1027271 Reglement van orde RK Epe vastgesteld

Reglement van orde

van de Rekenkamer Epe Definitieve versie: 25-06-2024

Op grond van artikel 81i van de Gemeentewet, besluit de Rekenkamer het navolgende reglement als volgt vast te stellen: Artikel 1: Algemeen In dit reglement wordt onder rekenkamer Epe de Rekenkamer verstaan, die is ingesteld bij besluit van de gemeenteraad op 14 december 2023 en die onderzoeken verricht naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid alsmede de raad daarover adviseert. Artikel 2: Voorzitter a. In aanvulling op de Verordening is de voorzitter verantwoordelijk voor: a. De kwaliteit en de producten van de Rekenkamer; b. De aansturing van de Rekenkamer en de secretaris; c. Het budget van de Rekenkamer; d. Het woordvoerderschap van de Rekenkamer; e. Ondertekening van officiële correspondentie en onderzoeksrapporten. b. Bij afwezigheid van de voorzitter of bij terugtreding van de voorzitter ter vermijding van belangenverstrengeling is het eerste lid van toepassing op de plaatsvervangend voorzitter. Artikel 3: Leden De leden van de Rekenkamer zijn verantwoordelijk voor: a. Het vormgeven van het jaarplan (facultatief), het opzetten van afzonderlijk onderzoek, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag van de werkzaamheden van de Rekenkamer; b. Het (mede) begeleiden van de uitvoering van een onderzoek. Artikel 4: Secretaris 1.

In aanvulling op het bepaalde in de Verordening, draagt de secretaris zorg voor: a. Het tijdig verzenden van de agenda en de bijbehorende stukken; b. Het voeren van het secretariaat en het beheren van het budget; c. Het adviseren van de Rekenkamer bij het formuleren en aanbesteden van onderzoeksopdrachten; d. Het begeleiden van de opdrachtverlening aan de externe onderzoekers; e. Het mede bewaken van de inhoud en procesgang van het onderzoek. 2. De secretaris legt verantwoording af aan de Rekenkamer over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht. Artikel 5. Samenwerking met de klankbordgroep 1. Op basis van de verordening rekenkamer fungeert het Presidium als klankbordgroep voor de Rekenkamer. 2. De klankbordgroep heeft de volgende taken: a. Het voeren van overleg met de Rekenkamer, uit eigen beweging dan wel op verzoek van de gemeenteraad of van de Rekenkamer; b. Het namens de gemeenteraad aandragen van suggesties met betrekking tot het onderzoeksprogramma/jaarplan van de Rekenkamer; c. Het fungeren als klankbord bij het door de Rekenkamer opstellen van onderzoeksopzetten; d.

In gezamenlijkheid met de Rekenkamer vormgeven en begeleiden van de wervingsprocedure voor leden en voorzitter van de Rekenkamer, waarbij: • De Rekenkamer wordt betrokken bij het opstellen van een profielschets voor het nieuwe lid en de nieuwe voorzitter; • De klankbordgroep en minimaal een van de zittende leden van de Rekenkamer optreden als selectiecommissie; 2

e. Het aanbevelen van de kandidaten voor de benoeming en herbenoeming als lid van de Rekenkamer aan de raad zoals beschreven in artikel 4 van de verordening. Voorafgaand hieraan vindt overleg met de Rekenkamer plaats; f. De gemeenteraad berichten en adviseren over het ontslaan of op non-actief stellen van leden van de Rekenkamer als bedoeld in artikel 81c, zesde of zevende lid, of van artikel 81d, eerste of tweede lid, van de Wet. Artikel 6: De vergaderingen, beslotenheid en geheimhouding 1. De vergaderingen van de Rekenkamer worden in beslotenheid gehouden tenzij de Rekenkamer anders besluit. De vergaderstukken en de verslagen van de Rekenkamer zijn niet openbaar. 2. De rapporten die de rekenkamer uitbrengt, alsmede het onderzoeksplan en jaarverslag zijn openbaar. 3. De leden van de Rekenkamer houden de informatie over de lopende onderzoeken en zaken die in de vergaderingen zijn besproken geheim. Deze geheimhouding geldt tevens voor de secretaris en anderen die de vergaderingen bijwonen. Communicatie over onderzoeken loopt, tenzij anders afgesproken, via de voorzitter. 4. De Rekenkamer vergadert naar eigen inzicht, waardoor de vergaderfrequentie kan variëren. 5. De voorzitter stelt, na overleg met de secretaris, de voorlopige agenda voor de vergaderingen van de Rekenkamer vast. 6.

De leden ontvangen de agenda en de bijbehorende stukken zoveel mogelijk uiterlijk een week voor de vergadering. 7. Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te zenden. 8. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de secretaris of voorzitter weten. 9. Bij verhindering van meer dan de helft van de leden, wordt de vergadering geannuleerd of verplaatst. 10. Een lid dat later bij de vergadering aansluit of vóór de sluiting de vergadering verlaat, laat dit vooraf aan de secretaris weten. Hiervan maakt de secretaris melding in het verslag. 11. De voorzitter belegt een extra vergadering wanneer een lid/twee leden van de commissie daar een met redenen omkleed verzoek toe doet. Artikel 7: Overige deelnemers De Rekenkamer vergadert in beslotenheid, behalve wanneer anders wordt besloten. De voorzitter kan, na overleg met de leden van de Rekenkamer, een of meer derden uitnodigen om (een deel van de) vergadering bij te wonen en aan de beraadslagingen deel te nemen. Artikel 8: Besluiten 1. Alle besluiten van de Rekenkamer worden genomen bij meerderheid van stemmen, waarbij unanimiteit wordt nagestreefd. Bij stakende stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 2.

