1371930 Communicatie- en participatieplan Herinrichting Hoofdstraat centrum Epe

Communicatie-participatieplan Herinrichting Hoofdstraat centrum Epe Dit plan gaat over de Herinrichtingsfase van een gedeelte van de Hoofdstraat in het centrum van Epe, het plein rond de Grote Kerk, het Gruttersplein en de Markt (horecaplein), hierna te noemen herinrichting Hoofdstraat centrum Epe. Inleiding In het raadsakkoord voor de periode 2022-2026 is aangegeven dat gemeente Epe een aantrekkelijke gemeente wil zijn voor haar inwoners, ondernemers én bezoekers. Dat vraagt om een veilige en toegankelijke plek met een prettig verblijfsklimaat waar onze inwoners en bezoekers graag naartoe komen. In het collegeprogramma voor de periode 2022-2026 is daarom besloten om een herinrichtingsplan te ontwikkelen voor Hoofdstraat centrum Epe. Het plan bestaat uit 2 delen: 1. Opstellen van verkeersbesluit om de Hoofdstraat tussen de Pastoor Somstraat en de Emmastraat en de Markt tussen de Verbindingsweg en de Hoofdstraat wel/niet/gedeeltelijk autovrij te maken. 2. Opstellen van voorlopig ontwerp voor gedeelte van de Hoofdstraat in het centrum van Epe, het plein rond de Grote Kerk, het Gruttersplein en de Markt (horecaplein), hierna te noemen: herinrichting Hoofdstraat centrum Epe.

Verkenningsfase In 2022 is gestart met een (ambtelijke) verkenning. Daarnaast is samen met een ontwerper en stakeholders een aantal onderdelen benoemd die opvallend zijn in het bestaande gedeelte van het plangebied. Ook is er een schouw geweest met Fietsersbond-Epe en Adviesraad Sociaal Domein om bestaande veiligheids- en toegankelijkheidsknelpunten te inventariseren en wensen op te halen voor het ontwerp.

Participatiefase In mei/juni 2024 is met de toenmalige klankbordgroep en belanghebbenden een start gemaakt om invulling te geven aan een voorlopig ontwerp voor de Hoofdstraat centrum Epe. Daarna zou er begin juli een participatiesessie plaatsvinden met de Eper samenleving. Deze is afgelast, omdat er geen verkeersbesluit is genomen. De gemeenteraad wil, voordat zij een besluit over het verkeersplan neemt, dat ondernemers meer betrokken zijn. Dit verkeersplan heeft directe invloed op de herinrichting van de Hoofdstraat en het centrum van Epe. Daarom is nu gekozen voor een tweetrapsparticipatietraject: eerst participatie op het verkeersplan en daarna op het voorlopig ontwerp. NB. De input die we vanaf 2022 tot aan nu hebben opgehaald laten we niet verloren gaan. Dit wordt meegenomen in het voorlopig ontwerp.

Raakvlakken In het centrum zijn enkele projecten/onderwerpen die raakvlak hebben met dit project. Het is mooi als deze elkaar - waar kan - kunnen versterken. Het gaat om: Onderzoek naar bovengronds halen van de Dorpse beek Epe Nieuwbouw winkels met bovenwoningen Nieuw terrassenbeleid (2024-2025) Nieuw evenementenbeleid (2024-2026) Nieuwe economische visie (2025) Risico's • Het project is in 2022 gestart. Echter is er nog geen besluit over het verkeersplan en er is geen voorlopig ontwerp. Voor de buitenwereld kan het overkomen dat er weinig gebeurt om deze opdracht te vervullen. • Het participatietraject voor het voorlopig ontwerp is begin juli onderbroken. Dit om het verzoek van de gemeenteraad in te willigen om ondernemers te betrekken bij het verkeersplan. Hier is begrip voor, maar er zijn ook geluiden dat de plannen al klaar zijn en participatie dus overbodig is. Dit terwijl nu juist meer ruimte wordt gegeven voor participatie. Maar dat wordt niet door iedereen zo gelezen/ervaren.

Kansen • We bieden met deze koers meer gelegenheid tot participatie: zowel op het verkeersplan als op het voorlopig ontwerp. Hierdoor is de kans op een breed gedragen verkeersplan én het voorlopig ontwerp groter.

