevolgen van de besluiten worden verwerkt in de Uitgangspuntennota 2023 en meerjarenraming.

Communicatie

Over de afronding van de takendiscussie communiceert de GGD op haar website, via de nieuwsbrief en intranet. Warnsveld, 3 november 2021 Het dagelijks bestuur, drs. J.J. Baardman, directeur publieke gezondheid

C.M. de Waard-Oudesluijs MSc, voorzitter

Bijlagen

1. Notitie Afronding van de takendiscussie 2. Rapportage onderzoek Analyse van en advies voor intensiveren samenwerking door de GGD NOG 3. Memo Lysias Inzichten uit benchmark en strategische opties voor vervolg 4. Vastgestelde koersnotitie 5. Notitie ‘Koersnotitie in praktijk brengen’ 5

Afronding van de takendiscussie November 2021 Werkgroep Takendiscussie: Lia de Waard, Marcel Companjen en Jorik Huizinga

Inleiding Vanaf het voorjaar van 2020 heeft het AB – parallel aan, en soms belemmerd door de Corona-crisis – in het kader van deze takendiscussie gesproken over bestuurlijke richting aan takenpakket en werkwijze van de GGD. In deze notitie presenteert de Werkgroep Takendiscussie de eindresultaten van de takendiscussie over de GGD NOG. We beschrijven eerst de aanleiding voor de takendiscussie en gaan daarna in op de bouwstenen die tijdens de dialoog zijn opgeleverd. Vervolgens schetsen we de keuzes die voorliggen om de takendiscussie af te sluiten.

De aanleiding voor de takendiscussie De aanleiding voor de takendiscussie bestaat uit twee elementen: een zoektocht naar het tegengaan van de gesignaleerde kwetsbaarheid van de GGD en naar besparingsmogelijkheden voor de gemeenten. Startpunt voor de discussie ligt net voor het uitbreken van de Coronacrisis. In februari 2020 schetst de directeur Publieke Gezondheid haar indrukken van de organisatie sinds ze in oktober 2019 gestart is. De DPG signaleert een kwetsbare GGD, die aanzienlijke risico’s op kwaliteit en continuïteit laat zien. Als mogelijke oorzaken noemt zij het in verhouding (met andere GGD ‘en) smalle takenpakket en de mate waarin collectieve afstemming plaatsvindt. In het tweede kwartaal van 2020 brengen enkele gemeente(rade)n als zienswijze bij de begroting van de GGD in om, gezien de financiële positie van gemeenten, (ook) bij de GGD NOG te zoeken naar mogelijkheden voor kostenbesparing.

Eerste bouwstenen van de takendiscussie; koersnotitie en benchmark Op basis van een gespreksronde met medewerkers van GGD en van gemeenten door de procesbegeleider constateert onze werkgroep eind 2020 dat het van belang is het gesprek over de taken van de GGD te starten bij de gewenste manier van samenwerken tussen gemeenten en GGD. Keuzes op dit meer fundamentele niveau zijn immers bepalend voor keuzes rondom het takenpakket. Over de gewenste wijze van samenwerken heeft het AB een aantal keer indringend gesproken. Daarbij zijn ook inzichten uit de kring van betrokken ambtenaren betrokken. De resultaten van de bespreking zijn vastgelegd in een Koersnotitie (zie bijlage 1). Kern daarvan is: De besluitvorming die de basisinfrastructuur aangaat is altijd regionaal (NOG-niveau), en gemeenten worden vroeg in het ontwikkelproces van nieuwe producten en diensten betrokken. De Koersnotitie is door het AB op 8 juli 2021 vastgesteld. Parallel hieraan is aan bureau Lysias gevraagd om een quick scan uit te voeren naar het kostenniveau en takenpakket van de GGD NOG. De rapportage van Lysias is bijgevoegd als bijlage 2. Lysias concludeert dat de GGD NOG de kleinste zelfstandige GGD van Nederland is en haar kostenniveau te omschrijven valt als gemiddeld tot laag. Wel drukt de overhead relatief zwaarder op de begroting dan bij andere GGD’en.

Voor een combinatie van versterken van de GGD-organisatie en het realiseren van kostenbesparingen gaf Lysias twee strategische opties ter overweging mee: het toevoegen van taken aan het takenpakket van de GGD en het verkennen van synergievoordelen in de ondersteunende bedrijfsprocessen door samenwerking met andere organisaties.

Kwetsbaarheid van de GGD geduid De processen bij de GGD zijn bijzonder slank ingericht. Onder stabiele omstandigheden is de GGD in staat veel maatschappelijke waarde voor relatief weinig publieke middelen te leveren. Maar in tijden waarin veel nieuwe vragen op de GGD afkomen begint het te knellen. Op verzoek van de werkgroep heeft de GGD in een notitie in kaart gebracht welke aandachtspunten de uitvoering van de koersnotitie verhinderen en of waar niet voldaan kan worden aan landelijke wet- & regelgeving. De 8 aandachtspunten zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Beter inspelen op de vraag van gemeenten Vanuit partnerschap afspraken maken Data: veiligheidsrisico’s wegnemen en gemeenten beter faciliteren met data Arbeidsmarkt Bedrijfsvoering Communicatie Medische milieukunde Infectieziektebestrijding + crisis & rampenbestrijding

Deze aandachtspunten zijn verder uitgewerkt in de notitie ‘Koersnotitie in de praktijk brengen’.

Onderzoeken samenwerking De Quick scan van Lysias is besproken met de leden van het AB op 8 april. Tijdens de bespreking is gebleken dat er onvoldoende draagvlak was binnen het AB voor een gesprek over het toevoegen van taken aan de GGD. De werkgroep concludeerde daaruit dat het niet zinvol was om daarvoor vervolgstappen in gang te zetten. Meer steun was er voor het verkennen van samenwerkingsmogelijkheden op het gebied van bedrijfsvoering met organisaties als de Veiligheidsregio, Veilig Thuis en (een toevoeging vanuit het AB) andere GGD’en. In de daarop volgende individuele gespreksronde bleek vooral draagvlak voor een verkenning van samenwerking met de Veiligheidsregio en Het Service Centrum. Lysias heeft daarop een rapportage opgesteld met een weging van de samenwerkingsmogelijkheden met deze beide organisaties. De aandachtspunten uit de notitie ‘Koersnotitie in de praktijk brengen’ dienden daarbij als leidraad. De conclusies van dit rapport zijn dat samenwerking met beide partijen zinvol is. Met name door het aspect van een te verwachten aanzienlijke kwaliteitswinst en reductie van kwetsbaarheid op meerdere vlakken. Er is eveneens onderzocht welke synergievoordelen gerealiseerd kunnen worden. Voor samenwerking met de VNOG taxeert Lysias dat er beperkte kostenbesparingen mogelijk zijn, in de orde van grootte van enkele tienduizenden euro’s.