De taken van de voorzitter worden bij diens afwezigheid, dan wel wanneer de voorzitter terugtreedt ter vermijding van (de schijn van) belangenverstrengeling, uitgevoerd door de plaatsvervangend voorzitter. 3. De Rekenkamer kan, indien geen inhoudelijke behandeling noodzakelijk is, buiten de vergadering besluiten nemen, met dien verstande dat het besluit unaniem dient te zijn. 4. De Rekenkamer kan alleen besluiten nemen wanneer ten minste twee leden in de vergadering aanwezig zijn. 5. Bij afwezigheid kan een lid de voorzitter schriftelijk machtigen namens hem/haar te stemmen.

3

6. Wanneer het quorum als bedoeld in lid 4 van dit artikel niet bereikt wordt, kan de voorzitter een extra vergadering uitroepen. Er dient minimaal zeven dagen te zitten tussen de oproep en de datum van de nieuwe vergadering. Lid 4 van dit artikel is op de extra uitgeroepen vergadering niet van toepassing. 7. De besluiten van de Rekenkamer en de minderheidsstandpunten worden opgenomen in het verslag. Artikel 9: Verslaglegging 1. In het verslag van de vergadering wordt de aanwezigheid van de leden vermeld, de namen van de afwezige leden, een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de zakelijke conclusie van het besprokene. 2. De secretaris zorgt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering voor een concept-verslag ervan en stuurt deze rond voor commentaar. De leden reageren zo spoedig mogelijk op het concept-verslag. Het concept-verslag wordt met eventuele wijzigingen de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 3. Bij verhindering van de secretaris zorgt de voorzitter voor zijn vervanging. Artikel 10: Gedragscode 1. In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling kan optreden, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden. 2. Een Rekenkamerlid, secretaris of extern ingehuurde onderzoeker vermijdt politiek of persoonlijk gedrag, dat aan het gezag van de Rekenkamer schade kan toebrengen. 3.

Bedrijven en/of organisaties waarbij een lid werkzaam is, bestuurslid of toezichthouder is, kunnen geen opdrachten voor de Rekenkamer uitvoeren. 4. Vóór aanvang van elk onderzoek dient ieder lid en de secretaris te melden of hij/zij eventuele relaties c.q. contacten heeft of heeft gehad met (mogelijk) bij het onderzoek betrokken personen, afdelingen, instanties, bedrijven en instellingen, c.q. met deze verbonden partijen, die de schijn van het ontbreken van de onafhankelijkheid zouden kunnen oproepen. 5. Leden van de Rekenkamer alsmede anderen, die meewerken aan of ingehuurd zijn voor uitvoering van onderzoek door de rekenkamer zijn gehouden aan geheimhouding over wat er in de vergaderingen besproken wordt en over de lopende onderzoeken. Artikel 11: Opdrachtgeverschap 1. Onderzoekers die door de Rekenkamer worden ingehuurd, tekenen waar nodig een geheimhoudingsverklaring of verwerkingsovereenkomst. Artikel 12: Onderzoeksprotocol De Rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol vast waarin onder meer wordt beschreven: de wijze van totstandkoming van het jaarplan (indien van toepassing), de criteria voor onderwerpselectie, de wijze van totstandkoming van een onderzoeksopzet, de presentatie van een onderzoeksresultaat en de communicatie omtrent deze onderwerpen. Artikel 13: Nazorg en verantwoording 1. 2.

De Rekenkamer brengt voor 1 april een jaarverslag uit. Hierin geeft de Rekenkamer weer welke onderzoeken zijn verricht en verantwoordt haar bestedingen in het betreffende jaar. Het jaarverslag wordt aangeboden aan de gemeenteraad en wordt in afschrift toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders.

4

Artikel 14: Communicatie 1.

2.

3. 4.

De Rekenkamer heeft voor zijn werkzaamheden onder andere contacten met of stemt zijn werkzaamheden af met de gemeenteraad, de auditcommissie, de burgemeester en met de ambtelijke organisatie. Op verzoek van de gemeenteraad of de Rekenkamer kan te allen tijde in samenspraak een informatiesessie op een bijeenkomst van de raad worden georganiseerd, bijvoorbeeld naar aanleiding van het jaarverslag van de Rekenkamer. De onderzoeksrapporten worden aangeboden aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en overige betrokkenen en worden geplaatst op de openbare website van de gemeente, met een link naar de Rekenkamer. Dit reglement van orde en het onderzoeksprotocol zullen ter kennisneming worden aangeboden aan de gemeenteraad en aan het college van burgemeester en wethouders. Alle relevante openbare informatie van de Rekenkamer wordt toegankelijk gemaakt via de website van de gemeente met een link naar de Rekenkamer.

Artikel 12: Slotbepalingen 1. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de Rekenkamer. 2. Het reglement van orde wordt gepubliceerd op de website van de Rekenkamer.

Aldus vastgesteld door de Rekenkamer van de gemeente Epe op 25 juni 2024.

W. van Deursen, voorzitter

H.A. Bernard, secretaris

5