RVS Verordening auditcomite Enschede 2024

Voorstel Gemeenteraad Onderwerp

Verordening op het Auditcomité Enschede 2024

Portefeuillehouder

Presidium

Organisatieonderdeel

Gemeenteraad

Stuknummer

Aangeboden aan Raad

18 juni 2024

Corsanummer

2400021263

(invulling door Griffie)

________________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: De Verordening op het Auditcomité Enschede 2024 vast te stellen. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inleiding en voorgeschiedenis De huidige Verordening op de rekeningencommissie 2018 bepaalt dat de rekeningencommissie in beslotenheid vergadert. De inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo) heeft een einde gemaakt aan de mogelijkheid om stelselmatig in beslotenheid te vergaderen. Slechts in een beperkt aantal uitzonderingsgevallen mag een commissievergadering incidenteel achter gesloten deuren plaatsvinden. Daarom hebben we sinds de inwerkingtreding van de Woo zoveel mogelijk onderwerpen van de agenda van de rekeningencommissie overgeheveld naar de agenda van de kamer Bestuur & Middelen. Naast de onderwerpen die zijn overgeheveld naar de openbaarheid van de kamer Bestuur & Middelen blijft er behoefte aan een plek waar technisch-financiële onderwerpen besproken kunnen worden. Dat geldt bijvoorbeeld voor het overleg met de accountant, waarvan de raad opdrachtgever is. Maar het geldt ook voor onderwerpen zoals indicatoren die laten zien hoe het staat met de opgaven en het monitoren van verbonden partijen.

Die onderwerpen hebben een technische kant waarover gesproken moet worden al ver voordat eventueel de beeldvormende fase van de politieke besluitvorming in zicht is. Dat vraagt om een plek waar een aantal deskundige raadsleden en externe adviseurs periodiek kunnen overleggen met financiële specialisten uit de ambtelijke organisatie en waar zij de taak van opdrachtgever van de accountant kunnen vormgeven. Een plek waar dat zou kunnen is een auditcomité. Publieksvriendelijke samenvatting Tot nu toe zijn de financiële zaken van de gemeente besproken in de rekeningencommissie die vergadert achter gesloten deuren. Dat mag niet volgens de Wet open overheid, die in 2022 is ingesteld. De onderwerpen die in de rekeningencommissie werden besproken komen nu op de agenda van de kamer Bestuur & Middelen. Voor het bespreken van technisch-financiële zaken willen we nu een auditcomité oprichten.

Argumenten 1. De huidige structuur met een rekeningencommissie is wettelijk onhoudbaar. Met de invoering van de Wet open overheid (Woo) kunnen raadscommissies alleen nog incidenteel achter gesloten deuren vergaderen. Openbaarheid is de regel, waarvan slechts in beperkte gevallen een uitzondering op gemaakt kan worden. 2. Er blijft behoefte aan een plek voor bespreking financieel-technische zaken.

Een groot deel van de agendapunten die in de rekeningencommissie op de agenda stonden is inmiddels verschoven naar de kamer Bestuur & Middelen. Daar worden deze zaken in openbaarheid besproken, of indien noodzakelijk onder geheimhouding. Voor sommige technisch-financiële zaken blijft er behoefte aan bespreking in kleine kring met deskundigen. Het gaat dan bijvoorbeeld om ambtelijke werkwijzen of administratieve verwerking. Een auditcomité zou een goede plaats zijn om dergelijke financieel-technisch zaken te bespreken. 3. Er blijft behoefte aan een plek waar de raad het opdrachtgeverschap van de accountant vorm geeft. De accountant controleert de jaarrekening, die door het college van B&W wordt opgesteld. De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. In dat kader bevestigt de raad jaarlijks de opdracht aan de accountant. Daarbij geeft de raad ook aandachtspunten bij de controle mee aan de accountant. Dit zijn geen politieke aandachtspunten. Het opdrachtgeverschap aan de accountant is geen politieke kwestie. Een auditcomité zou een goede plaats zijn om dergelijke zaken met de accountant te bespreken.

Kosten en financiële dekking van het voorstel Het vaststellen van deze Verordening op het Auditcomité Enschede 2024 heeft geen financiële consequenties.

Afweging en alternatieven De huidige situatie met een rekeningencommissie vraagt om verandering gezien de strijd met de Woo. Een alternatief voor een auditcomité zou een raadscommissie kunnen zijn. De keuze voor een auditcomité is onder meer gebaseerd op de praktijk in andere vergelijkbare gemeenten en de positieve ervaringen van deze gemeenten. Ook de accountant bevestigt het positieve beeld van andere gemeenten.

Communicatie Publicatie vindt op de gebruikelijke wijze plaats op de landelijke voorziening www.overheid.nl en is na inwerkingtreding te raadplegen via www.officielebekendmakingen.nl.

Bijlage: 1. Verordening op het Auditcomité Enschede 2024