Communicatiedoelen Naast de doelen die we willen halen zoals in het Plan van Aanpak beschreven staan, stellen we ook doelen voor communicatie en participatie. We willen hiermee: • Belanghebbenden de kans geven om input te leveren voor het verkeersplan. • Belanghebbenden de kans geven om input te leveren voor het voorlopig ontwerp. • Belanghebbenden de kans geven om op de hoogte te zijn van het verkeersplan en het besluit hierop. • Belanghebbenden de kans geven om op de hoogte te zijn van het voorlopig ontwerp en het besluit hierop. • Een verkeersplan en voorlopig ontwerp realiseren, waarbij vanuit verschillende belangen en invalshoeken is gekeken/meegedacht. • Een bijdrage leveren aan een zorgvuldig proces, wat een positief effect heeft op het vertrouwen in het participatieproces en in de gemeente.

Aanpak •

•

•

•

Tweetraps-participatietraject Er komt eerst een participatietraject voor het verkeersplan. Dit is direct het kader voor het aansluitende participatietraject voor het voorlopig ontwerp. De onderdelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het is krachtig om de betrokkenen daarom op beide onderdelen input te laten leveren en mee te laten denken. Dit draagt bij aan een breed gedragen plan/voorstel. Heldere kaders en afspraken Om als participatiegroep en projectgroep achteraf te kunnen zeggen dat het participatietraject geslaagd is, worden aan de voorkant afspraken gemaakt. Afspraken over wie welke rol heeft en wat hij/zij hiervoor nodig heeft. Deze afspraken worden vastgelegd. We zetten hiervoor een onafhankelijke gespreksleider in. Dit draagt bij het aan een geslaagd proces. Participatiegroep ‘werkt mee’ Vanuit de directe betrokkenheid van de participatiegroep is het van belang de participatiegroep een stevige positie te geven in de vorm van ‘meewerken’. De participatiegroep is deelgenoot van de laatste versie van het verkeersplan en van het voorlopig ontwerp, voordat deze aan het college of de gemeenteraad worden aangeboden. Zij moeten alle input en onze reactie daarop herkennen/terugzien in de plannen. Dit geeft de participatiegroep erkenning en waardering.

Tussentijds evalueren Nadat het participatietraject voor het verkeerplan is afgerond vindt er een evaluatie plaats met de participatiegroep. Er wordt met een onafhankelijke gespreksleider gekeken wat er goed ging en wat er beter kan. Daarna wordt gestart met de participatie voor het voorlopig ontwerp. Dit draagt bij aan een geslaagd proces.

•

Uitleggen waarom Betrokkenen leveren input vanuit hun eigen perspectief en zien graag dat dit verwerkt wordt in de plannen/ontwerpen. Om verschillende redenen kan dit niet altijd. Uitleggen waarom we bepaalde punten wel of juist niet meenemen is van groot belang. Dit zorgt voor begrip. We stellen een geanonimiseerd ‘reactie-overzichtslijst’ op waarop we alle input zetten en voorzien van een reactie wat ermee gedaan is. De lijst wordt continu aangevuld en gepubliceerd op de projectpagina. Dit draagt bij aan transparantie en een breed gedragen plan/voorstel.

•

Breed en beeldend Om een breed publiek te bereiken wordt ingezet op een cross-media aanpak, waarbij online en offline communicatiemiddelen elkaar versterken. Er wordt gebruik gemaakt van visualisaties met toelichting en er wordt geschreven op B1-niveau, zodat het voor iedereen begrijpelijk is. Dit draagt eraan bij dat het voor iedereen begrijpelijk is.

Communicatieboodschap In alle communicatie-uitingen dragen we de onderstaande boodschap uit: We creëren een aantrekkelijk centrum waar het prettig en veilig verblijven is voor onze inwoners en bezoekers van buitenaf. Een veilige en toegankelijke plek met behoud van het dorpse karakter en waar accenten worden aangebracht voor een nog fijnere beleving. Betrokkenen We hebben in deze fase te maken met veel betrokkenen, zowel intern als extern. Te weten: Betrokkenen Gemeenteraad College van burgemeester en wethouders Portefeuillehouder(s) Projectgroep gemeente Epe Medewerkers gemeente Epe Omgevingstafel Ondernemers in het gebied Participatiegroep (zie hieronder de samenstelling) Om- en aanwonenden van het gebied Inwoners gemeente Epe Bezoekers gemeente Epe Pers Samenstelling participatiegroep Ondernemersvereniging Epe Koninklijke Horeca Nederland afdeling Epe Bestuur Grote Kerk Epe Stichting promotie gemeente Epe BedrijvenInvesteringsZone centrum Epe Adviesraad Sociaal Domein Gebiedsregisseurs Epe (Koppel Swoe) Fietsersbond Epe Hulpdiensten Circulus Koninklijke Nederlandse Natuur Vereniging KNNV Epe-Heerde Evenementenorganisatoren / Episch Centrum Logistiek Platform Epe Bekenstichting Ampt Epe Ons Mooi Epe Aangevuld met 2 bewoners, 2 pandeigenaren en 2 horecaondernemers uit het gebied en 2 inwoners *** *** We sturen bewoners, pandeigenaren en horecaondernemers uit het gebied een

