3 Verslag presidium 15 september 2022

VERSLAG PRESIDIUM 15 september 2022 Aanwezig: de dames Baltus, Griep (als plv. voor dhr. Van Limburg), Hendriks, Tibben, Haarman en Kattenberg en de heren Boon (als plv. van dhr. De Ruiter), de Goede, Van Nuijs, Horn (vz), Vermaas en Vos. Bij punt 4: mevrouw Eichorn Afwezig met kennisgeving:, dhr. De Ruiter en dhr. Van Limburg 1. Opening en mededelingen Het presidium wordt geïnformeerd over de stand van zaken van een tweetal lopende procedures. De burgemeester licht het proces voor de werving van een gemeentesecretaris/algemeen directeur toe. Het profiel wordt binnenkort openbaar. De link naar de vacature met het profiel zal worden gedeeld met de leden van de raad. De burgemeester is lid van de raad van toezicht van jeugdzorginstelling Parlan. Hij informeert het presidium dat hij tijdelijk de taken van de voorzitter overneemt omdat zij door privéomstandigheden haar taken op dit moment niet kan uitvoeren. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Vaststelling verslag van 7 juli 2022 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Raadsconferentie/training Het conceptvoorstel voor een raadsconferentie/training wordt besproken aan de hand van vragen en kanttekeningen in aanwezigheid van de trainster. Het presidium is akkoord om het plan uit te werken en uit te voeren in het eerste kwartaal van 2023. Niet dit najaar, gezien de volle raadsagenda. 5.

Raadswerkgroep Versterking lokale democratie De aanleiding voor deze raadswerkgroep is de Quickscan Lokale Democratie en de daaruit voortgekomen verbeteragenda en uitwerkingsplan. Om hier continuïteit aan te geven heeft er overleg plaatsgevonden tussen Bertie Hendriks, Hans de Goede, de griffier en de raadsadviseur communicatie. Het idee is om een raadswerkgroep Vernieuwing lokale democratie (werktitel) in stellen. Daaronder kunnen subgroepen vallen, zoals bijvoorbeeld raadscommunicatie. De voornoemde vier komen nog een keer bij elkaar om een voorstel te maken voor de opdracht en kaders voor de werkgroep. Deze komt vervolgens terug in het presidium. Dhr. De Goede spreekt de wens uit dat deze werkgroep breed gedragen en gesteund worden zoals in de vorige raadsperiode ook het geval was met dit onderwerp. Dhr. Van Nuijs pleit voor de inhuur van externe deskundigheid bij de werkgroep. Dit advies wordt ter harte genomen. De griffie wil snel aan de slag met een subwerkgroep raadscommunicatie. De vraag aan fractievoorzitters is wie er, naast de mensen die eerder hun belangstelling hebben aangegeven, zitting willen nemen in de werkgroep.

2

6. Werkbudget raad en uitbreiding griffie In de conceptbegroting zijn (extra) werkbudgetten en een extra FTE opgenomen voor de raad en de griffie. Dhr. Vermaas vraagt zich af of dit nog niet te weinig is. De griffier licht toe dat met extra geld en uitbreiding meer gedaan kan worden dan nu het geval is. De uitbreiding zorgt voor de benodigde basis om aan de kwaliteit die de wet en de raad verlangen, te voldoen. Tenzij er meer en grotere wensen komen vanuit de raad. Met de werkgeverscommissie zal verder doorgepraat worden over de verdere invulling en evaluatie van de eerdere uitbreiding. Na (tussentijdse) evaluatie zal bekeken worden wat er eventueel nog meer nodig is. 7. Aanwijzen coördinator Woo voor de griffie Per 1 mei jl. is het voor elk bestuursorgaan van de gemeente verplicht om een contactpersoon voor de Woo aan te wijzen. Het college en de burgemeester hebben dit al gedaan bij besluit van 14 juni jl.. Ook de raad moet nog een contactpersoon aanwijzen. Het voorstel is om de griffiemedewerker en de raadsadviseur daarvoor aan te wijzen. Daarnaast is op dit moment de afdoening van Wob-verzoeken gemandateerd aan de (plv.) griffier op grond van de Wob. Vanwege de komst van de Woo moet dit besluit worden geactualiseerd, door Wob te wijzigen in Woo. Besluit presidium: het voorstel kan worden geagendeerd voor de raad als hamerstuk. 8.

Memo toegang YouForce en declaratieformulier reiskosten P&O heeft documenten opgesteld, onder meer vanwege een vraag vanuit het presidium. Het voldoet aan de behoefte, maar er zijn toch nog meer vragen. Die kunnen beantwoord worden door de HRcontactpersoon van de griffie. Er zal worden uitgezocht hoe het zit met de gemaakte reiskosten buiten de gemeente en de uitkomst zal worden gedeeld met de raad. Mevr. Tibben merkt op dat de laatste zin bij het declaratieformulier is weggevallen. Er zal een nieuwe (volledige) pdf worden gemaild. 9. Wat verder ter tafel komt/Rondvraag Mevr. Griep wil weten m.b.t. het aanwijzen van een WOO-contactpersoon wie dat is. De griffier legt uit dat dit is gekoppeld aan een functie i.p.v. een persoon. Mevr. Tibben wil graag de stukken voor de extra commissievergadering op 28-9 over huisvesting vluchtelingen, statushouders e.a. graag minstens een week van tevoren ontvangen. En ze wil weten of er extra publiciteit komt voor deze vergadering. De griffier zegt dat de stukken op vrijdag 16-9 beschikbaar zijn en er wordt publiciteit aan deze extra vergadering gegeven d.m.v. berichten in de Gemeentewijzer, op de website en social media. Ook het inspreken wordt zo onder de aandacht gebracht. Mevr. Tibben vraagt ook aandacht voor de kwaliteit van de uitzending en opnames in de commissiekamer, het is slecht te volgen.

De griffie heeft al een opdracht verstrekt voor het verlengen van de kabels voor de microfoons en voorzitters worden geïnstrueerd om iedere keer te zeggen dat sprekers de knop van de microfoon moeten inhouden. Er zal nogmaals bekeken worden of het mogelijk is om het systeem van microfoons aan te passen. Mevr. Haarman stelt voor om in de Gemeentewijzer verder te gaan met de rubriek ‘Fracties aan het woord’, nu bijna alle fractievolgers voorgesteld zijn. Het presidium vindt dit een goed idee. De griffie zal de spelregels rondsturen met daarbij een aanleverschema. Ook brengt ze maandagavond 3 oktober extra onder de aandacht: kennismaking raad met maatschappelijke organisaties. Er zijn zo’n 10-12 organisaties die enthousiast zijn en meedoen, 50 mensen worden verwacht. Gehoopt wordt op een goede opkomst van raadsleden en fractievolgers, tussen 19 en 21 uur in het gemeentehuis. De voorzitter herinnert aan een uitnodiging voor een raadsledenbijeenkomst van GGD VNOG. Er hebben zich nog maar weinig raadsleden vanuit Epe aangemeld. 10. Sluiting