Uitvoeringsplan

UITVOERINGSPLAN SAMENWERKING WIJKORGANEN EN GEMEENTE

1

INHOUDSOPGAVE INLEIDING

3

EEN STERKE RELATIE

4

Elke relatie verschilt Hoe bouwen we een sterke relatie? Samen leren, verder ontwikkelen en ervaringen delen Versterking van wijkorganen in relatie met bewoners

GESPREKSFORMULIER Algemene voorwaarden voor een wijkorgaan Het basisniveau (niveau 1) Niveau 2 Niveau 3 Advies Stadsdeelmanagement

4 5 6 7

8 8 9 10 11 12

2

INLEIDING De samenwerkingsafspraken zijn vastgelegd in de Bijzondere Subsidieverordening Wijkorganen (2023), de Participatieverordening (2022) en de Handreiking Wijkorganen. In de subsidieverordening staat benoemd waar een wijkorgaan aan moet voldoen om subsidie te ontvangen en op welk niveau zij kunnen participeren. In de Participatieverordening staat hoe wijkorganen en de gemeente samenwerken. De handreiking beschrijft hoe de gemeentelijke organisatie zich opstelt richting wijkorganen en hoe zij de afspraken kan nakomen. Na besluitvorming volgt de uitvoering. Hoe laten we de nieuwe samenwerking slagen? Wil je beter met elkaar samenwerken dan zijn afspraken alleen niet voldoende. Zowel aan de kant van wijkorganen als de gemeente vraagt dit ondersteuning, investering en instrumenten. Met deze hulpmiddelen gaan we de vastgelegde afspraken succesvol in uitvoering brengen.

3

EEN STERKE RELATIE Onzichtbaar gedrag zijn denkwijzen, aannames, meningen en overtuigingen. Dit kan belemmerend zijn om een sterke relatie op te bouwen. Het is van belang om onzichtbaar gedrag te herkennen en bespreekbaar te maken. Dat geeft ruimte om samen te bespreken wat je samen weet, wat je kunt en wat je samen doet. Dat geldt voor zowel de gemeente als de wijkorganen. TIJDIG INFORMEREN STAAT OP NUMMER 1 Als je elkaar tijdig informeert is er ruimte om na te denken. Het biedt wijkorganen de tijd om zelf na te denken wat ze van een voorstel vinden en om wijkbewoners te betrekken bij wat de wijk wilt of denkt. Omgekeerd geldt dat ook. Een wijkorgaan die partijen samenbrengt om een verkeersprobleem te bespreken creëert ruimte om het probleem voelbaar te maken en bereikt meestal een beter resultaat.

ELKE RELATIE VERSCHILT De basis is elkaar tijdig informeren en open staan voor een gesprek waarbij vragen kunnen worden beantwoord. Er is echter wel een verschil in tijd, kennis, slag- en denkkracht bij de wijkorganen. Wijkorganen bepalen samen met Stadsdeelmanagement of ze bovenop het basisniveau ook kunnen participeren op niveau 2 of niveau 3. Om hier inzicht in te geven wordt elk jaar een plattegrond gepubliceerd met contactinformatie van de wijkorganen en ook de mate van doekracht in participatie. Daarmee wordt voorkomen dat wijkorganen worden overvraagd en de organisatie weet wat ze kan verwachten van een wijkorgaan. •

Met de kaart van de stad komt er inzicht in de verschillende niveaus waar wijkraden op functioneren.

•

Voor vragen over de samenwerking zijn de wijkregisseurs van stadsdeelmanagement het aanspreekpunt

•

Het Participatieteam van de gemeente kan adviseren over participatie bij beleid, een project, plan of visie

4

HOE BOUWEN WE EEN STERKE RELATIE? AMBTELIJKE ONDERSTEUNING Wijkorganen hebben met name contact met de wijkregisseurs. Zij spelen een belangrijke rol in de relatie tussen gemeente en de wijkvertegenwoordiging. Wijkorganen hebben daarnaast, veelal op inhoud, contacten met andere onderdelen van de organisatie. In situaties waar dit niet goed verloopt bemiddelt de wijkregisseur in overleg met de stadsdeelmanager en/of de beleidsadviseur stadsdelen. De beleidsadviseur stadsdelen monitort gedurende het jaar welke processen er zijn en waar samenwerking goed verloopt en waar onderdelen beter hadden gekund.

STADSDEELAGENDA Om binnen de stadsdelen meer samen te werken én de stadsdeelagenda te vertalen naar de wijken worden wijkorganen vroegtijdig betrokken bij de stadsdeelagenda en jaarplannen. De wijkorganen worden uitgenodigd om een actieve rol te spelen en input te leveren voor de uitvoeringsagenda hiervan in de wijken.