Kostenbesparing door samenwerking met HSC acht Lysias aannemelijk, maar dit terugbrengen tot een exacte berekening blijkt lastig door 3 elementen: De daling van kosten bij NOG als gevolg van overheveling naar HSC; de stijging van kosten van HSC door toename van het takenpakket; het effect van de herverdeling via de verdeelsleutels tussen de moederorganisaties. Een nadere analyse is noodzakelijk voordat een definitief besluit genomen kan worden.

Financiën In de notitie ‘Koersnotitie in de praktijk brengen’ is een schets gegeven van de kosten die gemoeid zijn met de aanpak van de eerste 7 aandachtspunten. De afgelopen twee maanden is deze schets verder aangescherpt en uitgewerkt. De benodigde structurele en incidentele kosten vallen daarbij 3

lager uit dan eerder geschetst. Verdere kostenbesparingen die mogelijk door synergievoordelen in de samenwerking met de VNOG en HSC kunnen worden behaald zijn nog niet ingeboekt vanwege de hierboven al genoemde onzekerheid. Structurele kosten voor de aanpak van de aandachtspunten bedragen €565.000 per jaar. Dit betreft overheadkosten die zowel aan de basis- als de plustaken toegerekend worden. De toerekening is op basis van de door het AB vastgestelde uitgangspunten. Een bedrag van € 225.000 wordt gedekt door hogere tarieven op plusproducten. Daarmee leveren ook derden (zoals reizigers en politie/justitie) die diensten van de GGD NOG afnemen een bijdrage aan de versteviging van de GGD. Het restant € 340.000 wordt gedekt door een verhoging van de inwonerbijdrage van 2,69%. Met nog slechts twee maanden te gaan tot aanvang van het jaar 2022 is het voorstel om de kosten van de aanpak in dat jaar op een andere wijze te dekken dan via verhoging van de inwonerbijdrage. De verwachting is dat de GGD vanuit het budget voor COVID-19 bestrijding van het ministerie van VWS middelen kan reserveren voor de opgelopen achterstanden bij de ondersteuning tijdens de COVID-19 bestrijding. We verwachten dat we minimaal € 340.000 kunnen reserveren. Mocht we meer kunnen reserveren dan brengen we dit extra bedrag in mindering op de incidentele kosten van 2023 t/m 2025.

De incidentele kosten kunnen voor een deel gedekt worden uit de bestemmingsreserve frictiebijdrage Apeldoorn. Daarnaast heeft de GGD de afgelopen jaren steeds een klein positief saldo in de jaarrekening. Dit is voornamelijk het gevolg van hogere opbrengsten dan vooraf geraamd. In deze opbrengsten is ook dekking voor de overhead opgenomen, die niet altijd volledig wordt ingezet. Het uitgangspunt is dat in de periode 2022-2025 jaarlijks een positief saldo van € 100.000 gepresenteerd kan worden. Dit zetten we in als dekking voor de incidentele kosten. Belangrijke kanttekening hierbij is dat als het positief saldo niet of niet helemaal wordt gerealiseerd de gemeenten alsnog gevraagd wordt een bijdrage te leveren. Per saldo resteert er een incidentele investering van ruim € 1,1 miljoen, verdeeld over de jaren 20232025. In bijgevoegde tabel ziet u wat dat per gemeente per jaar betekent. De organisatieverandering brengt ook een risico op boventalligheid met zich mee. We hebben dit risico ingeschat op ruim € 0,3 miljoen. GGD NOG gaat haar uiterste best doen om dit risico zo klein mogelijk te houden. De kosten die hieruit voortvloeien kunnen we financieren uit de algemene risico reserve. Deze komt dan mogelijk onder de norm waardoor de gemeenten jaarlijks uit het jaarrekeningsaldo de reserve moeten aanvullen.

Bijlagen Financieel overzicht van de aandachtspunten uit “Koersnotitie in de praktijk brengen” Structureel Dekking Inwonerbijdrage Covid resultaat Tarief plustaken

Incidenteel start 1 april 2022

Dekking Frictiebijdrage Saldo reservering Totaal dekking Bijdrage gemeente totaal incidenteel aandeel Algemene gezondheid 54% aandeel Jeugdgezondheid 46%

2022 565.000

2023 565.000

2024 565.000

2025 2026 565.000 565.000

0 340.000 225.000 565.000

340.000 0 225.000 565.000

340.000 340.000 0 0 225.000 225.000 565.000 565.000

2022 744.000 -186.000 558.000

2023 675.000 186.000 861.000

2024 463.000 0 463.000

2025 342.000 0 342.000

2026 0 0 0

458.000 100.000 558.000

199.000 100.000 299.000

0 100.000 100.000

0 0 0

562.000 303.480 258.520

363.000 196.020 166.980

242.000 130.680 111.320

0 0 0

Incidenteel per gemeente Aalten Berkelland Bronckhorst Doetinchem Montferland Oost Gelre Oude IJsselstreek Winterswijk

inwoners 27.120 43.846 36.083 58.263 36.038 29.572 39.349 29.041

2022 0 0 0 0 0 0 0 0

2023 20.419 33.012 27.167 43.867 27.133 22.265 29.626 21.865

2024 13.189 21.323 17.547 28.334 17.526 14.381 19.136 14.123

2025 8.792 14.215 11.698 18.889 11.684 9.587 12.757 9.415

Apeldoorn Brummen Epe Hattem Heerde Lochem Voorst Zutphen

164.770 20.877 33.197 12.226 18.774 33.944 24.797 48.099

0 0 0 0 0 0 0 0

60.151 15.718 24.994 9.205 14.135 25.557 18.670 36.214

38.852 10.153 16.144 5.946 9.130 16.507 12.059 23.391

25.901 6.768 10.763 3.964 6.087 11.005 8.039 15.594

0 0 0 0 0 0 0 0

124.904 32.640 51.901 19.114 29.352 53.069 38.768 75.199

36.390 9.509 15.121 5.569 8.551 15.461 11.295 21.909

Elburg Ermelo Harderwijk Nunspeet Oldebroek Putten

23.429 27.017 48.722 28.029 23.756 24.370

0 0 0 0 0 0

17.640 20.341 36.683 21.103 17.886 18.348

11.394 13.139 23.694 13.631 11.553 11.851

7.596 8.759 15.796 9.087 7.702 7.901

0 0 0 0 0 0

36.629 42.239 76.173 43.821 37.141 38.101

10.672 12.306 22.193 12.767 10.821 11.100

Totaal

831.319

562.000

363.000

242.000

2026 totaal 0 42.400 0 68.550 0 56.413 0 91.090 0 56.343 0 46.233 0 61.519 0 45.403

structureel bijdrage vanaf 2023 12.353 19.972 16.436 26.539 16.415 13.470 17.923 13.228

0 1.167.000

percentage stijging tov huidige 340.000 2,69% inwonerbijdrage

Samenwerkingsopties Analyse van en advies voor intensiveren samenwerking door de GGD NOG

Opdrachtgever:

GGD NOG

Ons kenmerk:

A20NOG-121

Samenstellers:

Marcel Benard Jacco van Gastel

Datum:

26 oktober 2021

Lysias Advies

T: 033 464 70 70

IBAN:

NL18 ABNA 0574 2170 53

Soesterweg 310d

E: info@lysiasadvies.nl

KvK:

30166304

3812 BH Amersfoort

www.lysiasadvies.nl

BTW:

NL809282471B01

Inhoud 1.