brief met de vraag wie deel wil nemen aan de participatiegroep. Als er meer dan 2 aanmeldingen zijn gaan we loten. Voor de 2 inwoners gaat een mail uit naar inwoners die zich hebben aangemeld voor de (afgelaste) participatiesessie van 2 juli 2024. In de mail vragen we wie deel wil nemen aan de participatiegroep. Als er meer dan 2 aanmeldingen zijn gaan we loten.

Communicatiemiddelen Om onze communicatiedoelen te bereiken zetten de we onderstaande middelen in:

Consultatie met de raad Portefeuillehoudersoverleg Projectgroepoverleg Teamoverleg Participatiegroepbijeenkomsten Participatiebijeenkomsten WhatsEpe Mail Individuele gesprekken Reactie-overzichtslijst

Gemeentewijzer Brieven/Mails Persberichten Nieuwsartikelen website Projectpagina Facebook / Instagram LinkedIn Mijlpalenplanning van hele proces Ontwerpschetsen (beeldend)

Communicatieplanning Hieronder is een grove planning uitgewerkt. Hiervan is een uitwerking gemaakt, waarbij per onderdeel is uitgewerkt welke acties daarbij horen, wie hiervoor aan zet is en wanneer. Verkeersplan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Participatiegroep samenstellen Participatiekaders- en voorwaarden vaststellen met participatiegroep en onafhankelijke gespreksleider Verdiepende schouw met participatiegroep en vaststellen waar verdiepend onderzoek nodig is Stand van zaken, uit te voeren verdiepend onderzoek en proces toelichten aan ondernemers Verdiepend onderzoek uitvoeren en profielen opstellen Verdiepend onderzoek en profielen delen met participatiegroep Verdiepend onderzoek delen met de Eper samenleving en input vragen op profielen Voorkeursprofiel in concept uitwerken en aan participatiegroep voorleggen en evt. voorkeursprofiel aanvullen 9. Voorkeursprofiel uitwerken in een verkeersplan 10. Verkeersplan voorleggen aan college ter besluitvorming 11. Verkeersplan voorleggen aan gemeenteraad ter besluitvorming 12. Evaluatie met participatiegroep Voorlopig ontwerp 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Input ophalen bij participatiegroep voor voorlopig ontwerp Input ophalen bij ondernemers, inwoners, om en – aanwonenden, bezoekers gemeente Concept voorlopig ontwerp opstellen Concept voorlopig ontwerp voorleggen aan Omgevingstafel Concept voorlopig ontwerp voorleggen aan participatiegroep en evt. aanvullen Concept voorlopig ontwerp voorleggen aan ondernemers, inwoners, om en – aanwonenden, bezoekers gemeente en evt. aanvullen 7. Concept voorlopig ontwerp instemmen door college 8. Concept voorlopig ontwerp ter consultatie aanbieden bij gemeenteraad (commissie) 9. Concept voorlopig ontwerp omzetten naar voorlopig ontwerp in samenwerking met de participatiegroep 10. Voorlopig ontwerp voorleggen aan college voor terinzagelegging 11. Zienswijze/terinzagelegging 12. Voorlopig ontwerp ter besluitvorming college in (met zienswijzenota) 13. Voorlopig ontwerp met (verkeersplan dat omgezet is in een) verkeersbesluit ter besluitvorming naar de gemeenteraad.

