RVS Verlengen accountant 23-25

Voorstel Gemeenteraad A Onderwerp

Verlengen accountant voor de boekjaren 2023-2025

Portefeuillehouder

Initiatiefvoorstel voorzitter rekeningencommissie

Organisatieonderdeel Stuknummer

Cluster Griffie

Aangeboden aan Raad Corsanummer

2200100594

(invulling door Griffie)

_______________________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: Door middel van verlenging van de contractperiode voor de boekjaren 2023 t/m 2025 Deloitte Accountants BV te benoemen tot accountant van de Gemeente Enschede onder de voorwaarden die in het aanbestedingsdocument zijn vastgelegd.

Inleiding en voorgeschiedenis Na een (Europese) aanbesteding van de accountantsfunctie heeft de gemeenteraad in 2019 besloten om voor de contractperiode voor de boekjaren 2020-2022 Deloitte te benoemen tot accountant. Het contract bood de mogelijkheid van een eenmalige verlenging voor de periode van 3 jaar in 2023-2025. De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant voor de controle van de jaarrekening. De rekeningencommissie fungeert namens de gemeenteraad als gesprekspartner van de accountant. Volgens de Verordening op de rekeningencommissie draagt de commissie onder meer zorg voor het proces m.b.t. de aanstelling van de accountant. De rekeningencommissie heeft de optionele verlenging op 24 oktober jl. in de vergadering besproken. De leden van de rekeningencommissie hebben unaniem een positief advies afgegeven over het verlengen van de contractperiode in 2023-2025. Publieksvriendelijke samenvatting Gemeenten zijn verplicht om jaarlijks hun jaarrekening te laten controleren door een externe accountant. De accountant kan na controle een verklaring afgeven dat de jaarrekening is goedgekeurd. De gemeenteraad is de opdrachtgever voor de accountant. In 2019 heeft de gemeenteraad Deloitte benoemd als accountant voor de periode 2020-2022. In het contract was de mogelijkheid opgenomen om in 2022 te kiezen voor een verlenging van het contract met Deloitte met 3 jaar.

Dit voorstel is erop gericht om het contract van de gemeente met Deloitte voor 3 jaar te verlengen (2023-2025). Gewenst effect van het besluit in relatie tot de strategische opgaven Het benoemen van een accountant voor de boekjaren 2023 t/m 2025 door een verlenging van de contractperiode voor 2023 t/m 2025. Argumenten Bij de aanbesteding in 2019 bleek dat Deloitte Accountants het hoogst aantal punten scoorde op prijskwaliteitverhouding en daarmee in aanmerking kwam voor benoeming als accountant voor de gemeenten Losser en Enschede. De leden van de stuurgroep die de aanbesteding organiseerde hebben hier unaniem mee ingestemd, waarna de gemeenteraad een positief besluit heeft genomen Deloitte als accountant te benoemen. Geconstateerd is dat zeker het afgelopen jaar de controlewerkzaamheden naar tevredenheid zijn uitgevoerd. De verbeterpunten die uit de evaluatie van het eerste contractjaar voortkwamen, zijn doorgevoerd en hebben tot een goede samenwerking tussen accountant, ambtelijke organisatie en griffie geleid. Het voorkeursscenario voor de jaarekeningcontrole, waarbij de raad ruim voor het zomerreces de jaarrekening kon vaststellen, is daardoor behaald. Om redenen van continuïteit is het wenselijk om geen kortlopende contracten aan te gaan voor de controle van de jaarrekening.

Een periode van 6 jaar geeft de betrokkenen de mogelijkheid om het doorlopen proces te evalueren en op basis daarvan in het volgende jaar het proces te verbeteren. In de eerste helft van 2025 moet de nieuwe aanbesteding in gang gezet worden, zodat een nieuw contract per 1 januari 2026 kan starten. Risico’s GRF-Cluster Griffie J.J. Ligteringen

Kosten en financiële dekking van het voorstel De dekking van de accountantskosten loopt mee in het proces van de gemeentebegroting. Afweging en alternatieven Als niet voor verlenging wordt gekozen dan zal een nieuwe aanbesteding plaats moeten vinden. In praktijk betekent dit een procedure die meerdere maanden in beslag neemt. Daardoor is het in geval van een nieuwe aanbesteding niet haalbaar een contract af te sluiten voor 1 januari 2023, wanneer het huidige contract afloopt. Participatie De rekeningencommissie heeft de verlenging van de contractperiode besproken. Communicatie Bekendmaking en publicatie van dit besluit vindt plaats op de wettelijk voorgeschreven wijze, zo spoedig mogelijk na besluitvorming in de raadsvergadering. Vervolg Indien het noodzakelijk blijkt om belangrijke wijzigingen door te voeren zal de raad in eerste instantie via de rekeningencommissie daarover geïnformeerd worden.

Bijlagen Geen

de Rekeningencommissie van Enschede, _______________ de Secretaris, J.J. Ligteringen

GRF-Cluster Griffie J.J. Ligteringen

de Voorzitter, L. Lents