Opdracht en aanpak

1.1.

Aanleiding

1.2.

Opdracht

1.3.

Werkwijze, reikwijdte en diepgang

Vertreksituatie

2.1.

Inleiding: samenwerking is niet nieuw

2.2.

Inhoudelijke vormen van samenwerking

2.3.

Samenwerking in bedrijfsvoering

Samenwerkingsmogelijkheid met Veiligheidsregio NOG

3.1.

Introductie

3.2.

Samenwerkingsmogelijkheden in Noord- en Oost-Gelderland

3.3.

Betekenis voor kwaliteit en kosten

3.4.

Impact verandering (tempo en kosten)

Samenwerkingsmogelijkheid met andere GGD’en

4.1.

Introductie

4.2.

Samenwerkingsmogelijkheden

4.3.

Betekenis voor kwaliteit en kosten

4.4.

Impact verandering (tempo en kosten)

Samenwerkingsmogelijkheden gewogen

5.1.

Samenvattende observaties

5.2.

Analyse

5.3.

Advies

1. Opdracht en aanpak 1.1. Aanleiding Het bestuur van de GGD Noord- en Oost-Gelderland is sinds 2020 in gesprek over het takenpakket van de GGD en de wijze waarop dit wordt uitgevoerd. De aanleiding hiervoor was drieërlei: •

Verbeteren van het samenspel tussen gemeenten en GGD;

•

Het verzoek van een aantal gemeente(rade)n kritisch naar het kostenniveau te kijken ;

•

De waarneming van de (destijds) nieuwe directeur dat de organisatie een aantal kwetsbaarheden kent, die de adequate uitvoering van het t akenpakket belemmeren.

In het kader heeft Lysias begin 2021 een benchmark uitgevoerd naar het takenpakket en kostenniveau van de GGD, waaruit duidelijk werd dat de GGD NOG een relatief kleine GGD is met een beperkt takenpakket. Mede daarom maken de vaste overheadkosten een relatief groot deel uit van het totale kostenniveau. Strategische opties om de verhouding tussen uitgaven voor het primair proces en uitgaven voor overheadkosten gunstig te beïnvloeden , zijn het toevoegen van taken of het in samenwerking uitvoeren van bedrijfsvoeringstaken. Beide opties verminderen bovendien kwetsbaarheden in de bedrijfsvoering en vergroten het kwaliteitsniveau. Het bestuur heeft daarop vastgesteld dat er onvoldoende draagvlak bestaat voor het toevoegen van taken; een verkenning van samenwerkingsopties werd wel wenselijk geacht. Voor de verkenning naar samenwerkingsmogelijkheden vormt de eerder dit jaar door het AB vastgestelde Koersnotitie het kader. In de Koersnotitie wordt beschreven op welke manier de GGD het bestaande takenpakket in samenwerking met gemeenten gaat uitvoeren. Om conform de Koersnotitie te werken en de geconstateerde knelpunten in de organisatie te adresseren heeft de GGD in augustus de notitie ‘De Koersnotitie in de praktijk brengen’ opgesteld. Deze notitie bevat acht acties waarmee de GGD op het gewenste niveau kan gaan opereren.

De vraag die nu vervolgens aan de orde is, is welke mogelijkheden samenwerking biedt om tot een efficiënte en effectieve invulling van deze aandachtspunten te komen. In onderstaande figuur is kort samengevat welke processtappen aan de orde zijn geweest:

1.2. Opdracht Lysias Advies is gevraagd om twee scenario’s voor samenwerking (met Veiligheidsregio NOG en met andere GGD’en) te onderzoeken. Daaronder verstaan wij het in kaart brengen van de consequenties van samenwerking voor kwaliteit en kosten van de GGD NOG, in het bijzonder voor de genoemde acht aandachtspunten. Doel van de opdracht is het bestuur in staat te stellen de takendiscussie af te ronden met een conclusie over een te kiezen samenwerkingsscenario.

1.3. Werkwijze, reikwijdte en diepgang Om de opdracht uit te voeren hebben we informatie opgevraagd bij de GGD NOG en de (mogelijke) samenwerkingspartners:

Veiligheidsregio

Het

Servicecentrum

(HSC,

samenwerkingsorganisatie voor bedrijfsvoering van GGD NOG met twee andere GGD’en en een Regionale Ambulancevoorziening). Ter duiding van de informatie hebben we gesprekken gevoerd met: •

Veiligheidsregio: directeur, hoofd risico- en crisisbeheersing en hoofd bedrijfsvoering

•

HSC: manager

Bij de uitwerking van de samenwerkingsopties hebben we de volgende perspectieven gehanteerd : 1.

Waar liggen generiek samenwerkingsmogelijkheden, zowel op inhoud als op bedrijfsvoering?

Wat betekent samenwerking voor de kwaliteit (afgemeten aan 8 aandachtspunten uit de eerdere notitie) en voor de kosten (voor zover nu bekend)

Wat is de impact van de verandering (inschatting veranderkosten en -tijd)

Onze voorlopige bevindingen hebben we besproken met het MT van de GGD NOG. Dit heeft geleid tot enkele aanscherpingen van de tekst en concretisering van het advies. Onze gesprekspartners zijn in de gelegenheid gesteld de beschrijving van de feitelijke situatie te checken. De reacties hebben geleid tot enkele feitelijke correcties van de informatie over de Veiligheidsregio. We

onderstrepen

hier

het

karakter

van

deze

verkenning.

verkenning

van

samenwerkingsscenario’s heeft zich voltrokken in een korte tijdsperiode van ongeveer vier weken. Dat stelt beperkingen aan de reikwijdte en diepgang van de analyses d ie we maken: die beperken zich tot de strategische hoofdlijn. Het vervolgproces dient daarom ruimte te bieden aan een verdiepingsfase waarin getoetst wordt of de voornaamste conclusies bij nadere beschouwing overeind blijven. Immers, bij een meer gedetailleerde analyse kunnen nieuwe inzichten bli jken die om nieuwe weging vragen.