Participatie-aanpak Het doel van het participatietraject zit vooral op input ophalen voor het verkeersplan én voor het voorlopig ontwerp. In beide gevallen is de ‘tekentafel’ leeg. Wel zijn er randvoorwaarden en kaders waarmee rekening moet worden gehouden. Deze zijn aan de voorkant helder en gecommuniceerd. De input wordt waar kan

verwerkt in het verkeersplan en/of het voorlopig ontwerp. Alle betrokkenen die input hebben geleverd krijgen de mogelijkheid om in te zien wat er met hun input is gebeurd en waarom (geanonimiseerd ‘reactie-overzichtslijst’). Het plan/ontwerp wordt aangepast, waarna het ter besluitvorming gaat. Dit gebeurt in meerdere groepen/samenstellingen van groepen en participatiesessies, waardoor een breed gedragen plan/ontwerp ontstaat. Invloed betrokkenen Er zijn veel betrokkene, zowel intern als extern. Met de projectgroep is gekeken welke invloed de betrokkenen hebben in deze fase: meebepalen, meewerken, meedenken, of meeweten. Betrokkenen Participatietrede Gemeenteraad

Meebepalen

College van burgemeester en wethouders

Meebepalen

Portefeuillehouder(s)

Meewerken

Projectgroep gemeente Epe

Meewerken

Participatiegroep

Meewerken

Ondernemers in het gebied

Meedenken

Om- en aanwonenden van het gebied

Meedenken

Inwoners gemeente Epe

Meedenken

Bezoekers gemeente Epe

Meedenken

Medewerkers gemeente Epe

Meeweten

Pers

Meeweten

Participatieplanning - verkeersplan Berokkenen

Doel bijeenkomst

Aanwezigen

Vervolgacties

Datum/periode

Week 41, 2024

- Participatiegroep

Bijeenkomst 1 Klokken gelijk

- Korte terugblik - Waar staan we nu - Wat staat ons nu te doen - Participatiekaders vaststellen

- Projectleider - Projectondersteuner - Adviseur Verkeer - Externe gespreksleider - Participatiegroep

- Notulen/actielijst maken - Programma opstellen volgende bijeenkomst

- Participatiegroep

Bijeenkomst 2 Verdiepende schouw (input) en verdiepend onderzoek bepalen

- Notulen/actielijst vorig overleg vaststellen - Verdiepende schouw op locatie met knelpunten en sterke punten/gevoel bij locatie: reactie-overzichtslijst opstellen - Bepalen welke verdiepende onderzoeken er moeten komen

- Projectleider - Projectondersteuner - Adviseur Verkeer - Externe gespreksleider - Participatiegroep

Week 42, 2024 - Notulen/actielijst maken - Programma opstellen volgende bijeenkomst - Reactieoverzichtslijst opstellen - Verslag verdiepende onderzoeken opstellen - Profielen opstellen

- Ondernemersvereniging

Bijeenkomst 1 Klokken gelijk

- Korte terugblik - Waar staan we nu - Toelichting op proces en te verrichten verdiepende onderzoeken

- Projectleider - Projectondersteuner - Adviseur Verkeer - Ondernemers(vereniging)

Uitnodigen voor eerste bijeenkomst voor ondernemers, etc.

- Participatiegroep

Bijeenkomst 3 Toelichting op verdiepende onderzoeken en opgestelde profielen

- Notulen/actielijst vorig overleg vaststellen - Reactie-overzichtslijst vaststellen - Terugblik schouw - Toelichting over verdiepende onderzoeken en plan van aanpak verkeersbureau - Mogelijke profielen bespreken

- Projectleider - Projectondersteuner - Adviseur Verkeer + verkeersbureau - Externe gespreksleider - Participatiegroep

Week 46, 2024 - Notulen/actielijst maken - Programma opstellen volgende bijeenkomst - Verslag verdiepende onderzoeken opstellen - Reactieoverzichtslijst aanvullen

Week 43, 2024

Bijeenkomst 1 Input - Vragen om input op verkeer, daarbij - Ondernemers worden profielen voorgelegd. De - Inwoners gemeente Epe vragen verkeer aanwezigen kunnen naar tafel van hun - Om en – aanwonenden voorkeursprofiel gaan, om aan te geven - Bezoekers gemeente Epe waarom dit profiel hun voorkeur heeft - Raadsleden (positief ingestoken). - Reactie-overzichtslijst aanvullen

- Participatiegroep

Bijeenkomst 4 Toelichting op Voorkeursprofiel / verkeersplan

- Notulen/actielijst vorig overleg vaststellen - Toelichting voorkeursprofiel/verkeersplan - Toelichting op reactie-overzichtsnota - Reactie-overzichtslijst aanvullen

- Projectleider - Projectondersteuner - Ontwerper - Adviseurs Verkeer - Adviseur Groen - Adviseur Ondernemen - Adviseur Evenementen

- Projectleider - Ontwerper - Projectondersteuner - Adviseur Verkeer - Externe gespreksleider - Participatiegroep

