361332 Bijlage Annex4 Administratieprotocol

Gemeenten monitoren periodiek de voortgang van de dienstverlening per aanbieder en daarmee ook het budgetplafond per aanbieder. 14. 15. Een dreigende overschrijding van het budgetplafond, zoals vastgesteld per aanbieder per gemeente, moet direct door de betreffende aanbieder worden gemeld aan de gemeente waaraan de dienstverlening wordt geleverd. 16. 17. Bij (verwachte) overschrijding van het budgetplafond handhaven gemeenten het budgetplafond. Dit betekent dat meer dienstverlening dan het budgetplafond toestaat, in dat geval niet meer wordt betaald. 18. 19. Gemeenten en aanbieders maken afspraken over de lopende trajecten en nieuwe instroom (bijvoorbeeld door het instellen van een wachtlijst, overbruggingszorg of doorverwijzing). Gemeenten kunnen ook besluiten om bij tijdige signalering van dreigende overschrijding door de aanbieder, het budgetplafond te herzien. Dit kan het geval zijn, indien passende alternatieven ontbrekend en/of de hulpvraag niet langer kan worden uitgesteld. 20. 21. Gemeenten die dit instrument willen inzetten communiceren aan aanbieders uiterlijk 1 oktober voorafgaand aan het komende boekjaar de hoogte van de plafonds. Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

31

Met opmaak: Meerdere niveaus + Niveau: 1 + Nummeringstijl: 1, 2, 3, … + Beginnen bij: 1 + Uitlijning: Links + Uitgelijnd op: 0 cm + Inspringen op: 0,63 cm

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

32

22.1.14.3. WERKWIJZE VERBETEREN VAN TIJDIGHEID DECLARATIES WMO EN JEUGD Sinds 2015 werken gemeenten met Wmo- en jeugdhulpaanbieders aan een goed lopend declaratieproces. Gemeenten hebben belang bij een tijdige declaratie om daarmee goed zicht te houden op de actuele ontwikkeling van het budget. Onderstaand stappenplan wordt doorlopen bij aanbieders die structureel niet declareren volgens de afspraken in het administratieprotocol. •

Periodiek monitoren gemeenten de binnengekomen declaraties: hoe verhouden deze zich tot voorgaande periodes. (o.a. aantal cliënten; gedeclareerd bedrag / cliënt en totaalbedrag).

•

Bij afwijkingen in het declaratiegedrag neemt contractmanagement/relatiebeheer van de gemeente contact op met de zorgaanbieder en achterhaalt de oorzaken van de afwijkingen.

•

Wanneer sprake is van herhaaldelijk te laat binnengekomen declaraties die de termijn overschrijden, schrijft de gemeente de aanbieder aan. Deze aanschrijving bevat een termijn van twee weken waarbinnen de aanbieder een SMART plan van aanpak moet overleggen waarin de acties staan beschreven die de aanbieder gaat uitvoeren om het declaratieproces te verbeteren.

•

Indien de termijn voor aanlevering van een plan van aanpak wordt overschreden, wordt de aanbieder op dit punt in gebreke gesteld en treed een verrekenbare boete in werking op basis van Annex 1: 4.2.3.

•

De boeteclausule wordt opgeheven op het moment dat een plan van aanpak wordt goedgekeurd. De gemeenten neemt voor deze beoordeling ten hoogste twee weken de tijd.

•

Indien de termijnen in het plan van aanpak worden overschreden, treedt na een in gebreke stelling, een verrekenbare boete in werking op basis Annex 1: 4.2.3.

•

De boeteclausule wordt opgeheven indien aan de afspraken en termijnen in het plan van aanpak is voldaan.

•

Bij geen verbetering van het declaratieproces volgt een ingebrekestelling op basis van Annex 1 artikel 3.1

•

Mocht dit niet leiden tot verbetering, dan kan het contract worden ontbonden op basis van Annex 1 artikel 3.2. lid 2 onder b.

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

33

Met opmaak: Meerdere niveaus + Niveau: 2 + Nummeringstijl: 1, 2, 3, … + Beginnen bij: 1 + Uitlijning: Links + Uitgelijnd op: 0,63 cm + Inspringen op: 1,26 cm

BIJLAGEN BIJLAGE 1.1 ROUTE GEMEENTELIJKE TOEGANG

Route gemeentelijke toegang Uiterlijk 3 werkdagen na ontvangst JW301/Wmo301

Uiterlijk 3 werkdagen na ontvangst JW305/Wmo305

JW302 / Wmo302

Cliënt meldt zich bij toegang

Toegang verwijst & gemeente verstuurt toewijzing

JW301 / Wmo301

Uiterlijk 5 werkdagen na verwijzing

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

JW306 / Wmo306

Zorgaanbieder start zorg

JW305 / Wmo305

Uiterlijk 5 werkdagen na de datum waarop de ondersteuning gestart is (eerste dag waarop uitvoering gegeven wordt aan activiteiten volgens het ondersteuningsplan van cliënt).