2. Vertreksituatie 2.1. Inleiding: samenwerking is niet nieuw Bij de start van deze verkenning is het belangrijk om vast te stellen dat de GGD Noord - en OostGelderland nu al samenwerkt voor de uitvoering van een aantal taken. Om een goed beeld te krijgen van het potentieel van samenwerkingsmogelijkheden is het belangrijk eerst goed stil te staan bij de bestaande samenwerkingen. We maken daarbij onderscheid naar twee vormen van samenwerking : inhoudelijke samenwerking en bedrijfsvoeringssamenwerking. We schetsen in de volgende paragraven de stand van zaken.

2.2. Inhoudelijke vormen van samenwerking Samenwerking met GGD’en Waar het gaat om samenwerking op inhoudelijke taken werkt de GGD NOG samen met verschillende GGD-regio’s in Oost-Nederland (de twee Overijsselse en drie Gelderse GGD’en). Voor elk van deze taken is een van de GGD’en aangwezen als trekker. De verdeling is als volgt: Uitvoeringstaak

Coördinerende GGD

Coördinatie aanvullende seksuele gezondheid (verdeling subsidie RIVM/VWS Cliëntenzorg)

GGD Gelderland-Zuid

Bovenregionaal team Milieu & Gezondheid (Tweedelijns Medische Milieukunde)

VGGM

Medische milieukunde (Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke stoffen - GAGS)

VGGM

Tuberculosebestrijding (Regionaal expertisecentrum - REC / regionaal tuberculoseconsulent - RTC 'er)

GGD Twente

Infectieziektebestrijding (Regionaal Arts Consulenten - RAC’ers, piket)

GGD Noord- en Oost-Gelderland

Publieke Gezondheid Asielzoekers (PGA)

GGD IJsselland

Inspecties Jeugdverblijven

GGD Twente en GGD IJsselland

Naast de genoemde taken is er een landelijke ontwikkeling gaande waarin ook de taken op het gebied van forensische geneeskunde op bovenregionaal niveau gaan worden georganiseerd. Samenwerking met Veiligheidsregio Daarnaast samenwerking met Veiligheidsregio: •

Samen met GHOR de voorbereiding op de ‘witte’ inzet binnen multidisc iplinaire crises: planvorming en OTO

•

In crisissituaties: praktische samenwerking, zoals bv. op gebied van communicatie

2.3. Samenwerking in bedrijfsvoering De GGD NOG werkt in de bedrijfsvoering samen met twee andere GGD’en (Hart voor Brabant en West-Brabant) en de Regionale Ambulancevoorziening Brabant-Noord in Het Servicecentrum (HSC). Dit HSC is een samenwerkingsverband op basis van de fiscale regeling ‘kosten voor gemene rekening’. Dit betekent dat een van organisaties (in dit geval de GGD Hart voor Brabant ) optreedt als penvoerder voor een organisatie(onderdeel) dat voor alle aangesloten organisaties werkt. De organisaties verdelen de kosten op basis van een vaste verdeelsleutel. Het belangrijkste voordeel van een dergelijke constructie is dat de aangeslote n organisaties geen BTW hoeven te betalen. Tegenover dit voordeel staat dat de Belastingdienst er nauw op toeziet dat er wel sprake blijft van een ‘gemene rekening’, wat in de praktijk betekent dat de verdeelsleutel niet kan worden aangepast op wijzigende omstandigheden: als er financiële maatwerkafspraken worden gemaakt, beschouwt de Belastingdienst de samenwerking als een dienstverlening waarov er BTW verschuldigd is. Alleen bij grootscheepse veranderingen is aanpassing van de verdeelsleutels mogelijk. In de huidige samenwerking heeft GGD NOG niet alle taken die door het HSC worden uitgevoerd in de gemene rekening opgenomen: de deelname van GGD NOG is beperkter dan die van de andere partners.

In onderstaand overzicht is weergegeven hoe dit takenpakket is opgebouwd: Taak

Door GGD NOG belegd bij HSC

Wel binnen scope HSC, maar door GGD NOG niet bij HSC belegd

ICT-ondersteuning

• • • • •

Netwerkbeheer Werkplekbeheer Systeembeheer Printers Servicedesk

•

Business • intelligence (team • Inzicht)

Archiefbeheer / DIV Informatiebeveiliging (NEN 7510, CISOfunctionaris)

•

Begeleiding bij inkoop/aanbesteding Order- en contractbeheer

Informatiemanagement

Inkoop

• •

•

Financiën

•

Niet binnen scope HSC

Functioneel beheer van applicaties Eigen Microsoftomgeving (‘tenant’) Telefonie

Administratiesysteem • (Exact) • •

Personeel

Facilitair

•

Salarisadministratie (Raet)

Accountant Controller Business adviseurs

•

HR-adviseurs

•

Facilitair management Gebouwenbeheer

•

3. Samenwerkingsmogelijkheid met Veiligheidsregio NOG 3.1. Introductie De Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland is een gemeenschappelijke regeling van dezelfde 22 gemeenten

als

GGD

NOG.

taak

van

Veiligheidsregio

vastgelegd

gemeenschappelijke regeling en gebaseerd op de Wet op de Veiligheidsregio’s. De taak omvat de inventarisatie van en advisering over risico’s op het gebied van branden, rampen en crises en (de voorbereiding van) de bestrijding hiervan, onder meer door de instandhouding van de brandweer, GHOR en een meldkamer. Veiligheidsregio’s en GGD’en zijn logische samenwerkingspartners in de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Dit is door de verschillende wetten onderstreept, onder meer doordat voor de benoeming van de DPG mede het bestuur van de Veiligheidsregio gehoord wordt. De samenwerking is bijvoorbeeld zichtbaar geworden in de Corona-periode toen de Veiligheidsregio de GGD ondersteunde door de inzet van communicatie-adviseurs. In vier regio’s (Fryslân, Gelderland-Midden, Limburg-Noord, Kennemerland) is ervoor gekozen de samenwerking te vertalen in een gezamenlijke organisatie: in deze regio ’s worden onder door één organisatie zowel de brandweer- en crisisbeheersingstaken als de GGD-taken uitgevoerd. In twee andere regio’s (Drenthe, IJsselland) werken de GGD en de Veiligheidsregio vergaand samen in de uitvoering van ondersteunende bedrijfsvoeringstaken. In hoofdstuk 2 hebben we geschetst op welke manier nu in NOG wordt samengewerkt met de Veiligheidsregio.

In de volgende paragrafen verkennen we op basis van de gesprekken die we hebben gevoerd en de data die we hebben geanalyseerd welke mogelijkheden er voor intensievere samenwerking bestaan.