DE STADSDEELCOMMISSIE Van elk wijkorgaan wordt aanwezigheid bij de Stadsdeelcommissie verwacht, maar wijkorganen op samenwerkingsniveau 2 en 3 krijgen ook een actieve rol in de agendavorming. In het doorlopende contact tussen wijkregisseur en wijkorgaan zal meer aandacht zijn of betreffende dorps- of wijkraad een onderwerp wil agenderen voor de stadsdeelcommissie.

DOORLOPEND IN GESPREK Elk jaar voert de wijkregisseur samen met het wijkorgaan een coachend gesprek: waar staan we, waar willen we naartoe en hoe gaan we dit samen aanpakken? De basis van dit gesprek is het vragenformulier die het wijkorgaan zelf invult (zie bijlage 1). Dit gesprek vindt jaarlijks plaats voorafgaand aan de subsidieaanvraag voor het daarop volgende jaar. Het gespreksformulier wordt als bijlage bij de subsidieaanvraag gevoegd.

5

SAMEN LEREN, VERDER ONTWIKKELEN EN ERVARINGEN DELEN KENNISPLATFORM VOOR WIJKORGANEN Om van elkaars kennis te profiteren, ervaringen te delen en elkaar te ontmoeten is het wenselijk dat de wijkorganen zich verbinden aan een kennisplatform. Het kennisplatform is tevens het vliegwiel voor trainingen en expertsessies. Via het platform evalueren we jaarlijks hoe de samenwerking tussen de gemeente en de wijkorganen ervoor staat. •

Het kennisplatform wordt opgericht op initiatief van de wijkorganen zelf

•

De gemeente kan ambtelijke ondersteuning bieden voor het organiseren van stedelijke bijeenkomsten

•

Vergaderkosten worden gedekt door Stadsdeelmanagement

TRAININGEN EN WORKSHOPS Om de betrokken vrijwilligers te ondersteunen kunnen workshops, trainingen gevolgd worden of een werkbezoek worden georganiseerd. Als er een behoefte is binnen een wijkorgaan kan dit zelf worden georganiseerd of in samenspraak met de wijkregisseur. Het bereik is groter als bij ook andere wijkorganen wordt gevraagd of meer personen belangstelling hebben voor de betreffende training (kennisplatform). •

Kosten: De Bijzondere Subsidieverordening Wijkorganen (2023) kan aangewend worden voor de kosten van cursussen en trainingen. Indien de kosten niet door deelnemers volledig kunnen worden gedragen kan Stadsdeelmanagement een deel van de kosten vergoeden.

EXPERTSESSIES Om kennis te delen met wijkorganen biedt de gemeente de mogelijkheid om expertsessies te verzorgen. Een projectleider / deskundige uit de interne organisatie kan op thema worden uitgenodigd. Het kennisplatform neemt hiertoe het initiatief. •

Kosten: bijeenkomsten worden gehouden in een gemeentelijk kantoor. Indien dit niet mogelijk is, worden de kosten gedragen door Stadsdeelmanagement.

6

VERSTERKING VAN WIJKORGANEN IN RELATIE MET BEWONERS GEZAMENLIJKE WEBPAGINA Om het voor inwoners makkelijker te maken om in contact te komen met het wijkorgaan uit hun wijk is er de wens een gezamenlijke webpagina/onderwerpspagina maken. Deze webpagina vervangt de websites van de wijkorganen niet, maar geeft inzicht in welke wijkorganen er zijn én hoe deze te bereiken zijn. •

Zoek de verbinding met de online plattegrond van de stad

•

De overzichtspagina kan op enschede.nl en anders op jijmaaktdebuurt.nl

•

Het betreft voornamelijk statische informatie die jaarlijks gecheckt wordt

•

Uitvoering kan opgepakt worden door het kennisplatform en de ambtelijke ondersteuning daarvan

INZET VAN (DIGITALE) PARTICIPATIEMIDDELEN Om wijkorganen te ondersteunen in het betrekken en raadplegen van de bewoners uit de wijk bestaat er de mogelijkheid om op het gebied van (digitale) participatiemiddelen begeleiding te krijgen. Het is van belang vooraf duidelijk te beschrijven waarop inwoners worden bevraagd en ook wat met de uitkomst wordt gedaan. Indien een uitkomst van invloed is op gemeentelijk beleid of uitvoering ervan zijn het wijkorgaan en de gemeente samen afzender en beslissen zij samen vooraf wat met de uitkomst van de raadpleging wordt gedaan. •

Het participatieteam adviseert over het doel, de middelen en de gevraagde inspanning van het wijkorgaan en de organisatie.

