361334 Informatienota Afronding project masterplan verbouw gemeentehuis

Informatienota Raad

Onderwerp

Afronding project masterplan verbouw gemeentehuis

Programma

11 - Bestuur en organisatie

Datum

11-01-2022

Portefeuillehouder

Dhr. dr. T.C.M. Horn

Zaaknummer

361334

Adviseur

Marcel Tiemens

Afdeling

Ondersteuning

Telefoonnummer

754

E-mail adres

marcel.tiemens@epe.nl

Bijlage(n)

-

KENNISNEMEN VAN de door het college vastgestelde tussentijdse positieve resultaat van de verbouw van het gemeentehuis, de inhoudelijke en financiële afhandeling.

INLEIDING De raad heeft enkele jaren geleden besloten om het gemeentehuis toekomstbestendig te maken en gekozen voor het pleinmodel. In 2020 en 2021 is na een lange voorbereidingsperiode de verbouw van het gemeentehuis uitgevoerd. Hierbij zijn ook nieuwe AV middelen geplaatst. Het resultaat is voor een ieder zichtbaar: een volledig gerenoveerd, energiezuinig gemeentehuis, dat geschikt is om op een flexibele manier met elkaar samen te werken om de samenleving te bedienen. De aannemer Marku Bouw heeft voor de bouwvakantie 2021 opgeleverd en inmiddels zijn de restpunten afgehandeld. Er zijn duidelijke afspraken over de nazorg door de aannemer en onderaannemers. Enkele onderdelen van het oorspronkelijke plan, die niet zijn meegenomen in de aanbesteding, zullen in het komende jaar binnen de gestelde financiële kaders worden gerealiseerd.

KERNBOODSCHAP De verbouwing van het gemeentehuis is naar tevredenheid én binnen budget uitgevoerd. Medewerkers en bezoekers reageren positief op de nieuwe uitstraling van het gebouw. In het komende jaar worden nog verdere verbeteringen aangebracht om de overgebleven punten van het plan (pleinmodel) te realiseren. De verbouw is en wordt uitgevoerd binnen de gestelde financiële kaders. De raad heeft een budget beschikbaar gesteld van afgerond € 7,29 mln. Van het krediet resteerde bij oplevering door de aannemer ca. € 450k. Het gemeentehuis van Epe was bij aanvang van de werkzaamheden ruim 48 jaar in gebruik en toe aan grootschalig onderhoud en modernisering. De verbouwing was noodzakelijk om het gebouw aan het Marktplein klaar te maken voor de toekomst. Er is een duurzaam gebouw gerealiseerd dat past bij de toekomstgerichte manier van werken. Die manier van werken is de laatste decennia erg veranderd door bijvoorbeeld de digitalisering en het mobiele en hybride werken. Ook de komende jaren blijft de manier van werken volop in ontwikkeling. Binnen de gemeente Epe wordt er bijvoorbeeld steeds meer in processen en projecten gewerkt. Dat vraagt om een andere werkomgeving. Ook wordt participatie met inwoners, bedrijven en organisaties steeds belangrijker (o.a. met de komst van de Omgevingswet in 2022). Met de oplevering van de verbouw van het gemeentehuis zijn we toekomstbestendig.

We zien echter ook, nu het gebouw in gebruik is genomen, dat een aantal aanpassingen en verbeteringen nog noodzakelijk zijn om het gebouw te gebruiken zoals is bedoeld. Denk hierbij o.a. aan werkzaamheden in het kader van privacy en geluidshinder in spreekkamers en overlegruimten, klimaatbeheersing (heel concreet voorbeeld: het plaatsen van een nieuwe verwarmingspomp omdat gebleken is dat de bestaande pomp de totale nieuwe warmtevraag niet aan kan), het aanpassen van de valbeveiliging op het dak en optimalisering van het digitaal/ hybride werken. Ook zien we dat er tijdelijk meer begeleiding -extra inzet door de Brede Service Desk en projectleiding- nodig is om met alle nieuwe systemen te werken en om aanpassingen te doen ten behoeve van een optimaal gebruik van het gebouw.

Tenslotte is er sprake van werkzaamheden die buiten de scope van de aanbesteding vielen maar nog wel noodzakelijk zijn om het complete plan (pleinmodel) te realiseren. Het gaat dan bijvoorbeeld om verbeteren van de toegang van het gebouw, o.a. de toegang bij de hoofdingang, die nu voor minder-validen niet ideaal is; en ( een doorsteek naar de fietsenkelder zodat gemeentemedewerkers niet meer door de (deels verhuurde) aanbouw hoeven te lopen. Al deze resterende werkzaamheden kunnen worden gerealiseerd binnen het beschikbaar gestelde budget. Komend jaar wordt hier uitvoering aan gegeven.

COMMUNICATIE Gezien de huidige corona situatie is het helaas nog niet mogelijk om inwoners uit te nodigen om in het verbouwde gemeentehuis te komen kijken. Te zijner tijd wordt hier aandacht aan besteed.

VERVOLG Verdere verbeteringen die nodig blijken nu de verbouw is afgerond én de onderdelen van het oorspronkelijke plan die niet waren meegenomen in de aanbesteding, worden komend jaar uitgevoerd. Op het moment dat het gebouw volledig is gerenoveerd en alle werkzaamheden zijn afgerond, ontvangt u hierover bericht.