3.2. Samenwerkingsmogelijkheden in Noord- en Oost-Gelderland We hebben in de gesprekken met de Veiligheidsregio een zeer positieve grondhouding aangetroffen in de richting van samenwerking met de GGD. Daarbij is aangegeven dat de ambitie voor samenwerking zich wat betreft de VNOG niet beperkt tot efficiëntiewinst en bedrijfsvoeringsvragen, maar nadrukkelijk ook richt op de kwaliteitswinst op inhoudelijke taken door publieke veiligheid en publieke gezondheid dichter bij elkaar te brengen . Daarbij merkt de Veiligheidsregio op dat het gegeven dat zowel GGD NOG als VNOG in het zelfde gebied werken de mogelijkheid biedt om aan te sluiten bij cultuur en werkwijze in de regio. Een randvoorwaarde voor de VNOG is dat bezuinigingen bij de GGD niet worden ‘afgewenteld’ op de VNOG via opgaven / taakstellingen in de samenwerking. Inhoudelijke samenwerking Op de volgende onderdelen liggen mogelijkheden voor het versterken van de inhoudelijke samenwerking tussen GGD en VNOG: •

Evenementenbeleid: de GHOR levert vanuit gezondheidskundig perspectief in samenwerking met de GGD een bijdrage aan de multidisciplinaire advisering bij evenementen. Hygiëne en

preventie van infectieziekten worden daar nu in meegenomen. De samenwerking kan verder worden versterkt. •

Preparatie crisisbeheersing: -

samenwerking

afstemming

tussen

adviseurs

gevaarlijke

stoffen

gezondheidskundige adviseurs gevaarlijke stoffen kan met name in de koude fase worden versterkt. -

De GGD is procesverantwoordelijk voor de psychosociale dienstverlening. Korte lijnen tussen de GGD en bevolkingszorg zijn ook in de koude fase van belang.

Bij incidenten kan de slagkracht van beide organisaties worden vergroot door flexibele inzet van personeel op de plek waar het op dat moment nodig is.

•

Informatievoorziening: -

Gezamenlijke databases, data-analisten

Kaartlagen ontsluiten en stapelen (mogelijk ook in combinatie met omgevingsdiensten)

Deskundigheid van techniek toepassen (randvoorwaardelijk mensen en middelen) , uitvoering data - analyses

•

Risicobeelden tbc van uitvoering Omgevingswet in gemeenten

Bij (publieks)communicatie biedt het meer samenbrengen van veiligheid en publieke gezondheid mogelijkheden om de burger beter te bereiken. De Veiligheidsregio heeft een team communicatie dat bestaat uit 7 medewerkers (5,8 fte). Wanneer

de voorgenomen uitbreiding van

communicatiecapaciteit van de GGD zou worden toegevoegd aan dit team, ontstaan mogelijk synergievoordelen vanwege overlap in doelgroep (de bevolking en gemeenten in de regio Noorden Oost-Gelderland). Bedrijfsvoeringsamenwerking De VNOG heeft een afdeling bedrijfsvoering met een omvang van ruim 94 fte. Deze schaalomvang – fors groter dan de GGD – biedt mogelijkheden voor samenwerking. We verkennen hieronder per bedrijfsvoeringsonderdeel

kansen

die

voor

samenwerking

bestaan

eventuele

belemmeringen. •

Personeel: de VNOG heeft een formatie van (per 1 januari 2023) 329 fte. Daarnaast zijn bijna 1400 vrijwillige brandweerlieden actief. De personeels- en salarisadministratie vindt net als bij de GGD plaats via het programma Youforce van Raet. De functiewaardering vindt plaats op basis van hetzelfde systeem (HR21). Dat biedt kansen voor een samenbundeling van de inzet. Een aandachtspunt

daarbij

dat

GGD

VNOG

vooralsnog

verschillen

van

cao.

Veiligheidsregio’s hebben vanwege de bijzondere positie van vrijwilligers nog uitstel gekregen van de wet normalisering rechtspositie ambtenaren en

daarom is de car/uwo voor

Veiligheidsregio’s nog aan de orde. De verwachting is dat dit binnen afzienbare tijd nog verandert. •

Automatisering: de VNOG verzorgt zelf de ICT-ondersteuning voor 460 laptops, 100 vaste werkplekken, 320 mobiele werkplekken in brandweerauto’s en 400 telefoons. Dat doet de VNOG op 62 locaties waarvoor zij ook de verbindingen verzorgt. Net als de GGD NOG gebruikt de VNOG Office 365. Integratie van automatisering van GGD en VNOG is dus goed denkbaar. Wel

werken de GGD en VNOG met een aantal verschillende applicaties ter ondersteuning van het primaire proces. •

Business Intelligence / informatiegestuurd werken : VR is zich aan het versterken op informatiegestuurd werken (informatiegestuurde brandweerzorg, risicogericht werken) en ontwikkelt daar tools voor. Het is de vraag of hier veel synergiewinst te bereiken valt. Enerzijds is denkbaar dat een team op een wat grotere schaal tot een hoger professioneel niveau kan komen. Anderzijds is de informatiebehoefte van GGD en Veiligheidsregio verschillend, zodat ook het risico bestaat dat beide om de schaarse capaciteit concurreren.

•

Informatieveiligheid: de VNOG voldoet aan het minimale informatiebeveiligingsniveau. Landelijk is

een

versnellingsprogramma

informatieveiligheid

gestart.

Dit

verplicht

voor

Veiligheidsregio's en heeft tot doel om uiterlijk 1-1-2023 op een volwassenheidsniveau 3 tot 4 aan de AVG en de BIO te voldoen. Dit wordt binnen de VNOG nu op verzoek van het bestuur vertaald naar een plan van aanpak en vraagt nog besluitvorming over de bijpassende middelen. •

Inkoop: de VNOG is een grote inkoper: jaarlijks lopen er 9 Europese, 25 meervoudig onderhandse en 30 enkelvoudig onderhandse aanbestedingen. De inkoopfunctie is in een landelijke benchmark kan Veiligheidsregio’s vergeleken met andere regio’s en is daar qua kwaliteitsniveau gunstig uit naar voren gekomen. Het is goed mogelijk dat de GGD van deze professionaliteit kan meeprofiteren. Daarbij dient wel te worden opgemerkt dat wát de VNOG en GGD NOG inkopen op onderdelen van elkaar verschilt. Dat hoeft voor het inkoopproces geen n adeel te zijn - in dat proces kan worden geborgd dat GGD-specifieke kennis wordt meegenomen. Maar voor het realiseren van inkoopvoordelen levert dit een beperking op, omdat voor een belangrijk deel verschillende zaken worden ingekocht.