HET OPZETTEN VAN EEN BEWONERSVERTEGENWOORDIGING Op plekken waar geen wijkorgaan is en er een enthousiaste groep bewoners is kan er behoefte zijn aan een nieuw wijkorgaan of een andere vorm van bewonersvertegenwoordiging. Er is dan sprake van een opstartfase. Als het bewonersorgaan ook tot doel heeft subsidie aan te vragen zoals bedoeld in de Bijzondere Subsidieverordening Wijkorganen (2023) zal deze moeten voldoen aan de basisvoorwaarden. Opstartkosten zoals een notariële akte met daarin onder andere de statuten worden gedekt uit het werkbudget van het stadsdeel. In overleg met Stadsdeelmanagement kan ondersteuning geboden worden bij de vorm en doelstellingen van het bewonersorgaan.

7

BIJLAGE 1

GESPREKSFORMULIER Dit formulier is er voor het adviesgesprek met de wijkregisseur en bevat criteria uit de Bijzondere Subsidieverordening Wijkorganen (2023). Het formulier kunt u ter voorbereiding aan het gesprek met de wijkregisseur invullen. U doorloopt de onderstaande vragen om in grote lijnen te bepalen waar u met het wijkorgaan op het moment van invullen staat. Dit kan het basisniveau (1) zijn, niveau 2 of niveau 3 zijn.

In het jaarlijkse coachgesprek bespreekt u het formulier met de wijkregisseur en kijkt u naar de mogelijkheden én hoe u dit tot een succes gaan brengen. Beschouw het gesprek vooral als helpend. Voorkom dat u overvraagd wordt als de capaciteit of de energie in de wijk ontbreekt. Ieder wijkorgaan draagt bij naar eigen kracht en vermogen. Dat kan per jaar anders zijn.

ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR EEN WIJKORGAAN Ja | Nee

Is uw wijkorgaan een rechtspersoon zonder winstoogmerk?

Ja | Nee

uw wijkorgaan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel?

Ja | Nee

Zijn in uw wijkorgaan de functies voorzitter, secretaris en penningmeester bezet door drie verschillende personen?

Ja | Nee

Heeft u als doel op structurele wijze het algemeen belang van de wijk te behartigen en hiertoe contacten te onderhouden met bewoners, bewonersgroepen en de gemeente?

Ja | Nee

Zijn de bovenstaande punten vastgelegd in uw statuten?

Als u elke vraag met ‘ja’ heeft kunnen beantwoorden spreken we als gemeente van een wijkorgaan. Heeft u bij één of meer van de vragen ‘nee’ geantwoord? Ga dan in gesprek met de wijkregisseur over wat er nog te doen is om de algemene voorwaarden te realiseren. Mogelijk kunt u tijdelijk wel functioneren op basisniveau. Niveau 2 en 3 zijn niet haalbaar als aan de algemene voorwaarden niet wordt voldaan.

8

HET BASISNIVEAU (NIVEAU 1) Naast de voorwaarden uit de Bijzondere Subsidieverordening Wijkorganen (2023) zijn er wederzijdse verwachtingen bij het werken op het basisniveau: •

De gemeente informeert u actief over zaken in uw werkgebied

•

U bent de ogen en oren van de wijk, signaleert zaken en communiceert met de gemeente

•

Er is naast het jaarlijkse coachgesprek doorlopend contact met elkaar

Vragen

o Houdt u openbare vergaderingen, bijeenkomsten, spreekuur of (digitale) contacten met inwoners?

Zo ja, kunt u invullen wat: __________________________________________________________________________________

o Draagt u bij aan het aanjagen van initiatieven en het activeren van bewoners aan verbetering van de eigen leefomgeving? Zo ja op welke wijze: __________________________________________________________________________________ Heeft u elke vraag met ‘ja’ kunnen beantwoorden dan kunt u de basistaken van een wijkorgaan goed vervullen . Heeft u bij één of meer van de vragen ‘nee’ geantwoord? Ga dan in gesprek met de wijkregisseur over de ontwikkeling die u wenst en welke hulp u daarbij kunt gebruiken. Wilt u naast het bovenstaande meer voor de wijk doen? Ga dan op de volgende pagina verder met de vragen onder ‘Niveau 1’.