- Profielen aanpassen n.a.v. bijeenkomst Week 2, 2025 - Notulen/actielijst maken - Programma opstellen volgende bijeenkomst - Reactieoverzichtslijst aanvullen - Voorkeursprofiel uitwerken in verkeersplan - Notulen/actielijst maken - Programma opstellen volgende bijeenkomst - Reactieoverzichtslijst aanvullen - Verkeersplan aanvullen n.a.v. bijeenkomst en publiceren met reactieoverzichtslijst - Verkeersplan aanbieden aan college - 6 weken ter inzage en 2 weken verwerking - Definitieve vaststelling college en aanbieden aan gemeenteraad

Week 4, 2025

Week 8, 2025

Week 16 (college)

Week 20 (raadscommissie) Week 22 (gemeenteraad)

Participatieplanning – voorlopig ontwerp Participatiegroep

Bijeenkomst 1

- Evalueren participatieproces verkeer - Waar staan we nu - Wat staat ons nu te doen - Participatiekaders vaststellen - Input ophalen voor concept voorlopig ontwerp

- Projectleider - Projectondersteuner - Ontwerper - Adviseurs Verkeer - Externe gespreksleider - Participatiegroep

- Notulen/actielijst maken - Programma opstellen volgende bijeenkomst - Reactieoverzichtslijst opstellen

Week 24, 2025

- Ondernemers - Inwoners gemeente Epe - Om en – aanwonenden - Bezoekers gemeente Epe - Raadsleden

Bijeenkomst 1

- Korte terugblik - Waar staan we nu - Input ophalen voor concept voorlopig ontwerp

- Projectleider - Projectondersteuner - Ontwerper - Adviseurs Verkeer - Adviseur Groen - Adviseur Ondernemen - Adviseur Evenementen

- Reactieoverzichtslijst aanvullen - Concept voorlopig ontwerp opstellen (door architect)

Week 25, 2025

- Omgevingstafel

Bijeenkomst 1

- Concept voorlopig ontwerp voorleggen

- Projectleider - Projectondersteuner - Ontwerper - Adviseurs Verkeer

- Reactieoverzichtslijst aanvullen - Concept voorlopig ontwerp aanpassen n.a.v. bijeenkomst

Week 39, 2025

- Participatiegroep

Bijeenkomst 2

- Notulen/actielijst vorig overleg vaststellen - Toelichting concept voorlopig ontwerp - Reageren op concept voorlopig ontwerp

- Projectleider - Projectondersteuner - Ontwerper - Adviseurs Verkeer

- Notulen/actielijst maken - Reactieoverzichtslijst aanvullen - Concept voorlopig ontwerp aanpassen n.a.v. bijeenkomst

Week 41, 2025

Week 26 t/m 37

- Ondernemers - Inwoners gemeente Epe - Om en – aanwonenden - Bezoekers gemeente Epe - Raadsleden

Bijeenkomst 2

- Toelichting concept voorlopig ontwerp - Reageren op concept voorlopig ontwerp

- Projectleider - Projectondersteuner - Ontwerper - Adviseurs Verkeer - Adviseur Groen - Adviseur Ondernemen - Adviseur Evenementen

- Reactieoverzichtslijst aanvullen - Concept voorlopig ontwerp aanpassen n.a.v. bijeenkomst

Week 42, 2025

- College Gemeenteraad

Consultatie

- Instemmen met voorlopig ontwerp en consulteren gemeenteraad

- Projectleider

- Reactieoverzichtslijst aanvullen - Concept voorlopig ontwerp omzetten naar een voorlopig ontwerp

Week 45 (college)

Week 48 (raadscommissie)

- College van B&W

Instemming college

- Definitief instemmen met voorlopig ontwerp

- Projectleider

- Reactieoverzichtslijst aanvullen - Voorlopig ontwerp aanpassen

Week 50, 2025

- College van B&W

Inspraaktermijn

- Ter inzagelegging voor 6 weken

- Portefeuillehouder(s)

- Collegevoorstel maken ter besluitvorming

Week 2 t/m 7, 2026

- College van B&W

Besluitvorming

- Voorlopig ontwerp ter besluitvorming in college (inspraaknota)

- Portefeuillehouder(s)

-

Raadsvoorstel maken voor voorlopig ontwerp met daarin ook het verkeersbesluit

Week 12, 2026

- Gemeenteraad

Besluitvorming

- Vaststellen voorlopig ontwerp met daarin het verkeersbesluit in gemeenteraad

Week 15, 2026 (raadscommissie) Week 17, 2026 (gemeenteraad)