•

Huisvesting

facilitair:

VNOG

werkt

locaties

regio,

waarvan

brandweerkazernes. Het hoofdkantoor van de VNOG is gevestigd te Apeldoorn en er zijn nog 6 andere grotere werklocaties (Harderwijk, Elburg, Apeldoorn Saba, Doetinchem, Groenlo en Zutphen). De meeste locaties zijn eigendom van gemeenten en in g ebruik bij de VNOG; er is geen leegstand. In principe is denkbaar dat door colocatie en gezamenlijk inrichten van facilitaire processen (schoonmaak, leveringen, huur/verhuur, etc.) voordelen te behalen zijn. Bovendien kan gezamenlijke huisvesting een strategische investering in de samenwerking zijn. Het gegeven dat er geen leegstand is, maakt echter dat op korte termijn colocatie niet gemakkelijk zal zijn. Wel voorziet de Veiligheidsregio binnen afzienbare termijn ontwikkelingen (zowel qua locaties als qua organisatie van de facilitaire functie) die kansen bieden om samen efficiënter te opereren. Het vergt een verdere verkenning om te bepalen of en hoe er voordelen te behalen zijn op de middellange termijn.

3.3. Betekenis voor kwaliteit en kosten In onderstaande tabel wegen we de kansen (kwaliteitswinst en kostenreductie) van samenwerking met de Veiligheidsregio af tegen de eerder door de GGD geïnventariseerde knelpunten en ambities om invulling te geven aan de Koersnotitie.

| 10

Lijst met ambities en knelpunten

Kwaliteitswinst

Kostenreductie (structureel)

Verbeteren accountmanagement

NVT

Langjarige contracten

NVT

Data 3.1. Informatieveiligheid 3.2. Beter benutten van data

Ja Beperkt

Nee Nee

Arbeidsmarkt

NVT

Knelpunten financiën)

bedrijfsvoering

(inkoop,

personeel

en Ja

Beperkt

Communicatie

Beperkt

Medische milieukunde

Nee

Infectieziektenbestrijding / crisisbeheersing

Onwaarschijnlijk

Uit het overzicht blijkt dat de samenwerking met de Veiligheidsregio in ieder geval kwaliteitswinst kan opleveren bij de knelpunten / ambities 3.1, 5, 6, 7 en 8. Efficiëncywinst (‘minder meer’) zal naar verwachting beperkt zijn: •

De Veiligheidsregio komt uit een fase waarin de basis op orde is gebracht en dat betekent dat toevoeging van GGD-taken wel enige, maar niet veel financiële voordelen zullen opleveren.

•

Voor de automatisering, waar traditioneel veel schaalvoordeel te behalen valt, geldt dat GGD NOG al samenwerkt in het verband van het HSC. Er valt niet te verwachten dat samenwerking met de Veiligheidsregio ten opzichte van die samenwerking veel zal verschillen in kosten.

•

De belangrijkste voordelen zijn te verwachten bij inkoop en in de HR-sfeer en mogelijk bij communicatie. Wij taxeren dat het hier om een orde grootte van enkele tienduizenden euro’s gaat.

•

Bij een vergaande vorm van samenwerking (vorming van een shared service centre) is in staf en management van de bedrijfsvoeringsafdelingen aanvullend nog enkele tienduizende n euro’s te besparen.

3.4. Impact verandering (tempo en kosten) Naast de structurele impact zijn bij de afweging van samenwerkingsmogelijkheden ook het tempo van de verandering en de veranderkosten van belang. Tempo en kosten van de verandering worden mede beïnvloed door de te hanteren vorm: een volledig geïntegreerde shared service organisatie voor GGD en Veiligheidsregio is moeilijker te realiseren dan een aantal praktische samenwerkingsafspraken op basis van vrijwilligheid. Deze laatste zijn vrij eenvoudig en snel te realiseren. Voor het opzetten van een volledig geïntegreerd shared service center voor GGD en Veiligheidsregio moet rekening worden gehouden met een implementatietermijn van minimaal een jaar en met kosten voor projectleiding, harmonisatie arbeidsvoorwaarden,

| 11

personele begeleiding en inrichtingskosten. Mogelijk ontstaan er frictiekosten, maar de kans hierop is klein, aangezien de huidige medewerkers van Veiligheidsregio en GGD in de nieuwe organisatie een plek kunnen krijgen. Alles bij elkaar is onze ervaring dat een veranderbudget van ca. € 200.000 gewenst is. Wanneer besloten wordt ook de ICT-dienstverlening over te hevelen van HSC naar de Veiligheidsregio, ontstaat een grotere kostenpost. Die bestaat enerzijds uit de kosten voor de doorlopende dienstverlening van het HSC (ontvlechtings -/desintegratiekosten) en anderzijds uit begeleiding van de overgang (overdracht apparatuur, systemen en data). De precieze omvang van de kosten is van een aantal factoren afhankelijk, maar de schattingen lopen uiteen van ca. € 200.000 tot € 700.000.

| 12

4. Samenwerkingsmogelijkheid met andere GGD’en 4.1. Introductie Zoals in hoofdstuk 2 al is geschetst, wordt tussen de GGD’en in Oost-Nederland al op diverse taken samengewerkt. Voor een aantal ambities / knelpunten van GGD NOG is versterking van de inhoudelijk samenwerking via Oost-Nederland mogelijk. Voor wat betreft de samenwerking op bedrijfsvoeringstaken leggen we in deze verkenning de focus op de bestaande samenwerking via het HSC. In theorie is denkbaar dat de GGD NOG met buurregio’s samen zou werken op het gebied van bedrijfsvoering, maar de taxatie is dat hierop niet op korte termijn actie mogelijk is en bovendien gepaard gaat met (ontvlechtings)problemen bij het HSC.

4.2. Samenwerkingsmogelijkheden Voor wat betreft de versterking van inhoudelijke samenwerking zijn – aanvullend op de bestaande samenwerkingen en gericht op de knelpunten en de ambities uit de Koersnotitie – de volgende richtingen denkbaar: •

Medische milieukunde: alle GGD’en hebben te maken met een toenemend aantal vragen over gezondheid in de leefomgeving. Door kennis uit te wisselen en patronen in vragen te analyseren is mogelijk winst te behalen bij de kwaliteit en (in beperkte mate) de efficiëntie van de inzet van milieukundigen. Dit zal – zo schatten wij in – niet direct tot ‘minder meer’ leiden, omdat dit ingeregeld moet worden; wel kan het in voorbereiding op de komst van de Omgevingswet helpen om dan een efficiënte slag te maken. Bovendien lijkt het aantrekkelijk om als samenwerkende GGD’en de mogelijkheid tot aanvullende financiering vanuit de provincie te onderzoeken.

