1008890 Actieagenda Versterking lokale democratie gemeenteraad def
Tekst van het document
Actieagenda gemeenteraad Epe Deze actieagenda is ontworpen om de effectiviteit van onze lokale democratie te verhogen en een constructieve, transparante en inclusieve politieke cultuur te bevorderen. Deze agenda vloeit voort uit het gesprek over het lokale bestuurlijke samenspel dat op 7 december 2023 is gevoerd tussen de gemeenteraad, het college en vertegenwoordigers uit de ambtelijke organisatie. Het is een vervolg op de Verbeteragenda en het bijbehorende uitvoeringsplan. 1. Kwaliteit en Effectiviteit van het Debat Om de kwaliteit en effectiviteit van het debat binnen de gemeenteraad van Epe te verhogen, stellen we voor om de volgende acties op te pakken: Nr.
Onderwerp
Wie is aan zet
Status
Bijzonderheden
1.
Debattraining en opfriscursus vergaderstructuur
Griffie
Na het zomerreces wordt er een training georganiseerd waarin beide onderwerpen behandeld worden
2.
Voorzitterstraining
Voorzitters/griffie
In 2023 is een training politieke effectiviteit gehouden, een vervolg wordt ingepland. De voorzitterstraining is gehouden in 2023 en 2024.
3.
Herinrichting raadzaal
Griffie & ambtelijke organisatie
Besluitvorming volgt.
4.
Mandatering woordvoerders
Fracties
Actie voor raads- en commissieleden.
Voorzitters zijn en worden getraind om actief alle fracties uit te nodigen en te betrekken bij het debat, om zo een inclusieve discussie te bevorderen Er zullen enkele scenario’s worden uitgewerkt en voorgelegd aan het presidium en de raad. De intentie is dat elk fractielid in staat wordt gesteld om namens de fractie te spreken tijdens commissievergaderingen, waardoor een meer gestroomlijnde en gefocuste bijdrage mogelijk wordt.
2. Informatievoorziening Voor een betere informatievoorziening aan de raadsleden, worden de volgende acties voorgesteld: Nr.
Onderwerp
Wie is aan zet
Status
Bijzonderheden
1.
Lange termijn agenda
Griffie en ambtelijke
Er wordt gewerkt met een LTA.
De huidige LTA wordt doorontwikkeld tot een
organisatie
omvattende lange termijn agenda voor een beter overzicht en een evenwichtige planning De griffie zal in overleg met de werkgroep versterking lokale democratie kijken of dossiervorming in Notubox kan bijdragen aan een betere informatievoorziening.
2.
Raadsinformatie
Griffie
Informatie voor raads- en commissie vergaderingen wordt twee weken vooraf beschikbaar gesteld.
3.
Verbetering raadsvoorstellen
Ambtelijke organisatie & griffie
Aandachtspunten in de zijn onder meer context/aanleiding, samenvatting en alternatieve scenario’s.
4.
Delen van conceptmoties
Fracties
De ambtelijke organisatie in 2024 opnieuw getraind in het schrijven van heldere beslisnota’s. Actie voor de gehele raad.
5.
Efficiënte vraagstelling
Fracties
Actie voor raads- en commissieleden. Ondersteuning door de griffie.
Vragen worden zo efficiënt mogelijk gesteld, passend bij de informatiebehoefte, en de vorm (mondeling of schriftelijk) wordt afgestemd op de situatie.
De intentie is om conceptmoties vroegtijdig te delen om een goede voorbereiding te bevorderen.
3. Inwonerparticipatie Met betrekking tot inwonersparticipatie worden de volgende acties voorgesteld: Nr.
Onderwerp
Wie is aan zet
Status
Bijzonderheden
1.
Vroegtijdige betrokkenheid raad
College
De gemeenteraad wordt steeds vaker vroegtijdig betrokken in het participatieproces door consultatie bij een plan van aanpak dan wel een raadsbesluit over een startnotitie.
Na een pilotfase wordt het proces rondom startnotities, plan van aanpak en consultaties nu verder uitgewerkt. Besluitvorming hierover volgt in 2024.
2.
Kaderstelling
Raad en college
In de nota ‘Samen verder’ wordt de beleidsrichting aangegeven. Bij ruimtelijke initiatieven wordt op basis van het beleid ‘Samen werken aan een plan’ participatie veelal vastgelegd in een raadsbesluit.
Het is van belang dat er duidelijke kaders worden geschetst voor de input van inwoners en de rol van de raad, college en ambtenaren. De raad wordt vroegtijdig betrokken bij het opstellen van de participatienota.
3.
Evaluatie participatietrajecten
College
Daarnaast dient er een participatieverordening te worden vastgesteld door de gemeenteraad. Besluitvorming hierover volgt in 2025. Bij de vaststelling van het beleid ‘Samen werken aan een plan’ heeft het college toegezegd dat de raad jaarlijks evaluaties zal ontvangen. In de nota ‘Samen verder’ wordt benoemd dat er pilots worden opgestart. Deze pilots worden geëvalueerd. De uitkomsten daarvan dienen als basis om de evaluatie van participatieprocessen een vaste plek geven in de participatieaanpak.
4.
Toepassen helder taalgebruik
Ambt. organisatie
5.
Uitnodigingen participatiebijeenkomsten in afschrift naar de raad
Ambt. organisatie
Dit wordt deels al toegepast, bijvoorbeeld op de website. Verder wordt het meegenomen in de uitrol van A.I. De gebeurt al deels, de raad ontvangt nog niet van alle uitnodigingen afschrift.
Participatietrajecten worden – al dan niet gezamenlijk- na afloop geëvalueerd, de raad wordt hierover geïnformeerd. Besluitvorming over ‘Samen verder’ is voorzien in het derde kwartaal van 2024.
Helder taalgebruik wordt gehanteerd om de toegankelijkheid te vergroten.
De fracties kunnen als toehoorder aanwezig zijn. Uitnodigingen worden via de Griffel toegestuurd.
4.Samenspel gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie Ten slotte, om het samenspel tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie te verbeteren, stellen we voor: Nr.
Onderwerp
Wie is aan zet
Status
Bijzonderheden
1.
Feedback
Griffie
Het doel is om de onderlinge communicatie en samenwerking te verbeteren.
2.
Evaluatie raadsakkoord
Griffie/ambtelijke organisatie
Tijdens de raadsconferentie (zie punt 5) zal hier aandacht aan worden besteed. De start van de evaluatie is voorzien
Er vindt een evaluatie plaats van het
in juni 2024.
3.
Vroegtijdige betrokkenheid gemeenteraad
College & ambtelijke organisatie
Na een pilotfase wordt het proces nu verder uitgewerkt en in 2024 aan de raad voorgelegd ter besluitvorming.
4.
Korte lijnen
Een ieder
5.
Periodiek gesprek
Griffie
Het communicatieverkeer zal helder in kaart worden gebracht waarbij zal worden aangegeven waar en hoe verbeteringen mogelijk zijn. In het najaar zal er een raadsconferentie worden georganiseerd.
raadsakkoord waarbij wordt gekeken naar zowel de inhoud als het proces. In complexe dossiers wordt de raad eerder betrokken bij het besluitvormingsproces onder meer door het gebruik van startnotities en consultatie. De korte communicatielijnen tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie worden gekoesterd, met bewustzijn van ieders rol en positie. De intentie is om als raad op regelmatige basis in gesprek te gaan over raadsbrede thema’s.