9

NIVEAU 2 Naast de voorwaarden uit de Bijzondere Subsidieverordening Wijkorganen (2023) zijn er wederzijdse verwachtingen bij het werken op niveau 2: •

De gemeente informeert u actief over zaken in uw werkgebied

•

U bent de ogen en oren van de wijk, signaleert zaken en communiceert met de gemeente

•

Er is naast het jaarlijkse coachgesprek doorlopend contact met elkaar

•

Samen met de gemeente werkt u aan de uitvoering van projecten in de wijk

•

U levert een actieve bijdrage aan de Stadsdeelcommissie en Stadsdeelagenda

Vragen

o Heeft uw wijkorgaan minimaal 3 leden of een actief netwerk in de wijk? 1

Zo ja, kunt u dit netwerk toelichten? __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

Ja | Nee

Gaat u actief meedenken, meepraten en bewoners betrekken bij vraagstukken, projecten en uitvoeringsplannen die betrekking hebben op de wijk?

Ja | Nee

Gaat u – in samenwerking met beroepskrachten – activiteiten organiseren die de betrokkenheid van bewoners bij de eigen leefomgeving versterken? Bijvoorbeeld door meedoen in projecten die in uw wijk ten uitvoer worden gebracht

Heeft u elke vraag met ‘ja’ beantwoord dan functioneert u op niveau 2. Heeft u bij één of meer van de vragen ‘nee’ geantwoord? Ga dan in gesprek met de wijkregisseur over wat er nog te doen is. Wilt u naast het bovenstaande meer voor de wijk doen? Ga dan op de volgende pagina verder met de vragen onder ‘Niveau 3’.

1

Onder een actief netwerk wordt de relatie met bewoners(groepen), sport- en ondernemersverenigingen, (religieuze) instellingen en overige partijen bedoelt. Het gaat hier dus niet om betaalde professionals van bijvoorbeeld politie, woningbouw en zorginstellingen.

10

NIVEAU 3 Naast de voorwaarden uit de Bijzondere Subsidieverordening Wijkorganen (2023) zijn er wederzijdse verwachtingen bij het werken op niveau 3: •

De gemeente informeert u actief over zaken in uw werkgebied

•

U bent de ogen en oren van de wijk, signaleert zaken en communiceert met de gemeente

•

Er is naast het jaarlijkse coachgesprek doorlopend contact met elkaar

•

Samen met de gemeente werkt u aan de uitvoering van projecten in de wijk

•

Samen met de gemeente kijkt u wie betrokken moet worden bij het vormen van beleid

•

U praat mee in de beleidsvorming en deelt suggesties met de gemeente en overige partijen

•

U levert een actieve bijdrage aan de Stadsdeelcommissie en Stadsdeelagenda

Vragen

o Bestaat uw wijkorgaan uit minimaal 5 leden? o Heeft uw wijkorgaan een aantoonbare organisatievorm zoals een gekozen wijkorgaan, een netwerkorganisatie, commissiestructuur en/of themagroepen, buurtvertegenwoordigers en/of straatambassadeurs?

Zo ja, beschrijf uw organisatievorm: _________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

o Wilt u als wijkorgaan proactief door de gemeente geïnformeerd worden over beleidsvoornemens die ook de bewoners van de wijk treffen en de keuze krijgen actief bij te dragen in het tot stand komen van nieuw beleid?

o Bent u als wijkorgaan actief bezig met ontwikkelingen in de eigen wijk door bijvoorbeeld bij te dragen in projectgroepen, het maken van wijkplannen en het leveren van een actieve bijdrage aan de stadsdeelcommissie en stadsdeelagenda? Zo ja, ligt toe wat u doet: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ Heeft u elke vraag met ‘ja’ kunnen beantwoorden dan kunt u mogelijk functioneren op niveau 2. Heeft u bij één of meer van de vragen ‘nee’ geantwoord? Ga dan in gesprek met de wijkregisseur over wat er nog te doen is.

11

ADVIES STADSDEELMANAGEMENT Op basis van het gesprek tussen [invoegen naam wijkorgaan] en [invoegen naam wijkregisseur] wordt geadviseerd als niveau van [invoegen naam wijkorgaan] voor de periode van het kalenderjaar [invoegen periode] het [invoegen niveau] te kiezen.

Toelichting advies:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

[Invoegen naam wijkorgaan] valt in het werkgebied van [invoegen stadsdeelmanagement C/N/O/W/Z]. [Invoegen stadsdeelmanagement C/N/O/W/Z] neemt het advies van [invoegen naam wijkregisseur] op basis van het gesprek met [invoegen naam wijkorgaan] over en adviseert het College van Burgemeester en Wethouders het niveau en bijbehorende subsidie uit de Bijzondere Subsidieverordening Wijkorganen (2023) vast te stellen.

Datum van invullen:

Ingevuld door:

Handtekening:

Wijkregisseur:

Handtekening:

Stadsdeelmanager:

Handtekening:

12

Teksten Stadsdeelmanagement - Participatieteam Datum Juni 2023 Aan dit document kunnen geen rechten worden ontleend 13