•

Infectieziektenbestrijding / crisisbeheersing: de onderwerpen infectieziektenbestrijding en crisisbeheersing staan als gevolg van de Corona-pandemie nadrukkelijk op de agenda van alle GGD’en. De koepel van GGD’en en GHOR-organisaties (GGD GHOR NL) heeft in een brief aan de informateur het standpunt ingenomen dat een versterking van deze taken en een meer un iform kwaliteitsniveau en vragen om meer landelijke sturing op de uitvoering, in ieder geval door uniformering van de werkwijze en informatiesystemen. De manier waarop een en ander invulling krijgt, is mede afhankelijk van de richting die een nieuw kabinet op dit punt wijst. Dit onderwerp blijft daarmee buiten verdere beschouwing in deze notitie.

Naast deze taken is op meer GGD-taken sprake van een groeiend besef dat kwaliteitsniveau en personele schaarste vragen om een meer uniforme uitvoering tussen regi o’s. Denk bijvoorbeeld aan forensische geneeskunde, en TBC-bestrijding. Deze waarneming heeft ook betekenis voor de bedrijfsvoering. De uniformering van werkwijzen vraagt immers ook om bijpassende opleiding en training, HR-beleid en ICT-systemen, die daarmee ook vaker in samenwerking tussen GGD’en ontwikkeld moeten worden. Waar het gaat om bedrijfsvoeringssamenwerking met andere GGD’en is relevant dat NOG een aantal taken nog niet heeft belegd bij HSC (zie de tabel in paragraaf 2.3). De mogelijkheid bestaat deze

| 13

taken alsnog te beleggen bij HSC. Daarbij is het volgende relevant: vanwege de constructie ‘voor gemene rekening’ is het pakket van HSC niet te beschouwen als een soort ‘winkel’ waar vrijelijk uit ‘geshopt’ kan worden. De enige keuze is de deelname in HSC uit te breiden tot het volledige pakket. Dit betekent concreet: •

Volledige ICT-ondersteuning

•

Informatiebeveiliging

•

Inkoop

•

Personeelsadministratie

•

Financiële administratie

De organisaties die HSC vormen hebben afgesproken dat adviserende taken (HR -advies, business control)

moederorganisaties

worden

georganiseerd.

dichtbij

verschillende

moederorganisaties te opereren heeft HSC het beleid dat medewerkers een deel van hun tijd op de locatie van de moederorganisaties werken.

4.3. Betekenis voor kwaliteit en kosten Op dezelfde manier als we dat voor de Veiligheidsregio hebben gedaan, geven we in onderstaande tabel aan wat het verwachte effect is van samenwerking met andere GGD’en (Oost-Nederland voor de inhoudelijke taken; HSC voor de bedrijfsvoering ). Lijst met ambities en knelpunten

Kwaliteitswinst

Kostenreductie (structureel)

Verbeteren accountmanagement

NVT

Langjarige contracten

NVT

Data 3.1. Informatieveiligheid 3.2. Beter benutten van data

Ja Ja

Arbeidsmarkt

NVT

Knelpunten bedrijfsvoering (personeel en financiën)

Communicatie

Nee

Medische milieukunde

Beperkt

Infectieziektenbestrijding / crisisbeheersing

NVT

Afnemen van de taken die GGD NOG nu (nog) niet bij HSC heeft belegd leidt tot kwaliteitswinst (vermindering kwetsbaarheid, vergroten kwaliteit). Voor wat betreft het effect op de kosten is een exacte berekening van het effect van volledige deelname in HSC in dit stadium ingewikkeld te bepalen. Dat komt omdat het effect bestaat uit drie onderdelen:

| 14

•

De daling van kosten bij NOG als gevolg van overheveling naar HSC;

•

De stijging van kosten van HSC door toename van het takenpakket;

•

Effect van de herverdeling via de verdeelsleutels tussen de moederorganisaties.

Een indicatieve berekening levert op dat de directe kosten bij de GGD NOG die samenhangen met aan HSC over te dragen taken ongeveer € 550.000 zijn. Bovendien zijn door samenwerking op inkoop nog aanzienlijke kostenbesparingen te verwachten. We schatten in dat voor GGD NOG de kosten tussen € 600.000 en € 700.000 per jaar zullen dalen. Daartegenover stijgen de kosten via het HSC. Wij hebben binnen het kader van dit onderzoek geen eigenstandige berekening kunnen maken, maar hebben het HSC gevraagd een inschatting te geven van het verwachte gecombineerde effect van de stijging van kosten en herverdeling van de verdeelsleutels. De inschatting die het HSC heeft gemaakt is dat dit voor GGD NOG neerkomt op ca. € 600.000 per jaar. Het lijkt daarmee aannemelijk dat de business case van onderbrengen van de taken bij HSC vanuit GGD NOG niet alleen kwalitatief maar ook financieel positief is.

4.4. Impact verandering (tempo en kosten) Wanneer GGD NOG alle mogelijke activiteiten onderbrengt bij HSC, is dat voor HSC een relatief bescheiden verandering. Er is immers al ervaring met de werkwijze met meerdere moederorganisaties en GGD NOG is al een bekende. De verandering kan dus relatief snel ingaan. Het belangrijkste aandachtspunt betreft frictiekosten voor personeel. Wanneer de taken van GGD NOG over gaan naar HSC, geldt in principe het uitgangspunt ‘overgang van onderneming’, waarbij mensen recht hebben op een overstap naar de nieuwe organisatie. Hierbij dient wel te worden aangetekend dat de huidige standplaats van de medewerkers (Warnsveld) ver af ligt van de nieuwe standplaats (Tilburg). Het valt niet uit te sluiten dat dit voor sommige medewerkers een te grote stap zal zijn, hoewel het effect van hybride werken (thuis, bij HSC en nog steeds bij GGD NOG) dit mogelijk dempt. Over deze en andere gevolgen van de overgang is overleg noodzakelijk met de OR en betrokken medewerkers. Mogelijk is het voor een zorgvuldige invulling van goed werkgeverschap noodzakelijk individuele regelingen te treffen. Hiermee kunnen kosten gemoeid zijn. In het licht van de huidige arbeidsmarkt en met de mogelijkheden die er zijn voor maatwerk tussen GGD en HSC schatten we in dat die beperkt kunnen blijven tot een bandbreedte van € 100.000 - € 300.000.

Dit zou een terugverdientijd van tussen de 1 à 3 jaar betekenen.

| 15

5. Samenwerkingsmogelijkheden gewogen 5.1. Samenvattende observaties Uit de verkenning van de samenwerkingsmogelijkheden zijn de volgende samenvattende observaties te maken: 1.

Beide samenwerkingsopties (Veiligheidsregio en HSC) bieden voor kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten van de bedrijfsvoering voordelen. Voor kwaliteit en kwetsbaarheid zijn deze naar verwachting aanzienlijk, voor kosten zijn deze beperkt maar relevant.