34

Start monitoring gemeente

BIJLAGE 1.2 ROUTE EXTERNE WETTELIJKE VERWIJZER

Route externe wettelijke verwijzer* Uiterlijk 3 werkdagen na ontvangst JW315/Wmo315

Uiterlijk 3 werkdagen na ontvangst JW301/Wmo301 JW302 / Wmo302

JW316 / Wmo316

Cliënt meldt zich bij externe wettelijke verwijzer

Externe wettelijke verwijzer verwijst naar zorgaanbieder

Zorgaanbieder doet verzoek om toewijzing

JW315/ Wmo315

Uiterlijk 5 werkdagen na intake

Toegang wijst toe op basis van de gegevens in JW315/Wmo315 & gemeente verstuurt toewijzing Indien afwijzing obv Woonplaatsbeginsel binnen 5 werkdagen JW319/WMO319 Indien onderzoek binnen 5 werkdagen JW319/WMO319 (Doorlooptijd 8 weken)

JW319 / Wmo319

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

Uiterlijk 3 werkdagen na ontvangst JW305/Wmo305

35

JW301 / Wmo301

Uiterlijk 5 werkdagen na ontvangst JW315/ Wmo315

JW306 / Wmo306

Zorgaanbieder start zorg

JW305 / Wmo305

Start monitoring gemeente

Uiterlijk 5 werkdagen na de datum waarop de ondersteuning gestart is (eerste dag waarop uitvoering gegeven wordt aan activiteiten volgens het ondersteuningsplan van cliënt).

BIJLAGE 1.3 ROUTE GEDWONGEN KADER (JEUGDBESCHERMING & JEUGDRECLASSERING)

Route Gedwongen kader (Jeugdbescherming & Jeugdreclassering) Uiterlijk 3 werkdagen na ontvangst JW315

Uiterlijk 3 werkdagen na ontvangst JW301

JW316

Rechter, Raad voor de Kinderbeschermi ng of Officier van Justitie legt maatregel op

Gecertificeerde instelling doet verzoek om toewijzing voor JB/JR

JW315

JW302

Toegang wijst toe op basis van de gegevens in JW315/Wmo315 & gemeente verstuurt toewijzing

JW301

Gecertificeerde instelling voert maatregel uit

Uiterlijk 5 werkdagen na ontvangst JW315

Uiterlijk 20 werkdagen na uitspraak rechtbank*

Voor de werkwijze JW319 zie bijlage 1.2 * Van deze termijn kan alleen worden afgeweken bij (1) het ontbreken van de warme overdracht tussen gemeenten (bij woonplaatsbeginsel mutaties) en (2) landelijk onderhoud aan iJW berichtenstelsel/''freeze".

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

36

BIJLAGE 1.4: ROUTE AANVULLENDE JEUGDHULP VANUIT GEDWONGEN KADER (JEUGDBESCHERMING & JEUGDRECLASSERING)

Noot: Indien de aanvullende jeugdhulp vanuit het gedwongen kader sGGZ betreft, dan wordt voor deze hulp de route externe verwijzer sGGz gevolgd. (bijlage 1.5). Ook bij de inzet van sGGZ vindt vooraf afstemming plaats met de gemeentelijke toegang. De gemeentelijke toegang informeert de sGGZ-aanbieder. De sGGZ-aanbieder stuurt een JW315 met als type verwijzer ‘Gecertificeerde instelling’.

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

37

BIJLAGE 1.35 UITZONDERING 1 – ROUTE VERWIJZING NAAR SGGZ

Route verwijzing naar sGGZ

Voor de werkwijze JW319 zie bijlage 1.2 Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

38

BIJLAGE 1.64.1. UITZONDERING 2 – CLIËNT MELDT ZICH BIJ EEN WETTELIJKE VERWIJZER (DYSLEXIE APELDOORN, BRUMMEN, EPE, HATTEM EN VOORST)

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

39

BIJLAGE 1.46.2. UITZONDERING 2 – CLIËNT MELDT ZICH BIJ EEN WETTELIJKE VERWIJZER (DYSLEXIE HEERDE, LOCHEM, ZUTPHEN)

Voor de werkwijze JW319 zie bijlage 1.2

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

40

BIJLAGE 1.57 UITZONDERING 3 – CLIËNT MELDT ZICH BIJ ZORGAANBIEDER I.G.V. CRISIS

Route via zorgaanbieder i.g.v. Crisis

Voor de werkwijze JW319 zie bijlage 1.2

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

41

BIJLAGE 2: DECLAREREN

JW323 / WMO 323

Noot: * Binnen de behandelproducten van de s-GGZ is het mogelijk dat niet op korte termijn de behandelcategorie kan worden bepaald. De toewijzing mag in dit geval later dan vijf dagen na intake worden aangevraagd. De diagnostiek en behandeling die geleverd is voor het ontvangen van de toewijzingen, mag in dat geval met terugwerkende kracht worden gedeclareerd, nadat de toewijzing is ontvangen. ** Binnen Jeugdbescherming en Jeugdreclassering geldt dat producten op basis van een stuk per maand worden gedeclareerd indien de maatregel/het traject van de cliënt op de 1ste dag van de maand actief is. (telmaanden)

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

42

heeft opmaak toegepast: Lettertype: 9 pt

BIJLAGE 3: WIJZIGING VAN DE TOEWIJZING

Annex 4 Regionaal Administratieprotocol

43