De synergievoordelen voor de taken ICT, informatieveiligheid, inkoop, personeels - en salarisadministratie en financiële administratie zijn naar verwachting b ij het HSC nog iets groter dan bij de Veiligheidsregio.

Voor risico- en crisisbeheersing, communicatie en mogelijk voor huisvesting / facilitaire zaken biedt samenwerking met de Veiligheidsregio synergievoordelen die het HSC niet biedt.

De financiële voordelen die in deze rapportage zijn geraamd, zijn met de nodige onzekerheid omgeven. Een nadere analyse is noodzakelijk voordat definitieve besluiten worden genomen.

5.2. Analyse Uit het voorgaande wordt duidelijk dat samenwerking op uitvoering van taken voor de kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten voordelen biedt. De vraag die dan aan de orde is, is welke vorm van samenwerking hierbij de voorkeur heeft. Vooropgesteld: beide potentiële partners

bieden sterke synergievoordelen op kwaliteit en

kwetsbaarheid en mogelijk ook op kosten. Een belangrijk gegeven bij de afweging tussen VR en HSC is dat de samenwerking met HSC niet zonder meer kan groeien en krimpen al naar gelang de behoefte van GGD NOG. Doordat de samenwerking is vormgegeven via een gemene-rekeningconstructie, kan de verdeelsleutel niet eenvoudig worden aangepast. Dat betekent de facto dat er drie smaken zijn: de samenwerking met HSC op het huidige niveau continueren, de samenwerking beëindigen of de samenwerking uitbreiden tot het volledige dienstenpakket. Voor de samenwerking met de Veiligheidsregio moet de vorm nog worden bepaald en zijn dus meerdere varianten mogelijk. •

Beëindigen samenwerking HSC en alle bedrijfsvoeringstaken beleggen bij VR: de afspraken over ontvlechting van de HSC-samenwerking maken dat deze keuze een kostenpost oplevert voor frictiekosten én dat de ICT-backoffice moet worden overgedragen. Dat is een kostenpost die naar verwachting niet binnen redelijke termijn valt terug te verdienen met synergievoordelen uit samenwerking met de VR. Bovendien is het twijfelachtig of NOG in een dergelijk model gebruik kan blijven maken van het team Inzicht: meerdere GGD’en hebben interesse getoond in participatie in het HSC en dat is vooralsnog afgehouden, om de governance niet te complex te maken. De vraag is hoe de partners zullen reageren op een verzoek van NOG hieromtrent. Dit alles bij elkaar genomen maakt een volledig uittreden uit het HSC onaantrekkelijk.

| 16

•

Wat dan resteert is de afweging tussen twee opties 1) Voortzetten huidige situatie en zoveel mogelijk taken beleggen bij Veiligheidsregio of 2) Volledig participeren in HSC en resterende taken beleggen bij Veiligheidsregio. Bij deze afweging is vanuit het perspectief van GGD NOG vooral relevant bij welke organisatie taken naar verwachting het best op zijn plek zijn. Op hoofdlijnen kan daarvoor worden gesteld dat dit de HSC-samenwerking is. Immers, zowel op informatisering (benutten data), salarisadministratie (cao), inkoop (specifieke producten en diensten voor GGD’en) zijn de overeenkomsten tussen GGD’en net wat groter dan de overeenkomsten van de GGD met de VR. Daarmee valt meer synergie te verwachten in HSCverband dan tussen GGD en VR. De verkenning die we naar kosten hebben uitgevoerd, levert bovendien een redelijke kans op dat de samenwerking met HSC kosten bespaart.

Met een keuze voor versterking van HSC sorteert GGD NOG bovendien voor op de groeiende behoefte aan samenwerking tussen GGD’en die als gevolg van de Corona -pandemie zichtbaar is. Bovenstaande laat onverlet dat er dan nog een aantal taken blijft waarop samenwerking tussen VR en GGD meerwaarde heeft. Dat geldt sowieso voor samenwerkingsambities op het gebied van risicoen crisisbeheersing en op het terrein van communicatie. Mogelijk kan ook bij facilitaire zaken / huisvesting synergie worden bereikt met de Veiligheidsregio. Om dat goed te bepalen is een meer gedetailleerde verkenning noodzakelijk.

5.3. Advies Wij adviseren het bestuur van de GGD NOG op basis van deze verkenning het volgende: 1.

Besluit tot volledige participatie in HSC, onder de voorwaarde dat uit een nadere uitwerking blijkt dat de business case voor de kosten van GGD NOG positief is (gedefinieerd als structurele verlaging van de kosten en een terugverdientijd van ten hoogste vier jaar).

Besluit tot versterking van de samenwerking met de VNOG op de gebieden risico- en crisisbeheersing en publiekscommunicatie.

Bezie in de loop van 2022 welke verdere mogelijkheden voor samenwerking met de Veiligheidsregio bestaan op het gebied van facilitair / huisvesting.

| 17

MEMO

Voor:

Algemeen Bestuur GGD Noord- en Oost-Gelderland

Van:

Marcel Benard Jacco van Gastel

Betreft:

Inzichten uit benchmark en strategische opties voor vervolg

Datum:

21 april 2021

1. Inleiding GGD Noord- en Oost-Gelderland bevindt zich in een fase van heroriëntatie, door een combinatie van externe en interne factoren. De aanpak van Covid -19 heeft een grote invloed op het functioneren van de GGD: enerzijds is de rol van de GGD zelden zo relevant gebleken en krijgt de GGD veel waardering; anderzijds stelt de crisis de organisatie voor dusdanige uitdagingen dat het piept en kraakt. De organisatie is bovendien bezig met een verandering van werken, gericht op het beter presteren en beter inspelen op de verschillen in de lokale situatie waarin de GGD het werk moet doen. Dit streven heeft geresulteerd in een door het AB omarmde Koersnotitie, waarin onder meer het gewenste samenspel tussen GGD en gemeenten is beschreven. Vanuit de organisatie van de GGD wordt daarnaast gezocht naar manieren om kwetsbaarheden en urgente knelpunten in de organisatie aan te pakken. Tegelijk hebben de gemeenten – ‘eigenaar’ van de GGD – ook hun eigen zorgen: de begrotingen van gemeenten staan onder forse druk. Een deel van de gemeenten verwacht daarom ook van de GGD, net als van andere gemeenschappelijke regelingen, een bijdrage in de gewenste ombuigingen. Het AB heeft zich daarom de vraag gesteld welke besparingen mogelijk zijn . Lysias is gevraagd om te ondersteunen bij de zoektocht naar besparingsmogelijkheden. In deze notitie treft u onze bevindingen aan.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10915454/1